контрольная. Контрольные вопросы 17. Контрольные вопросы Понятие экспертизы ценности документов
 Скачать 15.85 Kb.
|
|
Контрольные вопросы: 1. Понятие экспертизы ценности документов. Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения. 2. Создание экспертной комиссии. Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав экспертной комиссии организации в обязательном порядке включается руководитель архива организации или лицо, ответственное за архив организации. 3. Проведение экспертизы ценности конфиденциальных документов. Экспертиза ценности конфиденциальных документов проводится ежегодно или при небольшом объеме документов 1 раз в несколько лет. Однако подвергать экспертизе целесообразно документы, изданные 3-5 лет назад, когда одновременно с подготовкой документов для архивного хранения возможны отбор их для уничтожения, т.к. значительное количество документов имеет срок хранения 3-5 лет, и снятие грифа конфиденциальности с существенной части документов 4. Проведение экспертизы ценности документов дела. Экспертиза ценности документов дела проводится путем изучения содержания каждого подшитого в дело вида документа и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей перечня, указанным на обложке дела. Одновременно проверяется правильность формирования дела: соответствие видов и содержания документов заголовку дела, отсутствие в делах постоянного срока хранения документов временного срока хранения, а также определяется возможность снятия грифа конфиденциальности с отдельных документов или с дела в целом 5. Что отображается в рабочей карточке (тетради) эксперта? Результаты экспертизы ценности документов целесообразно фиксировать в рабочей карточке (тетради) эксперта. В ней отражаются: номер дела (документа выделенного хранения), его заголовок; операции (с обоснованиями), которые необходимо произвести: o какие документы и в какое дело перешить, o какие документы подлежат уничтожению, o с каких документов можно снять гриф конфиденциальности; какими должны быть уточненный заголовок, срок хранения и номера статей по перечню. 6. Опишите протокол заседания ПДЭК. По завершении экспертизы всех дел и документов выделенного хранения результаты работы всех экспертов рассматриваются на заседании ПДЭК и фиксируются в протоколе с отражением: 1. какие дела и документы выделенного хранения (с уточненными заголовками, грифами конфиденциальности, сроками хранения и номерами статей по перечню) подлежат передаче на архивное хранение (раздельно постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения); 2. какие документы из каких дел и в какие дела необходимо перешить; 3. какие дела, документы из дел и документы выделенного хранения подлежат уничтожению; 4. с каких дел, документов выделенного хранения или отдельных документов, подшитых в дела, должен быть снят гриф конфиденциальности с указанием в последнем случае, подлежит ли документ, с которого снимается гриф конфиденциальности, изъятию из дела или должен оставаться в нем. Протокол заседания подписывается председателем и всеми членами ПДЭК и утверждается руководителем предприятия. 7.Опишите особенности технологического процесс уничтожения конфиденциальных документов. Уничтожение конфиденциальных документов и дел организуется службой КД. Состав подлежащих уничтожению документов письменно согласовывается с руководителями подразделений или направлений деятельности и санкционируется экспертной комиссией учреждения, фирмы. Процесс уничтожения документов, дел и других конфиденциальных материалов сопровождается оформлением акта, или акт при этом не оформляется. 8.Опишите примерную форму акта о выделении дел и документов за соответствующий период к уничтожению. Составление акта о выделении к уничтожению дел и документов и проставление в учетных формах отметок об их уничтожении осуществляются сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства. В проверке правильности включения в акт дел и документов и в их физическом уничтожении, кроме этого сотрудника, должен участвовать второй сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства или другого подразделения предприятия, имеющий доступ к уничтожаемым делам и документам Четкая регламентация технологии уничтожения документов, дел и носителей информации направлена, прежде всего, на исключение любой возможности утраты документов, подмены документов, предназначенных для уничтожения, неполного их уничтожения и последующего восстановления текста и предотвращения других опасностей для конфиденциальной информации 9. Назовите уровни конфиденциальности при уничтожении документов. Первый уровень – резка бумаги на полосы, размером около 6 мм. На втором уровне утилизация документов путем резки на полоски меньшим размером, нежели в первом уровне – 3,8 мм. Третий – предусматривает уничтожение полосками и кусочками, данный уровень выделяют как уровень для уничтожения конфиденциальных документов, здесь полосы по 2 мм, фрагмент - 4мм, длина не превышает 80 мм. В четвертом уровне – предусмотрены только фрагменты. А вот пятый – измельчение бумаги строжайшей секретности на очень мелкие фрагменты. Утилизация документов класса секретно проводиться в специальном помещении, куда не допускают посторонних людей. |