Курс лекций по дисциплине ДОУ. Курс лекций по дисциплине "Документационное обеспечение управления" Тема Документирование управленческой деятельности Понятие делопроизводства
 Скачать 121.07 Kb.
|
|
Тема 7. Договорно-правовая документация 1. Договор 2. Акты 3. Доверенность 1. Договор Договор – это согласие о взаимных обязательствах экономического сотрудничества. Составными частями договора являются: - название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на поставку угля, контракт о техническом содействии); - дата, номер, место составления; - наименования сторон (полные названия организаций); - предмет договора; - условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации; - условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов; - порядок сдачи-приема выполненных работ; - ответственность сторон; - гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства; - переход права собственности и риски; - порядок разрешения споров; - юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов); - подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов); - печати фирм-контрагентов. Коммерческие договоры (контракты) являются основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями. Договорные отношения могут быть установлены: - путем направления оферты - письменного предложения о заключении договора. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки (ст. 435 ГК РФ). Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием.); - путем представления одной из сторон проекта договора. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр договора возвращается стороне, подготовившей проект. Обмен документами между сторонами может происходить посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, факсимильной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по контракту (ст. 434 ГК РФ). Договоры оформляются на бланке договора или на стандартных листах. Датой договора является дата его подписания сторонами. Нумерация договоров производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т. д.). При большом количестве договоров к номеру может быть добавлено условное обозначение (№ 1-КС — капстроительство) или номер контрагента (№ 1/5 — где 5 порядковый номер договора присвоенный другой стороной). Основными видами договоров являются следующие: 1. Договор поставки – по данному договору организация поставщик обязуется в конкретные сроки поставить заказчику определенную продукцию, а заказчик в свою очередь обязуется принять эту продукцию и оплатить ее по предусмотренным ценам в определенный срок. 2. Договор аренды – это согласие и взаимное обязательство сторон на временное использование одной стороной имущества, принадлежащего другой стороне. 3. Договор подряда – по нему подрядчик обязуется выполнить определенную работу по заданию заказчика из своих или его материалов, а заказчик обязуется принять и оплатить работу. Коммерческие договоры хранятся 5 лет после истечения срока договора или выполнения его условий. Акты Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события и действия. Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту, акт приема-передачи документов, акт списания материалов, коммерческий акт и т.д. Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами предприятия. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации. Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия. Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присутствующих. В основной части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проведенной комиссией работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). Текст акта может делиться на пункты, подпункты или иметь табличную форму. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия. Особую группу образуют акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного липа, ответственного за перевозку груза). Особо разновидностью является коммерческий акт. Коммерческие акты – документы, составляющиеся при несоответствии между наименованием, массой или количеством мест груза или багажа по факту и данными, указанными в сопроводительном документе, при порче и повреждении груза, обнаружении груза без документов или документов без груза. Представители грузоперевозчика обязаны составить коммерческий акт, если они сами обнаружили перечисленные факты или если на наличие хотя бы одного из этих обстоятельств указал получатель или отправитель груза. Коммерческие акты составляются в трех экземплярах: первый направляется в управление дороги, второй выдается под расписку грузополучателю, третий остается в делах станции. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного липа, ответственного за перевозку груза). 3. Доверенность Доверенность – это документ, который организации и предприятия выдают должностным лицам с целью получения от поставщиков товарно-материальных ценностей. Служебная доверенность составляется от имени организации, подписывается руководителем или уполномоченными должностными лицами и заверяется печатью организации. Служебная доверенностьоформляется на бланке доверенности. Личная доверенность выдается гражданином, удостоверяется в нотариальном порядке организацией, в которой доверитель работает (учится), или жилищно-эксплуатационной организацией по месту жительства. Личная доверенностьоформляется на стандартных листах А4, А5. Доверенность регистрируется бухгалтерией в книге регистрации доверенностей. Она составляется в одном экземпляре под расписку материально-ответственного лица, которому поручено получение материальных ценностей. Срок действия доверенности определяется бухгалтерией в зависимости от конкретной ситуации, но не должен превышать 15 дней. Доверенность должна в обязательном порядке иметь следующие реквизиты: 1. номер документа; 2. полное наименование организации, выдавшей доверенность и ее адрес; 3. дата выдачи доверенности; 4. срок действия доверенности; 5. должность, фамилия, имя лица, которому доверено получить материальные ценности; 6. серия, номер и дата выдачи паспорта получателя доверенности; 7. наименование организации, в которой должны быть получены материальные ценности и сопроводительные документы; 8. перечень и количество получаемых ценностей; 9. печать организации. Вопросы для самоконтроля 1. Назначение и строение договора. 