Лабораторная работа 1. YOUJILE. Лабораторная работа Тема Знакомство с системой yougile. Создание проекта
 Скачать 3.25 Mb.
|
|
Лабораторная работа Тема: Знакомство с системой YOUGILE. Создание проекта. Цель. Познакомится с платформой с системой YOUJILE. Научится работать с проектами. Задание. 1. Пройти регистрацию в с системой YOUGILE. 2. Познакомиться с основами с системой YOUGILE 3. Создать проект по данным приведенным в таблице. 4. Настройки проекта, задач. 5. Создать стикеры (распределить стикеры по задачам) 6. Диаграмма Ганта. Зависимости между задачами. Посмотреть, как укладываются даты в проект. Все даты должны быть без разрывов. 7. Структура компании. Дать имя компании. Создать структуру по приведенной схеме. Название отдел может быть произвольным 8. Назначение ответственных. Необходимо к проекту подключить 3-5 человек. Распределить задачи. Распределить по отделам. Написать сообщение используя внутренней чат системы 9. Сдать работу преподавателю. 10. Подготовить краткий отчет и разместить на сайте eluniver.ugrasu.ru Данные для проекта: Строительство быстровозводимого помещения Наименование работ Дата начала Дата окончания Продолжительност ь дней Разработать План проекта 01.03.2022 30.03.2022 29 Подготовить и утвердить график проекта 01.03.2022 22.03.2022 20 Подготовить и утвердить план управления коммуникациями 22.03.2022 25.03.2022 3 Подготовить и утвердить план управления сроками 26.03.2022 30.03.2022 4 Планирование завершено 30.03.2022 30.11.2022 0 Осуществить согласования 10.04.2022 09.05.2022 30 Получить разрешение на строительство 10.04.2022 26.04.2022 16 Согласовать ПСД (проектно- сметную документацию) 27.04.2022 03.05.2022 13 Согласования получены 04.05.2022 04.05.2022 0 Организация (название) Коммерческий отдел Сервисный отдел Отдел продаж Маркетинговый отдел Техподдержка Осуществить СМР 20.02.2022 21.03.2022 29 Осуществить внутренние строительно-монтажные работы (СМР) 20.02.2022 21.03.2022 29 Осуществить внешние СМР 22.03.2022 10.04.2022 19 Осуществить благоустройство 11.04.2022 21.04.2022 10 СМР завершены 21.04.2022 21.04.2022 0 Сдать объект 22.04.2022 28.04.2022 6 Подготовить закрывающие документы 22.04.2022 27.04.2022 5 Сдать объект заказчику 28.04.2022 28.04.2022 1 Объект принят заказчиком 28.04.2022 28.04.2022 0 Знакомство с YouGile Регистрация После входа в систему открывается главная страница системы Вся обучающая информация размещена по адресу: YouGile (zendesk.com). Обучающее видео: https://youtu.be/2G1ZiIzI8wo Открытые доски Шаринг досок (доступ к доске по ссылке) Функция доступна в меню доски для администраторов компании и Управляющих проектов (в облачной версии). Необходимо перейти в меню доски, нажать на "Доступ по ссылке" Далее можно выбрать уровень прав 1) Только просмотр задач доски - Гость может видеть все задачи на доске, отправка сообщений в чат недоступна, также нет возможности редактировать какие-либо данные в задаче. 2) Просмотр и отправка сообщений - Гость может просматривать все задачи на доске + доступна переписка в чатах задач 3) Создание задач и общение в чате - Гость может просматривать все задачи на доске + доступна переписка + доступно создание задач Вот пример открытой доски, где мы обсуждаем ближайшие функции в YouGile: https://ru.yougile.com/board/56mmqbzceqzo Структура системы В YouGile реализована иерархия объектов, позволяющая строить работу компаний любой сложности. В компании может быть любое количество проектов, в проекте — любое количество досок. На каждой доске можно создать множество колонок с неограниченным количеством задач. Компании В каждом аккаунте можно создать несколько компаний. Для создания новой компании и переключения между компаниями нужно пройти в настройки профиля и в блоке "Компании" нажать на "Добавить компанию". В этом же разделе компанию можно переименовать, нажав на иконку с карандашом, а также удалить через значок с корзиной. Изменить порядок отображения компаний можно путем перетаскивания мышью. Приглашенный в компанию пользователь, не являющийся администратором, не может удалить компанию у себя. Чтобы выйти из компании, ему нужно обратиться к администратору. Также есть следующее ограничение: администратор не может удалить у себя последнюю, единственную компанию. Это можно сделать только через запрос в поддержку YouGile. Проекты Для создания проекта перейдите в раздел с настройками проектов и пользователей, нажмите на "Добавить проект" или на "+". Созданные проекты можно менять местами путем перетаскивания. В меню проекта доступны опции дублирования (создания копии проекта), удаления и переименования проекта. В проекты можно добавить или исключить из них участников. Подробнее про настройки добавления и удаления пользователей в статье Добавление и удаление пользователей Через Настройки компании (подробнее в статье Настройки компании) можно настроить, кто из пользователей имеет право создавать новые проекты. Изменение структуры проектов, а также добавление и удаление участников доступно администраторам компании и управляющим проектов. Подробнее о ролях в проекте — в статье Роли пользователей. Обычному пользователю доступны изменения порядка проекта, они применяются только в его аккаунте. Доски Создать доску можно непосредственно из проекта, нажав на "+". В меню досок доступны следующие опции: переименование, перемещение, дублирование и удаление. Порядок досок в проекте можно изменить путем таскания.