лекция 4 по документированию управленческой деятельности. Лекция 4. Лекция 4 по дисциплине Документационное обеспечение делового общения на тему Компьютерные технологии документационного обеспечения управления
 Скачать 0.63 Mb.
|
|
5. Уменьшаются затраты на технологические операции документирования и делопроизводства, что обусловливается следующими факторами: • сбор и передача документированной информации значительно упрощается и сокращается по времени при наличии шаблонов документов, однократном вводе данных, использовании электронной подписи и электронной почты; • срок исполнения документов сокращается, а качество подготовленных документов повышается за счет более оперативного рассмотрения документов, доведения их до исполнителей, использования оперативного доступа к подготовленным ранее документам организации, правовым и нормативным информационным ресурсам, национальным и мировым информационным ресурсам; • снижаются затраты на оборудование и расходные материалы (автоматизированные рабочие места могут стоить меньше, чем высокопроизводительное копировальное оборудование и факсимильные аппараты (с учетом расходных материалов), оборудование для оперативного хранения документов и архивов); • значительно снижается потребность в канцелярских принадлежностях; • сокращаются затраты на архивное хранение документов (вы- свобождение реальных площадей сотрудников, времени поиска необходимых документов). В процессе перехода на безбумажную технологию работы с документами выделяются три группы проблем: 1) техническая неготовность организации для работы с электронными документами (отсутствие или некомплектность программно-аппаратных средств, электронной почты и пр.); 2) технологическая несовместимость — неумение адекватно переводить бумажные документы в электронный вид, недопустимость перевода в электронный вид отдельных категорий конфиденциальных документов, неумение регистрировать все создаваемые электронные документы (документы из приложений, которые создают документы, такие как текстовые процессоры, электронные таблицы, графические программы, программные пакеты для настольных издательств, сообщения, приходящие и уходящие через факс-сервер предприятия, входящие, исходящие и внутренние сообщения, передаваемые по электронной почте, и документы, которые были к ним прикреплены, отчеты и другие документы, которые готовят разного рода информационные системы); 3) неполнота правовой и инструктивно-методической базы — даже если в пределах отдельно взятой организации решили перейти к безбумажной работе с документами, необходима договоренность между ней и ее корреспондентами, а также между ней и госорганами по обмену документами. В свою очередь, для СУД характерны следующие базовые принципы построения: • модульность и технологичность — не всегда существует необходимость внедрения в организации полного технологического цикла работы с документами. Это определяется разными причинами: от нехватки финансовых средств до нецелесообразности резкой перестройки работы по документированию. Поэтому СУД должна состоять из отдельных взаимодействующих модулей, каждый из которых позволяет решить ту или иную конкретную задачу, причем эти модули могут добавляться в уже работающую СУД в произвольной последовательности. По возможности эти модули должны быть независимы друг от друга при обеспечении их совместимости и интеграции. В частности, внедрение СУД можно начать с организации контроля исполнения, а можно с реализации электронного архива, но в рамках любой концепции необходимо получить в итоге полноценную систему. Модульность СУД должна обеспечивать минимальную адаптацию под конкретного пользователя и нормативно-правовую базу, что сокращает время внедрения и повышает надежность в эксплуатации; • масштабируемость — этот принцип характеризует возможность работы СУД с различным количеством пользователей и документов, в многоплатформенных режимах, с наращиванием мощности системы интенсивным образом, не требуя настройки с нуля; • открытость — СУД должна взаимодействовать с существующими или новыми приложениями, функционировать в гетерогенных и, что особенно важно, в распределенных средах, на различных платформах, в сетевых средах и на серверах баз данных. Предлагаемое решение должно обеспечивать легкое подключение внешних приложений, а это значит, что приложение должно иметь открытое API и поддержку COM (DCOM), CORBA-технологий. Также к требованию открытости системы относится поддержка существующих стандартов в соответствующих областях, граничащих с решением задач, связанных с обработкой документов. К этим стандартам в области работы с документами относятся Shamrock и ODMA (Open Document Mangement API), в области управления деловыми процессами — WorkFlow Coalition API и т.