лекции по ОП. лекции. Лекции по дисциплине Информационные технологии в профессиональной деятельности
 Скачать 7.53 Mb.
|
|
РАЗДЕЛ 2. ТЕХНОЛОГИИ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ Лекция № 1. Классификация и возможности текстовых редакторов. Возможности текстового процессора MS Word 2007 .Основы работы в MS Word 2007 . В работе специалиста с персональными компьютерами значительная доля времени расходуется на создание, редактирование и печать документов. В основном это текстовые документы с таблицами и рисунками. Создание и редактирование на компьютере текстовой информации обеспечивают пакеты прикладных программ — текстовые редакторы (текстовые процессоры). Различают встроенные текстовые редакторы (в Norton Commander, Турбо Паскаль и т. п.) и самостоятельные (Editor, Лексикон, Microsoft Word, Corel WordPerfect, Lotus WordPro, OpenWriter/StarWriter). Работа с графическими объектами производится в векторных (встроенный графический редактор Word, CorelDraw) и растровых (Paint, Adobe Photoshop) графических редакторах. Создать текстовый документ можно набором в текстовом редакторе или путем сканирования с последующим распознаванием (системой оптического распознавания) и редактированием в текстовом редакторе. Для перевода текстовой информации с одного языка на другой используются системы машинного перевода (пакеты PROMT, Lingvo). 2.1. Классификация и возможности текстовых редакторов Наиболее распространенными и востребованными прикладными программами работы с текстовыми документами являются текстовые редакторы и процессоры. Программы для работы с текстом подразделяются на несколько категорий: текстовые редакторы, текстовые процессоры, настольные издательские системы. Текстовые редакторы предназначены для создания несложного текста с элементами простого форматирования, например WordPad, Блокнот. Мощный текстовый редактор, располагающий большими возможностями по обработке текстовых документов, обычно называют текстовым процессором. Современные текстовые процессоры предусматривают множество дополнительных функций, позволяющих намного упростить набор и модификацию текстов, повысить качество отображения текста на экране, качество распечатки документов. Например: форматирование символов (использование различных шрифтов и начертаний); форматирование абзацев (выравнивание по ширине страницы, задание междустрочного интервала и автоматический перенос слов); создание и обработка таблиц; оформление страниц (автоматическая нумерация, ввод колонтитулов и сносок); оформление документа (автоматическое построение оглавления, указателей); проверка правописания и т. д. При выборе для работы текстового редактора нужно учитывать многие факторы: характер содержания документа (например, простой текст или таблицы, формулы, уравнения и т. п.), сложность создаваемых документов, объемы текстов, требования к качеству напечатанного на бумаге документа. Наиболее известные редакторы текстов по специализации можно условно разделить на пять групп: процессоры общего назначения (Microsoft Word, WordPerfect и др.); редакторы научных документов (ТЕХ); издательские системы (PageMaker, Ventura Publisher, QuarkXPress и др.); Web-редакторы; редакторы исходных текстов программ (MultiEdit и встроенные редакторы систем программирования Basic, Pascal, С и др.). Разумеется, с помощью Microsoft Word можно подготовить и текст программы, а с помощью MultiEdit — документ общего назначения. Специализация редактора заключается в добавлении или оптимизировании функций, которые необходимы для обслуживания документов определенного типа. Например, редактор ТЕХ более удобен для набора математических выражений, чем встроенный редактор формул Microsoft Word. Издательские системы специализируются на подготовке набранного документа к публикации, создании макета издания. Для набора текста удобнее применять текстовые процессоры типа Microsoft Word, а для создания и редактирования иллюстраций — графические системы: CorelDraw (векторные изображения), Adobe Photoshop (растровые изображения). Для подготовки Web-страниц и Web-сайтов используют специализированные программы, называемые Web-редакторами. Для разных задач целесообразно использовать разные текстовые процессоры. Рассмотрим преимущества различных программ для создания текстов сообразно тому, насколько хорошо или плохо они справляются с решением конкретных задач. 