лекция 4 по документированию управленческой деятельности. Лекция 4. Лекция 4 по дисциплине Документационное обеспечение делового общения на тему Компьютерные технологии документационного обеспечения управления
 Скачать 0.63 Mb.
|
|
Лекция 4 по дисциплине «Документационное обеспечение делового общения» на тему «Компьютерные технологии документационного обеспечения управления» На фоне широкого внедрения информационных и телекоммуника- ционных технологий в российских организациях, как государственных, так и коммерческих, ощущается серьезный интерес к автоматизации подготовки и работы с документами и внедрения компьютерных технологий ДОУ. Свидетельством этого является бурный рост российского рынка таких технологий и систем управления документами (СУД). Это подтверждается составом работ по федеральной программе «Электронная Россия» и по аналогичным региональным программам. Однако внедрение электронного документооборота требует решения не столько технологических, сколько организационных и правовых проблем, причем в основном эволюционным путем. Очевидно, что бумажные и электронные документы будут сосуществовать на равных еще значительное время, поэтому используемые в организациях СУД должны обеспечивать поддержку как электронного, так и традиционного (бумажного, фото, кино и прочего) документооборота и процесс рационального перехода от одного к другому. Организация государственного управления в России всегда была проблемой — огромная страна, высокая цена управленческих решений и громоздкий аппарат управления, требовали создания некой системы, сводившей к минимуму последствия неэффективных и нерациональных решений. Строилась она на разделении функций содержательного исполнения документов и контроля исполнения. Контроль над движением и исполнением документов был возложен на специальных людей — делопроизводителей, фиксировавших сведения о входящих, исходящих и внутренних документах, резолюциях (поручениях) по документам и их выполнении, а также движение (передачу) и архивирование документов внутри организации. Основой технологии такой системы являются: • инструкция по делопроизводству; • номенклатура дел; • регистрационная карточка (РК) документа; • картотеки, объединяющие наборы РК; • журналы передачи документов; • контрольные карточки. При поступлении официального документа в организацию обес- печиваются его приемка и контроль, регистрация (в журнале или РК) и наложение резолюции, заполнение контрольной карточки (при необходимости) и передача на исполнение должностному лицу (или лицам). Поэтому должностное лицо может получить сведения о том, какие документы у него находятся на исполнении, по каким подходят сроки исполнения и др. При исполнении документа (когда все поручения по нему выполнены) он направляется в дело, а затем его РК и сам документ помещаются в архив. Регламентация такой системы через инструкции и стандарты сделала возможной и относительно несложной ее автоматизацию, т.е. переход к соответствующим компьютерным технологиям и базам данных. Правда, здесь возникали правовые и организационные коллизии в связи с необходимостью управления правами доступа к информации о документах, что делало проблематичным непосредственное использование западных СУД (даже если не учитывать их баснословную стоимость). В результате в 1990-е годы прошлого века появилось довольно много российских систем разной степени сложности, обеспечивающих описанную выше функциональность — от простейших картотек до достаточно развитых продуктов, близких к ко- робочным (Золушка, Дело-96 и др.), а также целый комплекс надстроек над Lotus Notes. Все они с той или иной степенью полноты обеспечивали процессы регистрации документов, учета резолюций, контроль исполнения, поиск документов по различным реквизитам, генерацию всякого рода отчетов и др. Наиболее продвинутые системы также позволяли организовывать учет движения бумажных документов. Таким образом, системы автоматизации делопроизводства предназначались для поддержки деятельности делопроизводственного персонала, а не должностных лиц, и обеспечивали работу с РК документов, а не с самими документами. Отметим, что такие системы актуальны и сейчас. Вместе с тем компьютерные технологии ДОУ должны обеспечивать: • поддержку работы не только персонала службы ДОУ, но и должностных лиц; • возможность прикрепления к РГ файлов документов; • возможность расширения состава атрибутов в РК для специальных типов документов; • поддержку коллективной работы над документами и их пред- варительного рассмотрения при визировании; • возможность поиска по текстам документов; • возможность использования шаблонов документов, конструирования текстов из устоявшихся оборотов, получения доступа к регламентирующим документам (нормативным правовым актам и техническим нормативным правовым актам). Применимы следующие подходы к формированию файлов документов: • документы можно получать в виде файлов непосредственно от исполнителей и авторов; • документы можно сканировать на входе, а дальше работать с их электронными образами; • документы можно получать из соответствующих информационных фондов (информационных систем, баз данных, сайтов, порталов). Первый подход можно использовать, когда между организациями имеется интенсивный документопоток и когда установлены соответствующие договорные отношения. Такой подход применим для документооборота между головной организацией и ее удаленными структурами или подчиненными организациями. В этом случае по оговоренному протоколу (обычно по электронной почте) пересылаются как РК документа (для упрощения регистрации), так и сам файл документа. Для надежности документ и его РК часто шифруется и (или) подписывается ЭЦП. Бумажный оригинал от- правляется по обычной почте. Таким образом, сформировался класс технологий, которые можно назвать бумажно-электронными, когда практически вся работа внутри