лекции по биостатистике+. Лекциях по направлению подготовки Ветеринария
 Скачать 355.81 Kb.
|
|
Тема: ПРИКЛАДНЫЕ ОФИСНЫЕ ПРОГРАММЫ 1. Технологии обработки текстовой информации. MS Word 2. Обработка данных средствами электронных таблиц. MSExcel 3. Создание презентаций в MS PowerPoint Продолжительность - 4 часа 1. Технологии обработки текстовой информации. Основные элементы окна MS Word Текстовый редактор - компьютерная программа, предназначенная для создания и изменения текстовых файлов, а также их просмотра на экране, вывода на печать, поиска фрагментов текста и т.п. MS Word – это текстовый процессор в составе MS Office, предназначенный для просмотра, создания, редактирования и форматирования текстовых документов. Общий вид окна MS Word (интерфейс) представлен на рисунке. В верхней части окна расположена строка заголовка. В ней указано наименование открытого файла и название используемой программы MS Office MS Word. Если активным является созданный документ, не сохраненный как файл, то в строке заголовка указано Без имени 1 (или другой номер созданного документа). Панель инструментов Стандартная, Строка меню, Строка заголовка, Панель инструментов, Форматирование, Кнопки управления Строка состояния, Вертикальная линейка ,Полосы прокрутки, Горизонтальная линейка В левой части строки заголовка находится значок системного меню. Двойной щелчок по значку закрывает окно. В правой части строки заголовка расположены кнопки управления окном. Если окно не развернуто на весь экран, то ухватившись за строку заголовка указателем мыши, его можно перемещать по экрану. Ниже строки заголовка идет строка меню. Строку меню нельзя скрыть или переместить в другую часть окна. Последовательность расположения меню можно изменять. Можно создавать собственные меню. Ниже строки меню располагаются панели инструментов. По умолчанию в окне отображается две панели инструментов: Стандартная и Форматирование. В версии MS Office MS Word рядом с панелью Стандартная по умолчанию отображается также панель Найти. Внешний вид панелей, их расположение в окне может изменяться. Можно отображать различные панели, имеющиеся в MS Office MS Word, создавать собственные панели. Основную часть окна занимает окно (поле) открытого файла или созданного документа. Сверху и слева обычно отображаются линейки, горизонтальная и вертикальная, соответственно. Снизу и справа – полосы прокрутки, аналогично: горизонтальная и вертикальная. В нижней части окна находится строка состояни. Выбор параметров страниц Разметка страницы служит для создания печатных документов. В начале работы над документом необходимо задать значения параметров страницы (меню Формат – Страница). Существуют форматы страниц: . А4 (21 . 29,7 см) – размер стандартного листа бумаги для принтера (рефераты, курсовые, дипломы, заявления); . А3 (29,7 . 42 см) – размер в два раза больше стандартного листа (объявления, плакаты); . А5 (14,8 . 21 см) – размер в два раза меньше стандартного листа (письма). Существуют две возможные ориентации страницы: . книжная; . альбомная. На странице можно установить требуемые размеры полей, которые определяют расстояние от краев страницы до границы текста. Поля: слева – 3 см; справа – 1,5 см; сверху – 2 см; снизу – 2 см. Для вывода на каждой странице документа одинакового текста удобно использовать верхний и нижний колонтитул. Колонтитулами называют области, расположенные в верхнем и нижнем полях страницы. Информация, помещенная в колонтитул, будет печататься на каждой странице документа. В случае если необходимо, чтобы отдельные страницы документа имели свои параметры оформления, документ разбивается на разделы (меню Вставка – Разрыв … – Разрыв страницы). Каждый раздел документа может иметь свой колонтитул. Колонтитулом может быть: Вставка – Поля – Время (Дата, Тема, Заголовок, Автор). Для нумерации страниц используется меню Вставка – Поля – Номер страницы. Ввод текста При вводе текста с клавиатуры по достижении конца строки слово автоматически переносится на следующую строку. Каждый абзац заканчивается нажатием клавиши ENTER. Для удаления символов используются клавиши Delete (удаляет символ справа от курсора) и Backspace (слева). Текстовый процессор по умолчанию записывает текст в режиме Вставка. При нажатии клавиши INSERT программа переходит в режим Замены. Переключение между режимами осуществляется нажатием клавиши INSERT или щелчком мыши в строке состояния в области ВСТ (ЗАМ). На панели инструментов Стандартная имеется кнопка Непечатаемые символы ¶, которая включает режим отображения на экране непечатаемых символов. Непечатаемые символы – это специальные символы, которые используются при обработке документа. К непечатаемым символам относятся: маркер конца абзаца (знак ¶), пробел (знак .), символ табуляции (знак .) и др. Если опции автоматической проверки правописания включены, то текстовый процессор сразу указывает на ошибки набора текста и подчеркивает красной волнистой линией слова с орфографическими ошибками и зеленой волнистой линией грамматические ошибки. При вызове контекстного меню на подчеркнутом слове из раскрывающегося списка можно выбрать один из предложенных вариантов написания слова. В случае затруднения подбора слов в предложении можно использовать словарь синонимов (тезаурус), который вызывается через контекстное меню. Тезаурус – это особая разновидность словаря, в котором слова сгруппированы по определенным смысловым признакам, например, синонимам или антонимам. Перенос слов по слогам задается в меню: Формат – Абзац – Положение на странице – Автоматический перенос. Форматирование символов и абзацев Шрифты, применяемые в OOo MS Word, являются векторными шрифтами специального формата True Type. Технология True Type позволяет отображать символы на экране монитора, так же, как и при