ПрИС_Лабораторная работа №1. Лабораторная работа 1 Предпроектное обследование организации. Изучение, анализ и моделирование деятельности
 Скачать 0.77 Mb.
|
|
Лабораторная работа №1 Предпроектное обследование организации. Изучение, анализ и моделирование деятельности заказчика Цель работы: в соответствии с выбранной предметной областью провести предпроектное обследование организации, для которой планируется разработка информационной системы. Подготовить отчет об обследовании организации и разработать бизнес-модель организации. Теоретические сведения 1. Предпроектное обследование деятельности заказчика Разработка информационных систем включает в себя несколько этапов. Однако всегда начальным этапом создания системы является изучение, анализ и моделирование деятельности заказчика. Обследование - это изучение и диагностический анализ организационной структуры предприятия, его деятельности и существующей системы обработки информации. В ходе проведения обследования целесообразно выделить два этапа: 1) определение стратегии внедрения ИС. Основная задача данного этапа - оценка реального объема проекта, его целей и задач на основе выявленных функций и информационных элементов автоматизируемого объекта. Этап предполагает тесное взаимодействие с основными потенциальными пользователями системы и бизнес-экспертами. Основная задача взаимодействия - получить полное и однозначное понимание требований заказчика. По завершении этой стадии обследования появляется возможность определить вероятные технические подходы к созданию системы и оценить затраты на ее реализацию (затраты на аппаратное обеспечение, закупаемое программное обеспечение и разработку нового программного обеспечения). 2) детальный анализ деятельности организации. На данном этапе изучаются задачи, обеспечивающие реализацию функций управления, организационная структура, штаты и содержание работ по управлению предприятием. При этом должны быть выявлены: инструктивно-методические и директивные материалы, на основании которых определяются состав подсистем и перечень задач и возможности применения новых методов решения задач. Проведение предпроектного обследования позволяет решить следующие задачи: предварительное выявление требований к будущей системе; определение структуры организации; определение перечня целевых функций организации и основных задач подразделений; анализ распределения функций по подразделениям и сотрудникам; выявление функциональных взаимодействий между подразделениями, информационных потоков внутри подразделений и между ними, внешних информационных воздействий; собираемая и регистрируемая информация; отчетность; доступ к конфиденциальной информации; анализ существующих средств автоматизации организации. По итогам проведения обследования обычно формируются следующие документы: Предварительная информация. Видение выполнения проекта и границы проекта. Отчет об обследовании. Предварительная информация Предполагается, что в начале обследования проведен предварительный сбор информации о компании, по итогам которого получена краткая информация о компании (профиль клиента): Цели проекта. Подразделения и пользователи системы. На основе предварительной информации сформировано и согласовано с заказчиком общее представление о проекте. Видение выполнения проекта и границы проекта – документ, который кратко описывает, в каких подразделениях и в какой функциональности будет внедряться ИС. Затем выполняется детальное обследование предприятия, результаты которого оформляются в виде отдельного документа - отчета об обследовании. Отчет об обследовании содержит следующие разделы: Анализ существующего уровня автоматизации. Составляется список программного обеспечения, используемого в компании, и приводятся данные об использовании этих пакетов в каждом из подразделений организации. Общие требования к ИС. Формулируются общие требования к функциональности разрабатываемой системы. Формы документов. Устанавливается перечень и структура документов, которые должны формироваться системой. Организационная диаграмма. Организационная диаграмма используется для отражения организационной структуры подразделений предприятия и их зон ответственности. Описание состава бизнес-процессов, их классификация по степени важности и выделение из них автоматизируемых. Все бизнес-процессы компании должны быть перечислены в общем списке и каждый должен иметь свой уникальный номер. Подробное описание автоматизируемых бизнес-процессов. Документы, входящие в отчет об обследовании, могут быть представлены в виде текстового описания или таблиц. 