организации идет с файлами документов в рамках некой автоматизированной системы. Бумажные документы в такой технологии зачастую сканируют сразу при регистрации, и дальше работают с электронной версией (в виде файла изображения — распознавать его до текста, как правило, необходимости не возникает). Сам оригинал при этом помещается в дело и больше не используется. Внедрение такой технологии позволяет • ускорить движение документов по организации; • гарантировать своевременное рассмотрение документов; • обеспечить эффективный контроль исполнения документов; • повысить эффективность работы, как отдельных чиновников, так и организации в целом; • снизить издержки на размножение, передачу и хранение копий бумажных документов; • предоставить исполнителям документов возможность использования максимально полной документационной базы. Но бумажные оригиналы в такой технологии продолжают существовать — они по-прежнему распечатываются, подписываются, рассылаются, занимают место и потребляют ресурсы. Когда рабочие места всех сотрудников автоматизированы и внедрена бумажно-электронная технология, возникает потребность в дальнейшем совершенствовании и отказе от бумажных оригиналов, по крайней мере для тех документов, жизненный цикл которых проходит в организации (внутренних документов). Но даже тут возникает ряд как технологических (наличие и применение ЭЦП, их количество, наличие и использование удостоверяющих центров, информационная безопасность и защита информации), так и юридических вопросов (юридическая сила и доказательность электронных документов, их официальный статус, представление электронных документов проверяющим органам). Учитывая это, система электронного документооборота должна обеспечивать: • хранение в системе и пересылку файлов документов, подписанных ЭЦП; • наличие у должностных лиц ЭЦП; • подготовку электронных документов, включающую необходимые процедуры «электронного» визирования и подписания; • придание электронным документам статуса официальных документов. • Электронный документооборот. Электронные административные регламенты Механизмом реализации управленческих функций являются соот- ветствующая управленческая технология (процесс выполнения конкретной функции) или административный регламент. Например, большое количество задач — стимулирование тех или иных отраслей науки и производства, экспорта или импорта тех или иных товаров, развитие малого бизнеса и т.д. — может быть реализовано с помощью функции «выдача налоговой льготы». Безусловно, есть задачи, для реализации которых у государства есть несколько механизмов, и несколько функций может быть задействовано для решения одной и той же задачи. Одна и та же функция — «выдача лицензии» — может использоваться разными ведомствами для решения разных задач: развитие системы образования или развитие туризма. Осуществление функции (предоставление услуги) зачастую требует выполнения целого комплекса связанных между собой регламентов (деловых процессов), т.е. Функция = ∑ административных регламентов (процессов). Под административным регламентом (процессом) понимается совокупность действий, которая характеризуется следующими свойствами: • наличие специфической цели; • выполнение действий группами сотрудников с использованием других объектов (формальные правила, информационные технологии, материальные и финансовые ресурсы); • выполнение действий над какими-то документами; • наличие нормативных правовых актов и технических нормативных правовых актов, характеризующих штатные проблемные ситуации и соответствующие действия в широком организационном контексте. Описанная управленческая логика определяет состав работ, которые должны быть централизовано инициированы, и необходимую инфраструктуру для выполнения координирующей роли, связанной с технологиями «электронного правительства»: • разработка единой архитектуры электронных административных регламентов (ЭАР) (рис. 4.1); • разработка перечня общих сервисов, таких как центральный правительственный портал, система управления контентом, сервер электронных форм и др., реализации сервисов «электронного правительства»; • разработка технологий создания государственных репозитари-ев услуг, среды создания государственных услуг и среды исполнения (реализации) услуг; • разработка национального языка RusGovML — XML-стандарта на государственные документы, описание государственных услуг и регламентов (процессов); • инициализация проекта разработки «Единой ИКТ архитектуры» как единой методики электронного правительства в ее увязке с административной реформой; • разработка практических руководств по созданию «электронного правительства» (аналог немецкого e-Government Manual), которые бы использовались всеми органами государственной власти; • разработка комплексной государственной программы реализации реальных государственных функций и услуг и централизованных, базовых компонентов электронного правительства, выделение затрат на ИКТ отдельной строкой бюджетной классификации. Единая схема ЭАР ЭАР характеризует качественно новые методы использования электронных документов в ДОУ, основанные на формальных инст- рументах описания деловых процессов и измеряемых параметрах этих процессов. Это повысит управляемость организаций, обеспечит рационализацию электронного документаоборота, четкость резолюций и простоту контроля исполнения документов. Модели электронного документооборота Как и в любой другой сфере деятельности, использование ЭД вызвало появление на рынке различных программных продуктов, предназначенных для компьютеризации технологий ДОУ. Описания различных возможностей конкретных программных комплексов, поддерживающих реализацию электронного документооборота и СУД, постоянно встречаются на сайтах Интернета и станицах всевозможных изданий (учебников, пособий, монографий, журналов). Тем не менее достаточно часто можно наблюдать примеры