д. Поддержка указанных стандартов позволит без труда переходить на новые версии приложений. Компьютеризированная система ДОУ включает в себя следующие структурные элементы: • систему управления документами (СУД); • систему массового ввода бумажных документов; • функциональные блоки, интегрирующие СУД с различными источниками происхождения документов (офисные приложения, электронная почта, факсимильные каналы, речевой ввод, Интернет и т.д.); • систему автоматизации деловых процессов. Структурно компьютеризированная система ДОУ Ядром является СУД. Основные задачи СУД следующие. • Обеспечение регистрации поступающих документов (заполнение необходимых атрибутов регистрационной карточки документа). • Организация хранения документов — поддержка технологий хранения машиночитаемой информации разных типов (от технологий, ориентированных на оптические и магнитные диски, до технологий, использующих стримеры), в том числе поддержка работы со съемными носителями. • Поддержка обмена документами между устройствами хранения, обеспечивающими копирование и архивирование документов в зависимости от принятых технологий и изменения частоты обращения к информационным ресурсам. • Автоматизация операций с документами (их обработка, копирование, архивирование, восстановление, уничтожение). • Организация автоматического индексирования документов для дальнейшего их быстрого поиска (регистрационный номер, классификационные признаки, ключевые слова). Организация поиска документов по их содержанию (слова, фразы) с учетом морфологической обработки. Морфологическая обработка нормализует каждое слово таким образом, что отсекает от него окончания, которые возникают в различных склонениях и падежах. Отдельно стоят задачи поиска и анализа информационных ресурсов, которые представлены в нетекстовом формате — представьте себе, что необходимо выполнять поиск по мультимедиа данным (звук, видео) или по изображениям (скажем, в газете промелькнула фотография человека и возникла необходимость подобрать видеоматериалы из видеотеки, где он присутствует). Конечно же, все необ- ходимые функциональные блоки должны определяться на стадии предварительного проектирования системы, чтобы впоследствии избежать тупиковых ситуаций. Аудит и обеспечение безопасности документов — контроль доступа к документу и протоколирование всех операций с документом. Контроль доступа подразумевает разрешение или запрещение, в зависимости от полномочий пользователя, вошедшего в систему таких операций, как просмотр документа, редактирование документа, создание копии документа, уничтожение документа. Управление доступом к документу. Администратор СУД имеет право просматривать журнал операций, в котором фиксируются все события, которые происходят в системе при работе с документами, так что он в любое время сможет найти виновного в ошибочных действиях. Также СУД должна позволять использование специализированных аппаратно-программных модулей криптозащиты данных, которые предоставляют дополнительные сервисы по защите документов (электронная подпись, шифрование). Интеграция с приложениями по обработке документа — сохраняющими результаты обработки в файлах собственного формата и выводящими результаты только на печать. Первый тип приложений обеспечивает интеграцию на уровне операций с файлами (создание нового файла, открытие, сохранение и закрытие хранимого файла). Данный вид интеграции интересен тем, что документ сохраняется в своем оригинальном формате; это позволяет обеспечить удобную дальнейшую его обработку. Второй вид интеграции реализует перехват документов, которые выводятся только на печать, и сохраняет их в виде файлов. Отдельно можно выделить интеграцию с электронной почтой и факс-системами, как наиболее распространенными механизмами обмена электронными документами. Интеграция с электронной почтой осуществляется через стандартные интерфейсы MAPI и VIM. Соответственно поддерживаются все программы электронной почты, которые соответствуют указанным интерфейсам. Возможен как ручной (пользователь самостоятельно определяет, какую информацию следует поместить в архив, а какую — нет), так и автоматический (почта приходит на заранее определенный адрес и специальный робот, который был предварительно настроен, выполняет операцию переноса данных из почтовых фолдеров в электронный архив для последующей обработки данных со- трудниками компании) интерфейс. Для