Лабораторная 1. Работа с шаблонами и формами. Лабораторная работа 1. Создание в текстовом редакторе Word электронных документов
 Скачать 0.54 Mb.
|
|
Лабораторная работа №1. Создание в текстовом редакторе Word электронных документов. Цель: научиться создавать в текстовом редакторе шаблоны, электронные формы. Требования к содержанию, оформлению и порядку выполнения Перед выполнением лабораторной работы необходимо создать папку «ФИО Lab1» (например: «Ivanov Lab1»). В эту папку в ходе выполнения работы необходимо сохранять требуемые материалы. Лабораторные работы необходимо выполнять согласно своему варианту. Варианты лабораторной работы распределяются согласно последней цифре номера зачетки или студенческого билета. Перед выполнением лабораторной работы изучите теоретический материал. Далее необходимо изучить примеры выполнения лабораторной работы, а затем приступать к выполнению своего варианта лабораторной работы. Задания лабораторной работы необходимо выполнять последовательно, при необходимости результат выполнения сохранять в свою папку. Теоретическая часть 1. Использование шаблонов для создания документов в Word Деятельность любого учреждения невозможна без создания тех или иных документов: формуляров, справок, служебных записок и т. д. Текстовый редактор Microsoft Word является удобным средством создания электронных текстовых документов. Для автоматизации делопроизводственных процессов чаще всего используются заранее созданные шаблоны всех основных видов документов. Это ускоряет процесс создания, обработки и поиска документа, а главное, избавляет от многочисленных ошибок в их оформлении. Создание и оформление документа на компьютере начинается с вызова формы (шаблона), на базе которой будет создаваться документ. Это может быть встроенный шаблон Word, бланк организации, унифицированная форма, разработанная в организации, или чистый лист. Понятие шаблона является одним из фундаментальных понятий MS Word. Итак, шаблон – это совокупность параметров документа, предназначенных для многократного использования. Шаблон определяет основную структуру документа и определяет совокупность параметров, с помощью которых будет осуществляться форматирование документа. К этим параметрам можно отнести начертание шрифта, величину полей, установки табуляторов и т. д. Шаблон включает в себя части документа и средства, характерные для документов данного типа, а именно: текст; колонтитулы; сноски; рисунки; параметры страницы; стили; элементы автотекста; макросы; пользовательские меню и команды; панели инструментов и кнопки; комбинации клавиш. При использовании шаблон остается неизменным, но документу, создаваемому на его основе, доступны все его элементы, что позволяет экономить время при подготовке документов, избегать опечаток в общих местах, привести документы одного типа к общему формату и виду. Для создания документов на основе какого-либо шаблона необходимо выполнить следующие действия: Рис.1 Создание документа. 1) Выбрать меню Файл/Создать. В результате на экране появится окно диалога Создание документа, представленное на рис.1 (для MS Word 2003 необходимо сначала щелкнуть по ссылке области задач Создание документа). 2) Выбрать нужную вкладку. 3) Выбрать шаблон. 4) Установить переключатель Документ. Нажать ОК. Приступая к работе с шаблонами необходимо ознакомиться со всеми встроенными в MS Word шаблонами. Если среди множества шаблонов найдется сходный с требуемым документом, то внеся в него некоторые изменения и дополнения, можно получить новый шаблон. Рис. 2. Окно диалога Создание документа Часто документы создаются на основе шаблона Новый документ (или Обычный), который содержит определенный набор установок: стандартная настройка меню, клавиатуры панелей инструментов, стандартные встроенные стили. В качестве альтернативного способа для создания нового документа, основанного на обычном шаблоне, можно использовать комбинацию клавишCtrl+N или кнопку Создать на стандартной панели инструментов. В результате будет открыт новый документ, основанный на обычном шаблоне, без вывода на экран окна диалога Создание документа. Общие шаблоны. Общие шаблоны, включая шаблон Normal.dot, содержат настройки, доступные для всех документов. При работе над документом, как правило, можно использовать только настройки, сохраненные в