Отчет по практике. Организация документооборота на предприятии
 Скачать 40.6 Kb.
|
|
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «РОССИЙСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ТРАНСПОРТА (МИИТ)» Отчет по практике Тема: «Организация документооборота на предприятии» Выполнил: Фефелов К. В. Группа: ЭЭФду - 111 Москва 2020г. Содержание Введение…………………………………………………………………………. 3 Понятие документооборота………………………………………………..5 Регистрация документов…………………………………………………...6 Контроль исполнения документов………………………………………...9 Систематизация документов……………………………………………..10 Формирование дел………………………………………………………...12 Электронный документооборот …………………………………………15 Заключение……………………………………………………………………...17 Список использованной литературы………………………………………...18 Введение Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждении, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т. д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота -- важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов. Целью данной работы является рассмотрение и изучение организации документооборота на предприятии. Задачи: - изучить организационные формы делопроизводства на предприятии; - рассмотреть процесс документооборота на предприятии; - описать организацию документооборота. 1. Понятие документооборота Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Документы, поступающие на предприятие, проходят: • первичную обработку; • предварительное рассмотрение; • регистрацию; • рассмотрение руководством. После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь - референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата. Конверты от поступающих документов уничтожаются за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций. Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на: направляемые на рассмотрение руководителю предприятия; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия. Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров. Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т. д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется. Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются службой ДОУ и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами. 2. Регистрация документов Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях, (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т. д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы. Однако, не все документы предприятия регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые. бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления. Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т. д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. В состав индекса документа входят: порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов; индекс по номенклатуре дел. В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках. Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т. п.) и контрольную картотеки. Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов: • автор (корреспондент); • название документа; • дата документа; • индекс документа; • дата поступления документа (для входящих документов); • индекс поступления документа (для входящих документов; • заголовок документа или его краткое содержание; • резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); • срок исполнения; • отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа); • номер дела. В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими: • исполнители; • расписка исполнителя в получении документа; • ход исполнения; • приложения и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самим предприятием. Регистрация документов - ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу - ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива. 3. Контроль исполнения документов Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает: • постановку документа на контроль; • проверку своевременного доведения документа до исполнителя; • предварительную проверку и регулирование хода исполнения; • учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления. Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил. Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, поручений, вопросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в письменном ответе или на самом документе. Службой контроля осуществляются следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов; направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель; выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя; напоминание подразделению - исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию руководителей; формирование картотеки исполненных документов. Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока. 4. Систематизация документов Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии должна составляться номенклатура дел. Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления. Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами. Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем предприятия, вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если учредителем данного предприятия является государственное предприятие, сдающее документальные материалы в Российский государственный архив экономики (РГАЭ), то номенклатура дел согласовывается с его ведомственным архивом и после одобрения экспертной комиссией направляется на согласование с Центральной экспертно-проверочной комиссией РГАЭ. Ведомственный архив госпредприятия осуществляет контроль за составлением и использованием номенклатуры дел, за формированием и оформлением дел, в учрежденном им предприятии. Номенклатура дел дочернего предприятия визируется лицом, ответственным за организацию делопроизводства, подписывается заместителем директора, утверждается руководителем предприятия. Заголовками разделов номенклатуры дел являются наименования подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием предприятия. При составлении заголовков дел следует учитывать, что: • заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле; • заголовок должен быть кратким, четко сформулированным; • заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т. д. не допускаются. Заголовки дел в процессе формирования дел могут уточняться. Состав заголовка дела образует следующие элементы: • название вида (переписка, журнал и т. п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т. д.); • название предприятия или его структурного подразделения; • адресат или корреспондент документа; • краткое содержание документов дела; • название территории (местности), с которой связано содержание документов дела; • даты (период), к которым относятся документы дела; • указание на копийность документов дела. 5. Формирование дел При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т. д. При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание. Например: «Документы по управлению» (акты, справки)». Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Например: «Протоколы производственных совещаний предприятия «Контакт» за 1997 год». Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка, раскрывается содержание вопроса. Например: «Переписка с предприятиями о взаимных расчетах за 1997 год». Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например: «Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции». Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку. Например: «Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях». Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному. авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно; подлинники отделять от копий; годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных, утвержденные штатные расписания предприятия - от проектов; включать в дело по одному экземпляру каждого документа. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся при окончании календарного года). Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, заверительную надпись, отметку «В дело». Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы. Сложились определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно, и хранятся у лица, готовившего их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дала сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам. Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Перспективные планы, рассчитанные предприятием на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов - в деле последнего года. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий. Протоколы заседаний Совета трудового коллектива и совещаний у руководства предприятия группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса. 6. Электронный документооборот В современных условиях решение такой проблемы, как устойчивое управление предприятия невозможно без применения различных технических и компьютерных средств. В последние годы заметно вырос интерес предприятий к повышению эффективности работы с документами и накопленными ресурсами. Однако, несмотря на победное шествие информационных технологий, проблема бумажного документооборота до сих пор остается не решенной. Это такие проблемы, как: -длительное получение нужного время на поиск необходимого документа в большом архиве может составлять от нескольких часов до несколько дней, что совершенно неприемлемо, если этот документ необходим для принятия важных управленческих решений на его основе. -невозможность гарантировать сохранность архивной документации -сложность доступа к архиву – пользоваться документом в определенное время может только один человек. Лучшее решение проблем бумажных документов – их перевод в электронный вид посредством сканирования. На профессиональном оборудовании в сжатые сроки специалисты могут обработать гигантские объемы документов – от сотен тысяч до нескольких миллионов документов в месяц. В результате создаются образы документов, то есть их точные электронные копии со всеми артефактами: подписями, печатями, штампами. Преимущества электронной документации над бумажной: Цифровые документы не разрушаются со временем и могут храниться практически вечно. Профессиональная система управления электронным архивом надежно защищает данные от несанкционированного доступа. Она имеет систему разграничения прав доступа для различных категорий пользователей, хранит электронные документы со всеми их версиями в зашифрованном виде, а также предоставляет возможность полного восстановления данных после сбоя. Эффективность работы сотрудников с документами повышается на порядок – помимо быстрого поиска нужных документов и удобной работы с ними, электронный архив позволяет нескольким сотрудникам работать с одними и теми же документами одновременно, быстро создавать по определенному признаку подборку документов для анализа и распечатывать их на принтере. Все чаще в последнее время становится востребованной возможность организации удаленного доступа к электронной документации через Интернет. Создание на их основе электронных ресурсов позволяет им найти новых заказчиков, начать «новую жизнь». Практически ни у кого из тех, кто ежедневно сталкивается с «бумажной» работой, не возникает сомнений в перспективности работы с электронными архивами. Однако даже специалисты, занимающиеся электронным документооборотом, не отрицают того, что в обозримом будущем совсем отказаться от использования бумаги не получится. Электронные архивы – своеобразный мост между старым и новым временем. Этот мост становится особенно необходимым при внедрении в компании единой системы электронного документооборота. Не самым удачным выходом из этой ситуации может стать волевое решение руководства начать весь документооборот «с белого листа», забыв об уже накопленном документальном ресурсе. С другой стороны – наполнение уже функционирующей информационной системы электронными документами способно резко повысить ее эффективность, и помочь персоналу осознать удобство работы с ней. Заключение Рассматривая данную тему, было выяснено и изучено: что такое документооборот, что является основой документооборота, организацию документооборота; сравнили электронный документооборот с бумажным, выявив недостатки и преимущества. Итак, если все обобщить, то документооборотом является движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. Основной составляющей является документ. Организация может как отправлять документ, так и получать его. Также была рассмотрена организация документооборота, которая состоит в несколько этапов: прием, регистрация, рассмотрение, передача, контроль исполнения. Основное место хранения документов – канцелярия. В настоящее время большое распространение получил электронный документооборот, который имеет преимущества над бумажным: сокращение времени между созданием документа и началом его использования; быстрый поиск и предоставление необходимой информации и т. д. Однако несмотря на преимущества, совсем отказаться от бумажного документооборота не получится. Также стоит подчеркнуть, что документооборот является неотъемлемой частью в организации работы предприятия. Список использованной литературы: 1. Андреев, В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 5-е, переработанное и дополненное. - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1998. - 192 с. 2. Кузнецова, Т.В. Документационное обеспечение управления. Учебно-справочное пособие. — М.: ИМПЭ, 1998, 96 с. 3. Лихачев, М.Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 1991, 271 с. 4. Пшенко, А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учеб. пособие. — М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 1994, 85 с. 5. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. — М.: ПРИОР, 1999, 144с. 6. Иритикова В. С. Приказ по личному составу//Секретарское дело. - 1997. - № 1 - С. 20-27 7. Кузнецова Т. В. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003. 8. Машинопись и основы делопроизводства. / Сост. А. П. Корнеева и А. М. Ашелина. - М.: Просвещение, 1999. 9. Самыкина И. В. «Практическое руководство для секретаря». - М.: БИНОМ, 1995 10. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2000. 11. Стенюков М.В. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия М.:2004 12. Справочная правовая система «Консультант Плюс» |