передачи информации по факсимильным каналам характерен определенный формат передаваемых документов, как правило, растр, что и определяет возможности (точнее, их ограничение) его последующей обработки. • Организация коллективной работы с документами, дающая значительный выигрыш в производительности труда сотрудников. Основой для этого является реализация совместного доступа к электронным документам, а также обеспечение следующих функций: – поддержка версий документа и ограничение прав корректировки оригинала документа исполнителями (только ответственным исполнителем); – обеспечение соглашений по соотнесению формы представления правок (цветовое кодирование, шрифтовое представление и пр.) с исполнителем; – обеспечение возможности представления примечаний и комментариев; – организация распределенных хранилищ документов. В ДОУ крупных организаций часто возникает вопрос о поддержке распределенного в пространстве хранилища, причем под распределенностью понимается реализация доступа удаленных пользователей к хранилищу документов в режиме on-line (доступ по локальной сети, доступ через Интернет или Интранет), в режиме off-line (с использованием электронной почты в режиме заказа-доставки документов). – взаимодействие нескольких хранилищ документов и одновременный доступ пользователей к информации, располо- женной в разных архивах. Такого рода взаимодействие может быть построено, во-первых, на технологии параллельных систем баз данных (с одновременными или распространенными обновлениями), во-вторых, на технологии распределенного доступа (создается глобальное информационное пространство и пользователь делает один запрос к глобаль- ному хранилищу, а система сама делит запросы по реальным хранилищам, собирает с них ответы и выдает консолидированный результат пользователю). Для организации обработки большого количества бумажных документов и перевода их в электронную форму предназначена система массового ввода документов. Данная подсистема присутствует практически в любой системе ДОУ, дело лишь в количестве обрабатываемых документов. Процесс состоит из следующих этапов: • сканирование документа; • обработка изображения документа, для чего используются следующие специализированные функции: • очищение изображения — применяется для снятия с изображения отдельных элементов, ухудшающих его качество (отдельно стоящие точки, пятна и т.п.); • снятие фона и выделений — очень часто документы имеют общий фон с цветом отличным от белого (ценные бумаги, например), для их обработки необходимо удалять фон; • выравнивание изображения — данная функция позволяет выполнять процедуру устранения перекосов в изображении; • снятие элементов форм — для того чтобы эффективно обрабатывать форму, необходимо удалять с изображения элементы форм (линии, разграфки, примечания и тому подобное); • определение идентификатора форм — для того чтобы система могла работать с разными формами документов, она должна определять, что за форма поступила на обработку и загружать соответствующее, заранее настроенное и подготовленное описание формы; • восстановление букв и символов — очень часто случается, что в заполненной форме буква оказывается пересеченной элементом формы (например, линией) и для последующего успешного распознавания символа необходимо удалить линию таким образом, чтобы буква при таком удалении не пострадала; • вращение изображения на произвольный угол; • масштабирование изображения; • регулирование уровня серого; • компрессия и декомпрессия изображений. • распознавание и индексирование документа, анализ содержимого документа и извлечение данных. Существуют две основные группы систем распознавания: 1) системы оптического распознавания (OCR) — работают только с машинописным текстом; 2) интеллектуальные системы распознавания (ICR), работающие с текстом, написанным от руки (включая произвольный рукописный текст), штрихкодами, специальными метками. После того как документ распознан, проводится его индексирование для организации его поиска. В зависимости от конкретной задачи и типа документа, он может иметь различные классификационные признаки или ключевые слова. Может допускаться и поиск по тексту документа. Для многих организаций актуальной является проблема ретро-конверсии — перевода документов с бумажных носителей в электронный вид для дальнейшего анализа. Имеются большие архивы бумажных документов, содержание которых необходимо для повседневной работы сотрудников. Для перевода их в электронную форму документы порциями сканируются, после чего автоматически распознаются средствами