лекция 4 по документированию управленческой деятельности. Лекция 4. Лекция 4 по дисциплине Документационное обеспечение делового общения на тему Компьютерные технологии документационного обеспечения управления
 Скачать 0.63 Mb.
|
|
• каковы виды деятельности организации и предметные области управления (предметно-структурный аспект)? • какие функционируют бизнес-процессы (функциональный аспект)? • кто и где выполняет бизнес-процессы (организационный аспект)? • как выполняются бизнес-процессы (методический аспект)? • когда выполняются бизнес-процессы (динамический аспект)? • что, откуда и куда перемещается, обрабатывается, получается в материальных и в связанных с ними информационных потоках (сущностно-элементный аспект)? • с помощью чего (какими инструментами) выполняются биз- нес-процессы (ресурсный и технологический аспекты)? Таким образом, UML-модель рассматривается как средство до- кументирования и анализа существующих бизнес-процессов, их оптимизации или перепроектирования, моделирования новых бизнес-процессов во взаимосвязи с организационной структурой, предметными областями и функциями управления организацией, а также как фундаментальная основа для формирования требований к построению информационных систем, поддерживающих процессы деятельности организации. C UML тесно связана методология RUP — rational unified process, представляющая собой базу знаний в виде набора исчерпывающих рекомендаций для создания практически любых программных продуктов, в том числе и систем ДОУ. RUP подробно рассказывает, когда, кто и что должен делать в проекте, чтобы в результате получить ИС в установленные сроки, с определенной функциональностью и в рамках отведенного бюджета. Для реализации требований заказчика в установленные сроки унифицированный процесс разделяется на фазы, которые состоят из итераций (последовательных изменений), поэтому процесс еще называют итеративным и инкрементным. Каждая итерация проходит цикл основных работ и подводит разработчиков к конечной цели — созданию программной системы. Статическая структура RUP состоит из дисциплин, в которые группируются работы, задачи, артефакты и роли. Для описания осмысленной последовательности выполнения работ и задач используются рабочие процессы. Они описывают, кто, что, как и когда выполняет в процессе. В RUP входят шесть основных дисциплин: 1)бизнес-моделирование (business modeling); 2)управление требованиями (requirements); 3)анализ и проектирование (analysis and design); 4)реализация (implementation); 5)тестирование (test); 6)развертывание (deployment) и три вспомогательных: 1)управление проектом (project management); 2)управление изменениями (change management); 3)среда (environment). Динамическая структура RUP состоит из четырех фаз: inception, elaboration, construction и transition. Фазы могут подразделяться на итерации. Переход с фазы на фазу возможен только после выполнения задач фазы и представляет собой контрольную точку (milestone) процесса. Методология UML + RUP позволяет достичь необходимого уровня координации при разработке программных продуктов, информационных систем, систем документационного обеспечения управления, что особенно важно при реализации крупных проектов. Кроме того, методики фиксации последовательных изменений и оперативного внедрения изменений в действующую структуру позволяют производить реинжиниринг процессов с минимальными потерями для работоспособности информационной системы организации. URL-модель документооборота администрации города. В качестве примера рассмотрим модель документооборота Администрации города Анжеро-Судженска, построенного в соответствии с регламентом делопроизводства, принятого ею. На основе использования унифицированного процесса разработки реализуются четыре вида работ: 1)перечисление возможных требований; 2)осознание контекста системы; 3)определение функциональных требований; 4)определение нефункциональных требований. Каждая из них является важной, но мы остановимся лишь на решении второй задачи. Контекст системы служит для осознания разработчиками той предметной области, для которой эта система разрабатывается. Контекст может быть представлен в двух видах: модель деловых процессов или модель предметной области. Последняя является частным случаем и описывает основные объекты предметной области, их функциональность, связи между ними. Модель предметной области обычно статична и больше акцентирует внимание на параметрах объектов, чем на их операциях. Модель деловых процессов содержит в себе элементы, описываемые предметной областью, но в большей степени