Создание новых досок, а также изменение их порядка доступно только администраторам компании и управляющим проектов. Колонки Для создания колонки нужно нажать на "Создать колонку" на доске проекта. Порядок колонок на доске можно изменить тасканием. Также можно перетащить колонку из одной доски на другую, из одного проекта в другой проект. Создание и перемещение колонок доступны только администраторам компании и управляющим проектов. В меню колонок доступны опции переименования, перемещения, дублирования, удаления колонки. Из этого меню также можно за одно действие архивировать все задачи в колонке либо архивировать только выполненные. Задачи Создать задачу можно через кнопку "Добавить задачу". Через меню задач ее можно отметить выполненной, переименовать, заархивировать, переместить, копировать ссылку на нее, дублировать или удалить. Выполнить задачу можно также нажав на галочку в левом верхнем углу и из самой карточки задачи. Задачи можно перемещать мышью в пределах одной доски, а также с одной доски на другую в пределах проекта. Все заархивированные задачи помещаются в специальный раздел в самом низу колонки. При необходимости, их можно просмотреть через "Показать". Восстановить задачу из архива можно через меню задачи: Диаграмма Ганта Диаграмма Ганта упрощает работу с проектами, помогает увидеть общий ход задач по всей компании и управлять ими за счет наглядности. Инструмент позволяет: Распределять задачи на временной шкале Определять дату начала задачи и дату окончания (дедлайн) Устанавливать связи задач Планировать последовательность работ на временной шкале В вид Ганта можно перейти из любой доски проекта, нажав на переключатель слева от панели стикеров. Также функция доступна из раздела "Отчеты". После настройки фильтров отчетов следует нажать на кнопку "Отобразить в виде Ганта". На тайм-линии отображаются все задачи со стикером дедлайн. Остальные задачи находятся внизу, в поле "Задачи без дедлайна". Из этой области задачи можно распределить по датам, после чего им автоматически будет присвоен стикер Дедлайн. Цвет задач в диаграмме соответствует цвету колонки, на каждой задаче отображаются исполнители, также помечаются архивные задачи. На доске дату начала и окончания задач можно задавать и видеть в стикере Дедлайн. Из вида Ганта можно установить связи задач. Убрать связь задач можно из карточки задачи, из вкладки "Задача". Раздел "Мои задачи" В разделе "Мои задачи" можно посмотреть все текущие и выполненные задачи, в которых вы являетесь исполнителем, а также задачи, порученные Вами другим пользователям. Задачи можно отсортировать по дедлайну, дате создания, автору, исполнителю либо вручную. Напротив пункта "Мои задачи" каждый пользователь может видеть количество задач, назначенных на него. В разделе "Мои задачи" есть 4 вкладки: 1) Задачи на мне — все задачи в компании, к которым Вы имеете доступ и в которых Вы являетесь исполнителем. 2) Порученные мной — все задачи в компании, в которых Вы назначали исполнителя. Через кнопку "Добавить задачу" из данного раздела задача создается без доски. Перенести задачу на доску любого проекта, к которому у пользователя есть доступ, можно из карточки задачи. 3) Приватные задачи — эти задачи видны только Вам. Никто из пользователей не видит приватные задачи другого пользователя, в том числе администратор компании. Приватную задачу можно создать только из раздела "Мои задачи" - "Приватные задачи", нажав на "Добавить задачу". 4) Избранные — все задачи в компании, в том числе Ваши приватные задачи, отмеченные "звёздочкой". Добавить задачу в Избранные можно как из раздела "Мои задачи", так и из самой карточки задачи. При создании задачи из данного раздела, эта задача создается без доски, отмеченная как Избранная. Из раздела "Мои задачи" задачу можно выполнить, нажав слева на галочку, установить дедлайн, добавить в "Избранное". Из меню справа задачу можно выполнить, переименовать, переместить, заархивировать, скопировать ссылку на эту задачу либо удалить. После выполнения задача переносится в блок "Выполненные". Щелчок на задачу открывает карточку задачи. Заархивированные задачи в разделе "Мои задачи" не отображаются. Групповые чаты В групповой чат можно добавить всех сотрудников компании, какого-либо отдела или проекта. Групповые чаты, как и личные, приватны и видны только участникам чата. Создать чат можно по кнопке “Создать групповой чат” в левой или в правой панели в разделе “Личные чаты”. В открывшемся окне нужно ввести название чата, а также отметить список участников. Чтобы переименовать чат либо изменить в нем состав пользователей, нужно нажать на иконку с карандашом рядом с названием чата. Для удаления чата нужно исключить из него всех пользователей, чат будет удалён автоматически. В правом верхнем углу чата есть отдельная настройка для управления уведомлениями в групповых чатах. При необходимости, можно отключить уведомления для определенных чатов. * Настроить, кто имеет право создавать групповые чаты (все пользователи, руководители отделов компании и администраторы компании либо только администраторы) можно в настройках компании: Настройки компании видны и доступны для редактирования только администраторам компании. Данный блок настроек позволяет: Создавать проекты всем пользователям компании (а не только администраторам) Мы считаем, что открытая команда работает более эффективно. И это видно из статистики по действиям пользователей YouGile. Чем больше свободы действий и прозрачности – тем активнее ведут себя пользователи в системе. Запретить пользователям создавать групповые чаты, оставить это привилегией администраторов. И все же некоторые команды, особенно большие, от 50 человек, имеют более строгую иерархию. А значит, им нужна возможность ограничить права сотрудников. Настроить видимость e-mail друг друга Это актуально для больших команд с разными отделами. При необходимости видимость e-mail адресов можно и ограничить, например, если в систему приглашены заказчики, подрядчики и фрилансеры. Для перехода в меню редактирования следует зайти на страницу с настройками проектов и нажать на шестеренку рядом с названием компании. В открывшемся окне можно регулировать: Кто может создавать новые проекты Кто может видеть страницу "Отчеты" Кто может редактировать должность пользователя Кто может создавать групповые чаты Кто может видеть email-ы в карточках сотрудников Кто может видеть страницу «Лицензия и оплаты» Доступны следующие варианты: Руководители отделов и администраторы - руководители отделов компании, а также администраторы компании. Подробнее об "Отделах компании" можно почитать в статье Отделы компании. Только администраторы - только администраторы компании. Все пользователи - без исключений. Независимо от того, с какими ролями пользователи добавлены в проекты и в каких группах прав они состоят. Отделы компании Функция позволяет разделить сотрудников по отделам, указать должности, назначить руководителей каждого отдела с возможностями управления группой. Возможна бесконечная вложенность отделов – можно работать, даже если вас 1000 человек Зачем нужна структура? Для визуализации. Любой сотрудник может понять, кто где работает, и обратиться при необходимости. Для того, чтобы отрегулировать прозрачность процессов в разных отделах. Для создания отдела компании следует перейти на страницу с настройками проектов, затем нажать на "Добавить отдел". В окне настроек отдела можно выбрать руководителя, а также сотрудников, состоящих в данном отделе. Руководители отделов могут просматривать задачи пользователей (в которых они назначены Исполнителями), состоящих в их отделе и в подчиненных отделах, в том числе задачи тех проектов, в которых руководители не состоят. Исключение - приватные задачи, они видны только создателям задач. Роли пользователей Пользователи могут быть добавлены в проект со следующими уровнями доступа: Управляющий, Сотрудник, Наблюдатель. Все эти пользователи имеют право на просмотр всех задач в проекте. Управляющий — полный доступ. Может менять структуру и пользователей проекта. Управляющий может приглашать пользователей в проект, а также удалять их из проекта, назначать им роли, настраивать права через группы прав. Пользователю с данной ролью доступно создание досок, колонок в проекте, редактирование их названий, а также перемещение. Управляющий может отметить выполненными любые задачи (в которых он является исполнителем, задачи без исполнителя, а также "чужие" задачи, в которых исполнителями являются другие пользователи. Сотрудник — доступ к задачам. Может работать с задачами, но не менять структуру проекта. Сотрудник, как и Управляющий, имеет неограниченные права на работу с задачами. В отличие от Управляющего, такой пользователь не может редактировать структуру проекта (создавать доски, колонки, изменять их названия, а также их перемещать). Сотрудник может выполнить только те задачи, в которых он является исполнителем, а также задачи без исполнителя. Он не может отметить выполненными "чужие" задачи (в которых исполнителями являются другие пользователи) Наблюдатель — доступ только к чату. Может комментировать в чате, ничего не меняя в задачах. Наблюдатель, как и Управляющий и Сотрудник, видит полностью все данные в проекте, но он не может редактировать структуру проекта, а также он не может редактировать задачи (т.