Курсовая работа. В Л А Д КР. Курсовая работа рк 17 46. 02. 01 3368 пз руководитель работы Т. Т. Хромина Разработчик В. Е. Оржак
 Скачать 0.73 Mb.
|
2.2 Анализ организации документооборота в учрежденииВ процессе управления Администрации «Калининский сельсовет» Усть-Абаканского района РХ необходима быстрая и качественная обработка всей исходной документации, движение которой совершается по определенным маршрутам от места составления или поступления в учреждение до сдачи на хранение в архив или отправки заинтересованным организациям. Организацией работы с документами в Администрации «Калининский сельсовет» является организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства учреждения документной информацией. Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками учреждения. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами. На каждого сотрудника сельсовета разработана должностная инструкция. Документооборот как технологический процесс в Администрации «Калининский сельсовет» делится на несколько составляющих его частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Документопоток – это сложившееся в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий признак. Было выявлено, что основные документопотоки в Администрации «Калининский сельсовет» составляют: поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов; поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации; потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы. Документооборот в Администрации «Калининский сельсовет» регулируется инструкцией по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству в Администрации «Калининский сельсовет» разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом Администрации «Калининский сельсовет» и иными внутренними нормативными документами учреждения. Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Администрации «Калининский сельсовет». Каждый из документопотоков в сельсовете характеризуется определенной направленностью, составом и количеством движущихся документов: 1) Входящий документопоток несет исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий и включает в себя: документы вышестоящих органов управления, директивные указания, нормативные и методические акты. К этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, решения, приказы, указания, поручения и инструктивные письма; документы от несоподчиненных учреждений, направляемые с целью согласования совместных действий или побуждения к ним. К этим документам относятся письма (информационные, рекламные, гарантийные, договорные), запросы, предложения; предложения, заявления и жалобы граждан. Входящие документы в Администрации «Калининский сельсовет» образуют три направления движения: руководству учреждения; руководству структурных подразделений; непосредственно специалисту. Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в Администрации «Калининский сельсовет» осуществляется централизованно специалистом 1 категории. При первичной обработке корреспонденции проверяется, по адресу ли она доставлена. Корреспонденцию, доставленную ошибочно, специалист 1 категории возвращает или пересылает по назначению. Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты вручную. Конверты от поступающих документов в Администрации «Калининский сельсовет» в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить: адрес отправителя; время отправки и получения документа; при поступлении личных или доплатных документов. На полученном документе специалистом 1 категории Администрации «Калининский сельсовет» проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» специалистом не вскрываются и передаются адресату. Заканчивает специалист первичную обработку входящей корреспонденции распределением на документы, регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. В учреждении нет списка нерегистрируемой документации. Предварительное рассмотрение осуществляется специалистом сельсовета, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в Администрации «Калининский сельсовет» распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства Администрации «Калининский сельсовет» передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям. Обработка и передача документов исполнителям осуществляется специалистом сельсовета в день их поступления. Итак, при анализе было выявлено, что корреспонденция, поступившая на имя Главы Администрации «Калининский сельсовет» передается специалисту 1 категории. Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение Главе Администрации «Калининский сельсовет». После рассмотрения документов Глава Администрации «Калининский сельсовет» наносит резолюцию – распределяет поручения между специалистами. С документа специалистом 1 категории снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь ставит на контроль и вносит данные в журнал контроля за выполнением распоряжений, приказов вышестоящих организаций, Главы Администрации «Калининский сельсовет». Ниже представлена форма журнала контроля. Таблица 1 – Форма журнала контроля за выполнением распоряжений, приказов вышестоящих организаций
Это свидетельствует о том, что организация контроля за исполнением документов в Администрации «Калининский сельсовет» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение. Контроль исполнения документов включает: постановку документа на контроль; проверку своевременного доведения документа; предварительную проверку и регулирование исполнения; информирование руководителя. При постановке документа на контроль Глава Администрации «Калининский сельсовет» ставит штамп в правом верхнем углу со словом «КОНТРОЛЬ». Затем специалист 1 категории заносит номер этого документа, исполнителя, контрольный срок исполнения в журнал контроля.Сроки исполнения в Администрации «Калининский сельсовет» исчисляются в календарных днях со дня подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты их поступления. Типовые сроки исполнения документов указываются в самом документе. На лицевой стороне первого листа входящего документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003 в нижнем правом углу секретарь проставляет отметку о поступлении документа в учреждение. Она включает в себя очередной порядковый номер и дату поступления документа. Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графической оперограммы, которая представлена в таблице 2. Таблица 2 – Оперограмма движения входящей документации
Как видно из оперограммы входящей корреспонденции в Администрации «Калининский сельсовет», начиная с этапа первичной обработки документов до поступления на исполнение, движение документов проходит последовательно в соответствии с требованиями организации работы с документами. 2) Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в сельсовете и отправляемых за его пределы (вышестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, общественным организациям и отдельным гражданам). Исходящие документы могут быть инициативными или ответными. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования, подписания документов. Обработка исходящих документов в Администрации «Калининский сельсовет» состоит из следующих операций: составление проекта документа исполнителем; проверка правильности оформления проекта документа секретарем; согласование проекта документа; подписание документа руководителем; регистрация документа; отправка документа адресату; подшивка второго экземпляра (копии) в дело. Проект исходящего документа составляется исполнителем. В Администрации «Калининский сельсовет» проект исходящего документа обязательно согласовывается. После подписания руководителем, исходящий документ передается специалисту для регистрации. Для регистрации исходящих документов в Администрации «Калининский сельсовет» требуются следующие данные: порядковый номер документа, включающий номер дела; адресат (корреспондент); краткое содержание или заголовок; отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов ответов); исполнитель. После регистрации и присвоения исходящему документу номера, специалистом 1 категории фиксирует его номер и дату рукописным способом. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Копия отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской. Ниже дана оперограмма движения исходящей корреспонденции в Администрации «Калининский сельсовет». Таблица 3–Оперограмма движения исходящей документации
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