шаблоне, присоединенном к этому документу, или в шаблоне Normal.dot. Для использования настроек, хранящихся в другом шаблоне, можно загрузить нужный шаблон в качестве общего шаблона. После загрузки шаблона элементы, сохраненные в этом шаблоне, доступны в любом документе до окончания текущего сеанса работы с Microsoft Word. Шаблоны документов. Создание шаблонов документов. Шаблоны документов, например шаблоны записок или факсов в диалоговом окне Шаблоны, содержат настройки, доступные только для документов, основанных на соответствующих шаблонах. Доступные шаблоны документов отображаются в диалоговом окне Создание документов на различных вкладках. Для создания новых шаблонов документов необходимо (как и в случае создания документов) использовать команду Файл/Создать, но в диалоговом окне Шаблоны установите переключатель Создать, расположенный в нижнем правом углу в положение Шаблон. Создать новый шаблон документа можно также следующим способом: 1. Создать новый документ на основе какого-либо шаблона; 2. При сохранении документа в диалоговом окне Сохранение документа выбрать тип файла Шаблон документа.dot. При сохранении шаблона Microsoft Word автоматически выбирает расположение, заданное для типа файлов шаблоны пользователя (меню Сервис, команда Параметры, вкладка Расположение). По умолчанию используется папка Шаблоны и ее подпапки. Шаблоны, сохраненные в других папках, не будут отображаться в диалоговом окне Шаблоны. Шаблоны, сохраненные в папке Шаблоны, отображаются на вкладке Общие диалогового окна Шаблоны. Чтобы создать в диалоговом окне Шаблоны пользовательские вкладки для шаблонов, создайте новую подпапку в папке Шаблоны, а затем сохраните шаблоны в этой подпапке. Имя, заданное для подпапки, будет присвоено новой вкладке. Любой файл с расширением DOC, сохраняемый в папке Шаблоны, также используется как шаблон. Открытие шаблона. Текстовый редактор Microsoft Word позволяет открывать шаблоны для их изменения. Для открытия шаблона необходимо выбрать команду Файл/Открыть в списке Тип файлов выбрать Шаблон документа.dot, а затем перейти к папке, содержащей открываемый шаблон, выбрать нужный шаблон и нажать на кнопку Открыть. Замена шаблона. Иногда большое значение имеет не содержимое документа, а его оформление. Для каждого типа документов существует специальный шаблон, позволяющий оформить его так, как того требует его назначение. Если изменить шаблон, то получится новый документ, хотя содержание может оставаться тем же. Для замены шаблона необходимо выполнить следующее: 1. Выбрать команду Сервис/Шаблоны и надстройки. Откроется окно диалога Шаблоны и надстройки. 2. Нажать кнопку Присоединить, откроется окно диалога Присоединение шаблона. 3. Выбрать нужную папку, а в папке – название требуемого шаблона. Нажать Открыть. Снова будет открыто окно диалога Шаблоны и надстройки. 4. Установить флажок Автоматически обновлять стили документа. Нажать ОК. В активном документе используемые стили будут изменены на стили из присоединенного шаблона. Перенос элементов одного шаблона в другой. Организатор. Можно перенести нужные элементы из одного шаблона в другой. Причем, если эти элементы находятся в специальном шаблоне, то удобнее скопировать их в общий шаблон, например Обычный, чтобы можно было использовать их в других шаблонах, основанных на Обычном. Можно также сделать элементы, хранящиеся в другом шаблоне, временно доступными в любом документе, если загрузить шаблон в MS Word в качестве общего шаблона. Для этого надо выполнить следующие действия: 1. Выбрать команду Сервис/Шаблоны и надстройки. Откроется одноименное окно диалога. 2. Нажать кнопку Организатор. Откроется окно диалога Организатор (рис. 3). 3. Перейти на вкладку, обеспечивающую доступ к элементам, которые нужно копировать. Рис. 3. Вид диалогового окна Организатор В MS Word по умолчанию в окне всегда появляется активный документ и шаблон Обычный (Normal.dot). Если требуются другие шаблоны, следует нажать кнопку Закрыть файл. При этом кнопка поменяет название на Открыть файл. 4. Нажать кнопку Открыть файл, на экране появится окно диалога Открытие документа. 5. Выбрать нужный документ или шаблон, из которого требуется скопировать необходимый элемент. 