метод. Методические рекомендации по проведению экспертизы ценности управленческих документов в организациях источниках комплектования архивного отдела
 Скачать 166 Kb.
|
|
4. Источники комплектования архивного отдела администрации Озерского городского округа Список № 1 источников комплектования архивного отдела создается с учетом рекомендации Госкомитета по делам архивов Челябинской области. В список внесены организации, учреждения и предприятия с полной формой приема документов. Организации и предприятия в данном списке располагаются в пределах разделов по ведомственно-отраслевому принципу. В связи с тем, что в Список № 1 вносятся источники комплектования, документы которых входят в состав Архивного фонда Российской Федерации, упорядочение документов орга-низаций, предприятий и учреждений осуществляется под контролем Государст- венного комитета по делам архивов Челябинской области. В соответствии с этим описи и номенклатуры дел данных источников представляются на рассмотрение ЭПК Госкомитета. Государственные и муниципальные учреждения, организации и предприятия, внесенные в Список № 1, осуществляют временное хранение документов, обеспечивают отбор, упорядочение и, по истечению предельных сроков ведомственного хранения, передачу документов, отнесенных к архивному фонду РФ, в государственный или муниципальный архивы. Архивные учреж-дения осуществляют руководство, контроль, оказывают методическую помощь в отборе документов на постоянное хранение. Список возможных источников комплектования служит для определения перспективных источников комплектования архива документами организаций и предприятий, прежде всего, негосударственных форм собственности. При опре-делении источников комплектования архивных учреждений ограничивается состав принимаемых в государственные и муниципальные архивы документов «массовых органов, выполняющих главным образом, или исключительно, техническую работу». Источниками комплектования муниципального архива могут являться организации нового типа (негосударственные организации), в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие постоянному хранению. С точки зрения «архивного статуса» (источники или не источники комплектования) к негосударственным организациям в архивах подход точно такой же, как к государственным или муниципальным организациям, с той лишь разницей, что негосударственные организации, относящиеся по рангу к источникам комплектования, сами решают, передавать документы в архивы по договору или продолжать хранить самим. В список № 2 вносятся учреждения, организации и предприятия, документы которых не отнесены к Архивному фонду РФ и которые не являются источниками комплектования архивного отдела. Архивное учреждение изучает структуру, организационные основы деятельности отраслевой системы, проводит анализ состава организаций и предприятий данного списка и их документации. По результатам проводимых исследований, отраженности деятельности учреж-дений в документах, изменении категорий учреждений, документы которых подлежат приему в архив, предприятия, учреждения и организации данного списка по соответствующему ходатайству архивного учреждения могут быть внесены в Список № 1 источников комплектования. При условии создания в делопроизводстве организаций, учреждений и предприятий Списка № 2 исторически значимых, социально-правовых докумен-тов, которым угрожает утрата вследствие отсутствия обеспечения их сохраннос-ти архивный отдел на договорных условиях может выборочно принять особо значимые документы на муниципальное хранение. Организация обязательно должна знать, является ли она источником комплектования. Это необходимо для правильного применения перечней, по которым определяются сроки хранения документов, т.к. во всех перечнях дифференцированно даются сроки хранения для источников (в т.ч. потенциаль-ных) и не источников комплектования. Ответ на этот вопрос любая организация может получить, обратившись в архив, который находится в зоне той администра-тивно-территориальной единицы, куда относится юридический адрес данной организации. Органы местного самоуправления Озерского городского округа: Собрание депутатов, администрация ОГО, значимые управления и комитеты администра-ции, являющиеся юридическим лицами, внесены в Список № 1. IV. Виды приема документов и методы экспертных оценок Источники комплектования архивного учреждения, внесенные в Список № 1, осуществляют временное хранение документов постоянного срока хранения, по истечению которого документы передаются в архив по полной форме № 1. В условиях быстрого роста объема создаваемой документации одним из возможных вариантов решения задачи отбора на хранение документов является выборочный прием. Правомерность применения выборочного приема основы-вается на том, что