лекции по ОП. лекции. Лекции по дисциплине Информационные технологии в профессиональной деятельности
 Скачать 7.53 Mb.
|
|
ТЕМА 2.2 ОБРАБОТКА ДАННЫХ СРЕДСТВАМИ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ MICROSOFT ЕХСЕL. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦАХ MS EXCEL 2007. ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ. ПОИСК, СОРТИРОВКА И ФИЛЬТРАЦИЯ ДАННЫХ Лекция № 1. Основы работы в электронных таблицах Microsoft Excel 2007 Вычисления для современного специалиста являются обычным видом деятельности. Для помощи в автоматизации вычислений и представлении полученных результатов в наглядном виде, как правило, используются электронные таблицы. Самой популярной и распространенной электронной таблицей является программа офисного пакета фирмы Microsoft — MS Excel. MicrosoftExcel использует в расчетах более 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, позволяет связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры. Это интересно В 1979 г. два студента-экономиста Боб Фрэнкстон (BobFrankston) и Дэн Бриклин (DanBriclin) написали первую в истории программу электронных таблиц и назвали её VisiCalk — сокращенное название от VisibleCalkulator (наглядный калькулятор). Так что все программы электронных таблиц, включая и Excel, обязаны своим появлением Бобу и Дэну. Существуют различные версии программы MS Excel, но мы рассмотрим применение в практической деятельности — MS Excel 2003 (2007). 3.1. Основы работы в электронных таблицах Microsoft Excel Для работы Microsoft Excel нужна среда Windows. Особенности экранного интерфейса. После запуска программы на экране появляется стандартное Windows-окно (рис. 3.1).  В центре этого окна располагается Рабочий лист, состоящий из отдельных ячеек. Каждая ячейка определяется своим местом (адресом) в таблице — индексом столбца (А, В, С.) и номером строки (1,2,3...), на пересечении которых она находится. Например, ячейка в столбце А первой строке носит название А1, а ячейка в том же столбце, но во второй строке — А2. В отличие от часто используемого текстового редактора MS Word программа MS Excel имеет ряд существенных отличий в структуре своего окна. Так, между панелью инструментов и рабочим полем располагается дополнительная строка, называемая Строкой формул (Строкой редактирования).Назначение её следует из названия. При установке курсора в строку формул между полем адреса ячейки и строкой формул появляются три кнопки: — Отмена; — Ввод; = — Изменить формулу. Использование этих кнопок ускоряет ввод информации в ячейку. Само рабочее поле Excel похоже на шахматную доску и состоит из ячеек, дающих привязку информации к рабочему листу. В левом верхнем углу рабочего поля на пересечении номеров строк и столбцов располагается особая кнопка — Выделить все, позволяющая выделить сразу весь документ. Линейки прокрутки. Над вертикальной линейкой и справа у горизонтальной линейки прокрутки имеются особые полосы разделения окна, перемещение которых делит экран рабочей таблицы на подокна. Это удобно использовать при работе с большими таблицами, у которых данные частично находятся за пределами экрана. В этом случае можно зафиксировать в верхнем подокне «шапку» таблицы, а в нижнем прокручивать данные таблицы. Для удобства работы в таком варианте можно зафиксировать это разделение окон из меню Окно командой Закрепить области. Листы электронной книги Excel - по-своему уникальная программа, позволяющая хранить целую пачку документов в виде одной электронной книги. Каждый документ размещается на своем листе, ярлыки которых расположены в нижней левой части экрана: \лист1/лист2/лист3/. Здесь же расположены и кнопки прокрутки ярлычков листов, позволяющие перемещаться по листам. При необходимости добавление листов производится из меню Вставка командой Лист. Все операции с листом производятся командами контекстного меню, вызванного щелчком правой кнопки мыши по ярлыку соответствующего листа. Несколько листов объединяются в книгу. Таким образом, документ Excel является рабочей книгой, которая содержит несколько рабочих листов, представляющих собой таблицы. Активная ячейка. Перед вводом данных нужно сделать ячейку активной. Для этого следует поместить курсор мыши на выбранную ячейку и щелкнуть на ней мышью — ячейка окажется выделенной черной рамкой. Выделить необходимую ячейку можно также с помощью клавиш управления курсором. Имя активной ячейки отображается в строке формул и состоит из номера столбца и номера строки, например D47. Выделив ячейку, в нее можно вводить данные: текст, числа, даты, время или формулы. Завершение ввода данных. Введенные данные запоминаются в ячейке, если ввод завершить нажатием клавиши [Enter], а также если щелкнуть мышью на другой ячейке или покинуть текущую ячейку с помощью клавиш управления курсором. 