КПпоПБД №3-4. Лабораторная работа 3 Создание базы данных
 Скачать 0.84 Mb.
|
4. ОтчетыОтчет – это документированный результат анализа информации, хранящейся в БД. Он предназначен, прежде всего, для печати. Access позволяет создать макет отчёта определённой структуры. В отчёт могут быть включены данные одной таблицы, одного запроса или нескольких таблиц и запросов. Отчёт позволяет: снабдить результаты анализа пояснительной информацией (заголовком-названием, названием фирмы, датой создания отчета, номерами страниц, выводами и т.п.); ввести пояснительную графику (логотип фирмы, диаграммы и т.д.); разбить анализируемые данные по группам; производить вычисления по записям и итоговые (для всего отчета, отдельных групп, страниц и т.д.). Существует несколько разновидностей отчетов: в столбец; ленточный; почтовые наклейки и др. Отчёт может быть создан с помощью мастера отчётов или в режиме конструктора отчётов. Проще создать отчёт с помощью мастера отчётов, а затем доработать его в режиме конструктора отчётов. По своим возможностям и структуре он аналогичен конструктору форм, т.е. имеет бланк формируемого отчета и панель элементов. Поле бланка разбито на несколько областей: заголовок отчета; верхний колонтитул; область данных; нижний колонтитул; примечание отчета. Содержимое заголовка и примечания отчета выводится (печатается) один раз, поэтому в них целесообразно включать разовую информацию: название отчета, название фирмы, её логотип, дату формирования отчета, итоговые показатели по всему отчету и другую служебную информацию. В верхнем и нижнем колонтитулах указывается информация, отображаемая на каждой странице печатаемого отчета: заголовки полей отчёта, номера страниц, дата и время печати, повторение названия фирмы или отчета и т.п. Можно также здесь рассчитывать итоговые показатели по страницам. Содержание области данных в отчете отображается для каждой записи источника информации (таблицы или запроса). Панель элементов конструктора отчетов практически полностью совпадает с аналогичной панелью конструктора форм. В отчете можно ввести неограниченное количество уровней группировки по значениям полей или некоторых вычисляемых выражений, а также по количеству записей. В этом случае для каждой группировки создается своя область, которую можно дополнять верхним и нижним колонтитулами (шапкой и примечанием). В шапке целесообразно выводить значения, по которому создана группа, а в примечании - итоговые значения по этой группе. Для задания группировки необходимо вызвать щелчком правой клавиши мыши в свободном месте бланка отчета контекстное меню и выбрать опцию Сортировка и группировка или нажать клавишу  на панели инструментов. В любом случае произведенные действия вызовут появление соответствующего окна, в котором указываются: поле или выражение, по которому информация в отчете должна быть разбита по группам; порядок сортировки внутри группы (по возрастанию или убыванию); параметры группировки (например, необходимость шапки и/или примечания группы, интервал и т.п.). Значения интервала группировки зависят от типа используемого для этих целей поля или выражения: например, для полей типа Дата/время используются интервалы вида: год; квартал; месяц; неделя; день; час; минута; каждое отдельное значение. Текстовые поля можно группировать по количеству первых символов, число которых указывается в свойствах группы. В области данных можно вводить дополнительные поля для расчета новых данных в пределах каждой записи. Для этого необходимо создать в данной области новое поле и посредством вкладки Данные его свойств ввести выражение, например, для определения стоимости партии товара выражение будет иметь вид =[Количество_товара]*[Стоимость_1_товара] Для расчета итоговых значений в примечаниях отчета и/или групп необходимо создать там новое поле и на вкладке Данные его свойств ввести выражение вида =<Операция>(<Аргумент>) Аргументом является выражение или название поля. Например, если суммируются все стоимости партий товара, то можно использовать выражение вида =Sum([Количество_товара]*[Стоимость_1_товара]) или =Sum(Поле23), где Поле23 - название поля, в котором вычисляются стоимости каждой партии. Его можно увидеть на вкладке Другие свойств вычисляемого поля. Задание №41.На основе данных таблицы Служащие сформировать отчёт следующего вида: Ведомость на выдачу зарплаты за 9 месяц Дата расчёта 01.10.03 ФИО оклад налог К выдаче Автоматизации Романова 8 000,00р. 1 040,00р. 6 960,00р. Сомов 10 000,00р. 1 300,00р. 8 700,00р. Всего по отделу 18 000,00р. 2 340,00р. 15 660,00р. Администрация Храмов 30 000,00р. 3 900,00р. 26 100,00р. Всего по отделу 30 000,00р. 3 900,00р. 26 100,00р. Бухгалтерия Фёдорова 20 000,00р. 2 600,00р. 17 400,00р. Иванов 10 000,00р. 1 300,00р. 8 700,00р. Всего по отделу 30 000,00р. 3 900,00р. 26 100,00р. Продаж Короедов 6 000,00р. 780,00р. 5 220,00р. орлов 6 000,00р. 780,00р. 5 220,00р. Артёмов 6 000,00р. 780,00р. 5 220,00р. Всего по отделу 18 000,00р. 2 340,00р. 15 660,00р. ИТОГО 96 000,00р. 12 480,00р. 83 520,00р. При подготовке отчёта учесть, что зарплата начисляется первого числа месяца, следующего за расчётным. В качестве даты расчёта предусмотреть автоматическую подстановку текущей даты. Номер месяца в заголовке ведомости должен определяться автоматически на основании даты расчёта. 2. Предусмотреть подготовку ведомостей отдельно по каждому отделу, заданному пользователем. Название отдела вывести в заголовке отчёта. 