объекты выборки являются массовыми и однородными. В настоящее время в основном применяется повидовой и групповой виды выборочного отбора документов. При оценке документов применяются архивоведческие методы: метод экспертных оценок и номинальный подход к экспертизе. Метод экспертных оценок базируется на суждениях прогностического характера, содержательную основу которого составляют принципы и критерии экспертизы ценности документов. В ходе экспертной оценки документы сравни-ваются, сопоставляются и оцениваются на основании критериев экспертизы ценности. В практике экспертизы ценности документов метод экспертных оценок реализуется как конкретный метод непосредственной экспертизы (метод полистного просмотра), определяющий функциональное и практическое назначение документа, его форму и характер информации. При оценке документов массового характера превалирующее значение приобретают методы выборочного отбора в силу специфических особенностей данных. Социологические методы могут стать ведущими при исследовании вопросов оценки и отбора документов по личному составу, а также в начале любого исследования, когда требуется получить предварительные сведения различного характера. В тех случаях, когда требуется прогностическая оценка документального фонда, в первую очередь может быть использован метод функционального анализа и номинальный подход. При экспертизе ценности больших групп документов взаимосвязанных фондов информационный метод помогает установить закономерности движения информации в системе наиболее значимой, как с современной, так и ретроспективной точки зрения. Классификация как метод исследования применяется в экспертизе при анализе документов с целью определения сроков хранения и проведения непо-средственной экспертизы, которая базируется на системе критериев научной и практической ценности документов, начиная от значимости фондообразователя и кончая внешними признаками документов. Управленческая документация классифицируется: - по объективным признакам формы и содержания; - по ценности, содержащейся в ней информации. Организационно-распорядительная документация является ведущей составной частью управленческой документации. Она реализует функцию организации системы и процессов управления, организационно-правового обеспечения основных задач управления. Плановая документация является подсистемой управленческой докумен-тации, обеспечивающей функцию планирования; учетная – обеспечивающей функцию учета. Все методы архивоведения при исследовании вопросов экспертизы ценности документов применяются во взаимодействии, комплексно. При комплексном применении методов основная задача заключается в том, чтобы обеспечить требования научной объективности и тем самым обеспечить качество комплектования Архивного фонда страны. V. Оценка и отбор документов на государственное или муниципальное хранение Выявление круга организаций, документы которых подлежат отбору на государственное или муниципальное хранение, предусматривает классификацию этих организаций с учетом их функционально-целевого назначения, масштаба, вида деятельности, полноты отражения информации о деятельности в фонде других учреждений и организаций. Решение вопроса отбора документов с повторяющейся информацией предполагает изучение состава и содержания комплекса документов, как самого учреждения-автора, так и документов, поступивших из других учреждений. При отборе документов с повторяющейся информацией необходимо учитывать факторы использования, обеспечения сохранности документов, существующую сеть государственных и муниципальных архивов, поступление документов учреждений в один или разные архивы. Отбор документов с повторяющейся информацией осуществляется при оставлении номенклатур и формировании дел и при подготовке документов к передаче в архив, составлении описей на дела постоянного хранения, а также в государственном или муниципальном архиве при проведении целевой комплек-сной экспертизы ценности документов. Отбор на государственное, муниципальное хранение документов по личному составу осуществляется на основе как общих, так и специфических критериев: служебного положения лица, характера личных заслуг, полноты информации о лице в составе документов личного дела и др. Критерии оценки документов по личному составу применяются комплексно, с учетом принадлеж-ности документов к конкретному историческому периоду. При оценке докумен-тов по личному составу необходимо учитывать их взаимосвязь с организацион-но-распорядительной, учетно-отчетной документацией, а также факторы сохранности документов, их использования в решении социально-правовых вопросов; при проведении социально-демографических и других социологичес-ких исследований и т.