2. Разработка бизнес-модели организации Если структуру информационных потоков можно выявить по образцам документов и конфигурациям компьютерных сетей и баз данных, то структура реальных процессов, осуществляемых персоналом в информационных контактах (в значительной мере недокументированных) при этом остается неизвестной. Ответы на эти вопросы может дать структурно-функциональная диагностика. Цель такой диагностики - получение достоверного знания об организации и организационных отношениях ее функциональных элементов. Полная бизнес-модель компании - это совокупность функционально ориентированных информационных моделей, обеспечивающая взаимосвязанные ответы на следующие вопросы: "зачем" - "что" - "где" - "кто" - "сколько" - "как" - "когда" - "кому". Таким образом, организационный анализ предполагает построение комплекса взаимосвязанных информационных моделей компании, который включает: Стратегическую модель целеполагания (отвечает на вопросы: зачем компания занимается именно этим бизнесом, почему предполагает быть конкурентоспособной, какие цели и стратегии для этого необходимо реализовать); Организационно-функциональную модель (отвечает на вопрос кто-что делает в компании и кто за что отвечает); Функционально-технологическую модель (отвечает на вопрос что-как реализуется в компании); Процессно-ролевую модель (отвечает на вопрос кто-что-как-кому); Количественную модель (отвечает на вопрос сколько необходимо ресурсов); Модель данных (отвечает на вопрос в каком виде описываются регламенты компании и объекты внешнего окружения). Представленная совокупность моделей обеспечивает необходимую полноту и точность описания компании и позволяет вырабатывать понятные требования к проектируемой информационной системе. Сбор информации для построения полной бизнес-модели организации часто сводится к изучению документированных информационных потоков и функций подразделений, а также производится путем интервьюирования и анкетирования. Анкеты для руководителей и специалистов могут содержать следующие вопросы, ответы на которые помогут собрать следующие сведения: цели создания интегрированной системы управления предприятием; организационная структура подразделения; задачи подразделения; последовательность действий при выполнении задач; типы внешних организаций (банк, заказчик, поставщик и т.п.), с которыми взаимодействует подразделение и какой информацией обменивается; используемый справочный материал; временные затраты на исполнение основных операций; техническое оснащение подразделения; используемые программные продукты для автоматизации бизнес-процессов; виды и периодичность подготовки отчетов; ключевые специалисты подразделения, способные ответить на любые вопросы по бизнес-процессам, применяемым в подразделении; характеристики удаленных объектов управления; документооборот на рабочих местах; сводная информация о деятельности предприятия регулярный документооборот предприятия реестр входящей информации; реестр внутренней информации; реестр исходящей информации; сведения об информационно–вычислительной инфраструктуре предприятия. сведения об ответственных лицах. Собранная информация фиксируется в двух взаимосвязанных формах: функции - информация о событиях и процессах, которые происходят в бизнесе; сущности - информация о вещах, имеющих значение для организации и о которых что-то известно. Разработка требований к проектируемой ИС строится на основе статического и динамичного описания компании. Статическое описание компании, проводится на уровне функциональных моделей и включает описание бизнес-направлений деятельности, выделение, классификация и описание бизнес-процессов и соответствующих матриц ответственности. Бизнес-направления деятельности компании - набор видов коммерческой деятельности, направленный на удовлетворение потребностей конкретных сегментов рынка. Матрица функциональной ответственности представляет собой таблицу, в строках которой расположен список исполнительных звеньев, в столбцах - список функций, выполняемых в компании. Для каждой функции определяется исполнительное звено, отвечающее за эту функцию. Заполнение такой таблицы позволяет по каждой функции найти исполняющие ее подразделения или сотрудника. Анализ заполненной таблицы позволяет увидеть "пробелы" как в исполнении функций, так и в загруженности сотрудников, а также рационально перераспределить все задачи между исполнителями. Дальнейшее развитие (детализация) бизнес-модели происходит на этапе динамического описания компании на уровне моделей, описывающих процесс последовательного во времени преобразования материальных и информационных потоков компании в ходе реализации какого-либо бизнес-процесса. Завершается организационное бизнес-моделирование моделированием данных, которое определяет перечень и форматы документов, сопровождающих процессы в компании, а также задает форматы описания объектов внешней среды, компонентов и регламентов самой компании. При обследовании документооборота составляется схема маршрута движения документов, которая должна отразить: количество документов; место формирования показателей документа; взаимосвязь документов при их формировании; маршрут и длительность движения документа; место использования и хранения данного документа; внутренние и внешние информационные связи; объем документа в знаках. Такой подход позволяет описать деятельность компании с помощью универсального множества управленческих регистров (цели, стратегии, продукты, функции, организационные звенья и др.). Понятие и классификация бизнес-процессов Именно бизнес-процессы, обеспечивающие значимый для потребителя результат, представляют ценность и для специалистов, проектирующих ИС. При этом любое предприятие рассматривается