служит для представления функциональных компонентов реальной системы. Унифицированный процесс разработки предлагает подходы для выявления вариантов использования и построения архитектуры системы, исходя из построенной модели деловых процессов. Технически модель деловых процессов поддерживается двумя типами моделей: моделью прецедентов и моделью объектов. В нотации UML первый тип представлен в основном диаграммами прецедентов, а второй — диаграммами классов. Хотя оба типа моделей могут быть дополнены и другими видами диаграмм UML для большего понимания контекста. Перейдем теперь к составлению модели деловых процессов для делопроизводства администрации города (в дальнейшем — организации). Перечислим основные виды документов, которые участвуют в документообороте: 1) входящие — под этим термином будем понимать любые документы, поступающие от граждан, организаций, в том числе вышестоящих, а также устные обращения граждан; 2) исходящие — документы, которые генерируются внутри самой организации и направляются к внешним участникам документооборота; 3) внутренние — документы, которые создаются внутри организации и конечным пунктом назначения, как правило, является также организация. Как будет показано в дальнейшем, в эту категорию попадают также внутренние распоряжения и служебные записки, приводящие к адресату вне организации. Основное отличие между ними заключается лишь в особенностях заключительного этапа; 4)протоколы — документы созданные коллегиальными органами, функционирующими при организации. По функциональному назначению эти документы подобны остальным внутренним документам, однако схема их движения имеет существенные отличия, что приводит к необходимости отдельного рассмотрения данного вида документов. Выделим основные действия, которые участники документооборота осуществляют над объектом Документ. 1.Инициация — действия, побуждающие начать движение некоторого документа: обращение гражданина, получение письма по почте и т.п. 2. Исполнение — мероприятия по осуществлению указаний, представленных в документе или его части, рапорт об их проведении, а также сообщение об отказе от исполнения с указанием причин. 3.Старт документооборота — создание документа: подготовка текста устного обращения, служебной записки, проекта постановления. Результатом действия является создание экземпляра сущности Документ. 4.Контроль за исполнением — наблюдение за движением документа, анализ выполнения, просмотр архива. 5.Стоп (остановка документооборота) — окончание движения документа в системе, обычно означающее передачу документа в архив. 6.Отправка — передача документа внешним или внутренним адресатам. 7.Регистрация — присвоение документу номера, подтверждение его внутреннего юридического статуса. 8.Согласование — передача или перенаправление документа между бизнес-рабочими для подтверждения его силы либо перенаправления поручения по исполнению. Частным видом согласования является утверждение — окончательное подтверждение юридического статуса документа. В соответствии с обязанностями по исполнению операций до- кументооборота выделим следующих участников (под словом «лицо» понимается как физическое лицо, так и юридическое, а также структурные подразделения организации, ее сотрудники, руководители и коллегиальные органы). • Участник — любое лицо, участвующее в документообороте. Участник может производить Инициацию документооборота, а также являться адресатом операции Отправка. • Исполнитель — любое лицо, которое может осуществить операцию Исполнение. Исполнитель также является участником, так как может вызвать Инициацию документооборота и являться адресатом Отправки (как любое лицо). • Сотрудник — лицо, находящееся, как правило, внутри структуры организации, которое может выполнять функции исполнителя, и, кроме того, выполнять операцию Старт. • Контролер — сотрудник, выполняющий функции Контроля. • Менеджер — контролер, обладающий правом выполнять операцию Стоп. • Оформитель — менеджер, производящий канцелярские операции Отправка и Регистрация. • Руководитель — менеджер, обладающий правом производить подтверждение в операциях Согласование и Утверждение. На основании изложенного можно составить следующую схему модели вариантов использования. Запись схем будем вести в нотации, принятой для моделирования в рамках унифицированного процесса разработки Rational Rose. Модель деловых процессов вариантов использования Следует обратить внимание на то, что Менеджер является абстрактным классом, так как далее будет видно, что экземпляры данного класса не участвуют в процессах. Необходимость