д. Негосударственные организации могут передать в архивный отдел документы на постоянное хранение по договору (на основе соглашения), суть которого заключается в том, что документы не просто передаются на постоянное хранение, а передаются в собственность муниципалитета. При условии внесения данной организации в Список № 1, документы ее вливаются в Архивный фонд Российской Федерации, а право собственности переходит к государству. При та-кой форме договора обратно изъять документы организация – бывший собствен-ник не имеет права, но имеет право особо оговорить в договоре условия хране-ния и использования документов. В этом договоре следует выделить 2 его части: о том, что архив будет делать на безвозмездной основе, а что на договорной. Само хранение документов в архиве должно быть бесплатным (т.к. доку-менты становятся собственностью государства), а на платной основе будут производиться обработка документов, подготовка к архивному хранению.. Архивы осуществляют и депозитарное хранение документов. При заключе-нии договора о депозитарном хранении право собственности остается за органи-зацией-собственником и при первом же требовании документы должны быть возвращены архивом собственнику. Но этот договор всегда платный, т.е. своего рода услуга по архивному хранению документов в течение заранее оговоренного в договоре срока, при этом срок в дальнейшем может пролонгироваться. В настоящее время наиболее оптимальные формы и методы отбора документов на основе дифференцированного подхода к ценности различных категорий документов по личному составу пока четко не определены. Рассматривается возможность выборочного метода отбора, в первую очередь, при оценке и отборе наиболее массовых видов документов – личных дел рабочих и служащих. Ряд архивистов высказывает мнение о целесообразности постоян-ного хранения всех личных дел. Исследование данной проблемы продолжается. Демократизация системы управления оказывает прямое влияние на отбор документов. Совершенствование аппарата управления ведет к изменениям в составе источников комплектования; расширение прав организаций порождает перестройку документных связей; передача оперативных функций на места, консолидация однородных функций, перестройка планирования и контроля и т.д. находят отражение в составе документов, документопотоках, повторяемости документной информации и как следствие – в отборе документов на хранение. VI. Экспертиза ценности документов. Система пособий по оценке и отбору документов 1. Целевая комплексная экспертиза ценности документов предполагает выявление и экспертизу ценности документов с повторяющейся информацией, выделение к уничтожению документов, не имеющих научно-исторической ценности; определение наиболее рационального распределения внутри взаимосвязанных фондов. Целевая комплексная экспертиза ценности документов проводится на основе общих критериев экспертизы и специфических критериев отбора докумен-тов с повторяющейся информацией. Ведущая роль среди общих критериев принадлежит критерию значения информации, заключенной в документе. Из числа специфических критериев важное значение имеют критерии вида и формы повторения информации, в соответствии с которыми выделению к уничтожению подлежат преимущественно документы, информация которых повторяется в форме дуплетности. При определении ценности дуплетных документов необходимо применять критерии местонахождения документа, т.е. учитывать, хранятся ли фонды, содержащие дуплетные документы в одном или разных архивах. Критерий местонахождения документа применяется в сочетании с фактором использования документов. 2. В систему пособий по оценке и отбору документов входят: 1) перечни документов; 2) список источников комплектования архивных учреждений; 3) методические рекомендации. Перечни документов и списки источников комплектования содержат заранее разработанные нормы, установленные на основе предварительного определения научной и практической ценности документов. Они являются рабочими инструментами, применяемыми в практике комплектования архивных учреждений. Перечни типовых документов выделяют типовой состав документа-ции, характерный для всех или абсолютного большинства учреждений, органи-заций и предприятий. Значительная степень обобщения при классификации документов в типовых перечнях служит для создания ведомственных перечней – справочников отраслевого значения, учитывающего специфику управления отдельными отраслями. Ведомственные перечни, воспринимая полностью общий, типовой состав документов, дополняют его документацией, характерной именно для определенного ведомства, группируют ее по соответствующим классам. Для ведомственных перечней характерна более детальная дифферен-циация сроков хранения по звеньям системы, т.