2. Правила оформления актов в организации. 3. Порядок оформления и регистрации доверенностей. Тема 8. Документация по внешнеэкономической деятельности 1. Контракты 2. Правила и формы переписки с зарубежными партнерами 1. Контракты Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты (договоры). Слово «контракт» чаще всего используется в отношении внешнеторговых договоров и является языковым эквивалентом слова «договор». Контракт (договор) — документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Характер сделки, условия поставки, сроки поставки, транспортировка, упаковка и маркировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон — все это находит отражение в контракте. Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить — направления оферты. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки. Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием). Обмен документами между сторонами может происходить посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, факсимильной, электронной или иной связи. Договорные отношения могут быть также установлены путем представления одной из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его и,еслинет возражений, подписывает. Один экземплярконтрактавозвращается стороне, составившей проект. При составлении договоров и их заключении следует уделять особое внимание: - четкой формулировке прав и обязанностей сторон; - возможности расторжения договора любой из сторон; - санкциям к каждой из сторон за невыполнение обязательств; - соответствию пунктов контракта Федеральному закону «О защите прав потребителей» и другим законодательным актам; - соответствию подписей, печатей, дат, юридических адресов. При указании цены договора необходимо следовать требованиям, что денежные обязательства должны быть выражены в рублях. Допускается упоминание иных валют, но только в формулировке «подлежит оплате в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте». Несоблюдение этого правила приведет к признанию договора недействительным. Контракты с иностранными партнерами, с учетом разницы в сроках исковой давности других стран, следует хранить не менее 10 лет. Контракты на большую сумму или имеющие важное значение могут быть переданы на архивное хранение. 2. Правила и формы переписки с зарубежными партнерами Деловые отношения с зарубежными странами стали привычными, поэтому при приеме на работу многие российские организации требуют от своих будущих сотрудников знания двух или более иностранных языков. Самым распространенным языком международного общения является английский. Большая часть зарубежной переписки посвящена продажам и покупкам, импорту и экспорту. Международным письмам придается важное значение, так как через них устанавливаются и развиваются надежные деловые связи. Оформление писем, посылаемых внутри России, отличается от оформления международных писем (см. табл. 1). При составлении делового письма необходимо воспользоваться следующими реквизитами: - заголовок письма; - ссылка на данные отправителя и получателя; - дата; - адресат; - указание на конкретное лицо; - обращение; - общее содержание письма; - текст письма; - завершающая формула вежливости; - подпись; - приложения. Таблица 1 Сравнительная таблица реквизитов писем в России и международных писем
При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации — ИCO. В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств. Терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация». Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе стандартами установлены: 1) форматы бумаги, используемой для документов; 2) межстрочные интервалы и шаг письма; 3) формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и основные требования к бланкам документов. Вопросы для самоконтроля 1. Порядок оформления международных контрактов. 2. Основные отличия зарубежной переписки от российской. Тема 9. Документация по трудовым правоотношениям 1. Общая характеристика документации по трудовым правоотношениям 2. Приказы по личному составу 3. Штатное расписание 4. Трудовой договор 5. Личная карточка 6. Трудовая книжка 1. Общая характеристика документации по трудовым правоотношениям Трудовые отношения в любой организации регулируется Трудовым кодексом РФ, определяющим порядок оформления соответствующей документации по трудовым отношениям Документами по регулированию трудовых отношений являются: трудовые договоры, приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, резюме и другие документы, составляющие личное дело сотрудника. Резюме — документ, содержащий краткие сведения, предоставляемые претендентом на вакантное место. В какой то мере это самореклама соискателя. Заявление — документ, адресованный должностному лицу и содержащий какую либо просьбу заявителя. Некоторые виды заявлений могут заполняться на специальных унифицированных бланках. Автобиография — документ, в произвольной форме описывающий этапы жизни и трудоустройства работника (в хронологическом порядке). Трудовой договор – документ, который отражает основные аспекты взаимоотношений работодателя и наемного работника, определяет условия работы, выполнения основных обязанностей и требований сторон. Данный документ имеет полную юридическую силу и является свидетельством того, что стороны состоят в трудовых правоотношениях. Данный документ обязательно составляется в двух экземплярах, подписывается работником и работодателем и заверяется печатью организации. Один экземпляр хранится в личном деле сотрудника, а второй у него на руках. Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина, предназначенный для установления его общего, непрерывного и специального стажа работы. Приказами по личному составу оформляются прием на работу, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Заключение трудового контракта не исключает издания приказа по личному составу о его зачислении на работу. 2. Приказы по личному составу Приказ по личному составу— правовой акт, издаваемый руководителем, как правило, по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия. При приеме на работу приказ издается на основании заключенного трудового договора. При увольнении приказ издается на основании письменного заявления работника и указания руководителя. Приказ по личному составу объявляется работнику под расписку. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с января по декабрь в пределах года с добавлением индекса "л/с" (№ 1 л/с, № 2 л/с...). По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа (ст. 68 Трудового кодекса РФ). На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника. Приказы по личному составу хранятся 75 лет. Проекты приказов по личному составу готовятся работниками кадровой службы организации по поручению руководителя. Приказы оформляются на бланках типовой межотраслевой формы: - о приеме — № Т-1; - о переводе на другую работу — № Т-5; - об увольнении — № Т-8. Приказ составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем предприятия. Датой приказа является дата его подписания руководителем. Приказы по личному составу, как правило, визируются юрисконсультом и должностным лицом, ответственным за работу с персоналом организации. 3. Штатное расписание Штатное расписание - документ, содержащий список структурных подразделений организации, должностей сотрудников и их окладов, утверждаемый руководителем или вышестоящим органом. Штатное расписание применяется: - для оформления структуры организации; - штатного состава; - штатной численности в соответствии с ее уставом (положением). Штатное расписание содержит: - перечень структурных подразделений; - перечень должностей; - сведения о количестве штатных единиц; - сведения о должностных окладах, надбавках; - сведения о месячном фонде заработной платы. Штатное расписание может являться конфиденциальным документом. Проекты штатных расписаний готовятся специалистами кадровой службы предприятия по поручению руководителя. Штатное расписание оформляется на бланке унифицированной формы № Т-3. Утверждается штатное расписание приказом руководителя организации. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации. 4. Трудовой договор Трудовой договор - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Статья 56 Трудового кодекса (ТК) РФ определяет трудовой договор - как соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные законами и иными нормативными правовыми актами, выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. Трудовой договор составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (один экземпляр для работника, другой для работодателя). Трудовые договоры могут заключаться: - на неопределенный срок; - на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор). Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения. Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок. В трудовом договоре могут предусматриваться условия: - об испытании; - о неразглашении государственной, служебной или коммерческой тайны; - об обязанности работника отработать после обучения не менее определенного срока (если обучение производилось за счет работодателя); - иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с Трудовым кодексом. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. Работник вправе не выполнять работы, не включенные в трудовой договор (ст. 60 ТК РФ). Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем. Трудовые договоры включаются в состав личных дел работников, хранятся 75 лет. 5. Личная карточка Личная карточка— документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т. д.). Личная карточка является одним из основных документов по учету персонала, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Личная карточка заполняется на основании документов: приказов по личному составу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, других документов, предусмотренных законодательством, сведений, сообщаемых осебе работником. Личная карточка оформляются на бланке унифицированной формы № Т-2. Текстовая частьличной карточки содержит разделы: 1.общие сведения о работнике; 2.сведения о воинском учете; 3. прием на работу и переводы на другую работу; 4. профессиональная подготовка, повышение квалификации; 5. поощрения и награды; 6. отпуска; 7. социальные льготы; 8. дополнительные сведения; 9. основание увольнения. Главным разделом карточки является раздел 3"Прием на работу и переводы на другую работу". Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, т. к. они служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи в этом разделе должна стоять подпись работника. Заполняются личные карточки рукописным способом работником кадровой службы. При изменении сведений о работнике в карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий. 6. Трудовая книжка Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики. Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике: а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись: а) о времени военной службы б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника. Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении. При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся: а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Вопросы для самоконтроля 1. Последовательность оформления документов при приеме на работу. 2. Приказы по личному составу и их отличие от других приказов. 3. Функции и назначение штатного расписания. 4. Порядок оформления и расторжения трудового договора. 5. Назначение личной карточки. 6. Трудовая книжка и ее характеристика. |