6. Выбрать из соответствующего списка нужные элементы для копирования, а затем нажать кнопку Копировать. Если требуется скопировать ряд элементов, расположенных подряд, указать первый элемент списка, нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, указать последний элемент. Если элементы расположены в произвольном порядке, отметить их при нажатой клавише Ctrl. 7. По завершении процесса копирования нажать кнопку Закрыть. 2. Использование полей форм в шаблонах документов В случае необходимости подготовки с помощью компьютера типовых документов, в которых меняются только некоторые поля, а основная часть остается неизменной, Microsoft Word дает возможность создать особый документ, который позволяет только вводить информацию определенным образом, и защищен от других изменений. Такой документ называется электронной формой. Форма – это документ, в котором есть изменяемые и неизменяемые элементы (рис.4). Неизменяемые элементы (таблицы, абзацы текста, рисунки и др.) задаются разработчиком формы и недоступны для редактирования в процессе заполнения формы. В виде таких элементов оформляются различные пояснения, таблицы с данными и т.п. Изменяемые элементы – это пустые области, в которые при заполнении формы надо внести данные. Эти элементы формы называются полями. Поле формы – место в форме, в котором размещаются сведения определенной категории, например, поле для хранения почтового адреса. Различают следующие виды полей формы: текстовое поле; флажок; поле со списком. К изменяемым элементам формы относятся также объекты ActiveX. Объект ActiveX – элемент управления, например, счетчик или кнопка, служащий для выбора параметров, либо для запуска макроса или сценария, автоматизирующего выполнение задачи. Их использование позволяет создавать более функциональные формы. Поля формы вставляются с помощью панели инструментов Формы, а объекты ActiveX – панели инструментов Элементы управления. Построение пользовательской электронной формы предполагает: 1. Создание нового шаблона; 2. Создание структуры формы; 3. Вставку и настройку полей формы; 4. Защиту формы; 5. Сохранение формы как шаблона. Рис. 4. Пример Формы. Создание новой формы Создание новой формы целесообразно начать с создания шаблон документа, чтобы форму можно было сохранить в виде шаблона для многократного использования. Для этого нужно выбрать команду Файл/Создать. Затем в диалоговом окне Шаблоны активизировать переключатель Шаблон. Перейдите на закладку Общие и выберите шаблон Новый документ (Обычный). Нажмите кнопку OK. После создания пустого шаблона, надо оформить неизменяемую часть формы – разметку шаблона формы. Для этого нужно обычным образом ввести текст, таблицы, вставить рисунки и т.п. В примере, рассмотренном в конце лабораторной работы нужно создать таблицу: Факультет Отделение Группа Преподаватель Дата начала занятий Дата окончания занятий Использование проектора Использование сканера После оформления неизменяемой части, надо добавить в форму поля. Для добавления полей необходимо вывести панель инструментов Формы (рис.5). Для этого нужно выбрать команду Файл/Параметры/Настройка ленты и поставить справа галочку Разработчик. Рис. 5 Панель инструментов Формы. Для вставки поля в форму надо: Установить курсор в то место, где должно быть поле. Нажать соответствующую кнопку на панели Формы (Вкладка Разработчик на ленте) У каждого поля есть свойства. Для их просмотра надо вызвать соответствующее диалоговое окно с помощью команды Свойства контекстного меню поля или с помощью кнопки на панели Формы. Двойной щелчок по полю также приводит к вызову Для создания текстового поля, необходимо установить курсор мыши в место вставки и нажать кнопку на панели Формы. На рисунке 6,а представлено диалоговое окно Свойства текстового поля. Рис. 6. Окно параметров текстового поля. Для создания поля со списком, необходимо установить курсор мыши в место вставки и нажать кнопку на панели Формы. Затем надо заполнить список элементами, которые будут предъявляться пользователю при открытии списка. Для этого нужно вызвать окно свойств поля со списком (рис.7). Рис. 7. Окно свойств поля со списком. Для добавления в список нового элемента надо: Нажать мышью кнопку Добавить и ввести название элемента. Для добавления в форму флажка необходимо установить курсор в нужное место и на панели Формы нажать на кнопку флажка На рисунке 8 представлено окно параметров флажка. Рис. 8. Окно свойств