3.2 Ввод и редактирование данных Чтобы ввести данные в конкретную ячейку, необходимо выделить её щелчком мыши, а затем щелкнуть по Строке формул справа от вертикальной черты. В окне появится мерцающий текстовый курсор. Теперь вы можете набирать информацию; вводимые в Строке формул данные воспроизводятся в текущей ячейке. В любую ячейку электронной таблицы можно ввести текстовую (алфавитно-цифровую) информацию, число или формулу. 3.2.1 Ввод текстовых данных Текстовые данные могут состоять из букв, чисел и символов. Если ширина ячейки недостаточна, в ней нельзя будет увидеть все данные или они как бы «налезут» на другие ячейки. Допускается ввод в ячейку текста (до 32000 для Excel 2003 и выше), если соседние ячейки справа свободны. Если же они заняты какой-либо информацией, то видимая часть текста большой длины будет ограничена шириной колонки. Ячейку можно сделать «резиновой», когда вводимая информация будет вводиться внутри одной ячейки, как бы увеличивая её размеры вниз в зависимости от объема информации. Для этого надо задать ячейке отображение с переносом по словам с помощью команды Формат/Ячейки/Выравнивание/Переносить по словам. В этом случае высота ячейки будет изменяться таким образом, чтобы текст располагался внутри одной ячейки. Этот прием очень удобно использовать при оформлении «шапки» таблицы, если длина надписи значительно превышает ширину колонки. 3.2.2 Ввод числовых данных Ввод чисел производится непосредственно с клавиатуры в активную (выделенную) ячейку и завершается нажатием клавиши [Enter]. Также зафиксировать конец ввода данных можно путем перемещения курсора на другие ячейки (стрелками) или клавишей [Tab]. По умолчанию после фиксации числа Excel сдвигает его к правой границе ячейки, однако число можно выровнять по центру ячейки или сместить к левой границе ячейки с помощью кнопок выравнивания. Если ширина столбца недостаточна для показа всего введенного числа, в ней появляются символы ##### или экспоненциальный вид числа. Ширину столбца также можно изменять методом автоподбора ширины. Для этого надо установить курсор на правую границу заголовка столбца (указатель примет вид двунаправленной стрелки) и сделать двойной щелчок мышью — компьютер сам подберет оптимальную ширину столбца. Особый интерес представляет ввод последовательностей чисел, дат или текстовых записей, поскольку именно здесь можно применять многие приемы автозаполнения. Последовательность данных удобно создавать с помощью маркера автозаполнения — маленького черного квадратика в нижнем правом углу активной ячейки. При создании последовательности числового ряда типа 1, 2, 3…27 наши действия будут несколько иные. 3.2.3 Быстрое копирование данных с помощью автозаполнителя Обычно копирование производится из меню Правка командами Копировать и Вставить. Но есть пара приёмов, с помощью которых эта операция проводится быстрее. Если возникла необходимость скопировать данные в ячейки, расположенные рядом с исходной ячейкой, лучше всего воспользоваться автозаполнителем. Для этого мышью выделите ячейку с данными для копирования, поместите указатель мыши на марке автозаполнителя в правом нижнем углу ячейки, нажмите кнопку мыши и, не отпуская ее, протяните маркер автозаполнителя по соседним ячейкам, в которые копируются данные, а затем отпустите кнопку мыши. Копирование можно производить в любую из сторон. Если надо произвести копирование в какое-либо другое место, применим прием Drag & Drop(«перетащить и отпустить»): после выделения ячеек следует поместить курсор мыши на одну из границ выделения, нажать клавишу [Ctrl], затем левую кнопку мыши и, удерживая их, переместить курсор на новое место. Отпустите кнопку мыши, затем клавишу [Ctrl] — копируемые данные займут новое место. 3.2.4 Копирование формата Зачастую бывает очень выгодно применять копирование формата. Под форматом подразумеваются шрифт, размер и цвет шрифта, цвет фона, примененный тип выравнивания и оформление рамками. Можно копировать форматы ячеек из одного интервала в другой. Копирование формата можно применять, если нужно отформатировать интервал ячеек, пользуясь ранее отформатированной ячейкой как эталонной. Как произвести копирование формата? Прежде всего выделим интервал ячеек, имеющий нужный формат, затем щелкнем по кнопке Копировать формат (справа от курсора появится значок кисточки). Далее надо выделить интервал ячеек, к которому нужно применить формат, отпустить кнопку мыши, и Excel отформатирует выбранный интервал. 