2.2. Обзор современных текстовых процессоров Наиболее популярны программы «большой четверки» офисных приложений: Microsoft Word, Corel WordPerfect, Lotus WordPro, OpenWriter/StarWriter. Все вышеперечисленные программы работают на платформе ОС Windows.    Системные требования. Главным ресурсом для всех текстовых процессоров является объем оперативной памяти. Кроме того, ряд разработчиков постепенно отказываются от поддержки Windows 9х и NT 4, поскольку их перестала продавать и поддерживать сама фирма Microsoft. Однако далеко не все компьютеры способны работать с Windows 2000/ХР, да и многие пользователи в силу материальных причин или привычки не торопятся менять свои компьютеры на более современные модели. Поэтому выделим программы, которые хорошо функционируют на слабых компьютерах, — это WordPro, которой для функционирования требуется компьютер с процессором Pentium 100 МГц, 32 Мбайт оперативной памяти и Windows 98/NT 4. Возможна даже работа с Windows 95. Для WordPerfect достаточно компьютера с процессором Pentium 100 МГц и ОС Windows 98/МЕ, но требуется не менее 64 Мбайт оперативной памяти. Наиболее требовательны к системе Word 2003 и Writer: им для работы требуется процессор не ниже 300 МГц и не менее 128 Мбайт ОЗУ, а лучше еще больше. Word 2003 требует для работы ОС Windows 2000/ХР/2003. Поддержка русского языка. Word имеет лучшее качество средств лингвистической поддержки, а именно — проверку орфографии и грамматики, расстановку переносов, наличие словарей, синонимов. Это единственная программа, у которой в штатный комплект входят средства проверки грамматики и стиля, дополнительные словари синонимов и толковый словарь, а в последней версии имеются даже средства машинного перевода. Вместе с этим проверка орфографии и грамматики в Word - это основной источник проблем: ведь существуют сочетания слов, приводящие даже к аварийному завершению программы. Кроме того, фоновая проверка орфографии существенно замедляет работу, поэтому её лучше отключать, а перед началом проверки орфографии надо обязательно сохранять результаты работы. Программа OpenOfficeWriter тоже осуществляет проверку правописания на русском языке и имеет средства расстановки переносов. Кроме того, в русскую версию программы входят шаблоны целого ряда документов, в которых учтены требования отечественных стандартов по делопроизводству. В программах WordPerfect и WordPro поддержка русского языка реализована хуже, в частности, нет русского тезауруса (Теза́урус (от греч. ησαυρός — сокровище), в общем смысле — специальная терминология, более строго и предметно — словарь, собрание сведений, корпус или свод, полномерно охватывающие понятия, определения и термины специальной области знаний или сферы деятельности, что должно способствовать правильной лексической, корпоративной коммуникации (пониманию в общении и взаимодействии лиц, связанных одной дисциплиной или профессией); в современной лингвистике — особая разновидность, в которых указаны семантические отношения (синонимы, антонимы, паронимы, гипонимы и т.п.) между лексическими единицами. Тезаурусы являются одним из действенных инструментов для описания отдельных предметных областей. В отличие от толкового словаря, тезаурус позволяет выявить смысл не только с помощью определения, но и посредством соотнесения слова с другими понятиями и их группами, благодаря чему может использоваться для наполнения баз знаний систем искусственного интеллекта. Также термин тезаурус употребляется в теории информации для обозначения совокупности всех сведений, которыми обладает субъект) и словаря синонимов. Программа StarOffice Writer не поддерживает лингвистические средства русского языка. Создание документов. Процесс создания документов разделяется на несколько подзадач: работа с деловой документацией; набор «полуфабриката» для дальнейшей верстки; подготовка научных публикаций; создание объемных документов. Работа с деловой документацией. Возможности вышеперечисленных текстовых процессоров по этому пункту практически равны. Составление деловой документации — достаточно простой процесс, практически речь идет об улучшенной версии пишущей машинки. С такой задачей успешно справляются все программы, поскольку самое сложное, что может быть в таких документах, — это таблицы. Возможно, потребуется добавление в документ картинки с логотипом фирмы. Такие операции все программы выполняют одинаково хорошо, но наиболее выгодно смотрится WordPerfect. В нём удобнее всего работать с иерархическими списками (Иерархия (греч. hierarchía, от hierós — священный и arche — власть), расположение частей или элементов целого в порядке от высшего к низшему), широко используемыми при составлении договоров. Возможно, именно поэтому большинство зарубежных юристов предпочитают работать именно с этой программой. Набор «полуфабриката» для дальнейшей верстки. Качество выполнения данной работы зависит от возможностей экспорта результатов работы в файловый формат, понятный основным издательским системам. Хуже всего для этих работ использовать программу WordPro, поскольку её формат не поддерживает ни одна из издательских систем, а средства экспорта не сохраняют информацию о целом ряде элементов форматирования. Собственный формат Writer также не известен основным издательским системам, но это компенсируется тем, что средства экспорта DOC и RTF работают вполне корректно, поэтому проблем не возникает. Подготовка научных публикаций. При подготовке научных публикаций обычно возникают две проблемы — редактирование формул и создание библиографических ссылок. Корректно решаются эти проблемы только Writer — ведь у неё есть и средства работы с библиографией, и хороший формульный редактор, понимающий язык описания формул, принятый в TEX/LATFX. К достоинствам также можно отнести запоминание часто встречающихся слов, что повышает производительность труда при вводе сложных терминов и названий. Неплохие редакторы у программ WordPerfect и WordPro, а вот создание библиографических ссылок существенно хуже. Microsoft Word значительно уступает вышеназванным программам из-за нестабильной работы и полного пренебрежения отечественными стандартами формульного редактора MS Equation. К тому же этот редактор не понимает языка описания формул ТЕХ. Так что Word не рекомендуется использовать для набора текстов с большим количеством формул. Создание объемных документов. Спецификой создания объёмных документов является работа с оглавлениями, указателями, облегчающими подготовку документов, ну и собственно сама возможность создания таких документов. Программы Word, Writer и WordPerfect примерно равноценны. Для таких работ, и в целом работа с этими программами не вызывает дискомфорта. В Writer и WordPerfect очень удобно реализованы указатели, но не продумана система навигации, а в Word все с точностью до наоборот. Все программы не любят работать с объемными таблицами, а большое количество внедренных иллюстраций значительно замедляет работу и даже может привести к аварийному закрытию программы. Программа WordPro при достижении некоторой критической массы объема документа начинает работать очень медленно, поэтому для этих целей её лучше не использовать. Редактирование. Важным аспектом редактирования является возможность сохранения результатов правки в виде отдельной версии документа, при этом все версии хранятся в одном файле. Лучше всего такая возможность реализована в программах Word и WordPro. Только эти программы имеют возможность сохранения нескольких версий документа в одном файле, а также открытия доступа нескольким пользователям к разным частям документа. Необходимо принять во внимание, что в Word сохранение нескольких копий сильно увеличивает объем файлов. В программе WordPerfect можно проводить лишь сравнение версий одного документа, сохраненного в разных файлах, а режим редактирования с фиксацией исправлений просто отсутствует. Верстка и оформление. Современные текстовые процессоры по возможностям оформления вплотную приближаются к издательским системам. В каждой из рассматриваемых программ предусмотрены вставка текстовых и графических врезок, использование многоколоночной верстки, страничных и концевых сносок, различных колонтитулов, а также средств для создания спецэффектов. Составной частью всех программ является графический редактор. Почти во всех программах имеются инструменты для управления межсимвольными интервалами (кернинг) и регулировки разрядки/уплотнения шрифта (трекинг). Отличия заключаются лишь в корректности реализации этих инструментов. Лучше всех верстка и оформление реализованы в WordPerfect, хуже всего — в WordPro. Посредине оказались Word и OpenWriter/StarWriter. И хотя нельзя сказать, что они имеют мощное и гибкое управление положением врезок и расположением текста в несколько колонок, но у них развиты средства рисования и имеются средства разрядки/ уплотнения шрифта. В заключение обзора текстовых процессоров следует отметить, что некоторые программы могут работать не только на платформе ОС Windows. Так, помимо ОС Windows, в качестве платформы могут быть: у Word 2003 — Mac OS, у WordPerfect — Linux, у OpenOffice Writer — Mac OS, Linux, Solaris. На практике разные категории пользователей пользуются разными текстовыми процессорами: ведь то, что важно для одних, будет совершенно не востребовано другими. 