флажка. Защита и сохранение формы Чтобы активизировать поля формы и защитить ее неизменяемые элементы, надо установить защиту: нажать кнопку на панели Формы. В защищенной форме пользователь может менять только содержимое полей. После создания изменяемых и неизменяемых элементов формы и установки защиты необходимо сохранить шаблон формы. Для этого выберите команду Файл/Сохранить (обратите внимание, что Word откроет для сохранения папку Шаблоны, а не Мои документы, как обычно) и сохраните шаблон формы под нужным именем. Теперь можно создавать экземпляры своих форм на базе сохраненного шаблона. Для сохранения шаблона формы в другую папку нужно в окне сохранения указать соответствующую папку. Практическая часть 1. Создайте шаблон документа (на основе шаблона Новый документ) по теме своего варианта и сохраните его под именем «Шаблон 1» в свою папку («Ваша фамилия Lab1», использовать только буквы латинского алфавита). Шаблон документа должен содержать текст, рисунки, художественный текст (объект WordArt). Варианты № Описание шаблона 1 Приглашение на свадьбу 2 Приглашение на день рождения 3 Приглашение на юбилей 4 Приглашение на конференцию 5 Приглашение на новогодний вечер 6 Приглашение на концерт 7 Приглашение на выставку 8 Приглашение в кино 9 Приглашение в театр 10 Приглашение на творческий вечер 2. Создайте шаблон формы (на основе шаблона Новый документ) по теме своего варианта и сохраните его под именем «Шаблон-Форма» в свою папку («Ваша фамилия Lab1», использовать только буквы латинского алфавита). Шаблон формы должен содержать необходимые неизменяемые элементы (текст, таблицы, рисунки и т.д.) и изменяемые поля: текстовые поля, списки, флажки. Активизируйте защиту формы. На основе шаблона формы создайте текстовый документ, заполните поля и сохраните в свою папку, в качестве имени выберите тему Вашего варианта. Варианты № Описание формы 1 Хвостовка (Обязательные текстовые поля: Дата, Дисциплина, ФИО преподавателя, ФИО студента (не менее 5). Обязательные поля со списком: Факультет, Форма контроля. Обязательные флажки: Первая пересдача, Вторая пересдача, Комиссия) 2 Бланк заказа товара (Обязательные текстовые поля: Дата, ФИО покупателя, Адрес покупателя. Обязательные поля со списком: Наименование товара, ФИО продавца. Обязательные флажки: Предоплата, Скидка, Кредит). 3 Медицинская справка студента (Обязательные текстовые поля: Дата, ФИО пациента, Диагноз. Обязательные поля со списком: Пол, ФИО врача, Обязательные флажки: Освобождение от занятий, Освобождение от занятий физкультурой). 4 Бланк заказа в библиотеке (Обязательные текстовые поля: ФИО автора, Название книги, Год издания, ФИО читателя Обязательные поля со списком: Факультет, Должность Обязательные флажки: Выдача на руки). 5 Бланк заказа транспорта (Обязательные текстовые поля: Дата, Время, ФИО заказчика Обязательные поля со списком: Номер автомобиля, Форам оплаты Обязательные флажки: Предоплата, Скидка, Кредит). 6 Заявка на конференцию (Обязательные текстовые поля: ФИО участника, Организация, Название доклада Обязательные поля со списком: Название секции, Форма доклада (стендовый, секционный, пленарный) Обязательные флажки: Нуждаетесь ли Вы в гостинице, Участие в экскурсии). 7 Заказ в видеосалоне Обязательные текстовые поля: Дата, ФИО заказчика, Название фильма Обязательные поля со списком: Жанр, Количество суток (от 1 до 7), Форам оплаты Обязательные флажки: Предоплата, Скидка). 8 Заказ пиццы (Обязательные текстовые поля: ФИО покупателя, Адрес покупателя, телефон. Обязательные поля со списком: Наименование пиццы, Размер пиццы (большая или маленькая), ФИО сотрудника доставки. Обязательные флажки: Скидка). 9 Бронирование билетов (Обязательные текстовые поля: ФИО заказчика, Дата, № поезда, Пункт назначения. Обязательные поля со списком: Тип вагона (СВ, купе, плацкарт), Место (верхняя полка, нижняя полка). Обязательные флажки: Предоплата, Скидки). 10 Заявка на работу в компьютерном классе (Обязательные текстовые поля: Дата, ФИО студента, группа. Обязательные поля со списком: Факультет, № компьютера, Обязательные флажки: Необходим сканер, Необходим принтер). Пример выполнения работы 1. Создайте шаблон приглашения на семинар (на основе шаблона Новый документ) сохраните его под именем «Шаблон 1» в свою папку («Ваша фамилия Lab1», использовать только буквы латинского алфавита). Шаблон документа должен содержать текст, рисунки, художественный текст (объект WordArt). Выполнение 1) Выбрать меню Файл/Создать. 