печати. Каждый вид шрифта характеризуется своим стилем представления. Каждый шрифт имеет несколько видов начертания: обычный, полужирный, курсив, подчеркнутый. Несколько видов начертания шрифта могут накладываться друг на друга. Размер шрифта измеряется в пунктах. Пункт – единица измерения принятая в полиграфии, равная 1/72 дюйма. Размер шрифта в полиграфии называют кеглем. Для изменения параметров шрифтового оформления фрагмента текста, его нужно предварительно выделить. В диалоговом окне Символы – меню Формат можно настроить все параметры шрифта, включая видоизменение, цвет и вид линии подчеркивания, смещение, масштаб и кернинг. Существуют четыре вида выравнивания границ абзацев: по левому и правому краю абзаца, по центру, по ширине. Выравнивание по ширине осуществляется за счет изменения интервалов между словами в абзаце. Выравнивание по центру используется для оформления заголовков. Абзацы имеют отступы относительно левой и правой полей страницы, а также отступ в первой строке. Если отступы слева и справа нулевые, абзацы выравниваются по полям страницы. Отступы абзаца устанавливаются в меню Формат – Абзац или с помощью движков на горизонтальной Линейке. Движки на линейке всегда указывают отступы текущего абзаца. Междустрочный интервал – это расстояние по вертикали между строками текста в абзаце. По умолчанию используется одинарный интервал. Списком называется совокупность абзацев, которые имеют в начале абзаца особые символы. В маркированном списке слева в начале абзаца стоит маркер, а в нумерованном списке – порядковый номер абзаца. На панели инструментов Форматирование имеются кнопки для создания маркированных и нумерованных списков. Кнопки работают как переключатели. Первое нажатие кнопки создает элемент списка, повторное нажатие – убирает элемент списка. Более тонкая настройка представления списков производится в диалоговом окне Маркеры и нумерация – меню Формат. Особую разновидность списков представляют многоуровневые списки, которые поддерживают иерархическую структуру нумерации. Каждый уровень иерархии списка имеет свою нумерацию или свой маркер. Работа с таблицами Для работы с таблицами в текстовом процессоре имеется специальное меню Таблица. С помощью этого меню можно создать таблицу (Таблица – Вставить таблицу) и изменить ее размеры, добавляя и удаляя строки и столбцы (пункты Удалить, Вставить в меню Таблица). По умолчанию в таблицу вставляется одна строка или столбец. Если перед добавлением выделено несколько строк или столбцов, то в таблицу вставляется столько строк и столбцов, сколько было выделено. MS Word позволяет создавать сложные структуры таблиц, в частности с помощью команд Таблица – Разбить ячейки (Объединить ячейки). Текст в ячейках таблицы форматируется так же, как и абзацы документа. Для расположения текста в ячейке вертикально используются команды Формат – Символы – Положение. Для проведения форматирования нужно предварительно выделить фрагмент таблицы. Существуют два способа выделения элементов таблицы – с помощью меню Таблица – Выделить и с использованием мыши (вид курсора для выделения столбца . и для выделения строки .). Некоторые пункты меню Таблица вынесены на панель инструментов Таблицы и Границы. Дополнительные элементы оформления Текстовый процессор MS Word предоставляет большие возможности по оформлению документа. Это может быть многоколонный набор текста, названия, сноски, рамки, гиперссылки. Многоколонный набор (Формат – Колонки) используется при подготовке буклетов и газетных полос, названия применяются для создания подписей рисунков, таблиц и формул, рамки используются для подготовки веб документов. В сноски и примечания (меню Вставка) помещаются различные поясняющие комментарии. Имеются два типа сносок – обычные и концевые. Обычная сноска располагается внизу страницы, а концевая – в конце раздела или документа. Один документ может содержать и обычные, и концевые сноски. Например, обычные сноски можно использовать для разъяснения вводимых терминов, а концевые – для ссылки на первоисточники. Текстовый процессор MS Word поддерживает технологию объектного связывания, при которой в текстовый документ можно вставлять документы, созданные другими приложениями. Объектами могут быть листы рабочей книги табличного процессора, слайды презентации, диаграммы, формулы и др. Для вставки объекта используется меню Вставка – Объект. Стили Стилем называется набор параметров форматирования объекта, имеющий имя. Стили применяются для отдельных элементов текста, таблиц, а также для всего документа. Применение стиля позволяет одним действием изменить сразу все оформление документа. Стиль знака задает форматирование выделенного фрагмента текста внутри абзаца, определяя такие параметры текста, как шрифт, размер, начертание и т.д. Стиль абзаца полностью определяет его внешний вид, т.е. выравнивание текста, междустрочный интервал и границы; он может также включать форматирование знаков. Стиль таблицы задает вид границ, заливку, выравнивание текста и шрифты. Некоторые специальные элементы текста, такие, как ссылки, названия, заголовки, цитаты, сноски имеют стандартные встроенные стили оформления. Стандартные стили нельзя удалять, но их можно изменять. Помимо стандартных стилей пользователь может создавать и применять свои собственные стили. Новые созданные стили называются пользовательскими. Пользовательские стили в отличие от стандартных встроенных стилей можно удалять. Для применения стиля на панели инструментов Форматирование имеется кнопка со списком перечня стилей: Структура документа Текстовый документ может иметь иерархическую структуру. Заголовки разделов документа служат узлами иерархического дерева. На нижних уровнях иерархии находятся абзацы, таблицы и рисунки документа. Структура позволяет быстро перемещаться по документу, автоматически формировать оглавление и редактировать состав документа. Процесс создания структуры называется разметкой документа. Разметку рекомендуется проводить для больших документов. В процессе разметки обычным абзацам назначаются соответствующие уровни иерархии стили заголовков. Например, если назначить абзацу стиль Заголовок 1, то данный абзац будет находиться на первом уровне иерархии. Если назначить абзацу Заголовок 2, то данный абзац будет находиться на втором уровне иерархии и т.