3.3 Обработка экономической информации С точки зрения математики характер решаемых задач по обработке экономической информации не очень сложен. Обычно это задачи расчёта заработной платы сотрудникам какого-либо подразделения, стоимости приобретенного товара, выполнения плана предприятия по периодам времени и др. 3.3.1 Ввод формул К данным относятся и формулы. С помощью формул можно, например, складывать, умножать и сравнивать данные таблиц. Значит, формулами следует пользоваться, когда необходимо ввести в ячейку листа вычисляемое значение. Ввод формулы начинается с символа «=» (знак равенства). Именно этим знаком отличается ввод формул от ввода текста или числового значения. В формулу можно вводить числовые и текстовые значения — константы (текстовые выражения должны заключаться в двойные кавычки). Кроме того, в формулах можно использовать ссылки на ячейки (в том числе в виде имен) и многочисленные функции, которые соединяются между собой операторами. Ссылки представляют собой включаемые в формулу адреса ячеек или диапазоны ячеек. Ссылки на ячейки задаются обычным образом (в виде относительной адресации), т. е. в виде А1, В1, С1. Например, для того чтобы в ячейке С1 получить сумму значений ячеек А1 и В1, в нее достаточно ввести формулу =А1+В1. Диапазон ячеек представляет собой некоторую прямоугольную область рабочего листа и однозначно определяется адресами ячеек, расположенными в диаметрально противоположных углах диапазона. Разделенные символом «:» (двоеточие), эти две координаты составляют адрес диапазона. Например, чтобы получить сумму значений ячеек диапазона C4:D9, используйте формулу =CYMM(C4:D9). При вводе формулы ссылки на ячейки могут непосредственно набираться с клавиатуры символ за символом на английском языке, но намного проще указывать их с помощью мыши. Аналогично можно указывать ссылки на диапазоны ячеек, выделяя их при вводе формулы с помощью мыши или клавиатуры. Редактирование уже введенной формулы можно выполнять несколькими способами: двойным щелчком мышью на ячейке, чтобы корректировать формулу непосредственно в этой ячейке; выбрав ячейку и нажав клавишу [F2]; выбрав ячейку и щелкнув мышью в строке формул. 3.3.2 Абсолютная и относительная адресация ячеек В формуле может присутствовать два вида адресации: относительная и абсолютная. Возможные виды адресации показаны в табл. 3.1. Таблица 3.1 Относительная и абсолютная адресация
При копировании по столбцу формул с относительной адресацией автоматически изменяется номер строки, соответственно при копировании по строке — автоматически изменяется имя столбца. В формулах с относительной адресацией в адресе ячейки отсутствует символ $. Абсолютный вид адресации применяется для того, чтобы защитить в формулах адреса от изменения при копировании, если ссылка производится на одну и ту же ячейку. При абсолютной адресации перед той частью адреса ячейки, которая не должна меняться при копировании, ставится символ $. Для упрощения ввода этого знака в адрес ячейки удобно пользоваться клавишей [F4], при этом курсор должен находиться на нужном адресе в формуле. При каждом повторном нажатии [F4] знак доллара будет появляться перед разными частями адреса: $D$6, D$6, $D6, D6. При наборе формул адреса ячеек можно набирать с клавиатуры, но лучше их вводить щелчком мыши по ячейке с нужным адресом — вероятность ошибки в адресе ячейки резко уменьшается. 3.3.3 Вычислительные возможности Excel Для решения ряда экономических и финансовых задач целесообразно использовать многочисленные возможности электронных таблиц. Рассмотрим некоторые из них. Для обозначения действия, например сложения, вычитания и т. п., в формулах применяются операторы. Все операторы делятся на несколько групп (табл. 3.2). Таблица 3.2