е. он не может изменить название задачи, добавить описание, подзадачи, стикеры, переместить задачу). Он может только отправлять сообщения в чаты задач. Наблюдатель имеет право на выполнение только тех задач, в которых он является исполнителем. Задачи без исполнителя, а также "чужие" задачи он не может отметить выполненными. Настройки доступны при добавлении пользователей в проект. Отредактировать их может администратор компании либо управляющий проекта. Создание своих ролей Можно создать свою роль и раздать ей права на определенные действия с проектами, досками, колонками и задачами. Таким образом можно ограничить просмотр/редактирование выбранных объектов в проекте. В компанию можно заводить фрилансеров или подрядчиков, которым будут доступны только определенные части проекта, можно организовать внутреннюю поддержку или организовать процесс сбора инициатив. Для создания роли необходимо перейти в настройки проекта, нажать на "Настройка ролей в проекте" - "Добавить роль". В настройках разрешить/запретить действия для проекта и выбранных объектов в проекте: Созданную роль нужно выбрать из списка напротив имени пользователя и сохранить изменения в проекте. Примеры создания ролей: 1) Необходимо настроить роль таким образом, чтобы пользователи могли видеть только те задачи, в которых являются исполнителями. - Нужно запретить просмотр всех задач и установить разрешения для задач, назначенных на пользователя. 2) Нужно настроить роль так, чтобы пользователи имели право на просмотр и редактирование выбранных досок в проекте, остальные доски не были видны. - Следует настроить запреты для проекта и установить разрешения для досок, которые должны быть доступны для просмотра и редактирования: 3) Нужно настроить пользователю запрет редактирования определенных задач - все остальные задачи разрешается редактировать. Для каждой из выбранных задач нужно разрешить только просмотр, все остальные действия необходимо запретить. ОТЧЕТЫ И СВОДКИ С помощью данного инструмента Вы можете получить любую информацию по проектам и выгрузить её для проведения анализа. Главная цель функций — полная прозрачность для управления и принятия обоснованных решений. Отчеты Выводят любую информацию в виде таблиц. Гибкая система сортировки и фильтрации позволяет реализовать отчетность любой сложности. Полученные таблицы можно скачать в формате Excel, а также настроить их регулярное получение на почту. Например, вы можете узнать в каких задачах больше всего общались, посмотреть все задачи со статусом “Срочно”, по которым был просрочен дедлайн, вывести все задачи с доски внутренних инициатив, которые не были одобрены, но при этом практически не обсуждались, и найти там что-то полезное для компании. Настроить, кому из пользователей отображается данный раздел, можно в настройках компании (подробнее - Настройки компании ) Отчет “Общий” — позволяет быстро понять, что происходит отделах, проектах или по сотрудникам. В общем отчете можно получить быструю информацию по происходящему в компании. Здесь отображаются срезы по проектам, отделам и по людям. По умолчанию в таблице отображаются две колонки: список открытых задач и выполненные. Можно добавить свою колонку. На каждое число в таблице можно щелкнуть. Откроется детальная информация по этим задачам (названия даты исполнители авторы и прочее). Любой отчет можно скачать в формате excel. В отчетах “Таблицы” имеется возможность управлять столбцами. Например, можно составить удобный отчет для наблюдения за потоком общения по задачам. Для создания отчета следует перейти в раздел "Отчёты" — "Таблицы", нажать на "Добавить отчёт". В открывшемся окне ввести название отчета, настроить фильтрацию и сортировку для задач, а также определить состав колонок. В этом окне можно также настроить отправку отчета на e-mail в заданное время. Отчеты можно отредактировать либо удалить через "Настроить отчет", скачать в формате Excel, также посмотреть в виде Ганта. Сводки На каждой доске можно создать сводки — колонки, в которые при помощи сортировки и фильтрации можно вывести задачи из всех проектов и досок по определенным критериям. Для создания сводки на доске проекта нужно нажать на "Создать сводку". Данная опция доступна пользователям, которые имеют права на редактирование структуры проекта (роль Управляющий, а также созданные роли. Подробнее о ролях — в статье Роли пользователей ) В открывшемся окне следует указать название сводки, добавить фильтры по задачам, а также, при необходимости, настроить сортировку, нажать "Сохранить". Созданную сводку можно отредактировать либо удалить, нажав на шестеренку в углу колонки, также можно скачать в формате Excel. Создав несколько колонок-сводок, можно сформировать доску для мониторинга за процессами в команде. Например, доску для наблюдения за активностью в одном проекте за последние 24 часа. |