OCR, а в дальнейшем используется механизм нечеткого поиска который позволяет находить нужную информацию даже в тех документах, где слова были распознаны или же подготовлены с ошибками. Особенностями предлагаемого подхода для решения данной задачи являются: • возможность выполнения сканирования документов в фоновом режиме (по мере высвобождения техники и ресурсов, или же возникновения необходимости анализа конкретного блока бумажной информации в случае, когда выбирается путь поэтапного ввода документов в систему); • распознавание документов в фоновом режиме; • отсутствие необходимости правки документов для их последующего анализа. В этом же пакете имеются специальные модули, которые позволяют анализировать графическую, аудио- и видеоинформацию. Системы автоматизации деловых процессов (АДП) (примерный аналог — системы контроля исполнения документов) базируются на следующих понятиях: • задачи (tasks) — совокупность действий, направленных на достижение некой деловой цели (для конкретного сотрудника, отдела, организации в целом); • участники делового процесса (participants) — конкретные сотрудники (роли, группы), которые выполняют задания в определенном порядке на основании заранее определенных условий или правил; • инструменты (tools) — приложения, которые обрабатывают информацию, связанную с задачей или задачами; • процесс (process) — ряд скоординированных последовательных и/или параллельных действий; • деловой процесс (Business Process) — комплекс скоординированных последовательных и/или параллельных действий в контексте структуры организации и ее политики для достижения каких-либо целей; • описание процесса (Process definition) — формализованное описание процесса, состоящее из описания действий и их взаимосвязей, а также критериев которые определят начало и окончание процесса; • действие (Activity) — выделенный, логический шаг внутри делового процесса, который вносит вклад в достижение цели; • данные (Data) — сведения, которые необходимы для осуществления действия (выделяют данные процесса и внешние данные). АДП системы можно подразделить по типу движения задач на: • свободные, где сотрудник в каждый момент времени может определить новый деловой процесс (в частном случае маршрут движения документа), тут же задать его параметры и запустить его на выполнение. Под параметрами процесса понимается список сотрудников, участвующих в нем, последовательность прохождения задания по сотрудникам, права каждого сотрудника по операциям с конкретным заданием, сроки, ответственные исполнители; • жесткие, которые основываются на картах деловых процессов, которые проверяются, тестируются и преобразуется в АДП-приложения. Сформированное АДП-приложение запускается на сервере с помощью модуля исполнения. Некоторые сотрудники имеют право инициировать деловые процессы в рамках запущенного процесса, некоторые имеют право только исполнять задания в тех же рамках. Контроль исполнения является интегрирующим термином и включает следующие уровни: • контроль доставки — выдается информация инициатору задания о том, что его задание достигло места назначения; • контроль прочтения — выдается информация инициатору задания о том, что с его заданием ознакомились сотрудники, для которых это задание было предназначено; • контроль выполнения — выдается информация инициатору задания о том, что задание выполнено; • мониторинг — инициатор всегда может посмотреть, кто и что сейчас делает с его заданием; • извещение о нарушении сроков исполнения — АДП-система может известить инициатора, о том, что посланное им задание просрочено конкретным сотрудником; • анализ ретроспективы выполнения заданий. Информация может выдаваться в виде изменения статуса задания в окнах входящих и исходящих заданий или в виде нового задания, сформированного системой инициатору задания или просто с помощью сообщения по электронной почте. Итак, обобщая систему классификации и проецируя ее на реальную жизнь, можно сделать следующие выводы. • Системы со свободным движением документов с контролем доставки и прочтения — это обычные системы электронной почты. С помощью дополнительного программирования к ним можно добавить еще и контроль выполнения. • Системы со свободным движением документов и со всеми функциями контроля исполнения, включая мониторинг, извещения и историю — это класс специализированных маршрутизаторов. К ним можно отнести маршрутизатор WorkRoute I компании «ВЕСТЬ-Метатехнология». • Системы с жестким движением документов и со всеми функциями контроля исполнения — это высший класс АДП-систем. К ним можно отнести |