метод. Методические рекомендации по проведению экспертизы ценности управленческих документов в организациях источниках комплектования архивного отдела
 Скачать 166 Kb.
|
|
4. Применение сроков хранения к документам в организациях – источниках (не источниках) комплектования 1) сроки временного хранения типовых архивных документов, данные в Перечне (графа № 3), применяются независимо от того, являются или не являются организации источниками комплектования государственных, муниципальных архивов. 2) постоянный срок хранения (графа № 3) применяются всеми организациями, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, в установленном порядке, в том числе негосударст-венными организациями, осуществляющими временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации. 3) организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят типовые архивные документы постоянного срока по Перечню (графа № 3) следующим образом: - государственные, муниципальные организации – 10 лет; - негосударственные организации – не менее 10 лет, дальнейший срок хранения типовых архивных документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов. 4) определенные типовые архивные документы (нормативно-правового, имущественного характера) постоянного срока хранения по Перечню необходимо хранить в организациях, не являющихся источниками комплектования государ-ственных, муниципальных архивов, до ликвидации данных организаций. В Перечне они отмечаются звездочкой (*). При ликвидации организаций эти документы подвергаются экспертизе ценности и передаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов. 5. Определение сроков хранения при проведении экспертизы ценности документов Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел. Отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложке дел не допускается. В случае, если одни и те же виды документов в настоящем Перечне и в определенном отраслевом перечне документов или в примерной номенклатуре дел имеют разные сроки хранения, то следует руководствоваться Перечнем (М.2009). В отдельных случаях может быть применен более высокий срок хране-ния, данный в отраслевом перечне документов или в примерной номенклатуре дел. В случае совпадения функций организаций по Перечню (М.2007) – сроки хранения типовых архивных документов устанавливаются по звену с большими сроками хранения документов. В перечнях документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения через «а», «б»,»в» , «…» применяются все сроки хранения, указанные в звеньях Перечня. 6. Сроки хранения типовых документов на электронных носителях Сроки хранения типовых архивных документов на электронных носителях, оформленных в установленном порядке, соответствуют срокам хранения анало-гичных видов документов на бумажных носителях. Типовые архивные документы постоянного срока хранения на электронных носителях организаций, являющихся источниками комплектования государст-венных, муниципальных архивов, при наличии их аналогов на бумажных носителях принимаются на хранение как фонд пользования. 7. Требования к обеспечению сохранности документов и передаче на государственное или муниципальное хранение 1) Типовые архивные документы принимаются на хранение в виде подлин-ников. Только при их отсутствии принимаются заверенные копии. 2) Типовые архивные документы постоянного срока хранения на электронных носителях организаций, являющихся источниками комплектования архивных учреждений, не имеющих аналогов на бумажных носителях, принимаются на хранение в соответствии с действующими правилами. 3) Прием дуплетных типовых архивных документов, содержащихся в раз-ных фондах, возможен в целях обеспечения полноты состава Архивного фонда Российской Федерации. Право решения вопроса по их отбору и месту хранения предоставляется государственным и муниципальным архивам. 4) Отметка «ЭПК», поставленная в Перечне к конкретным видам докумен-тов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организациях, не являющихся источни-ками комплектования (в соответствии с п. 2.4. Перечня). В последнем случае в номенклатуре дел вместо отметки «ЭПК» применяется отметка «ЭК». Снятие стоящей при сроках хранения документов отметки «ЭПК» («ЭК», «ЦЭК») разрешается только при условии конкретизации видов типовых архивных документов и сроков их хранении, обобщенных в статьях Перечня. Решение о приеме или уничтожении типовых документов с отметкой «ЭПК» («ЭК», «ЦЭК») принимают ЭПК специально уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела - для источников комплектования Списка № 1. Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов – руководители организации. Отметка – «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организа-цией, но не может быть менее 1 года. Снижение сроков хранения, устанавливаемых Перечнями, запрещается. Повышение сроков хранения типовых архивных документов, предусматриваемых перечнями, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано особенностями работы организаций. 8. Использование примечаний Перечней при проведении экспертизы ценности документов Примечания, используемые в Перечнях, комментируют и уточняют сроки хранения типовых архивных документов. - «до ликвидации организации» означает, что данные документы хранятся в организации до ее ликвидации, после чего подвергаются экспертизе ценности и в случае необходимости отбору на постоянное хранение в установленном порядке. - «при условии завершения проверки (ревизии)» конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации, исчисление которых начинается с момен-та окончания их делопроизводством. Но документы не могут быть уничтожены, если проверка (ревизия) не проведена. - «после замены новыми», «после истечения действия договора»» и т т.