е. учреждениям, организациям, предприятиям определенного ведомства. Перечни документов, принимаемых на государственное, муниципальное хранение, решают задачу создания комплекса исторических источников ряда учреждений, организаций, предприятий различных отраслей для целей истори-ческой и других наук. В данных перечнях имеется важный классификационный признак, реализуемый в графе «Примечание», в которой указывается в составе каких фондов, должны храниться определенные категории документов в архивах. Этот классификационный признак позволяет внести единый подход в практику комплектования государственных и муниципальных архивов, обеспечить единый состав и структуру фондов в архивах. Перечни, являясь средством унификации сроков хранения документов одинаковых по назначению и виду, способны играть регулирующую роль в применении единых требований к оценке документов. Перечни применяются: - при разработке отраслевых перечней документов с указанием сроков их хранения, а также примерных номенклатур дел; - при определении состава и сроков хранения типовых архивных документов, образующихся в деятельности организаций, в процессе разработки номенклатур дел; при формировании дел; - при отборе и передаче архивных документов на постоянное хранение в государственные, муниципальные архивы; - в практической работе экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) федераль-ных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, а также центральных экспертных комиссий (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) организаций. 3. Применение Перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения В настоящее время в практику работы архивных учреждений и в делопро-изводство организаций, учреждений и предприятий введены перечни докумен-тов с указанием сроков хранения документов отдельно на типовые управленчес-кие архивные документы и типовые архивные документы, образующиеся в научно-технической и производственной деятельности организаций. Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения, утвержденный Руководителем Росархива 6 октября 2000 года, отменял 1-ю часть ранее действующего Перечня (М.1989), начиная с середины 90-х годов ХХ века. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, введен в действие приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 года № 1182 С утверждением данного Перечня действие 2-й части «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения», утвержденного Главархивом СССР 15 августа 1988 года с изменениями на 06 октября 2000 года прекращен. Наряду с настоящим Перечнем в необходимых случаях применяется «Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России», утвержденный Росархивом 25 февра-ля 1997 года. При отборе документов на постоянное хранение НТД, созданной до 1968 года применяется «Перечень научно-технической документации, подле-жащей приему в государственные архивы СССР», утвержденный Главархивом СССР 28 марта 1969 года. Сроки хранения типовых архивных документов дифференцированы в Перечне (М.,2007) по четырем звеньям (группам) организаций, исходя из установленного порядка документирования научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности. Срок хранения НТД исчисляется с момента передачи ее на хранение в архив (СТД - службу технической документации) организации, сроки хранения других документов – с 1 января года, следующего за годом передачи их на хранение в архив (СТД) организации. 15 сентября 2009 года Центральная экспертно-проверочная комиссия при Росархиве завершила поэтапное рассмотрение проекта новой редакции «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учрежде-ний, организаций, предприятий с указанием сроков хранения». Перечень был согласован и рекомендован для представления в Росархив после доработки до 01.11.2009. Перечень включает современные типовые управленческие архивные документы, образующиеся при документировании общих для всех государствен-ных, муниципальных органов, учреждений, организаций и предприятий функции управления, с указанием сроков хранения документов. С учетом утверждения в Министерстве культуры и регистрации в Минюсте России, данный Перечень явится основным нормативным документом при определении сроков хранения и отборе документов на государственное, муниципальное хранение или уничто-жение и должен быть использован при подготовке других документов по экспер-тизе ценности документов и комплектовании архивов. Перечень предназначен для работников государственных, муниципальных архивов, а также работников архивов, делопроизводства, кадровых служб организаций всех форм собствен-ности. Данный Перечень по сравнении с прежним имеет большее количество видов управленческой документации; сроки хранения части видов документов увеличены; примечание более дифференцировано относит документы к источни-кам и не источникам комплектования, архивных учреждений. |