д. Оглавление документа оформляется после создания структуры. В диалоговом окне Оглавление и указатели можно выбрать стиль оформления оглавления и количество уровней иерархии, которые будут отражаться в оглавлении. 2. Обработка данных средствами электронных таблиц. Основные понятия электронных таблиц Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер позволяет представлять их в электронной форме, а это дает возможность не только отображать, но и обрабатывать данные. Класс программ, используемых для этой цели, называется электронными таблицами. Электронная таблица – это программа, основное назначение которой состоит в автоматизации проведения вычислений в таблицах. Табличный процессор MS Office Excel предназначен для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых, числовых данных, а также формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции. Документ MS Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. Каждый рабочий лист имеет свое название (на ярлыке листа). Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке. Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены латинскими буквами (двухбуквенными комбинациями). Строки последовательно нумеруются цифрами. На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы – минимальный элемент для хранения данных. Обозначение ячейки – имя столбца и номер строки – выполняет функции адреса ячейки (например, А1; В5). Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой – табличным курсором. Прямоугольный фрагмент листа, состоящий из ячеек, называется диапазоном ячеек. Для обозначения диапазона используются адреса левой верхней и правой нижней ячейки (например, А1: В5). Ячейки, располагающиеся рядом, называются смежными. Смежные ячейки выделяются левой кнопкой мыши. Для выделения несмежных ячеек используется клавиша Ctrl. Основные элементы окна программы 1. В верхней части окна расположена строка заголовка. В ней указано имя открытого файла и название программы MS Excel. Если активным является созданный документ, не сохраненный как файл, то в строке заго- ловка указано Без имени 1. 2. Ниже строки заголовка расположена строка меню (программное меню). 3. Ниже строки меню располагаются панели инструментов. По умолчанию в окне отображается две панели инструментов: Стандартная и Форматирование (Вид – Панели инструментов >…). 4. Под панелями инструментов расположена Панель формул. В левой части панели формул расположен раскрывающийся список Область листа. В нем отображается адрес выделенной ячейки или диапазона ячеек листа. Кроме того, этот элемент используют при работе с именованными ячейками и диапазонами. Основную часть панели формул занимает Строка ввода. Она используется для ввода и редактирования данных; в ней отображается содержимое ячеек. Между Областью листа и Строкой ввода расположены кнопки, используемые при вводе данных и создании формул. Строка ввода, Область листа, Функция, Сумма, Мастер функций, Принять, Отменить 5. Основную часть окна занимает рабочий лист текущего документа. Для перехода к другому листу используют ярлыки листов (Вставка – Лист), расположенные в нижней части окна. При наличии большого числа листов можно прокручивать их ярлыки с использованием кнопок, расположенных слева от ярлыков. 6. Справа и слева обычно отображаются полосы прокрутки, вертикальная и горизонтальная. 7. В нижней части окна находится строка состояния. Типы данных Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов: текст, число или формула. Текст и число рассматриваются как константы, изменить их можно только редактированием ячеек. Формула автоматически пересчитывает свои значения, как только хотя бы один из аргументов был изменен. Текстовые данные представляют собой строку текста произвольной длины, при вводе выравниваются по левому краю. Ячейка, содержащая текстовые данные не может быть использована в вычислениях. Числовые данные – это одно число, вводимое в ячейку.. Числовые форматы представлены в диалоговом окне Формат ячеек и разделяются на: особый, числовой, процентный, денежный, дата, время, научный, дробный, логический. Числа автоматически выравниваются по правому краю. Большие числа, начиная с 12-разрядных, представляются на экране в экспоненциальном формате, например, 777 000 000 000 будет выглядеть на экране как 7,7Е+11, т.е. 7,77.1011. Дробная часть числа может быть представлена 15-ю знаками после запятой. Это обусловлено точностью проводимых в Excel вычислений. Денежный и финансовый форматы добавляют к числу знак денежной единицы. Формула – это арифметическое или логическое выражение, содержащее константы, операторы, ссылки, функции, имена диапазонов. Все формулы начинаются со знака =, записываются в одну строку и не содержат пробелов. Формулы в ячейках таблицы не отображаются. Вместо формулы отображается результат, полученный при ее вычислении. Чтобы увидеть формулу, хранящуюся в вычисляемой ячейке, надо выделить эту ячейку и посмотреть в строку формул. Ввод формул Формула должна начинаться со знака равенства (=). Элементы, следующие за знаком равенства, являются операндами, разделяемыми операторами вычислений. Формула вычисляется слева направо, в соответствии с определенным порядком для каждого оператора в формуле. Для изменения порядка выполнения операций можно использовать круглые