его введения обусловлена передачей наследуемым классам функциональности, связанной с операцией Стоп. Кроме того, для простоты на схеме представлены только активные участники. Так, например, инициатором Отправки является Оформитель, но кроме него к этому действию имеет отношение Участник, который играет роль Адресата по отношению к этому прецеденту. Пассивное участие можно увидеть на схемах модели бизнес-объектов. Объектная модель деловых процессов Основные объекты, связанные с движением документа Движение документов вида «Входящие» Движение документов вида «Исходящие» Движение документов вида «Служебная записка» Движение документов вида «Протокол» Естественно, что участники модели в чистом виде не встречаются в реальной жизни, однако каждого реального участника процесса можно описать, пользуясь данной терминологией. Например, секретарь коллегиального органа относится к классу Оформитель, так же как и приемная по обращению граждан, а сам коллегиальный орган или, например, начальник отдела относятся к классу Руководитель. Чтобы более четко выделить участников, связи между ними, а также процессы, в которых они участвуют, построим объектную бизнес-модель. На данной схеме представлены все возможные связи между участниками документооборота. При этом все акторы схемы прецедентов, являющиеся внутренними по отношению к Системе, переобозначены стереотипом «бизнес-рабочий». Кроме того, введена управляющая бизнес-сущность Движение документа, основная задача которой — координировать действия других бизнес-рабочих и акторов, перемещать документ по этапам движения, формировать схему движения в соответствии с шаблонами и корректировать ее в зависимости от действий участников. Естественно, что в реальности существуют еще некоторые биз- нес-сущности, участвующие в документообороте. В первую очередь это сам Документ. Кроме того, уже упоминалось понятие Архив — коллекция документов, завершивших свое движение. Схема показывает связи между этими объектами, Движением документа и участником Контролер. Далее для упрощения мы будем опускать связи, представленные на этой схеме, учитывая, что операция Перенос в архив осуществляется непосредственно за операцией Стоп для документа, а операция Контроль может выполняться контролером в любое время с момента регистрация. Опишем конкретные схемы движения различных видов документов. Движение документов вида «Входящие» начинается с инициации, выполняемой участником по отношению к Оформителю (гражданин обратился в приемную, в сектор делопроизводства пришло письмо). Оформитель производит операцию Старт, создавая новый экземпляр класса Движение документа. Последний, в свою очередь, согласно заложенной в него схеме, требует от Оформителя регистрации документа (т.е. присвоения номера, заполнения даты получения и т.п.). Как уже упоминалось, с момента регистрации Документ становится контрольным, т.е. любой контролер (руководитель, сектор контроля и т.п.) может отслеживать его движение и исполнение. Далее схема движения такого документа адресует его к Руководителю (например, начальнику отдела, отвечающего за указанный в письме круг вопросов) для согласования, т.е. принятия решения об исполнении и назначении исполнителей. При этом может производиться корректировка схемы движения, т.е. перенаправление документа другим руководителям, связанное, например, с их компетенцией. Руководитель, оказавшийся в конце цепочки согласований, поручает исполнение указаний документа (включая дополнительный текст, появившийся в результате согласований) некоторому исполнителю. По окончании работ исполнитель сообщает этому руководителю об успешности или не успешности завершения исполнения, руководитель останавливает движение документа (операция Стоп), внося информацию об исполнении. Как уже было сказано, после этого документ со всей приращенной информацией автоматически переносится в архив. Движение исходящих документов начинается с инициации, которую выполняет сотрудник. За старт движения документа в этой цепи отвечает оформитель (например, машбюро или канцелярия). Прежде чем пройти регистрацию, документ проходит этапы согласования (аналогично предыдущей схеме их может быть несколько), а затем утверждение у руководителя наивысшего ранга, обладающего компетенцией в данном вопросе (обычно это глава города). После этого оформитель регистрирует документ и останавливает его движение. Затем оформитель отправляет документ адресату (участнику). Старт движения документов «служебная записка» в отличие от предыдущих случаев начинается сотрудником (можно считать, что