неэффективной работы систем электронного документооборота, во многом определяемой неподготовленностью организаций, функциональной неполнотой программ и слабыми внедренческими стратегиями разработчиков. Проводя в жизнь программу компьютеризации делопроизводства, очень важно понимать, какого уровня уже достигла организация в рамках национальной системы документооборота. При этом совершенно несущественно, как планируется вести или как уже реализован документооборот: вручную или с помощью компьютеров и мощных зарубежных либо отечественных разработок — на первом месте должно быть упорядочение деловых процессов. Отсутствие или игнорирование функциональных и технологических моделей документооборота неминуемо приведет к возникновению новых вопросов, оставив старые проблемы нерешенными. Кроме собственно деловых процессов важен еще регламент работы с документами в рамках этих процессов. Реальные сроки подготовки документов, параллелизм выполнения поручений, оправданный технологически, контроль прохождения и жизненного цикла электронных документов, оправданные объемы их тиражирования и рассылки, ведение организационно-технологической документации могут существенно упростить процесс ДОУ и работу управленческого персонала. Унификация и стандартизация требований к документам, формирование шаблонов электронных документов и помощь в соблюдении регламента работы с документами для каждого сотрудника вполне достижимы при внедрении СУД. Однако глобальной целью эффективного документооборота должно быть обеспечение рационализации работы с документами не только внутри организации, но во взаимодействии с другими организациями, СУД и информационными системами. Различные модели эффективного управления предназначены для решения различных ПС. В связи с этим выделяется два уровня решения управленческих задач: • функциональный (совокупность задач, которые решает организация для успешного функционирования). Функции относятся к области запаса декларативных знаний организации; • процессный (реализация функций организации во времени, по- следовательности, взаимодействии и возможных вариациях). Процессы относятся к области запаса процедурных знаний организации (рис. 4.2). Аналогичного подхода придерживаются и разработчики распро- страненных методик моделирования деятельности организаций, например IDEF или ARIS, разделяя процессы и функции. Идентификация процессов в организации является одним из базисов как для проектирования системы документооборота, так и управления организацией и предприятием в целом. Под процессом понимается последовательность целенаправленных действий, необходимых для разрешения ПС, периодически предпринимаемых структурными или функциональными подразделениями, измеряемых при помощи показателей (времени, ресурсов, затрат). Следующим уровнем проектирования систем документационно-го обеспечения управления является декомпозиция управленческих задач. Под управленческой задачей понимается совокупность ПС, подлежащих решению для достижения организацией своих целей. Ни одна из моделей документационного обеспечения не делает систему управления эффективной, однако они дают возможность повысить эффективность решения управленческих задач. Разделение задач позволяет явно сформулировать последовательность действий подразделений, сотрудников организации для разрешения конкретных ПС. Выделяют вертикальный и горизонтальный уровни разделения задач. 1. Вертикальный уровень позволяет определить типы и этапы работ. Например, маркетинг разделяют на изучение рынков, анализ продаж, построение прогноза продаж и т.п. 2. Горизонтальный уровень позволяет сегментировать деятельность организации по этапам и элементам. Например, маркетинг или закупки можно разбить по регионам, или по продуктам, или по ключевым клиентам. Проектирование систем ДОУ должно начинаться с определения того, что должно быть реализовано, т.е. с содержательной части. Вторым этапом становится практическая часть, в которой упор делается на то, как должна быть реализована система документаци-онного обеспечения. Таким образом, идентификация функций, процессов и задач является базисом для построения эффективной системы ДОУ. Важным аспектом, предшествующим проектированию эффективной системы ДОУ, является стандартизация деятельности организации. Вопрос сертификации деятельности по стандартам ISO сегодня является актуальным вопросом для многих. Стандартизация позволяет привести деятельность компании в соответствие с широко распространенными требованиями к качеству, деятельность всех подразделений — к единым требованиям. В органах государственного управления существуют единые формы отчетности, и стандартизация деятельности всех подразделений позволяет упростить процесс подготовки консолидированной отчетности и внутренний аудит организаций. Стандартизацию принято подразделять на ряд уровней: 1) стандартизация «по входу», когда стандартизуется только уровень исполнителей, что характерно для, скажем, юридических, стратегических или инновационных служб предприятия; 2) стандартизация «по выходу», когда стандартизуется результат деятельности организационной единицы или должностной позиции; 3) стандартизация «по процессу», позволяющая определить инструкции для отдельных исполнителей относительно регламента поведения для разрешения типовых ПС. Одним из эффективных способов управления на основе процессов является теория координации, позволяющая определить альтернативные пути развития процессов и решения управленческих задач. Сотрудники организации сталкиваются с проблемами координации, появляющимися в результате возникновения нетипичных ПС. Важным достоинством теории координации является возможность конструировать последовательности с применением методов координации. Функции и процессы, аналогичные по сути, могут быть заложены в деятельность различных структурных подразделений организации. Уровень компетенции различных сотрудников может требовать большего или меньшего уровня документационного обес- печения, необходимого и достаточного для разрешения ПС. Выбор конкретной структурной единицы, способной быстро и качественно разрешить ПС с привлечением минимального уровня ИР, является заслугой оптимальной системы координации внутри организации. Следующим моментом, который зависит от выбора оптимального уровня координации, является управление зависимостями. Например, как результат координации могут формироваться механизмы управления ДОУ; маршрут документа может выстраиваться: • на основе личного выбора руководителя из всех сотрудников, с учетом их личной компетенции; • на основе случайного выбора руководителя; • на основе «рынка труда» внутри организации (т.