д. указывают на то, что исчисление срока, названного в графе № 3, осуществляется с определенного момента. Примечание «полный состав видов документов указан в соответствующем законодательстве» применяется к комплексам документов по особо важным вопросам. VII. Заключение Классификационные справочники по отбору учреждений, организаций и предприятий – примерные списки позволяют архивистам установить, фонды каких учреждений подлежат и не подлежат отбору на государственное (муни-ципальное) хранение и из каких учреждений документы необходимо принимать выборочно. Примерные списки явились первым унифицированным пособием, регламентирующим состав источников комплектования государственных, муниципальных архивов. В тоже время они требовали и требуют в настоящее время творческого применения в практике работы государственных и муници-пальных архивов в связи с разнообразием видов учреждений, организаций, предприятий, из неоднородностью, спецификой функционирования в различных отраслях народного хозяйства и региона. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности в порядке, устанавливаемом архивным законодательством России. Это означает соблюдение единых принципов оценки и отбора документов. При отборе документов предусмотрено применение перечней типовых документов, как подлежащих передаче на государственное, муниципальное хранение, так и с указанием сроков хранения отраслевых, ведомственных перечней документов. Вследствие вышеизложенного архивисты должны следовать принципу – хранить только то, что имеет значение для изучения «каждой жизни в разных ее проявлениях». Перспективы дальнейшего совершенствования правовых основ оценки и отбора документов на государственное, муниципальное хранение связаны: - с необходимостью развития и конкретизации положений, предусмот-ренных архивным законодательством; - подготовкой нормативных актов, регулирующих организацию и методику экспертизы ценности документов и комплектования ими архивных учреждений; - разработкой серии нормативно-методических пособий по разным аспектам отбора на государственное, муниципальное хранение документов современных учреждений, организаций и предприятий. Для сведения: в середине 2009 года вступил в силу ряд законодательных актов. Это, прежде всего, новая статья 13.25 «Нарушение требований законода-тельства о хранении документов» Кодекса Российской Федерации об админи-стративных правонарушения, ужесточающая требования к организации хранения документов коммерческих организаций. Теперь организация может быть оштра-фована на 200-300 тысяч рублей, например даже за отсутствие номенклатуры дел. Требования новой статьи распространяются как на акционерные общества и участников рынка ценных бумаг, так и на общества с ограниченной ответствен-ностью, государственные, муниципальные унитарные предприятия.. наказания для всех установлены одинаковые. Разница заключается лишь в том, что с первыми будет заниматься Федеральная служба по финансовым рынкам, а с ООО и унитарными предприятия – государственный орган, уполномоченный в области управления архивным фондом, т.е. Росархив. В июне 2009 года вступили в силу изменения в законодательные акты, вне-сенные Федеральным законом «О внесении изменений в отдельные Российской Федерации» от 28.04.2009 № 73-ФЗ. Также ужесточены требования к обеспечению сохранности документов. Соответствующие нормы внесены в 3 Российских Федеральных закона; «О банках и банковской деятельности», «О несостоятельности (банкротстве) кредитных организаций» и «О несостоятельности (банкротстве)». Впервые в нашем законодательстве фактически введена персональная ответственность высшего руководства организации за сохранность документов. В свете новых требований еще острее становиться вопрос о правильном установлении и отслеживании сроков хранения документов и об уничтожении документов с истекшими сроками хранения в строгом соответствии с нормативными документами. Все это повышает качество и роль Перечней документов с указанием сроков их хранения. В свете всех этих требований вырастает роль архивистов и документоведов, которые должны знать новые требования, уметь пользоваться перечнями документов при проведении экспертизы их ценности; грамотно и качественно оформлять результаты данной экспертизы. Начальник архивного отдела администрации Озерского городского округа С.С. Багина Список источников и литературы 1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ 2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19. 3. Список № 1 учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования архивного отдела, утвержденный главой Озерского городского округа 3 декабря 2010 года. 4. Список № 2 учреждений, организаций, предприятий и негосударствен-ных структур, сотрудничающих с архивным отделом в области архивного дела, утвержденного постановлением главы Озерского городского округа от 27.05.2008 № 1824. 5. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477. 6. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроиз-водству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. 7. Методические рекомендации по фондированию документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации. Федеральное архивное агентство (Росархив) ВНИИДАД. Москва, 2006. 8. Методическое пособие по созданию современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода. Росархив. ВНИИДАД, Москва, 2007. 9. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов. (Теория и методика). Федеральное архивное агентство (Росархив).ВНИИДАД (Москва, 2007). 10. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных руково-дителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г. (Москва, 2001). 11. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденных начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 август 1988 г. (Москва, 1989). 12. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 г. № 1182 (Москва, 2009). _________________ |