скобки. Формулы, вводимые в ячейки, могут содержать следующие элементы: . знаки операций; . числовые значения; . адреса ячеек; . функции. Знаки операций, используемые в формулах Знак, Операция, ^ ,Возведение в степень , * ,Умножение, / , Деление, + ,Сложение, . ,Вычитание, & , Конкатенация , (объединение двух текстовых строк в одну), = , Равно, < Меньше, <= Меньше или равно, > Больше, >= Больше или равно, <> Не равно Операции представлены в порядке убывания их приоритета при вычислениях. Правило использования формул в программе Excel состоит в том, что если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу. Это гарантирует, что последующее редактирование таблицы не нарушит ее целостности и правильности производимых в ней вычислений. Формула может содержать ссылки. Ссылка – это способ (формат) указания адреса ячейки. Ссылки указывают на то, в каких ячейках находится значение, которое нужно применить в качестве аргументов формулы. С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах рабочего листа, а также использовать значение одной и той же ячейки в нескольких формулах. Абсолютная ссылка – это не изменяющийся при копировании и перемещении формулы адрес ячейки, содержащий исходные данные. В качестве признака абсолютной ссылки в адресе используется знак $. Различают: . полную абсолютную ссылку (знак $ ставится и перед именем столбца, и перед номером строки, например $A$8). В этом случае при копировании и перемещении адрес ячейки не меняется;. частичную абсолютную ссылку (знак $ ставится либо перед номером строки, либо перед именем столбца, например А$8 или $A8). В данном случае при копировании и перемещении неизменной остается только одна из координат. Для быстрого изменения типа адресации в формулах используется комбинация клавиш Shift+F4. Относительная ссылка автоматически обновляется в случае копирования и перемещения формулы из одной ячейки в другие, например А8. Редактирование формул. Ячейки с формулой можно редактировать так же, как и ячейки с текстовым или числовым значением: щелкнув мышью два раза по ячейке или в строке ввода панели формул. При редактировании ячейки с формулой ссылки на ячейки и границы вокруг соответствующих ячеек выделяются цветом. Если цветные рамки вокруг ячеек не отображаются, в меню Сервис следует выбрать команду Параметры и на странице MS Excel – Вид установить флажок Цветные ссылки. В формулу можно добавлять новые операторы и аргументы. В процессе редактирования можно запускать мастер функций. Перемещение и копирование формул. Копирование и перемещение ячеек с формулами можно осуществлять методом перетаскивания или через буфер обмена. Метод перетаскивания: маркер заполнения. Применение буфера обмена: Правка – Копировать (Вырезать) Правка – Вставить Для копирования, перемещения и вставки формулы можно пользоваться командами контекстного меню. При перемещении ячейки с формулой содержащиеся в формуле ссылки не изменяются. При копировании формулы ссылки на ячейки изменяются в зависимости от их типа (относительные или абсолютные). Функции. Использование Мастера функций. В формулах можно использовать функции. Функции – это стандартные формулы Excel, выполняющие определенный набор операций над заданным диапазоном значений. Каждая функция состоит из следующих элементов: . названия функции; . аргументов. Если функция имеет два и более аргумента, то они разделяются между собой точкой с запятой. Например: В одной формуле может быть как одна, так и несколько функций, объединенных между собой различными знаками операций. Например: Если в качестве аргументов функции используются другие функции, то такие функции называются вложенными. Например:Функции можно вводить вручную, но в Excel предусмотрен мастер функций, позволяющий вводить их в полуавтоматическом режиме практически без ошибок. Использование Мастера функций Для вызова мастера функций необходимо щелкнуть по кнопке Мастер функций, которая расположена на панели формул. После этого появится диалоговое окно Мастер функций – оно состоит из двух связанных между собой списков: Категория и Функция. Функции разбиты на 11 категорий (База данных, Дата/Время, Финансовый, Информация, Логический, Математический, Массив, Статистический, Электронная таблица, Текст, Дополнение). Также есть две дополнительные категории: Последние использованные и Все. Категория Последние использованные постоянно обновляется в зависимости от того, какими функциями пользовались в последнее время. Категория Все содержит список всех функций Excel. После выбора Категории и Функции необходимо щелкнуть по кнопке Далее. На экране отображаются поля, предназначенные для ввода аргументов (параметров). Если название аргумента указано полужирным шрифтом, параметр является обязательным и соответствующее поле должно быть заполнено. Параметры, названия которых приводятся обычным шрифтом, можно опускать. В верхней части диалогового окна приводится краткое описание функции, а также назначение изменяемого параметра. Здесь также можно увидеть значение функции, вычисленное при заданных значениях параметров. Ссылки на ячейки, используемые в качестве параметров функции, также могут быть относительными или абсолютными, что учитывается при копировании формул методом автозаполнения. Автоматизация ввода данных Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные данные, программа Excel содержит средства автоматизации ввода. К числу предоставляемых средств относятся: автоввод, автозаполнение числами и автозаполнение формулами. Автоввод. Для автоматизации ввода текстовых данных в ячейки одного столбца используется автоввод. Если несколько первых символов, вводимых в ячейку, совпадают с символами записи, ранее введенной в этом столбце, то эта запись при вводе отображается в ячейке и недостающая часть записи может быть