Курсовая работа. В Л А Д КР. Курсовая работа рк 17 46. 02. 01 3368 пз руководитель работы Т. Т. Хромина Разработчик В. Е. Оржак
 Скачать 0.73 Mb.
|
|
1 Теоретические основы организации документооборота в учреждении 1.1 Понятие, сущность и правила документооборота Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами[20]. Делопроизводство является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. От того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом. Документооборот – это движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки[18]. Организация документооборота – это правила, в соответствии, с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства – информационным обеспечением деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации. С нечеткой организацией движения документов в настоящее время связывают многие недостатки в организации документационного обеспечения деятельности аппарата управления. Например, процесс документационного обеспечения принимаемого управленческого решения включает три составляющие: информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого решения достоверной и достаточной информацией); документирование решения (создание распорядительного документа); контроль за его выполнением (организация работы, выполнения задания, соблюдение определенных условий, сроков и т.д.). Пооперационно этот процесс состоит из сбора информации, подготовки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа в управленческом аппарате из одного структурного подразделения в другое, передачей от технических исполнителей к специалистам, а затем – к руководителям. Следовательно, скорость перемещения документов, качество выполнения каждой операции оказывают влияние на процесс управления в целом. Документооборот –это сложный технологический процесс, который характеризуется различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов. Основными характеристиками документооборота являются: маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил: максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций и обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью); исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке – регистрация и доставка, при их подготовке –визирование и согласование); максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным. Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства – специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала. Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет: прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов; ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства. Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Входящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Исходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям. По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных документов. Входящий документопоток любой организации складывается из: документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации; документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов; документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.); обращений граждан – предложений, заявлений, жалоб[23]. Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы, или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа: распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации); информационных (коммуникативных) – письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению. Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся: организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности – положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания; распорядительные документы, выполняющие функцию оперативного регулирования деятельности учреждений, издаваемые руководством,–приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками. Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно – наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, – получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю. Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством; дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов. Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов. Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов, то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации. Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе – количество копий. Однако при этом полученный результат будет некорректным – многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится на общем результате. Основное правило подсчета документов – однократность. Кроме того, учет документооборота позволяет: определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей; определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений; разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций; Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства. 1.2 Нормативно-методическая база делопроизводства Нормативно-правовую базу делопроизводства в России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления [19]. Структура нормативно-правовой базы делопроизводства  Как известно, делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует: правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты); внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы. Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления: Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ). ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основная цель разработки – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации. В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие такой системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, Интернет, автоматизированная номенклатура дел и т. д.) [25]. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125-ФЗ регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. «ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» является важнейшим нормативным документом по оформлению деловой документации. Стандарт принят постановлением Госстандарта России (теперь – Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии) от 3 марта 2003г. №65-ст. В стандарте отражены проверенные временем требования к оформлению управленческих документов, оговоренные в ранее действовавших, а затем отмененных стандартах ГОСТ Р6.30–97 и его предшественников ГОСТ 6.38–72 и ГОСТ 6.39–72 [17]. Названные нормативно-правовые и методические документы служат базовыми источниками для разработки собственных положений (инструкций) по делопроизводственному обеспечению управления конкретной организации, фирмы. Классификаторы – это нормативные документы, которые содержат перечень наименований документов и их кодов в систематизированном виде. Классификаторы предназначены для автоматизации работ с документами. Они позволяют при поиске, сортировке и обработке использовать специальные коды, которые присваиваются документам. Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов. Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ). В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов [18]. В состав документов, которые обязано хранить учреждение, входят: учредительные документы общества, а также изменения и дополнения к ним, зарегистрированные в установленном порядке; протокол (протоколы) собрания учредителей учреждения, содержащий решение о создании учреждения и об утверждении денежной оценки денежных вкладов в уставный капитал учреждения, а также иные решения, связанные с созданием учреждения; документ о государственной регистрации учреждения; документы, подтверждающие права учреждения на имущество, находящееся на его балансе; протоколы общих собраний участников или учредителей учреждения, заседаний Совета директоров, ревизионной комиссии учреждения и коллегиального исполнительного органа учреждения (правления, дирекции); иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, уставом учреждения, внутренними документами учреждения, решениями общего собрания участников, Совета директоров учреждения и органов управления учреждения. В соответствии с Инструкцией организации, ведение и совершенствование системы делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях федерального органа исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления – службой ДОУ. «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» (ред. от 12.02.2014) является нормативным документом и рекомендуется для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм для наименования должностей и предъявляемых к ним квалификационных требований. Квалификационные характеристики, включенные в данный Справочник, являются нормативными документами, предназначенными для обоснования рационального разделения и организации труда, правильного подбора, расстановки и использования кадров, обеспечения единства при определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований, а также принимаемых решений о соответствии занимаемым должностям при проведении аттестации руководителей и специалистов. Наименования должностей служащих установлены в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР). В «Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» приведен перечень форм первичной учетной документации, который состоит из двух разделов: по учету кадров и по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. В Альбоме представлены формы и инструкция по заполнению форм документов, таких как приказы (распоряжения) о приеме работников на работу, о переводе работников на другую работу, о предоставлении отпуска, о поощрении; о прекращении действия трудового договора, личная карточка работника, график отпусков; командировочное удостоверение; табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы; расчетно-платежная ведомость и др. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда – на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений. Пакет этих документов необходимо постоянно обновлять по мере замены нормативно - методических актов. Таким образом, нормативно-методическая база делопроизводства регламентирует создание и обращение документов, описывает структуру и функции служб делопроизводства.
