Курс лекций по дисциплине ДОУ. Курс лекций по дисциплине "Документационное обеспечение управления" Тема Документирование управленческой деятельности Понятие делопроизводства
 Скачать 121.07 Kb.
|
|
Тема 5. Управленческая документация 1. Классификация управленческой документации 2. Требования к составлению и оформлению управленческой документации 3. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации 4. Формуляр-образец 5.Состав, расположение и характеристика реквизитов документов Классификация управленческой документации Управленческая документация — это документация, без которой нельзя управлять предприятием или вести предпринимательскую деятельность. Управленческая деятельность любого предприятия сопровождается созданием разнообразных документов в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов. Их можно подразделить на следующие основные группы: а) организационные документы (законодательные и иные нормативные акты, учредительный договор, устав, инструкции, регламенты, методические указания, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, типовые и примерные номенклатуры дел); б) распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения); в) документы, по личному составу (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки формы Т-2, документы по аттестации сотрудников, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки, документы по социальному обеспечению, т.е. назначению пенсий); г) плановые документы, (целевые программы развития, планы экономического и социального развития, документы по разработке планов и ценообразованию, бизнес-планы, финансовый, материальный, валютный балансы, сметы, анализы отчетных данных); д) финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, договора банковского счета, кредитные договора, акты ревизий, инвентаризаций, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и пр.); е) информационно-справочные документы (акты, письма, факсы, протоколы, докладные записки, справки, телефонограммы и пр.); ж) нормативные документы вышестоящих органов — документы, поступающие на предприятие от различных государственных и муниципальных организаций (налоги, охрана окружающей среды и т.п.) и регулирующие различные вопросы его деятельности; з) учетно-статистическая документация (статистические отчеты, таблицы, журналы, статистическая отчетность, переписка); и) контракты (договоры), соглашения, предложения. Все вышеперечисленные документы, за исключением финансово-бухгалтерских, относятся к организационно-распорядительным документам. 2. Требования к составлению и оформлению управленческой документации Основные требования к составлению документа можно сформулировать так: документ должен быть содержательным, кратким, понятным и правильно оформленным. Требования к оформлению документов приведены в ГОСТ Р 6.30-2003. Документы изготавливают на бланках. Устанавливаются два основных стандартных формата бланков документов — А4 и А5; допускается использование бланков форматов A3 и А6. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм: -20 — левое, верхнее, нижнее; -10 — правое. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта расположения бланков – угловой и продольный. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: - общий бланк; - бланк письма; - бланк конкретного вида документа, кроме письма. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10,11,12;14,15,16;17;18;19. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11,12;17;18. На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. 3. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее — гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензию на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений, определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации. Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты: при поступлении бланков: - наименование вида гербового бланка; - дата поступления; - номер сопроводительного документа; - наименование организации — поставщика гербовых бланков; - количество экземпляров; - серия и номера гербовых бланков; при выдаче бланков: - наименование вида гербового бланка; - количество экземпляров; - серия и номера гербовых бланков; - наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков; - расписка в получении; - примечание (отметка об уничтожении и т.д.). Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации. Регистрационно-учетные формы и включают в номенклатуру дел организации. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не одного реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации. 4. Формуляр-образец Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляет его формуляр. При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец. Формуляр-образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерное именно для этой группы документов, и определяет необходимые для их размещения площади. Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемый вариант при наличии некоторых различий в конкретных документах исходного множества. Это свойство документов позволяет не только успешно совершенствовать процессы документирования в традиционных «ручных» технологиях, но и, определив общие принципы архитектуры управленческих документов, перейти к автоматизированному проектированию необходимых документов в компьютерных (информационных) технологиях. Формуляр-образец может быть представлен как в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, так и в виде описания реквизитов с указанием последовательности их оформления и взаимного расположения в границах выделяемых площадей. В практике традиционных технологий больше прижился первый вариант или сочетание обоих, в компьютерных технологиях предпочтителен описательный вариант. Формуляр, характерный для документов определенного вида (договоры, протоколы, акты), называется типовым формуляром. Требования к построению формуляра-образца следующие: форматы бумаги – от А3 до А6 с горизонтальным (альбомным) и вертикальными (книжным) расположением текста; служебные поля – поле подшивки не менее 20 мм, левое, нижнее и правое поля не менее 10 мм; состав и правила оформления реквизитов, придающих документам юридическую силу. 5. Состав, расположение и характеристика реквизитов документов Каждый документ состоит из отдельных составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название документа и т.д.). Реквизиты – это опознавательные элементы документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия. Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью, т.е. постоянные реквизиты – это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографическим или другим способом. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью, т.е. переменные реквизиты – это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках — угловой и продольный (см. рис.1, рис. 2). При подготовки и оформления документов используют следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (01) помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Герб субъекта Российской Федерации (02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Эмблему (03) не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Код организации (04) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные на территории РФ предприятия и организации.
Рис. 1 Схема углового расположения реквизитов
Рис. 2 Схема продольного расположения реквизитов Основной регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Код формы документа (07) проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Наименование организации (08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации. Справочные данные об организации (09) включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Наименование вида документа (10) дает общее представление о его назначении, определяет состав реквизитов документа, степень обязательности выполнения, структуру текста. Наименование вида документа (приказ, должностная инструкция, акт, справка и т.п.) проставляется на всех видах документов, кроме писем и факсов. Датой документа (11) является дата его подписания или утверждения. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами. Регистрационный номер документа (12) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять поусмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях др. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13) включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Место составления илииздания документа(14) указывают в том случае, еслизатруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». В качестве адресата (15) могут быть организации, их структурныеподразделения, должностные или физические лица.При адресовании документа должностному или физическомулицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделенияуказывают в именительном падеже. Документ утверждается (16) должностным лицом. Гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Резолюция (17) пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Заголовок к тексту (18) включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: - о чем (о ком); - чего (кого). Отметка о контроле (19) — это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Текст документа (20) составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Отметку о наличии приложения (21), названного в тексте, оформляют следующим образом: - если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; - при наличии нескольких приложений их нумеруют. В состав реквизита «Подпись» (22) входят: - наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); - личная подпись; - расшифровка подписи (инициалы, фамилия). При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Гриф согласования документа (23) состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Согласование документа оформляется визой (24), включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Печать (25) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. При заверении соответствия копии (26) документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: - заверительную надпись «Верно»; -должность лица, заверившего копию; - личную подпись; -расшифровку подписи (инициалы, фамилию); - дату заверения. Отметка об исполнителе (27) включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28) включает следующие данные: - ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; - слова «В дело»; - номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка о поступлении документа в организацию (29) содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Идентификатором электронной копии документа (30) является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные. Вопросы для самоконтроля 1. Классификация управленческой документации. 2. Основные требования, предъявляемые к оформлению документации. 3. Бланки документов и их виды. 4. Требования, предъявляемые к гербовым бланкам. 5. Понятие и значение формуляра-образца. 6. Реквизиты и их виды. 7. Расположение реквизитов и их значение. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||