введена автоматически. Для этого достаточно нажать клавишу Enter. Если же необходимо ввести другую информацию, то следует продолжать ввод данных. При вводе текстовых данных в ячейки одного столбца можно воспользоваться выбором из списка ранее введенных значений. Для этого, следует нажать комбинацию клавиш Ctrl+D в английской раскладке или щелкнуть по ячейке правой кнопкой мыши и выбрать команду из контекстного меню Список выбора. В ячейке откроется раскрывающийся список, в котором отображены записи, уже имеющиеся в столбце. Выбрать необходимую запись щелчком мыши и нажать клавишу Enter. Автозаполнение числами. При работе с числами используется метод автозаполнения. В правом нижнем углу рамки текущей ячейки имеется черный квадратик – маркер заполнения. При наведении на него указатель мыши (он обычно имеет вид толстого белого креста) приобретает форму тонкого черного крестика. Если ячейка содержит число (в том числе дату, денежную сумму), то при перетаскивании маркера происходит копирование ячеек или их заполнение арифметической прогрессией. Чтобы точно сформулировать условия заполнения ячеек, следует дать команду Правка - Заполнить - Ряды. В открывшемся диалоговом окне Заполнить ряды выбирается направление (вверх, вниз, вправо, влево), тип рядов (линейный, геометрический рост, дата, автозаполнение), начальное и конечное значение, величина шага. После щелчка по кнопке Ok программа Excel автоматически заполняет ячейки в соответствии с заданными условиями. Автозаполнение формулами. В ходе автозаполнения во внимание принимается характер ссылок в формуле: относительные ссылки изменяются в соответствии с относительным расположением, абсолютные остаются без изменений. Правила обновления ссылок при автозаполнении: Ссылка в исходной ячейке, Ссылка в следующей ячейке, При заполнении вправо, При заполнении вниз, А1 (относительная) В1, А2, $А1 (абсолютная по столбцу), $А1, $А2, А$1 (абсолютная по строке), В1, А$1, $А$1 (абсолютная) ,$А$1 Ошибочные значения Сообщение об ошибке Ошибка #DIV/0! Деление числа на ноль. =5/0 , #ИМЯ? Не может распознать имя, используемое в формуле. =Я1*4 ,#ЗНАЧЕН! Введена математическая формула, которая ссылается на текстовое значение,#### Ширины ячейки не хватает для отображения содержимого, Ошибка 501 Недопустимый символ в формуле, Ошибка 502 Функция имеет недопустимый аргумент, например отрицательное число для функции извлечения корня. Справка – Коды ошибок в MS Office Excel 3. Создание презентаций в MS PowerPoint. MS PowerPoint является офисным приложением, которое предназначено для создания презентаций. MS PowerPoint позволяет: . создать компьютерные презентации, которые представляют собой последовательность слайдов, содержащих мультимедийные объекты, . разрабатывать структуру документа, . создавать его оформление в соответствии с содержанием, . работать с мультимедийными объектами: определять их место и поведение за счет использования эффектов анимации. Созданные с помощью MS PowerPoint компьютерные презентации могут быть использованы на занятиях в процессе объяснения материала преподавателем или докладов студентов, в самостоятельной образовательной деятельности, при выступлениях на конференциях и совещаниях, в рекламе. Создание мультимедийной презентации целесообразно начинать с разработки плана презентации, в котором необходимо определить примерное количество слайдов в презентации, их содержание и структуру. Планирование презентации Прежде, чем приступить к созданию презентации необходимо иметь четкое представление о том что . Для какой аудитории предназначена презентация? . Каков предмет обсуждения? . Какова цель презентации? . Насколько детализирована должна быть презентация? При создании мультимедийной презентации следует руководствоваться следующими принципами: . Презентация должна быть краткой, доступной и композиционно целостной. . Продолжительность презентации со сценарием должна составлять не более 20-30 минут. Для демонстрации нужно подготовить примерно 20-25 слайдов (показ одного слайда занимает около 1 минуты, плюс время для ответов на вопросы слушателей). Указания по созданию эффективной презентации . Прежде чем приступить к работе над презентацией, следует добиться полного понимания того, о чем вы собираетесь рассказывать. . В презентации не должно быть ничего лишнего. Каждый слайд должен представлять собой необходимое звено повествования и работать на общую идею презентации. . Не перегружайте слайды лишними деталями. Иногда лучше вместо одного сложного слайда представить несколько простых. Не следует пытаться "затолкать" в один слайд слишком много информации. . Спецэффекты должны быть сведены к минимуму и использовать только с целью привлечь внимание зрителя к ключевым моментам демонстрации. . Необходимо поддерживать единый стиль представления информации. . Шрифты рекомендуется использовать стандартные. Лучше всего ограничиться использование двух или трех шрифтов для всей презентации. . Вся презентация выполняется в одной цветовой палитре, обычно на базе одного шаблона. . Информация должна быть по возможности представлена в виде графиков, схем, таблиц или списков Рабочая область MS PowerPoint Имеются все стандартные элементы управления: строка заголовка, кнопки управления окном, панель задач, панели инструментов, строка состояния и т.