как бизнес-система – система, которая представляет собой связанное множество бизнес-процессов, конечными целями которых является выпуск продукции или услуг. По результатам обследования устанавливается перечень задач управления, решение которых целесообразно автоматизировать, и очередность их разработки, поэтому следует классифицировать планируемые функции системы по степени важности. Один из возможных форматов представления такой классификации - MuSCoW. Эта аббревиатура расшифровывается так: Must have - необходимые функции; Should have - желательные функции; Could have - возможные функции; Won't have - отсутствующие функции. Функции первой категории обеспечивают критичные для успешной работы системы возможности. Реализация функций второй и третьей категорий ограничивается временными и финансовыми рамками: разрабатывается то, что необходимо, а также максимально возможное в порядке приоритета число функций второй и третьей категорий. Последняя категория функций особенно важна, поскольку необходимо четко представлять границы проекта и набор функций, которые будут отсутствовать в системе. Под бизнес-процессом понимают совокупность различных видов деятельности, которые создают результат, имеющий ценность для потребителя. Бизнес-процесс – это цепочка работ (бизнес-функций), результатом которых является какой-либо продукт или услуга. Согласно стандарту "Основные Положения и Словарь — ИСО/ОПМС 9000:2000" (п. 2.4) понятие "Процесс " определяется как: "Любая деятельность, или комплекс деятельности, в которой используются ресурсы для преобразования входов в выходы, может рассматриваться как процесс. Чтобы результативно функционировать, организации должны определять и управлять многочисленными взаимосвязанными и взаимодействующими процессами. Часто выход одного процесса образует непосредственно вход следующего. Систематическая идентификация и менеджмент применяемых организацией процессов, и особенно взаимодействия таких процессов, могут считаться "процессным подходом". Каждая деятельность компании реализуется как процесс, который имеет своего потребителя: внешнего — клиента или внутреннего — сотрудников или подразделения компании, реализующих другие процессы. На стадии системного описания процессов и выявляется значимость каждого процесса — в том числе происходит очищение от малопонятной деятельности. На этом этапе выбираются ключевые процессы для потокового описания, которое необходимо, например, для создания информационной системы предприятия. Важнейшим шагом при структуризации любой компании является выделение и классификация бизнес-процессов. Целесообразно основываться на следующих классах процессов: основные; процессы управления; процессы обеспечения; сопутствующие; вспомогательные; процессы развития. Основные бизнес-процессы — это процессы, ориентированные на производство товаров и услуг, представляющие ценность для клиента и обеспечивающие получение дохода. Основные процессы образуют "жизненный цикл" продукции компании. Все они описываются по производственно-коммерческим цепочкам: "первичное взаимодействие с клиентом и определение его потребностей  реализация запроса (заявки, заказа, контракта и т.п.) послепродажное сопровождение и мониторинг удовлетворения потребностей". Процесс "реализации (запроса клиента)" может быть декомпозирован на следующие подпроцессы — процессы более низкого уровня: разработка (проектирование) продукции; закупка (товаров, материалов, комплектующих изделий); транспортировка (закупленного); разгрузка, приемка на склад и хранение (закупленного); производство (со своим технологическим циклом и внутренней логистикой); приемка на склад и хранение (готовой продукции); отгрузка (консервация и упаковка, погрузка, доставка); пуско-наладка; оказание услуг (предусмотренных контрактом на поставку или имеющих самостоятельное значение) и т.п. Для оценки этапов работы с любым документом можно использовать также анализ "жизненного цикла" документа, который может выглядеть следующим образом: предоставляет исходные данные; подготавливает, разрабатывает; заполняет; корректирует; оформляет; подписывает; контролирует соответствие установленным требованиям; визирует; согласует; утверждает; акцентирует (принимает к сведению, использует); хранит; снимает копию. Процессы управления– это процессы, охватывающие весь комплекс функций управления на уровне каждого бизнес-процесса и бизнес-системы в целом. Процессы управления имеют своей целью выработку и принятие управленческого решения. Любая управленческая деятельность развертывается по так называемому "управленческому циклу", который включает: сбор информации; выработку решения; реализацию; учет; контроль; анализ; регулирование. В процессах управления выделяются два типа процессов, относящихся, соответственно, к двум типам менеджмента, условно обозначаемым как "управление (менеджмент) ресурсов" и "менеджмент организации". В основе цикла управления ресурсами лежит расчет или имитационное моделирование и контроль результатов: выбор (или получение от системы верхнего уровня) целевого критерия оценки качества решения; сбор информации о ресурсах предприятия или