е. из числа свободных в настоящий момент сотрудников). Организации, имеющие идентичные функции, одинаковые процессы и единые стандарты, могут использовать различные системы ДОУ из-за разных подходов к координации деятельности подразделений отдельных сотрудников. Кроме того, с применением теории координации появляется возможность включать альтернативные процессы, которые позволяют произвести эффективный реинжиниринг процессов. Последним концептуальным вопросом является выстраивание специализаций. Иерархия специализаций организует объекты от наиболее общих до наиболее уникальных. Для выполнения идентичных операций существуют различные методы, сходные по сути, но разные по содержанию. Введение специализаций позволяет более точно описать процессы с учетом их узкой специфики. Стандарты и инструменты моделирования процессов. Согласно приведенной статистике значительное число организаций привлекали специалистов для идентификации бизнес-процессов. На этом этапе необходимо явно описать функции и процессы, а также определить взаимодействия между элементами организационно-функциональной структуры (рис. 4.3). Существуют три варианта такого описания: 1) текстовое описание: как правило, описание всех процессов на крупном предприятии, сделанное в текстовой форме, сложно для восприятия, ошибки и неточности сложны для выявления; 2) формальное описание: к текстовому описанию добавляются внутренние формы или процесс описывается посредством отдельных документов (инструкций, схем, распорядков); 3) графическое описание: описание производится посредством диаграмм процессов, деревьев структур данных и т.п. Существуют различные стандарты и средства графического описания процессов. Совершенствование документационного обеспечения управления на основе моделирования деловых процессов В любой организации имеется значительное число целей, достижение которых может производиться как последовательно, так и параллельно. Функции и процессы, которые при этом используются, зачастую противоречивы. Для их описания применяют технологии инжиниринга, а для оптимизации — технологии реинжиниринга процессов. Эти технологии позволяют управлять развитием организации на основе сквозного управления потоками работ (workflow), которые рассматриваются как совокупность материальных, финансовых, информационных потоков, проходящих по взаимосвязанным подразделениям предприятия независимо от организационной структуры последнего. Современные стандарты и средства проектирования и анализа процессов позволяют построить, описать, проанализировать и оптимизировать процессную модель организации. Такой подход дает возможность оперативно вносить изменения в информационную систему организации, а также во взаимосвязанные процессы в смежных подразделениях других организаций. Таким образом, моделирование процессов или реинжиниринг существующей процессной модели, как правило, проводится в следующих случаях: • подготовка и внедрение организационных изменений в организации; • разработка стратегии развития бизнеса на основе системы сбалансированных показателей (Balanced Scorecard) и ключевых показателей результативности (Key Performance Indicators); • анализ и оптимизация бизнес-процессов; • пооперационно-стоимостной анализ бизнес-процессов и управление издержками; • управление операционными рисками; • внедрение систем управления качеством; • внедрение систем документационного обеспечения управления и информационных систем класса ERP; • подготовка к сертификации по управлению качеством; • редокументирование внедренных информационных систем; • мониторинг работающих бизнес-процессов; • регламентация работы. Таким образом, на основе стандартов и методологий моделирования и анализа процессов организации с применением современных CASE-средств можно решать следующие основные задачи, стоящие перед системой ДОУ организацией: • идентификация текущих функций процессов в организации, включая сложные процессы; • создание комплексной модели процессов организации с учетом координации и специализации структурных единиц; • осуществление декомпозиции процессов с целью оптимизации достижения целей организации; • реинжиниринг процессов для оптимизации деятельности организации. Действия на основе построенной модели по оптимизации ин- формационных систем организации и ДОУ подразумевают комплекс мероприятий, которые требуют использования следующих методов: • процессного подхода; • концепции контроллинга; • учета и анализа на основе центров ответственности; • планирования и бюджетирования; • реинжиниринга бизнес-процессов; • управления качеством; • комплексной интегрированной системы управления; • параллельного проектирования и разработки технологических процессов с использованием инструментальных средств поддержки систем управления предприятиями. Комплексные решения по реорганизации предприятий всегда являются сложными. Для решения задач моделирования сложных систем существуют методологии и стандарты. В качестве средств компьютерной поддержки деятельности аналитиков в области структурного анализа, идентификации и моделирования процессов организации используют CASE-системы. Архитектура большинства CASE-систем базируется на схеме «методология — модель — нотация — средства». Под методологией структурного анализа понимают методы и средства для исследования структуры и деятельности организации. Она определяет основные принципы и приемы использования моделей. Модель — это совокупность символов (математических, графических и т.