Логистические планирование
 Скачать 76.76 Kb.
|
|
22) Организация работы с документами — это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получе-ния документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение). Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией. В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: внутренние документы, поступающие (входящие) документы и отправляемые (исходящие) документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения. Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций К таким операциям можно отнести: согласование документа; регистрацию; исполнение; контроль исполнения; формирование дел; подготовку и передачу дел в архив. Алгоритм работы с исходящими документами не имеет существенных отличий от схемы организации работы с внутренними документами, кроме того, что работа с оригиналами исходящих документов заканчивается на стадии отправки документа адресату после его регистрации. Работа с входящими документами начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре регистрации. Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего для входящих документов. Многие предприятия не проводят регистрацию внутренних документов. Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие документы и в некоторых случаях — исходящие. Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции. Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях или в инструкции по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на пред- приятии и содержит образцы правильно оформленных документов, правила работы с ними, ответственность должностных лиц за конкретные виды работ с документами. 23) Описание документационного оформление в процессе приёмки, хранения и отгрузки ТМЦ - В зависимости от выполняемой роли в деятельности компании склад может быть структурным подразделением, обеспечивающим обслуживание товаров в торговой или производственной компании, или предоставлять услуги клиентам по ответственному хранению товаров (коммерческий склад) в рамках отдельной логистической компании. Независимо от выполняемой роли любой склад выполняет следующие основные функции: прием, хранение, обработку и отгрузку товаров; учет движения товаров; обеспечение сохранности товаров. Приемка начинается с тщательного наружного осмотра груза. При поступлении груза в неисправном вагоне или контейнере либо с нарушенной пломбой необходимо провести сплошную проверку количества и качества товаров и составить коммерческий акт, который является основой для предъявления претензий поставщикам или транспортным органам Непосредственной приемке товаров предшествует разгрузка, проводимая с соблюдением установленных правил погрузочно-разгрузочных paбот. Распаковка товаров преследует двойную цель: упорядочение складирования товаров и сокращение времени выполнения заказов потребителей. Доставляемые в зону приемки товары принимаются по количеству и по качеству. Приемка товаров по количеству - это установление точного количества поступившего товара и его соответствия данным сопроводительных документов, предусматривающее выполнение следующих операций: отбор тарных мест для вскрытия; вскрытия тары; подсчет количества единиц (взвешивание товаров); сверка с сопроводительными документами Приемка товаров по количеству осуществляется, как правило, путем сплошного подсчета единиц, меры и массы товара в данной партии (за исключением товаров в фабричной упаковке), однако допускается и выборочная проверка количества товаров. При проведении приемки товаров по количеству проверяется соответствие фактического наличия товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и (или расчетных) документах. К ним относятся: упаковочные листы, накладные, счета - фактуры и счета. Приемка товаров по качеству - это определение достоинства товаров (т.е. их качества, комплектности) и маркировки. Приемка товаров по качеству предусматривает выполнение следующих операций: перемещение товаров к рабочему месту товароведов - бракеров; вскрытие тары; непосредственная проверка качества и его соответствия условиям договора. Как правило, проводится сплошная проверка качества и комплектности товаров. Однако допускается и выборочная проверка, если это предусмотрено условиями договора В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонений по качеству, комплектности, маркировке товаров от установленных в договоре и указанных в сопроводительных документах приемка товаров приостанавливается. Составляется акт, который является юридическим основанием для выставления претензий поставщику. При этом в сопроводительном документе делается отметка об актировании Хранение товаров на складе - одна из важнейших операций технологическою процесса на складе, заключающаяся в обеспечении условий для сохранности потребительских свойств товаров. Процесс хранения начинается после приемки и перемещения товаров на склад. Запасы товаров, хранящихся на складах, призваны обеспечить непрерывность и ритмичность их движения в сферу потребления [27, c.116]. Однако хранение и содержание товаров на складах требует значительных финансовых затрат. В связи с тем, что денежные средства, вложенные в товары, высвобождаются только при условии их продажи и при расчете с покупателем, время хранения товара на складе должно быть сокращено до минимума. Целесообразность пребывания товаров на складах определяется потребительским спросом на них, а количество - конъюнктурой рынка и возможностями поставщиков обеспечить их ритмичную доставку. Хранение товаров на складе предполагает выполнение следующих операций: организация складского пространства; размещение