3. Подготовить список сотрудников на получение детских подарков к Новому году с группировкой и подведением итогов по отделам. 5. Создание кнопочных формПриложение СУБД Access разрабатывается как комплекс взаимосвязанных объектов БД (таблиц, форм, отчётов и т. д.). Последовательность выполнения функций и порядок запуска объектов БД для обработки определяются пользователем. Наиболее часто приложения СУБД Access используют интерфейс в виде кнопочной формы, соответствующей меню и подменю предоставляемых функций обработки. С каждым пунктом меню или кнопкой панели инструментов связаны объекты БД определенного вида (формы, отчеты, запросы, макросы и т. д.). Для построения кнопочной формы приложения следует разработать иерархическую структуру взаимосвязи объектов БД. Каждый иерархический уровень, имеющий подчиненные объекты БД, представляется в виде подменю. Объекты БД используются на нижнем уровне иерархии. Число уровней иерархии не ограничивается, количество пунктов (подпунктов) отдельного меню (подменю) не должно превышать разумного числа (психологический барьер охвата объектов - 8). Каждому подменю в кнопочной форме соответствует страница кнопочной формы. Кнопочная форма – это панель управления, которая обеспечивает переход к страницам кнопочной формы, а также выполнение отдельных команд. На панели кнопочной формы должны быть размещены кнопки для возвращения к главной странице кнопочной формы и страницам предыдущих уровней и выхода из приложения (базы данных). При создании кнопочной формы предусматривается кнопка для изменения самой кнопочной формы. Перед созданием кнопочной формы необходимо убедиться, что в базе данных созданы все объекты (формы, отчёты, макросы), выполняющие необходимые функции. Разработаем структуру кнопочной формы, представив её в виде таблицы.
Все страницы кнопочной формы представлены двумя уровнями. 1-й уровень – главная страница кнопочной формы Фирма, 2-й уровень – страницы Добавление данных, Редактирование данных, Отчёты. Для построения кнопочной формы служит команда меню Сервис - Служебные программы - Диспетчер кнопочных форм. Создадим список страниц кнопочной формы. В окне Диспетчера кнопочных форм всегда существует главная страница кнопочной формы. С помощью кнопки Создать сформируем последовательно список страниц кнопочной формы: Добавление данных; Редактирование данных; Отчёты. Создадим содержание главной страницы кнопочной форы (первый уровень). Для этого в окне Диспетчера кнопочных форм надо выделить главную страницу и нажать кнопку Изменить. В окне "Изменение страницы кнопочной формы" создадим первый элемент главной кнопочной формы с помощью кнопки Создать. Появляется окно "Изменение элемента кнопочной формы". В нем указываем: Текст: ДОБАВЛЕНИЕ ДАННЫХ Команда: Перейти к кнопочной форме Кнопочная форма: Добавление данных Нажать кнопку ОК. По аналогии создать элементы Редактирование данных и Просмотр отчётов. При создании элемента Изменение КФ выбрать команду Конструктор приложения. При создании элемента ВЫХОД выбрать команду Выйти из приложения. В результате в окне "Изменение страницы кнопочной формы" созданы все элементы для главной страницы кнопочной формы. Закрыть все окна, кроме окна Диспетчера кнопочных форм. Теперь приступим к созданию содержания кнопочных форм второго уровня. Начнём с формы Добавление данных. Для создания содержания её страницы выделим её в окне Диспетчера кнопочных форм и нажмём кнопку Изменить. Появится окно "Изменение страницы кнопочной формы". В нём надо создать все элементы для данной кнопочной формы. Нажимаем на кнопку Создать. Появляется окно "Изменение элемента кнопочной формы". В нём указываем: Текст: Форма СОТРУДНИК Команда: Открыть форму для добавления Форма: СОТРУДНИК Нажать кнопку ОК. Аналогично создаём элемент для вызова формы ОТДЕЛ. При создании элемента ВОЗВРАТ в окне "Изменение элемента кнопочной формы" надо указать: Текст: ВОЗВРАТ Команда: Перейти к кнопочной форме Кнопочная форма: Главная кнопочная форма Нажать ОК. Теперь в окне "Изменение страницы кнопочной формы" отображены все созданные элементы страницы кнопочной формы Добавление данных. По аналогии создадим кнопочные формы второго уровня Редактирование данных и Просмотр отчётов. Выйти из диспетчера кнопочных форм с помощью кнопки Закрыть. В окне базы данных перейти к объектам Формы. В списке появилось название новой формы – Кнопочная форма. В списке объектов Таблицы появилась новая таблица – SwitchboardItems, в которой отображена структура созданной кнопочной формы. Кнопочная форма в базе данных может быть только одна! Внесение изменений в кнопочную формуОткройте кнопочную форму, нажмите кнопку Изменение КФ. В появившемся окне Диспетчера кнопочных форм выбрать нужную кнопочную форму, нажать кнопку Изменить и выполнить необходимые изменения. Редактирование кнопочной формы можно выполнять в режиме Конструктора форм. Например, можно создать слева рисунок, изменить цвет фона, шрифт, расположение текста в главной кнопочной форме. Форматирование, произведённое с помощью конструктора форм, будет одинаковым для всех страниц кнопочных форм. Запуск главной кнопочной формы при открытии базы данныхЧтобы главная кнопочная форма открывалась при открытии базы данных, надо задать параметры запуска. Для этого надо вызвать команду Сервис – Параметры запуска. Задание №5 Создать главную кнопочную форму для своей базы данных Поместить в кнопочную форму рисунок Предусмотреть запуск главной кнопочной формы при открытии базы данных |