п.), которая адекватно описывает некоторые свойства моделируемого объекта и отношения между ними. Нотации — система условных обозначений, принятая в конкретной модели. Средства — аппаратное и программное обеспечение, реализующее выбранную методологию, в том числе построение соответствующих моделей с принятой для них нотацией. Такие системы позволяют автоматизировать построение моделей на основе идентифицированных процессов организации. Такие модели должны отражать: функции, которые должна выполнять система; процессы, которые обеспечивают выполнение функций; данные и отношения между данными, которые необходимы для выполнения функций; организационные структуры, которые обеспечивают выполнение функций; материальные и информационные потоки, возникающие в ходе выполнения функций. Несмотря на достаточно широкий спектр используемых методов и диаграммных техник, большинство методологий базируется на следующей классической совокупности. SADT (structured analysis and design technique) — технология структурного анализа и проектирования. В SADT-моделях используются как естественный, так и графический языки. Для передачи информации о конкретной системе источником естественного языка служат люди, описывающие систему, а источником графического языка — сама методология SADT. В дальнейшем вы увидите, что графический язык SADT обеспечивает структуру и точную семантику естественному языку модели. Графический язык SADT организует естественный язык вполне определенным и однозначным образом, за счет чего SADT и позволяет описывать системы, которые до недавнего времени не поддавались адекватному представлению. С точки зрения SADT модель может быть сосредоточена либо на функциях системы, либо на ее объектах. SADT-модели, ориентированные на функции, принято называть функциональными моделями, а ориентированные на объекты системы — моделями данных, функциональная модель представляет с требуемой степенью детализации систему функций, которые, в свою очередь, отражают свои взаимоотношения через объекты системы. Модели данных дуальны к функциональным моделям и представляют собой подробное описание объектов системы, связанных системными функциями. Полная методология SADT поддерживает создание множества моделей для более точного описания сложной системы. DFD (data flow diagrams) — диаграммы потоков данных. DFD представляет модульную систему в виде работ, связанных между собой. DFD описывает функции обработки информации (работы), документы, объекты, сотрудников или отделы, которые участвуют в обработке информации, внешние ссылки, которые обеспечивают интерфейс с внешними объектами, находящимися за границами моделируемой системы, таблицы для хранения документов. Связи в DFD показывают, как объекты (включая данные, информацию, знания) двигаются от одной работы к другой. Это представление потоков совместно с хранилищами данных и внешними сущностями делает модели DFD более похожими на физические характери- стики системы — движение объектов, хранение объектов, поставка и распространение объектов в отличие от IDEF0, где система рассматривается как взаимосвязанные работы. DFD рассматривает систему как совокупность предметов. Контекстная диаграмма часто включает работы и внешние ссылки. Работы обычно именуются по названию системы, например «Система обработки информации». Включение внешних ссылок в контекстную диаграмму не отменяет требования методологии четко определить цель, область и единую точку зрения на моделируемую систему. STD (state transition diagrams) — диаграммы перехода состояний для проектирования систем реального времени. Наиболее часто спецификации управления формализуются с помощью диаграмм переходов состояний, позволяющих задавать состояния различных объектов системы. Например, лицевой счет может иметь состояния «открыт», «закрыт», «заблокирован». Такие диаграммы позволяют описать условия переходов из одного состояния в другое. При этом становится возможным отображать как внешние по отношению к системе, так и внутренние, возникающие в самой системе со- стояния, а также совершаемые при переходах действия. ERD (entity-relationship diagrams) — диаграммы «сущность-связь» предназначены для разработки моделей данных и обеспечивают стандартный способ определения данных и отношений между ними. Фактически с помощью ERD осуществляется детализация хранилищ данных проектируемой системы, а также документируются сущности системы и способы их взаимодействия, включая идентификацию объектов, важных для предметной области (сущностей), свойств этих объектов (атрибутов) и их отношений с другими объектами (связей). Структурные карты Джексона и (или) Константайна для проектирования межмодульных взаимодействий и внутренней структуры объектов. Техника структурных карт используется на фазе проектирования, для того чтобы продемонстрировать, каким образом требования к системе будут отражаться комбинацией программных структур. Структурные карты являются моделью отношений иерархии между модулями. Узлы структурных карт соответствуют модулям и областям данных, потоки изображают межмодульные вызовы. При этом циклические и условные вызовы модулей моделируются специальными узлами, поэтому потоки должны быть изображены проходящими через эти специальные узлы. Межмодульные связи по данным и управлению также моделируются специальными узлами, привязанными к потокам (т.