д. Область работы со слайдом расположена по центру рабочего пространства, по левую сторону от слайда расположены эскизы слайдов (панель слайдов), по правую - панель задач. Рабочая область, Переключатель режимов, Панель задач, Панель слайдов, Создание мультимедийной презентации При запуске программы MS PowerPoint появляется окно мастера презентаций Пользователь имеет возможность создать пустую презентацию, воспользоваться шаблоном или открыть уже существующую презентацию для дальнейшего редактирования. Рассмотрим первый вариант. Использование Мастера презентаций для выбора типа презентации Следующий шаг мастера позволяет сразу выбрать стиль слайда и способ отображения презентации Выбор стиля слайда в Мастере презентаций. На третьем шаге мастера для всей презентации определяются эффекты и скорость для смены слайдов, а так же указывается ее тип Второй и третий шаг мастера можно пропустить, т. к. указанные в них параметры можно более тонко настроить в дальнейшем. Кнопка «Готово». Выбор эффекта и скорости при смене слайдов Файл, Содержит команды, применяемые ко всему документу, Правка В этом меню содержатся команды, используемые для изменения содержимого документа Вид Содержит команды, предназначенные для управления отображением документа на экране Вставка Содержит команды, предназначенные для вставки новых элементов в документ: рисунки, объекты, специальные символы, файлы и т.д. Формат Содержит команды для форматирования разметки и содержимого документа Сервис Содержит средства проверки орфографии, галерею художественных объектов, а также средства для настройки меню и задания параметров программы Демонстрация Содержит команды и параметры для проведения презентации Окно Содержит команды для управления окнами документов и их отображения Справка запускает систему справки MS Office Под строкой меню располагаются панели инструментов: меню Вид - Панели инструментов Выбор панелей установленное по умолчанию инструментов Рекомендуется всегда отображать панели инструментов: Стандартная и Форматирование текста. В правой части рабочей области располагается панель задач, содержащая вкладки Фоны страниц, Макеты, Эффекты и Смена слайдов На вкладке Макеты отображаются эскизы слайдов, которые помогут при форматировании презентации. Каждый эскиз соответствует определённой разметке слайда. На вкладке Фоны страниц можно выбрать готовый шаблон оформления презентации и применить его к текущему слайду, выделенным или всем слайдам документа. Цвет и заливку фона можно изменить для текущего слайда или для всех слайдов в документе. В качестве заливки фона можно использовать штриховку, градиент или растровое изображение. Изменить заливку фона для всех слайдов: Вид - Шаблон - Образец слайдов. Изменить заливку фона для одного слайда: Вид - Обычный. Для изменения цвета, градиента или узора штриховки в качестве фона слайда необходимо: . Выбрать Формат - Страница, перейдите на вкладку Фон. . В области Заливка выбрать вариант: Цвет, Градиент или Штриховка, затем выбрать нужный элемент в списке. Нажать ОК. Смена фона презентации В качестве фона слайда можно показывать целое изображение или мозаичный узор, составленный на основе изображения: Формат - Страница, вкладка Фон. В области Заливка выбирается Растровое изображение. Чтобы использовать собственное изображение в качестве фона слайда необходимо выбрать Формат - Область. Перейти на вкладку Растровые изображения и нажать кнопку Импорт. Чтобы показывать целое изображение в качестве фона, снимите флажок Мозаика в области Положение и выберите Автоподбор. Чтобы создать мозаику из изображения в качестве фона нужно установить флажок Мозаика и задать параметры изображения - Размер, Положение и Смещение. Редактирование изображения Программа MS PowerPoint содержит простейшие инструменты по редактированию изображений. При выделении графического объекта активизируется панель инструментов "Изображение". Панель инстументов "Изображение"Инструменты на данной панели позволяют: Фильтрация. Фильтрация настроить резкость изображения, состарить изображение, сделать из изображения набросок углем и пр. , Режим графических объектов отобразить объект в оттенках серого, сделать изображение черно-белым, или превратить в водяные знаки. Цвет изменить цвет (долю красного, зеленого или синего), настроить яркость изображения, контрастность, гамма коррекцию, Прозрачный установить степень прозрачности объекта. Линия задает стиль линии вокруг объекта, Область. Область задает стиль области, в которой отображается объект (имеет смысл, только если объект полупрозрачный). Тень задает тень объекта. Кадрировать позволяет кадрировать изображения (отрезать ненужные области изображения) Работа с текстом. Для вставки текста щелкните в поле для текста. При этом активизируется панель инструментов "Форматирование текста", которая позволяет установить: гарнитуру шрифта, размер шрифта, стиль (жирный, курсивный, подчеркнутый), выравнивание абзаца (по левому краю, по центру, по правому краю, по ширине), установить/отменить маркированный список (стрелки служат для изменения элементов списка), установить эффекты шрифта, установить параметры абзаца, цвет шрифта. Текстовые эффекты. На панели инструментов "Рисунок" расположена кнопка Галерея текстовых эффектов (аналог WordArt в Microsoft PowerPoint). Данный инструмент позволяет ввести декоративный фигурный текст. Для этого необходимо нажать на данную кнопку, в появившемся окне "Галерея текстовых эффектов" выбрать подходящую текстуру и нажать ок. На слайде появится слово "Fontwork". Данный текст можно изменить дважды щелкнув левой кнопкой мыши по объекту. В центре объекта должен появится написанный черным текст "Fontwork" и курсор, который позволит редактировать текст. Нужно удалить слово Fontwork и ввести требуемый текст. После того как текст будет введен, нужно снять выделение данного объекта, щелкнув мышкой в любом месте слайда. Для изменения параметров фигурного текста, нужно одинарным щелчком выделить объект, при этом появится дополнительная инструментальная панель "Текстовые эффекты" Вторая кнопка на этой панели инструментов "Фигура текстового эффекта" содержит раскрывающийся список, позволяющий изменить форму декоративного текста: Третья кнопка задает текстовой эффект с одинаковой высотой букв и