Курсовая работа. В Л А Д КР. Курсовая работа рк 17 46. 02. 01 3368 пз руководитель работы Т. Т. Хромина Разработчик В. Е. Оржак
 Скачать 0.73 Mb.
|
|
Данная оперограмма даёт полное представление об организации работы с исходящей корреспонденцией. 3) Внутренний документ – это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Следует отметить, что внутренние документы Администрации «Калининский сельсовет» по формам и назначению делятся на 3 группы: Организационные документы, которые регламентируют деятельность Администрации «Калининский сельсовет» например: Устав, Положения об отделах, инструкции; Распорядительные документы, издаваемые Главой МО «Вершино-Биджинский сельсовет», например: приказы, распоряжения; Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов, например: докладные и служебные записки, акты, справки. Следует отметить, что количество внутренних документов возрастает. Внутренние документы в Администрации «Калининский сельсовет» оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название учреждения, вид документа, место составления, дата и номер. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в Администрации «Калининский сельсовет» при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 2007.Документы, создающиеся в процессе деятельности Администрации «Калининский сельсовет» оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков: общий бланк бланк письма бланк конкретного вида документа Специалистом 1 категории контролируется правильность оформления документов в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству. Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники используют два вида документов – докладные и служебные записки. Оперограмма движения внутренней документации в Администрации «Калининский сельсовет» приведена в таблице 4. Таблица 4 – Оперограмма движения внутренней документации
Итак, в ходе анализа движения документооборота выявлено, что в Администрации «Калининский сельсовет» соблюдается главное правило организации документооборота – это оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения». Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов, так как в регистрационные формы Администрации «Калининский сельсовет» вносятся главные сведения о документах. Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система используется в Администрации «Калининский сельсовет» и позволяет создать единый справочный центр по документам учреждения и устанавливает единый порядок регистрации. Регистрация документов, поступивших на имя Главы, производится однократно специалистом сельсовета. Доставка документов в Администрации «Калининский сельсовет» осуществляется почтой, электронной почтой, факсом. В Администрации «Калининский сельсовет» регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: специалист 1 категории разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационную книгу для входящих документов. На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и порядковый номер. Регистрация исходящих документов ведется в регистрационном журнале, форма ее представлена ниже. Таблица 5 – Форма журнала регистрации входящей корреспонденции
Анализ формы регистрационного журнала для входящих документов показывает, что графы журнала соответствуют обязательному составу реквизитов регистрации, необходимых для достижения информационной совместимости регистрационных данных. Исходящий документопоток в Администрации «Калининский сельсовет» состоит из документов, создаваемых в сельсовете и отправляемых за его пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы, или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются секретарем в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня. Отправка корреспонденции в колледже осуществляется почтой (заказным письмом или простым), электронной почтой, факсом или работником сельсовета. Таблица 7– Форма регистрационного журнала для исходящих документов
Анализ формы регистрационного журнала для исходящих документов показывает, что графы журнала соответствуют обязательному составу реквизитов регистрации, необходимых для достижения информационной совместимости регистрационных данных. Внутренние документы, поступающие на имя Главы, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует специалист 1 категории в журнале регистрации внутренних документов Внутренний документопоток в Администрации «Калининский сельсовет» составляют документы, создаваемые и используемые в самом сельсовете, не выходящие за его пределы. Данный поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах учреждения. Таблица 9– Форма регистрационного журнала для внутренних документов
Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных сельсоветом за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности. Проанализировав количество документопотоков по годам в Администрации «Калининский сельсовет», выявлена тенденция к росту входящей и исходящей документации. На основе анализа полученной информации в Администрации «Калининский сельсовет» составлена таблица, в которой представлена сводная информация по каждому году в отдельности и по каждому документопотоку в динамике за 2015-2017гг. Таблица 1- Итоги документооборота за 2015-2017гг.
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