е. к вызовам модулей), стрелками указываются направления потоков и связей. FDD (Functional Decomposition Diagrams) — диаграммы функциональной декомпозиции. После описания системы в целом проводится разбиение ее на крупные фрагменты. Этот процесс называется функциональной декомпозицией, а диаграммы, которые описывают каждый фрагмент и взаимодействие фрагментов, называются диаграммами декомпозиции. После декомпозиции контекстной диаграммы проводится декомпозиция каждого большого фрагмента системы на более мелкие и так далее до достижения нужного уровня подробности описания. После каждого сеанса декомпозиции проводятся сеансы экспертизы — эксперты предметной области указывают на соответствие реальных бизнес-процессов созданным диаграммам. Найденные несоответствия исправляются, и только после прохождения экспертизы без замечаний можно приступать к следующему сеансу декомпозиции. Таким образом достигается соответствие модели реальным бизнес-процессам на любом и каждом уровне модели. Одним из наиболее распространенных стандартов структурного анализа и проектирования процессов является стандарт IDEF (ICAM definition, где ICAM обозначает аббревиатуру, означающую интеграцию компьютерных и промышленных технологий). IDEF принят в качестве государственного стандарта в США. Данный стандарт является достаточно универсальным средством и применим во многих сферах: промышленности, торговле, государственных органах. Известно, что его успешно применяют в Федеральной налоговой службе Российской Федерации. Более того, методики IDEF широко применяются для реинжиниринга процессов. Семейство IDEF включает: • IDEF0 — методология функционального моделирования, являющаяся составной частью SADT и позволяющая описать бизнес-процесс в виде иерархической системы взаимосвязанных функций; • IDEF1 — методология анализа и изучения взаимосвязей между информационными потоками в рамках коммерческой деятельности предприятия; • IDEF1X — методология информационного моделирования, основанная на концепции «сущность-связь», предложенной Ченом. Применяется для разработки реляционных баз данных и использует условный синтаксис, специально разработанный для удобного построения концептуальной схемы и обеспечивающий универсальное представление структуры данных в рамках предприятия, независимое от конечной реализации базы данных и аппаратной платформы; • IDEF3 — методология документирования технологических процессов, предприятия, позволяющая моделировать их сценарии посредством описания последовательности изменений свойств объекта в рамках рассматриваемого процесса; • IDEF4 — методология объектно-ориентированного проектирования для поддержки проектов, связанных с объектно-ориентированными реализациями; • IDEF5 — методология, обеспечивающая наглядное представление данных, полученных в результате обработки онтологических запросов, в простой, графической форме. При помощи этих методов могут быть построены логические модели исходной и реорганизованной систем управления организацией. В основе нотации и методологии IDEF0 лежит графическая ви- зуализация процессов в виде блоков с различной функциональной ролью (рис. 4.4). Графическая визуализация в методологии IDEF0 Объектами преобразования для процессов могут являться ресурсы предприятия: материальные, финансовые, информационные. В диаграммах IDEF0 обозначения этих ресурсов располагаются на дугах графа. Как правило, одновременно описываются материальные (или финансовые) потоки и связанные с ними информационные. Место соединения дуги с блоком определяет тип интерфейса. Управляющая информация входит в блок сверху, в то время как информация или другой ресурс, которые подвергаются обработке, показаны с левой стороны блока, а результаты (выход) с правой стороны. Механизм (подразделение, человек или автоматизированная система), который реализует функцию (операцию) представлен дугой снизу. Одним из важных моментов при описании процессов с помощью методологии IDEF0 является точная спецификация типов связей между функциями: • коммуникационная, при которой функции используют одни и те же данные и/или производят одни и те же выходные данные; • последовательная, при которой выход одной функции служит входными данными для другой; • функциональная, отражающая полную зависимость одной функции от другой (например, управление в ходе решения общей задачи). В IDEF0 существуют правила, по которым блоки объединяются в модель: • правило функциональной декомпозиции; • правило контекстной диаграммы; • правило ограничения сложности. Правило функциональной декомпозиции представляет собой модельную интерпретацию той практической ситуации, когда любая функция (а функция — это свернутый бизнес-процесс) может быть разбита на более простые действия (процессы или функции более низкого уровня, вплоть до элементарных операций). Правило контекстной диаграммы требует, чтобы моделирование начиналось с единственного блока. Все потоки на данной диаграмме подразумеваются приходящими извне (или уходящими вовне, к объектам вне организации). В ходе моделирования для каждого блока надо определить, что нужно сделать для реализации возложенной на него задачи (миссии). Согласно правилу ограничения сложности диаграммы IDEF несут в себе очень концентрированную информацию, поэтому необходимо применять меры по повышению их наглядности. Основными являются два принципа: • общее количество блоков, включенных в одну диаграмму, не должно превышать шести; • количество интерфейсных дуг, подведенных к одной стороне блока, должно быть не более четырех. Применение методологий семейства IDEF (особенно в сочетании с соответствующими программными средствами) позволяет существенно повысить эффект от взаимодействия специалистов как внутри организации, так и с внешними консультантами, например на этапе концептуального проектирования информационной системы. Другим широко применяемым решением для идентификации и визуализации процессов в организации является методология ARIS (architecture of integrated information system), разработанная профессором А.