последняя кнопка позволяет изменить межсимвольный интервал. Импорт растровых изображений для оформления (фон, заливка объектов и пр.) Для того чтобы импортировать растровые изображения, которые впоследствии можно использовать для оформления слайдов, в главном меню выберите Формат - Область. В появившемся окне "Область", в вкладке "Растровые изображения" нажмите "Импорт" и выберите файл с изображением: Определение фона слайда. Определить фон слайда можно с помощью команды главного меню: Формат - Страница. В вкладке "Фон" можно установить разные форматы заливки: цвет (в качестве фона задается монохромный цвет), градиент (плавный переход цветов), штриховка и растр (в качестве фона задается - рисунок) Работа со слайдами. Вставка новых слайдов. Презентация может содержать произвольное количество слайдов. Для того, чтобы добавить к презентации очередной слайд, нужно в меню Вставка выбрать пункт Слайд. После этого на панели задач во вкладке Макеты выбрать нужную разметку для слайда. По умолчанию макет нового слайда совпадает с макетом предыдущего. Изменение слайдов. Выделить слайд, изменить слайд с помощью выбора иной разметки из панели Макеты, находящейся в правой части рабочей области или с помощью меню: Формат - Макеты слайдов Удаление слайдов. Выделить слайд, Правка -> Удалить слайд, контекстное меню на панели слайды. Переименование слайда. Выделить слайд, выбрать в контекстном меню Переименовать слайд. В поле Имя введите новое имя слайда. Переупорядочение слайдов. В большинстве случаев осуществляется в режиме слайдов. В рабочей области щёлкнуть на вкладке Режим слайдов. Перетащить слайды мышью. Режимы рабочего пространства В Impress доступно пять режимов рабочего пространства. Каждое из них служит для решения определённого круга задач. Режим рисования используется в большинстве случаев. Служит для форматирования и разметки слайда, добавления текста, графики и эффектов анимации. Режим структуры служит для отображения общей структуры презентации и работы с целыми слайдами как с объектами. Этот режим предоставляет возможность переупорядочить слайды и добавлять новые. Режим примечаний позволяет добавить к каждому слайду примечание, на которое можно будет ссылаться. Режим тезисов представляет слайды в уменьшенном виде и располагает их в оптимальном для печати виде. Позволяет переупорядочить слайды с помощью обычного перетаскивания. Режим слайдов представляет слайды в уменьшенном виде, располагая их в обычном порядке. Этот режим используется для переупорядочения слайдов, демонстрации определённого фрагмента презентации или добавления переходов между слайдами. Работа с растровыми изображениями. Вставка изображения. Выбрать команду Вставка -> Изображение - Из файла или на панели инструментов Рисования кнопка Из файла. Установить флажок Связать, если хотите связать рисунок с исходным файлом. Нажмите кнопку Открыть, чтобы вставить рисунок. Вставка растрового изображения Редактирование растровых изображений. Используется панель графических объектов с инструментами для редактирования изображений. Панель инструментов Изображение. На панели инструментов Изображение можно использовать множество фильтров (кнопка ). При выборе некоторых фильтров открывается диалоговое окно, в котором можно выбрать различные параметры. При помощи панели инструментов Изображение можно так же изменить режим графического объекта на черно-белый, оттенки серого, водяные знаки или сделать изображение полупрозрачным. Использование фильтров и прозрачности При помощи панели Изображение можно так же применить различны стиль линий, область, тень и выбрать команду Кадрировать ( позволяет обрезать ненужные участки изображения). Сохранение растровых изображений. Существует возможность сохранения растровых изображений в различных форматах: GIF, JPEG или TIFF. Порядок выполнения: Необходимо выделить растровое изображение. Выбрать команду Файл - Экспорт. В поле Формат файла выбрать нужный формат файла например GIF или JPEG. Если нужно экспортировать только выделенные объекты, установите флажок Выделение. Если флажок Выделение не установлен, будет экспортирована вся страница документа Эффекты, добавляемые на объекты слайда, делятся на четыре группы Вступление, Выделение, Выход, Пути передвижения Объекты, на которые настроены Выделение и Пути передвижения при демонстрации появляются вместе со слайдом, а затем выполнится их анимация. Анимации из вкладки Вступление при демонстрации выполнится после появления самого слайда. Анимации из вкладки Выход используется, для того чтобы убрать объект после его показа. На один и тот же объект можно наложить несколько эффектов. Анимированная смена слайдов. В презентации можно применить специальный эффект, который будет демонстрироваться при отображении слайда. Чтобы применить к слайду эффект перехода: . В режиме Обычный (Рисование) выбрать слайд, которому требуется назначить эффект перехода. . На панели задач выбрать пункт Смена слайда. . Выбрать в списке нужный вариант смены слайда. . Выбрать настройки для смены слайда (скорость, звук, смена слайда, применить ко всем). Чтобы отменить эффект перехода В режиме Режим слайдов выбрать слайды, для которых требуется отменить эффект перехода. Выбрать пункт Без переходов в списке панели задач. Изменение порядка следования слайдов Выполните одно из следующих действий. Выбрать Вид - Режим слайдов, выбрать один или несколько слайдов (используйте клавиши CTRL и SHIFT) и перетащить их в другое место. . Выбрать Вид - Структура, выбрать слайд и перетащить его в другое место. . Выбрать Вид - Обычный или Примечания, выделить изображение слайда в Области слайдов и перетащить изображение слайда в другое место. Чтобы на время удалить слайд из презентации, перейдите в Режим слайдов, через контекстное меню выбрать Показать/Скрыть