этап инициация выполняется самим сотрудником по отношению к себе же). После согласования с руководителем, компетентным в данном вопросе, производится регистрация документа у оформителя и окончание движения. На самом деле в данной схеме операция отправка реально, примерно в половине случаев означает дальнейшее движение, аналогичное исполнению в схеме входящих документов. Для упрощения на данной диаграмме соответст- вующая часть схемы не показана. Именно благодаря такому обобщению к данной категории можно отнести и большинство других документов внутреннего характера. И наконец, схема движение документов вида «протокол» аналогична предыдущей схеме с двумя небольшими отличиями: старт движения начинает оформитель (например, секретарь градостроительного совета), а вместо согласования всегда выполняется операция Утверждение, поскольку решение коллегиального органа (здесь — Руководитель) является окончательным. Выполнение операции Отправка аналогично предыдущей схеме т.е. зачастую влечет дальнейшие процессы по исполнению и контролю, которые не представлены на данной схеме. Моделирование электронного документооборота обеспечивает упорядоченность, рациональность и контролируемость всех процессов ДОУ, возможность их реинжиниринга для поддержания качества управленческих услуг и эффективности принимаемых решений. Визуализация моделей повышает их информативность и обозримость процессов документооборота в организации, а программная поддержка исключает возможные нестыковки и ошибки. Управление электронным документооборотом Западные консалтинговые компании израсходовали много сил и средств для оценки расходов на обработку бумажных документов. Эти оценки приведены не в денежном выражении, а в натуральном (в разах, штуках и процентах), что исключает определенные несоответствия при их интерпретации для российской действительности. Например: • по оценке компании DELPHI, 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется и рабочие группы тратят до 30% своего времени в попытках их найти; • по оценке компании Сoopers & Lybrand, организации делают 19 копий каждого документа и 7,5% всех документов теряется безвозвратно. Эти потери только в масштабах Соединенных Штатов близки к триллиону долларов в год. Поэтому понятно желание бизнесменов избавиться как можно быстрее от бумажных документов и перейти к электронным. О том, насколько выигрывают компании при переходе к электронному документообороту, по оценкам различных консалтинговых компаний, уже говорилось в начале книги. Но переход к электронным документам дает и ряд других преимуществ. 1. При работе с электронными документами время их поиска, а следовательно, время ответа на запрос гораздо меньше, чем при работе с бумажными документами. Клиент, получающий ответ быстрее, чем раньше, естественно, удовлетворен гораздо больше. 2. Более эффективное управление информацией, документами, сохраненными в электронном виде, радикально улучшается благодаря более быстрому доступу к документам, восстановлению утерянных документов; эффективному хранению и архивированию документов; значительно большему объему хранимых и доступных документов, чем ранее, и, следовательно, дает возможность более точных и обоснованных решений. 3. Более надежная защита информации обеспечивается: технологией, позволяющей сохранять ключевую информацию в нескольких поколениях на оптических или магнитных носителях информации (защита от повреждения и уничтожения). Значительно проще провести шифрование и дешифрование критических документов, проще удостоверить подлинность документа и пользователя (разграничение прав доступа). 4. Производительность труда. Труд любого сотрудника можно разделить на две основные составляющие — производительный и обеспечивающий труд. ДОУ относится к обеспечивающей деятельности, и, следовательно, сокращая время на эти операции, мы высвобождаем время для производительного труда. Кроме производительности труда отдельного человека переход к электронным документам радикально повышает производительность труда рабочих групп, а работа с сетевыми технологиями позволяет одновременно многим пользователям из рабочей группы получать доступ к необходимым документам, что довольно проблематично и дорого (копирование, совещания и т.п.) при работе с бумажными документами. Если к электронным документам добавляются такие технологии, как workflow и groupware, то это предоставляет возможность взаимодействия сотрудников внутри всех подразделений предприятия, что позволяет избежать дублирования функций и задач и, следовательно, еще более снизить затраты. |