В. Шеером, определяющая принципы моделирования деятельности организации. Основой для моделирования процессов является концепция интеграции, целостного взгляда на процессы. Ключевым понятием является архитектура, описывающая типы используемых методов, их функциональные свойства и взаимоотношения между составными частями моделируемой системы. В рамках архитектуры организации как целостной системы, согласно ARIS, выделяют ряд подсистем: • организационная — идентифицирует общую структуру организации в виде иерархии подразделений и должностных лиц, а также территориальное расположение организации; • функциональная — идентифицирует функции в организации; • подсистемы входов/выходов — определяют потоки продуктов и услуг в рамках организации; • информационная (подсистема данных) — описывает сбор, тиражирование и доступ к информационным ресурсам и запасам; • подсистема процессов управления — определяет логическую последовательность выполнения функций на основе идентифицированных функций; • подсистема целей организации — описывает структурную по- следовательность целей, достигаемых в ходе выполнения того или иного процесса; • подсистема средств производства — описывает жизненный цикл основных и вспомогательных средств производства; • подсистема человеческих ресурсов — описывает привлечение, обучение, ротацию и продвижение персонала организации; • подсистема расположения организационных структур — описывает территориальное расположение структурных единиц организации. После идентификации подсистем организации производится их декомпозиция, в результате которой каждая из этих подсистем разбивается на модули. Подсистемы не являются обособленными, поэтому одинаковые модули, полученные в результате декомпозиции, могут использоваться в описании различных структур в рамках целостной архитектуры организации. Аналогично методологии IDEF имеется ограничение сложности представления структуры организации в виде предельного числа типов моделей. ARIS выделяет пять типов моделей: 1)организационные модели — описывают структуру системы в виде иерархии организационных подразделений, должностных лиц, связи между ними и территориальную принадлежность; 3) функциональные модели — идентифицируют функции и процессы в организации в организации; 4) информационные модели (модели информационных ресурсов и ин- формационных запасов) — отражают структуру информационных ресурсов и информационных запасов, необходимых для реализации всех функций организации; 5) модели процессов и управления — отражают пути реализации процессов организации и объединяют другие модели; 6) модели входов-выходов — описывают движение потоков внутри организации (например, движение денежных средств и т.п.). Остальные модели составляются на основе вышеперечисленных. Все подсистемы организации связываются между собой в виде совокупности взаимосвязанных и скоординированных между собой моделей. Таким образом, разработку систем ДОУ с учетом использования указанных стандартов, методологий и средств можно разделить на следующие этапы: • анализ существующей системы управления, построение функциональной модели организации; • функциональную декомпозицию, построение графических диаграмм; • построение функциональных моделей с функционально-стоимостной оценкой предлагаемых решений; • построение бизнес-процессов на основе построенных функциональных моделей; • анализ основных и вспомогательных бизнес-процессов, переход к проектированию системы ДОУ; • описание информационных потоков, построение диаграмм потоков данных и диаграмм потоков работ; • внедрение и эксплуатацию информационной системы управления производством; • построение информационной системы на основе однозначного соответствия между материальными и информационными потоками. Выбор методологии идентификации процессов и средств проектирования системы ДОУ — сложный и многогранный процесс, требующий значительных инвестиций. Жизненный цикл создания сложной информационной системы сопоставим с ожидаемым временем ее эксплуатации. В современных условиях организации осуществляют реинжиниринг процессов примерно один раз в два года (в соответствии с требованиями к внутреннему аудиту в рамках требований стандартов ISO). Срок разработки информационной системы крупного масштаба составляет также около двух лет. Может оказаться, что к моменту сдачи ИС она уже никому не нужна, поскольку компания, ее заказавшая, вынуждена перейти на новую технологию работы. Следовательно, для создания крупной ИС жизненно необходим инструмент, значительно (в несколько раз) умень- шающий время разработки ИС. Помимо этого следует учитывать ряд требований: • функциональные возможности средства идентификации и описания процессов — должны учитываться факторы избыточности, минимальной достаточности, перспективного развития организации. Важно также учитывать и возможности для совместной работы нескольких сотрудников на одним проектом, а также возможности интеграции с другими программными продуктами, используемыми в организации (например, базами данных и т.п.); • стоимость — как уже говорилось, срок возврата инвестиций в разработку ИС, как правило, достаточно долгий, что важно учитывать при выборе методологии описания процессов. Кроме того, зачастую помимо основного пакета существует необходимость приобретения дополнений, стоимость которых может превышать стоимость самого ПО; • необходимость обучения персонала — внедрение новых программных средств в организации требует дополнительного обучения сотрудников, которые будут эти средства использовать; • техническая поддержка — необходимо учитывать стоимость обновлений программных продуктов, надежность программного обеспечения и функционирование службы поддержки клиентов (в виде форумов, ответов на вопросы, задаваемые пользователями, и т.