2) В области задач выбрать Мои шаблоны. 3) В диалоговом окне Создание документа, (рис.2.1) выбрать вкладку Общие. 4) Установить переключатель Шаблон. Нажать ОК. 5) Выбрать шаблон Новый документ. 6) Нажать ОК. 7) Далее нужно наполнить шаблон нужным содержанием. Заголовок приглашения оформите с помощью объекта WordArt. Для этого с помощью кнопки панели инструментов Рисование вызвать коллекцию WordArt, выбрать нужный стиль надписи и ОК. Затем ввести текст заголовка приглашения, например, Приглашение на семинар, при необходимости изменить параметры текста и ОК. Далее можно изменить положение и параметры объекта WordArt. 8) Дальше ввести нужный текст приглашения, изменяемые части приглашения, заменяя подчеркиванием. 9) Затем добавить в текст рисунки. Для этого выбрать команду Вставка/Рисунок/…, далее выбрать нужный файл. Также можно вставить рисунки из коллекций. Для этого выбрать команду Вставка/Картинка, в области задач Коллекция клипов выбрать нужные коллекции в списке Просматривать (например, коллекции Microsoft Office) и нажать кнопку Начать. Затем двойным щелчком вставить нужную картинку. 10) В результате должно получиться следующее приглашение: 11) Сохраните созданный шаблон в свою папку под именем «Шаблон 1». 2. Создайте шаблон формы заявки на компьютерный класс (на основе шаблона Новый документ) и сохраните его под именем «Шаблон-Форма» в свою папку («Ваша фамилия Lab2», использовать только буквы латинского алфавита). Шаблон формы должен содержать необходимые неизменяемые элементы (текст, таблицы, рисунки и т.д.) и изменяемые поля: текстовые поля, списки, флажки. Активизируйте защиту формы. На основе шаблона формы создайте текстовый документ, заполните поля и сохраните в свою папку, в качестве имени выберите тему Вашего варианта. Выполнение 1) Создать шаблон формы на основе шаблона Новый документ и сохраните его под именем «Шаблон-Форма» в свою папку. 2) Оформить неизменяемую часть формы – разметку шаблона формы. Для этого нужно обычным образом ввести текст, таблицы, вставить рисунки и т.п. В нашем случае неизменяемая часть формы может выглядеть следующим образом: Заявка на время в компьютерном классе Факультет Отделение Группа Преподаватель Дата начала занятий Дата окончания занятий Использование проектора Использование сканера Декан / / 3) Вывести панель инструментов Формы. Для этого нужно выбрать команду Файл/Параметры/Настройка ленты и поставить справа галочку Разработчик. 4) Добавить поле со списком факультетов. Для этого установить курсор во второй столбец первой строки таблицы и нажать кнопку на панели Формы. 5) Двойным щелчком по списку вызвать диалоговое окно Параметры поля со списком. Набрать название факультета в строке Элемент списка. Нажать мышью кнопку Добавить или клавишу Enter. Подобным образом добавить в список названия других факультетов. 6) ОК. 7) Аналогично добавить список для выбора отделения (очное/заочное). 8) Установить курсор во второй столбец третьей строки и нажать кнопку на панели Формы. 9) Двойным щелчком по текстовому полю вызвать диалоговое окно Параметры текстового поля. Выбрать Тип – Число. Формат числа – 0. 10) Создать текстовое поле Преподаватель. Установить параметры: Тип – Обычный текст. Максимальная длина – 50 и ОК. 11) Аналогичным образом создать текстовое поле для ввода расшифровки подписи декана (между / /). 12) Создать текстовые поля Дата начала занятий и Дата окончания занятий. Для этого вставить текстовые поля в соответствующие ячейки. Установить параметры: Тип – Дата, Формат даты – dd.MM.yyyy и ОК. 13) Установить курсор в предпоследнюю строку второго столбца и нажать кнопку на панели Формы. 14) Установить параметры флажка: Размер флажка – авто, Состояние по умолчанию – установлен и ОК. 15) Аналогично добавить флажок в последнюю строку второго столбца. 16) Сохранить шаблон. 17) Активизировать защиту формы. Для этого нажать кнопку на панели Формы. 18) Выполнить команду Файл/Сохранить как…, выбрать свою папку, в поле имени ввести Заявка на компьютерный класс в списке Тип файла выбрать – документ Word и нажать на кнопку Сохранить. 19) Заполните изменяемые поля формы необходимой информацией и сохраните изменения. |