2.3. Возможности текстового процессора Microsoft Word 2003 Рассмотрим основы работы с текстовым процессором MS Word, поскольку эта программа является одной из основных программ офисной технологии фирмы Microsoft, которая преимущественно используется в российских организациях. Текстовый редактор MS Word является весьма популярным и мощным процессором. Он предназначен для подготовки как простых документов — деловых писем, профессиональной документации, так и документов большого объема с таблицами, формулами, графиками, рисунками. Сейчас в ходу несколько версий этого текстового процессора: Word 6.0, Word 7.0 (он же Word-95), Word-97 (он же 8.0), Word-2000 (он же 9.0), Word-XP (он же 10.0), Word-2007 (11.0), Word-2010 (12.0), Word-2013 (13.0). С появлением каждой новой версии офисного пакета MS Word становится проще в использовании. Так, Word-97 предоставляет более гибкие и удобные средства, чем Word-95. Совершенно аналогично Word-2000 является улучшенным вариантом Word-97. Но основные, базовые приемы работы в редакторах едины, поэтому на начальном этапе знакомства с приложениями Windows не очень важно, какая версия MS Office установлена на вашем персональном компьютере. Что мы хотим от MS Word? Перечислим по порядку: набрать текст на русском или иностранном языке; сохранить текст на диске в виде файла или загрузить его с диска тогда, когда он понадобится для работы; отредактировать документ и проверить правописание; отформатировать текст документа; оформить его соответствующим образом; напечатать документ или отправить его по электронной почте. Как набирают текст — более или менее понятно, главное — привыкнуть к расположению клавиш на клавиатуре. Зачем сохранять текст на диске, тоже понятно: чтобы можно было им воспользоваться еще раз. Печать документов тоже не вызывает особых вопросов. А вот редактирование — что это такое? Ну конечно, это возможность вносить различные изменения и поправки любого рода в текст — скажем, убирать или добавлять отдельные слова и даже целые предложения, проверять орфографию встроенными программами (такие программы называются спеллерами, или спел(л)-чекерами), не выходя из редактора. Современные текстовые процессоры предусматривают множество дополнительных операций форматирования, позволяющих повысить качество оформления текстового документа. Например: форматирование символов (использование различных шрифтов и начертаний); форматирование абзацев (выравнивание по ширине страницы и автоматический перенос слов); создание и форматирование таблиц, списков, колонок. Ну а что же понимается под оформлением документа? Оформление документа: автоматическое построение оглавления и указателей, автоматическая нумерация, ввод колонтитулов и сносок, задание на странице полей для печати документа, создание стиля оформления заголовков и основного текста и др. На следующем занятии рассмотрим основные приемы работы в текстовом редакторе на примере MS Word 2003, предполагая, что у вас есть определенный опыт общения с текстовыми редакторами. Контрольные вопросы Дайте классификацию текстовых редакторов. Что называют текстовым процессором? Дайте классификацию редакторов текстов по специализации Назовите наиболее популярные программы офисных приложений. Какая программа офисного приложения не поддерживает лингвистические средства русского языка? На какие взаимосвязанные подзадачи разделяется процесс по созданию документов? Назовите требования, предъявляемые к MS Word? Что понимается под оформлением документа в MS Word? Литература Основная Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности: учеб. пособие. – М.: Проспект, 2014. – С. 83…119. Свиридова М.Ю. Текстовый редактор Word: учеб. пособие для нач. проф. образования / М.Ю. Свиридова – М.: Издательский центр «Академия», 2010. – С. 5…87. Дополнительная Стоцкий Ю., Васильев А., Телина И. Office 2007. Самоучитель. – СПб. Питер. 2007. – С. 124…218. Угринович Н. Д. Практикум по информатике и информационным технологиям. Учебное пособие для общеобразовательных учреждений. Изд. 2-е, испр. / Н. Д. Угринович, Л. Л. Босова, Н. И. Михайлова — М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2004. - С. 109…116. |