п.). По функциональным возможностям эти средства можно условно разбить на следующие группы. 1.Средства функционального моделирования — для решения задачи функционального моделирования применяются два типа моделей: SADT-диаграммы и диаграммы потоков данных (DFD). В случае наличия в моделируемой системе программной/программируемой части (т.е. практически всегда) предпочтение, как правило, отдается DFD. 2. Средства событийного моделирования — основываются на расширении DFD потоков данных за счет введения управляющих потоков и процессов, являющихся интерфейсом между DFD и спецификациями управления, моделирующими поведение. Спецификации управления, как правило, формализуются с помощью диаграмм STD, позволяющих задавать состояния различных объектов системы. 3.Средства технологического моделирования — используются диаграммы PFDD (описания последовательности этапов процесса) и OSTN (состояния объекта и его трансформаций в процессе). 4. Средства информационного моделирования — используются диаграммы ERD «сущность-связь». На российском рынке присутствует достаточно много программных инструментальных средств, с помощью которых можно строить функциональные, информационные, стоимостные и имитационные модели деловых процессов, системы управления и системы управления качеством организаций и предприятий. Например, BPwin, ERwin, Design/IDEF, EasyABC, Design/CPN, S-Designоr, CASE-Аналитик, Designer/2000, ReThink, ABC FlowCharter, Oracle*Case, Visible Analyst Workbench, EasyCASE, Silverrun, Westmount I-CASE, PRO-IV, Select Yourdon, программные продукты серии ARIS и др. Наиболее популярными продуктами являются: • BPwin/ERwin (Platinum Technology); • ARIS (Scheer AG); • Rational Rose (Rational Software Corporation). Их основные функциональные особенности приведены в табл. 4.1 (источник: http://www.idefinfo.ru/content/view/23/25/). Таблица 4.1. Сопоставительный анализ комплексов функционального моделирования Функции, свойства ARIS BPwin/ Rwin Rational Rose 1. Моделирование организационных функций и процессов + + + 2. Разработка технического задания + +/ — +/ — 3. Функционально-стоимостной анализ + + +/ — 4. Оптимизация бизнес-процессов + — — 5. Имитационное моделирование, собы-тийно-управляемое моделирование + +/ — — 6. Генерация кода приложения - + +/ — 7. Оформление проектной документации; генерация технологических инструкций для рабочих мест + +/ — + 8. Хранение моделей деятельности предприятий + +/ — +/ — 9. Создание концептуальных и физических моделей структуры базы данных +/ — + + 10. Генерация программного кода, SQL-сценариев для создания структуры базы данных. — + +/ — 11. Стандартное представление основных бизнес-процессов (более 100) + — — 12. Ведение библиотеки типовых бизнес моделей + +/ — +/ — 13. Групповая работа над проектом + + + 14. Выдача встроенных отчетов по стандарту ISO9000 + — — Ценовые различия, долл. 31 740 (+ 14 610) 23 685 (+ 4 245) 40 520 (+ ?) Помимо средств идентификации и визуализации процессов существуют средства, которые в первую очередь нацелены на рационализацию и совершенствование разработки программных средств систем ДОУ. Основными задачами, которые ставятся перед такими средствами, являются: • интеграция средств описания процессов и средств разработки; • параллельное планирование и правильная постановка задач перед разработчиками систем ДОУ; • последовательная разработка средств автоматизации управления организацией; • управление изменениями и версиями программного обеспечения (что особенно важно в ходе реинжиниринга процессов); • сопровождение системы документационного обеспечения управления. Одним из таких средств является нотация Unified Modeling Language (UML). Основными понятиями, используемыми в UML, являются: • бизнес-транзакция — реализация некоторой функции управления определенной предметной областью, осуществляемой на некотором уровне управления на основе совокупности ресурсов, результатом которой является значимый для функционирования организации результат; • бизнес-процесс — совокупность бизнес-транзакций, реализующая законченный цикл управления некоторой предметной областью функционирования организации; • организация — сбалансированная интегративная совокупность взаимосвязанных бизнес-процессов, обеспечивающая достижение целей функционирования организации. Применение UML при моделировании организации и ее биз- нес-процессов позволяет в полной мере реализовать представление в динамическом, статическом и структурном аспектах. Получаемая в ходе объектно-ориентированного анализа и проектирования UML-модель организации представляет собой совокупность взаимосвязанных диаграмм, идентифицирующих бизнес-процессы, описывающих их жизненный цикл, структуру организации и взаимодействие процессов ее функционирования во времени и пространстве с привязкой к используемым ресурсам и получаемым результатам. UML-модель применительно к бизнес-моделированию может включать в себя следующие диаграммы: • структурный аспект: Use-Case-диаграммы, идентифицирую щие бизнес-процессы и бизнес-транзакции, их взаимосвязь, соподчиненность и взаимодействие; Package-диаграммы, структурно организующие предметную область и иерархически упорядоченную структуру организации; • динамический аспект: Behavior-диаграммы (Activity, Statechart, Collaboration, Sequence), описывающие поведение (жизненный цикл) бизнес-процесов в их взаимодействии во времени и пространстве с привязкой к используемым ресурсам и получаемым результатам; • статический аспект: Class-диаграммы, отражающие совокупность взаимосвязанных объектов, т.е. рассматривает логическую структуру предметной области, ее внутренние концепции, иерархию объектов и статические связи между ними, структуры данных и объектов; Deployment-диаграммы, отражающие технологические ресурсы организации. UML-модель в части бизнес-модели позволяет получить детальные ответы на ряд типичных вопросов о деятельности организации: |