слайд. Имя скрытого слайда окрашивается в серый цвет. Чтобы снова показать слайд в контекстном меню нужно повторно выбрать Показать/Скрыть слайд. Создание настраиваемого показа слайдов. Используя слайды текущей презентации, можно создать настраиваемый показ слайдов, отвечающий интересам конкретной аудитории. Чтобы создать настраиваемый показ слайдов: . Выбрать Демонстрация - Обычная демонстрация. . Кнопка Создать, ввести имя для показа слайдов в поле Имя. . В списке Существующие слайды выбрать слайды, которые требуется включить в показ, нажать кнопку . Порядок слайдов для создаваемого показа можно изменить, перетаскивая слайды в списке Выбранные слайды. Чтобы начать настраиваемый показ слайдов: . Выбрать Демонстрация - Настройки демонстрации. . Выбрать в списке показ слайдов, который требуется выполнить. Кнопка Запустить. Чтобы выбранный показ слайдов начинался по щелчку значка Демонстрация на панели инструментов Презентация или нажатием клавиши F5, необходимо установите флажок Использовать настраиваемый показ слайдов. Создание гиперссылки. Гиперссылка - это связь между веб-страницами, файлами или местом в документе. Гиперссылки активируются щелчком мыши. При щелчке по гиперссылке указанный в ней объект открывается или запускается в зависимости от типа этого объекта. Часто гиперссылка указывает на другую веб-страницу, но может также указывать на рисунок, мультимедийный файл, адрес электронной почты, программу и т.д. В MS PowerPoint можно назначить гиперссылки тексту, а также графическим объектам, создать как внешнюю, внутреннюю или перекрестную гиперссылку. Пример создания гиперссылки: ввести текст, который будет отображаться при остановке курсора мыши на гиперобъекте в браузере. Если текст не введен, будет отображаться адрес. Затем выделить его и выбрать в меню Вставка -> Гиперссылка. Появляется диалоговое окно Гиперссылка В MS PowerPoint можно создать ссылки на: . Web-страницу; . адрес электронной почты или новой группы; . существующий документ или его элемент; . новый документ, на который указывает новая ссылка . Диалоговое окно гиперссылка. Создадим ссылку внутри презентации: например, переход с первой страницы на третью. Для этого необходимо в окне гиперссылки выбирать кнопку документ. В строке цель прописать адрес элемента, на который нужно сослаться. Чтобы прописать адрес можно нажать на кнопку Ссылка на элемент в документе и выбрать нужную страницу (рис.14). В строке Текст прописываем текст, который выделяли. Затем нажимаем кнопку Применить и закрываем окно. В режиме Демонстрации при нажатие на гиперссылку, будет осуществляться переход с первой страницы на третью. Сохранение документа Для сохранения документа в любом из форматов необходимо выбрать Файл - Сохранить как. По умолчанию документ сохраняется в в формате MS PowerPoint. Для сохранения файла необходимо выбрать команду в меню Файл - Сохранить как и в списке форматов выбрать формат MS PowerPoint (*.ppt). Кроме того существует экспорт в формат PDF. Просмотреть и распечатать файл в формате РDF можно на любой платформе с неизмененным исходным форматированием, при условии, что установлено соответствующее программное обеспечение. Для получения доступа к этой команде нужно выбрать Файл - Экспорт в РDF. Демонстрация слайдов Для запуска демонстрации слайдов выбирается из меню Демонстрация-Демонстрация. Для перемещения между слайдами можно использовать стрелки на клавиатуре, клавишу Shace (Пробел) и мышь. Контрольные вопросы 1. Влияет ли на вид напечатанного документа выбор принтера? Почему? 2. В каком формате нужно сохранить файл, чтобы он мог быть прочитан в других приложениях с сохранением форматирования? Без сохранения форматирования? 3. Какие существуют способы выделения ячеек в Excel? 4. Назовите способы автоматизации ввода данных. 5. Какие существуют форматы ячеек? 6. Какие существуют режимы отображения слайдов и для чего они предназна- чены? 7. Укажите способы создания презентаций? Как используется Мастер презентаций? Примеры тестовых заданий Адрес ячейки в электронной таблице определяется … . номером листа и именем столбца . названием столбца и номером строки . номером листа и номером строки . именами столбцов Основной элемент электронной таблицы ... . ячейка . формула . строка . столбец Ссылка в электронной таблице определяется ... . ячейкой на пересечении строки и столбца . номером листа и номером строки . способом указания адреса ячейки . диапазоном ячеек Запись =SUM(В2:В4) означает: . вычисление суммы ячеек В2 и В4 . вычисление суммы ячеек В2, В3 и В4 . вычисление частного ячеек В2 и В4 . вычисление частного ячеек В2, В3 и В4 . вычисление суммы произведений ячеек В2, В3 и В4 Как можно изменить стиль обтекания рисунка текстом в текстовом процессоре MS Word? . с использованием контекстного меню . с использованием команды Формат - Границы и заливка . с использованием команды Формат – Рисунок . с использованием панели инструментов Рисование Как можно перейти в режим создания и редактирования колонтитулов в текстовом процессоре MS Word? . Вид – Колонтитулы . Вид -Схема документа . Формат – Страница . дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по тексту в колонтитуле Каким образом можно добавить диаграмму на слайд? . использовать меню Файл - Импорт выбрать Диаграмма MS Office . копировать готовую диаграмму из электронных таблиц . использовать меню Вставка – Диаграмма . в MS Office Excel выделить диаграмму, выбрать меню Файл - Отправить - MS PowerPoint Как добавить на слайд рисунок из файла, если это не предусмотрено текущей разметкой слайда? . изменить разметку слайда и воспользоваться областью содержимого . выполнить команду Вставка - Изображение - Из файла . нажать кнопку Добавить картинку на панели Рисование . нажать кнопку Добавить рисунок на панели Рисование Лекция 4 |