Наименование муниципального образования –«Калининский сельсовет» Усть-Абаканского района Республики Хакасия. Сокращенное наименование – Администрация «Калининский сельсовет». Муниципальное образование «Калининский сельсовет» Усть-Абаканского района Республики Хакасия (далее- поселение) наделено статусом сельского поселения Законом Республики Хакасия от 07 октября 2004 года № 62 « Об утверждении границ муниципальных образований Усть-Абаканского района и наделении их соответственно статусом муниципального района, городского, сельского поселения» (далее Закон Республики Хакасия № 62) и является в соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ « Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (с последующими изменениями) (далее-Федеральный закон № 131-ФЗ) самостоятельным муниципальным образованием . Глава Администрации «Калининский сельсовет» - выборное должностное лицо, избираемое жителями муниципального образования путем прямых выборов на пять лет, наделенное согласно настоящему Уставу собственной компетенцией по решению вопросов местного значения, возглавляющее деятельность по осуществлению местного самоуправления на территории муниципального образования. Основной целью деятельности сельсовета является повышение уровня и качества жизни населения. В систему муниципальных правовых актов муниципального образования входят: 1) устав муниципального образования, правовые акты, принятые на местном референдуме (сходе граждан); 2) нормативные и иные правовые акты Совета депутатов муниципального образования; 3) правовые акты главы муниципального образования, местной администрации; 4) правовые акты иных органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления, предусмотренных уставом муниципального образования. Специалисты Администрации «Калининский сельсовет» в своей работе используют: 1) Федеральные законы: Конституция Российской Федерации Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» Федеральный закон от 02.03.2007 № 25-ФЗ (ред. от 05.10.2015) "О муниципальной службе в Российской Федерации» Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 59-ФЗ) Федеральный закон от 25.12.2008 № 273-ФЗ (ред. от 03.11.2015) "О противодействии коррупции" Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» 2) Нормативно – методические документы: «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)»; «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих»; «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»; «Инструкция по заполнению трудовых книжек»; «Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»; «ГОСТ Р 6.30–2003Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». 3) Локальные акты, издаваемые учреждением: Правила – устанавливают нормы и требования, обязательные для исполнения; Инструкция – излагает порядок действий или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов; Положение – устанавливает системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения по вопросам, отнесенным к компетенции сельсовета; Штатное расписание – устанавливает должностной и численный состав сельсовета, определяет фонд оплаты труда; Должностная инструкция – определяет функциональные обязанности работников сельсовета и служит основой для составления трудового контракта или договора, проведения аттестации кадров и для разрешения трудовых конфликтов и споров; Приказы Главы Администрации «Калининский сельсовет» регламентирующие деятельность учреждения; Коллективный договор – правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в учреждении, заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей; Устав – свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений учреждения. Устав Администрации «Калининский сельсовет» представлен в Приложении 1. Нормативно-методические документы и локальные акты устанавливают правовой статус, функции, структуру и штатную численность, а также правила, обязательные для выполнения работниками учреждения. Особое место среди этих документов занимают учредительные документы, к которым относится устав сельсовета. К основным организационным документам также относятся положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка. В Администрации «Калининский сельсовет» всю работу по документационному обеспечению управления выполняет специалист 1 категории Иванова Анна Петровна. Специалист 1 категории Ситкина Ирина Ивановна занимается кадровой службой. Таким образом, нормативно-правовую базу сельсовета составляют Федеральные законы, нормативно-методические документы и локальные акты, которое регулируют деятельность учреждения. |