возможностях внешней среды; просчет вариантов (с различными предположениями о возможных значениях параметров); выбор оптимального варианта — принятие решения; учет результатов и отчетность; сравнение с принятым критерием оценки и контроль результатов; анализ причин отклонений и регулирование (возврат к 1, 2 или 3). В основе цикла организационного менеджмента лежит структурное или процессное моделирование и процедурный контроль: определение состава задач (обособленных функций, операций); выбор исполнителей и распределение зон и степени ответственности; проектирование процедур последовательности и порядка исполнения; согласование и утверждение регламента исполнения или плана мероприятий; отчетность об исполнении; контроль исполнения; анализ причин отклонений и регулирование (возврат к 1, 2 или 3). Процессы обеспечения – это процессы, предназначенные для жизнеобеспечения основных и сопутствующих процессов и ориентированные на поддержку их универсальных средств. Можно выделить примерно следующие стандартныепроцессы обеспечения: обеспечение производства; техобслуживание и ремонт оборудования; обеспечение теплоэнергоресурсами; обслуживание и ремонт зданий и сооружений; технологическое обеспечение; метрологическое; техника безопасности; экологический контроль и т.п. обеспечение управления; информационное обеспечение; обеспечение документооборота; коммуникационное обеспечение; юридическое обеспечение; обеспечение безопасности; материально-техническое обеспечение управления; хозяйственное обеспечение; обеспечение коммунальными услугами; транспортное обслуживание и т.п. Также следует определить, какой основной или управленческий процесс является потребителем этих "внутренних" услуг. Многие из обеспечивающих процессов стандартны для всех компаний или определенных видов деятельности: промышленность, торговля, предоставление услуг и т.п. Однако, как правило, данный класс функций в меньшей степени "подвергается" потоковому процессному описанию. Большинство из них достаточно хорошо регламентируются должностными и специальными инструкциями Информация, полученная в результате предпроектного обследования, анализируется с помощью методов структурного и/или объектного анализа, с которыми будем знакомиться позже, и используется для построения моделей деятельности организации. Пример 1. Предпроектное обследование деятельности компании «МЕД» Краткая информация о компании "МЕД" Компания - дистрибьютор "МЕД" закупает медицинские препараты отечественных и зарубежных производителей и реализует их через собственную дистрибьюторскую сеть и сеть аптек. Компания осуществляет доставку товаров как собственным транспортом, так и с помощью услуг сторонних организаций. Основные бизнес-процессы компании - закупки, складирование запасов, продажи, взаиморасчеты с поставщиками и клиентами. Уровень конкуренции для компании в последнее время возрос, так как на рынок вышли два новых конкурента, к которым перешла часть клиентов и ряд наиболее квалифицированных сотрудников ЗАО "МЕД". ЗАО "МЕД" имеет два филиала - в Курске и Санкт-Петербурге. Каждый филиал функционирует как самостоятельное юридическое лицо, являясь полностью принадлежащей ЗАО "МЕД" дочерней компанией. По предварительным планам, Компания намерена открыть также дочернее предприятие для организации производства в непосредственной близости к своим заказчикам. Адреса и телефоны Москва, К-123 Центральная улица, д. 20, стр. 7, офис 709 Телефон: (095) 345-6789, факс: (095) 345-9876 Контактные лица Борис Нефедьев - Генеральный директор Дмитрий Кононов - Исполнительный директор Артур Иванченко - Директор по маркетингу Сотрудники На момент проведения Диагностики штат компании составляет 110 сотрудников. Основными целями проекта автоматизации компании "МЕД" являются: Разработка и внедрение комплексной автоматизированной системы поддержки логистических процессов компании. Повышение эффективности работы всех подразделений компании и обеспечение ведения учета в единой информационной системе. Видение выполнения проекта и границы проекта В рамках проекта развертывание новой системы предполагается осуществить только в следующих подразделениях ЗАО "МЕД": Отдел закупок; Отдел приемки; Отдел продаж; Отдел маркетинга; Группа планирования и маркетинга; Группа логистики; Учетно-операционный отдел; Учетный отдел; Отдел сертификации (в части учета сертификатов на медикаменты); Бухгалтерия (только в части учета закупок, продаж, поступлений и платежей). Не рассматривается в границах проекта автоматизация учета основных средств, расчета и начисления заработной платы, управления кадрами. Выходит за рамки проекта автоматизация процессов взаимоотношений с клиентами. Количество рабочих мест пользователей - 50. Отчет об обследовании Список программного обеспечения, используемого компанией на момент обследования: "1С: Предприятие 7.7" ("Бухгалтерия", "Торговля", "Зарплата", "Кадры", "Касса", "Банк") для работы бухгалтерии. Две собственные разработки на базе конфигуратора "1С" - "Закупки" и "Продажи". Собственная разработка на базе FOXPRO для финансового отдела. Excel для планирования продаж. Существующий уровень автоматизации:
|