Арифметические операторы используются для обозначения основных математических операций над числами. Результатом выполнения арифметической операции всегда является число. Операторы сравнения используются для обозначения операций сравнения двух чисел. Результатом выполнения операции сравнения является логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Для выполнения вычислений в программе Excel используются формулы. С помощью формул можно, например, складывать. 3.3.4 Функции в Excel Функции в Excel в значительной степени облегчают проведение расчетов и взаимодействие с электронными таблицами. Наиболее часто применяется функция суммирования значений ячеек. Напомним, что эта функция имеет название СУММ, а в качестве аргументов служат диапазоны суммируемых чисел. В таблицах часто требуется вычислить итоговую сумму по столбцу или строке. Для этого Excel предлагает функцию автоматической суммы, выполняемой нажатием кнопки Автосумма на панели инструментов. 3.3.5 Мастер функций Кроме функции суммирования, Excel позволяет обрабатывать данные с помощью других функций. Любую функцию можно ввести непосредственно в строке формул с помощью клавиатуры, однако для упрощения ввода и снижения количества ошибок в Excel имеется Мастер функций. Первый диалог Мастера функций организован по тематическому принципу. Выбрав категорию в нижнем окне, мы увидим список имен функций, содержащихся в данной группе. Например, функцию СУММ(….) вы сможете отыскать в группе Математические. Для ускорения выбора функций Excel «помнит» имена 10 недавно использованных функций в соответствующей группе. Обратите внимание, что в нижней части окна отображается краткая справка о назначении функции и её аргументах. Если вы нажмете кнопку Справка в нижней части диалогового окна, то Excel откроет соответствующий раздел справочной системы. 3.4 Поиск, сортировка и фильтрация данных С данными электронных таблиц можно производить разные действия, такие, как поиск, сортировка, фильтрация. 3.4.1. Поиск и замена данных Для поиска данных воспользуйтесь командой Найти, которую можно вызвать из меню Правка или комбинацией клавиш [Ctrl] + [F]. В поле Что диалогового окна необходимо ввести шаблон, по которому будет производиться поиск последовательности символов на рабочем листе. В шаблон поиска можно включать любые буквы, цифры, знаки препинания. Кроме того, в шаблоне можно использовать символы подстановки «*» или «?». Символ «*» означает, что на его месте в шаблоне поиска может находиться любая последовательность символов, а на месте «?» — любой единичный символ. Например, если ввести в шаблоне В*, то будут найдены все слова, начинающиеся на В, а шаблону ию?ь будут соответствовать слова июнь и июль. Если вы знаете, в каких столбцах или строках находится нужная информация, то процесс поиска можно значительно ускорить. Для этого перед вызовом функции поиска выделите диапазон (например, столбцы), в котором следует производить поиск данных. Если в книге отсутствует выделение ячеек или листов, то выполняется просмотр всех ячеек текущего листа. Кроме того, в раскрывающемся списке Просматривать окна поиска можно задать направление поиска (по строкам или по столбцам), а в поле Область поиска — указать элементы рабочего листа, в которых следует искать данные: в формулах, значениях или примечаниях. 3.4.2 Сортировка данных Сортировка данных является достаточно частой операцией при работе со списками. С её помощью можно поменять порядок строк в списке в соответствии с содержимым конкретных столбцов. Для упорядочения данных следует использовать команду Сортировка из меню Данные. Сортировка выполняется на выделенном диапазоне данных, причем она может проводиться отдельно для каждой отмеченной области. Поясним это на примере таблицы, содержащей фамилии студентов. Предположим, что строки таблицы необходимо отсортировать по фамилиям сотрудников. Установим курсор на любую ячейку списка и выполним команду Данные/Сортировка. Поясним это на примере таблицы, содержащей фамилии студентов. Предположим, что строки таблицы необходимо отсортировать по фамилиям сотрудников. Установим курсор на любую ячейку списка и выполним команду Данные/Сортировка. В открывшемся диалоговом окне необходимо установить сортировку по возрастанию для поля Фамилия И.О. После нажатия кнопки ОК выполняется сортировка выделенной области. 3.4.3 Фильтрация данных Фильтры позволяют просматривать только те записи в таблице, которые удовлетворяют определенным условиям. При этом записи, не удовлетворяющие этим условиям, скрыты во время работы фильтра. В MicrosoftExcel возможно несколько способов фильтрации данных: автофильтр и расширенный фильтр. Автофильтр следует применять для быстрой фильтрации данных с одним или двумя условиями, накладываемыми на ячейки отдельного столбца. Этот режим устанавливается командой Автофильтр в меню Данные. При этом в ячейках заголовка каждого столбца таблицы появляется кнопка Список (со стрелкой ) ▼ , которая используется для задания условий отбора. Работать с автофильтром довольно просто. Например, чтобы отобрать только те записи, в которых значение