товаров; создание необходимых условий хранения и охраны товаров; организация учета товаров; движение и перемещение товаров; обеспечение возможности использования подъемно-транспортного оборудования Принятые по количеству и качеству товары укладывают в тapy, пакетируют и перемещают в зону хранения. Для обеспечения сохранности товаров важное значение имеет разработка рациональной схемы размещения товаров, которая предусматривает закрепление за товарами различных групп, подгрупп и наименований постоянных мест хранения и индексацию (кодирование). Первоначально в АС должен быть создан документ «Возврат товаров поставщику», который предназначен для оформления возврата поступивших ранее позиций номенклатуры. Вид оформляемой операции возврата определяется в документе путем выбора соответствующего вида операции. В документе должен существовать выбор следующих видов операций: · Покупка, комиссия. В случае возврата поставщику купленных ТМЦ. · Из переработки. В случае возврата поставщику, полученной у него продукции. · Оборудование. В случае возврата поставщику оборудования. При использовании ордерной системы в документе «Возврат товаров поставщику» указывается вид отгрузки – «По ордеру» и указывает тот склад, с которого товар будет возвращен поставщику. Возврат товаров поставщику должен оформляться по конкретному документу поступления или по заказу поставщику: · При вводе на основании документа поступления должен копироваться состав документа, количество заполняется минимальным значением из того, что осталось на складе и того, что есть в строке документа-основания. При этом для каждой ТМЦ в перечне документ «Возврат товаров поставщику» указывается тот документ поступления, по которому производится возврат. · При заполнении на основании документа «Заказ поставщику» копируется состав документа, количество заполняется минимальным из того, что осталось на складе и того, что есть в строке документа-основания. Вид операции документа «Возврат товаров поставщику» устанавливается в соответствии с тем видом операции, который установлен в заказе поставщику. В документе также должна указываться информация о заказе покупателю или внутреннем заказе. Эту информацию необходимо заполнять в том случае, если было произведено размещение в заказе поставщику, по которому производится возврат и соответственно АС автоматически произвело резервирование позиций номенклатуры в момент оформления документа поступления (см. описание задач по резервированию). При оформлении возврата поставщику необходимо снять резервирование с тех заказов покупателя или внутренних заказов, которые были зарезервированы под ту поставку позиций номенклатуры, по которой происходит возврат. Если документ возврата оформляется на основании документа поступления, то заполнение информации о заказах покупателю производится автоматически. Информация о возвратной таре, которую необходимо вернуть поставщику, также должна быть указана в документе «Возврат товаров поставщику». Далее в АС оформляется документ «Расходный ордер на товары», в котором указывает ранее выписанный документ «Возврат товаров поставщику». В документе устанавливается вид операции «возврат поставщику» Причем по одному документу «Возврат товаров поставщику» может быть оформлено несколько расходных ордеров. После проведения документа «Расходный ордер» ТМЦ списывается со склада. 24) Описание порядка оформления, учёта и регистрации товарно-транспортных накладных, счетов-фактур, инвойсов и т.п.; - Товары, поступающие в предприятия розничной торговли, должны иметь сопроводительные документы, предусмотренные условиями поставки товаров, а та правилами перевозок грузов. В соответствии с Общими правилами перевозок грузов автомобильным транспортом (утв. Минавтотрансом РСФСР 30.07.1971) перевозка грузов товарного характера должна оформляться товарно-транспортными накладными. Согласно Уставу автомобильного транспорта (утв. Постановлением Совмина РСФСР от 08.01.1969 № 12), грузоотправитель должен представить автотранспортному предприятию на предъявляемый к перевозке груз товарного характера товар, транспортную накладную, составляемую, как правило, в четырех экземплярах, рая является основным перевозочным документом и по которой производится списание этого груза грузоотправителем и оприходование его грузополучателем. Грузы товарного характера, не оформленные товарно-транспортными накладными, автотранспортным предприятием или организацией к перевозке не принимаются. Товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т), утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, предназначена для учета движения товарищ материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: – товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей. Если в товарно-транспортной накладной в разделе «Сведения о грузе» нет возможности перечислить все наименования и характеристики отпускаемых товарно-материальных ценностей, в качестве товарного раздела к этой накладной должны прилагаться как неотъемлемая ее часть специализированные формы (товарная накладная и др.), утвержденные в установленном порядке, по которым производится списание товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и оприходование их у грузополучателя; – транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями — владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями — владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов. Использование автомобилей с оплатой по повременному тарифу оформляется записями в путевом листе с указанием пробега и времени нахождения автомобиля в распоряжении клиента за вычетом времени обеденного перерыва шофера. Использование автомобилей с оплатой его работы из покилометрового расчета оформляется записями грузоотправителя (грузополучателя) в путевом листе. Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем на имя каждого грузополучателя в четырех экземплярах с обязательным заполнением следующих реквизитов: наименование получателя, наименование груза, количество, вес перевозимого груза, способ определения (взвешивание, по трафарету, стандарту, обмеру), род упаковки, способ погрузки-разгрузки, время подачи автомобиля под погрузку и время окончания погрузки. Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах: 1-ый — остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей; второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю; 2-ой — сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза; 3-ий и 4-ый – сдаются автотранспортному предприятию. Третий экземпляр прилагается к счету за перевозку и служит основанием для расчета с грузоотправителем, грузополучателем), а четвертый прилагается к путевому листу и служит основанием идя учета транспортной работы. Накладная (форма № ТОРГ-12), утвержденная Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132, применяется для оформления отпуска товарно-материальных ценностей сторонней организации. Накладная составляется в двух экземплярах. 1-ый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания; 2-ой экземпляр передается сторонней организации и является основанием оприходования этих ценностей. В накладной указывается: номер и дата выписки, наименование поставим покупателя, наименование и краткое описание товара, его количество (в единица цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товар Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя. Счет-фактура. На поставленные товары поставщик обязан составить и выдать торговому предприятию один экземпляр счета-фактуры, который необходим для того, можно было принять к зачету НДС по поставленным товарам после их оплаты, соответствии со статьей 169 НК РФ счет-фактура является документом, служит основанием для принятия к вычету или возмещению предъявленных сумм , на добавленную стоимость. Форма счета-фактуры утверждена Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость». В счете-фактуре должны быть указаны: порядковый номер и дата выписки счета-фактуры; наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя; наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя; номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг); наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения; количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг), исходя из принятых по нему единиц измерения; цена (тариф) за единицу измерения по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога; стоимость товаров (работ, услуг) за все количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) без налога; сумма акциза по подакцизным товарам; налоговая ставка; сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), определяемая исходя из применяемых налоговых ставок; стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) с учетом суммы налога; Международная торговля подразумевает определенный уровень навыков участников внешнеэкономических отношений. Коммерсант (как покупатель или продавец) должен точно разбираться, для чего нужен инвойс или другой документ, а также иметь навыки оформления. В этой статье мы расскажем про инвойс и другой, похожий по определению документ, называемый проформа-инвойс. Вы узнаете, для чего предназначены инвойс и инвойс проформа, а также получите представление о роли, которую играет такой документ в международных коммерческих операциях. Что такое инвойс Инвойс (Invoice) можно перевести как счет, документ (сопроводительная грузовая документация), который получает покупатель от продавца на определенный товар. Инвойс на товар и проформа инвойс включают: название отправителя; адрес продавца; дата инвойса; номер инвойса; описание на товар; описание упаковки; как обозначен товар на упаковке; цена инвойса; условия поставки и порядок расчетов, которые должен выполнить покупатель. Цена инвойса проставляется на основании коммерческого контракта. Отгрузочный инвойс может служить накладной на товар, которая следует вместе с ним, как документ, подтверждающий его происхождение. Оформление инвойса – факт, устанавливающий, что покупатель должен оплатить товар на условиях контракта. Счет-фактура инвойса - главный документ на декларируемый товар, подтверждающий стоимость. Данные, которые содержит коммерческий инвойс — это та основа, которая служит базой для определения величины сборов таможни за экспортируемый/импортируемый товар, а также НДС (должен уплатить покупатель). В отечественных сделках документ, который бы копировал инвойс, отсутствует. Учитывая это, можно сделать вывод, что предприятия РФ используют документ транспортный инвойс только при сделках, в которых покупатель или продавец являются иностранными компаниями. Если же попытаться найти образец инвойса в российской практике, то наиболее близким к нему является такой документ, как «счёт на оплату», который получает покупатель. Как документ инвойс должен включать такую информацию: номер инвойса и день, когда оформлен документ (дата инвойса); название и адреса компаний Продавца, Грузоотправителя, Покупателя и Получателя товара; номера заказа и контракта, а также их даты; инкотермс на поставку; условия расчета; наименование, описание и код ТН ВЭД на товар; количественные характеристики товара, цена и общая стоимость поставки; государство, в котором произведен товар.
|