параметра больше 6200, следует воспользоваться кнопкой Список, в открывшемся списке выбрать Условие..., а затем в появившемся окне ввести критерий фильтрации. После нажатия кнопки ОК фильтр вступит в действие. Если автофильтр активен, то кнопка открытия списка окрашивается в синий цвет, а в строке состояния появляется соответствующее сообщение. Номера строк также окрашиваются в синий цвет, причем номера не попавших в фильтр строк не отображаются. Для одного столбца можно определить несколько условий поиска. Чтобы отфильтровать заданное число строк с максимальными или минимальными значениями ячеек текущего столбца воспользуйтесь условием отбора Первые 10.... Это особенно может пригодиться при составлении различного рода рейтингов. Наконец, записи можно отфильтровать просто по конкретному значению, которое присутствует в столбце, а также по пустому или непустому значению. Критерии поиска можно задавать одновременно для нескольких столбцов. В этом случае в фильтр попадут только те записи, которые удовлетворяют условиям поиска для всех столбцов одновременно, т. е. условия отбора для разных столбцов объединяются по принципу «И». Для отмены фильтрации столбца нажмите кнопку Список и выберите в развернувшемся списке строку Все. Стрелка на кнопке при этом опять станет черного цвета. Для отказа от режима автофильтрации повторите команду Данные => Фильтр => Автофильтр. Расширенный фильтр следует применять в тех случаях, когда требуется отфильтровать данные с более сложным условием, например с тремя или более условиями, накладываемыми на ячейки отдельного столбца, либо с условием, которое использует возвращаемое формулой значение. Контрольные вопросы Что такое электронная таблица и каково её основное назначение? Перечислите типы данных, используемых в электронных таблицах. Чем отличается абсолютная адресация в Excel от относительной? Как создать числовую последовательность в таблице Excel? Какие возможности применения шаблонов Excel вы знаете? Перечислите вычислительные возможности Excel. Какими средствами располагает Excel для сортировки данных? Приведите пример возможностей Excel для анализа экономической информации. Какие возможности предоставляет Excel при работе с диаграммами? Как осуществляется фильтрация информации в таблице Excel? Основная литература Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности: учеб. пособие. – М.: Проспект, 2014. – С. 172…190. Свиридова М.Ю. Электронные таблицы Excel (6-е изд., стер.) учеб. пособие – М.: Издательство «Академия», 2013. – С. 5…85. Дополнительная литература Стоцкий Ю., Васильев А., Телина И. Office 2007. Самоучитель. – СПб. Питер. 2007. – С. 218…257. Угринович Н. Д. Практикум по информатике и информационным технологиям. Учебное пособие для общеобразовательных учреждений. Изд. 2-е, испр. / Н. Д. Угринович, Л. Л. Босова, Н. И. Михайлова — М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2004. - С. 137…143. Раздел 2. ТЕХНОЛОГИИ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ Лекция 2.3. Системы оптического распознавания текста. Сканирование и распознавание документа. Организация работы в FineReader. Технологии распознавания В практической деятельности часто встречаются ситуации, когда необходимо перевести в электронный вид документ, напечатанный на бумаге. В этом случае можно просто набрать документ на компьютере, что довольно трудоемко, либо воспользоваться сканером — устройством, специально предназначенным для перевода документов в электронный вид. Для организации сканирования необходимо иметь следующее оборудование и программное обеспечение: компьютер, сканер, драйвер сканера или одну из специальных программ оптического распознавания текста, графический редактор для редактирования сканированных изображений (например, MSPaint, MicrosoftPhotoEditor, AdobePhotoShop и др.). Системы оптического распознавания текста (Optical Character Recognition — OCR-системы) предназначены для автоматического ввода печатных документов в компьютер. Современные программы распознавания текста не только ошибаются реже, чем живой человек, но и обеспечивают проверку орфографии, автоматическое форматирование текста и массу других дополнительных удобств. В последние годы ведущие позиции на российском рынке «распознавалок» удерживают программы FineReader и CuneiForm. Несмотря на свои замысловатые названия, обе программы отечественного производства и вполне хорошего качества. По своим возможностям и сервису они примерно равноценны.  | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||