Сборник практических работ ДОУ. Методические указания к практической работе 1 Составление и оформление орд

• Название: Методические указания к практической работе 1 Составление и оформление орд
• Дата: 11.03.2023
• Размер: 2.37 Mb.
• Имя файла: Сборник практических работ ДОУ.doc
• Тип: Методические указания; #980968
• страница: 4 из 6

Правила этикета

Как и телефонные или очные переговоры, переписка по электронной почте подразумевает свои правила поведения. Эти правила называются сетевым этикетом или нетикетом (комбинация слов «Интернет» и «этикет»). Для эффективного взаимодействия придерживайтесь следующих рекомендаций.

• 
  Будьте осторожны с шутками и эмоциональными проявлениями. Сообщения электронной почты неточно передают эмоции, так что получатель может не понять тона послания. Саркастический юмор довольно рискован, потому что получатель может интерпретировать слова буквально и обидеться. Для передачи эмоций можно использовать значки настроений.
  

:) или :-)	Улыбка, счастье или шутка
:( или :-(	Недовольство или несчастье
;-)	Подмигивание
:-|	Равнодушие или противоречивость
:-o	Удивление или озабоченность
:-x	Молчание
:-p	Показывание языка (обычно в шутку)
:-D	Смех

• 
  Подумайте перед отправкой. Написание и отправка сообщений электронной почты делается быстро и легко, иногда даже слишком легко. Позаботьтесь о том, чтобы предварительно обдумать сообщение, старайтесь не писать, когда рассержены. Когда письмо отправлено, его уже не вернешь.
  
• 
  Тему сообщения делайте краткой и ясной. Выразите в теме содержание письма в нескольких словах. Люди, получающие много писем, используют ее при выборе письма для прочтения.
  
• 
  Пишите кратко. Хотя сообщение электронной почты может быть каким угодно длинным, электронная почта разработана для обмена короткими сообщениями. Многие люди не имеют времени или терпения прочитать более нескольких абзацев.
  
• 
  Не пишите все письмо ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ. Многие люди считают фразы, написанные заглавными буквами, кричащими, назойливыми и оскорбительными.
  
• 
  Будьте осторожны с важной и конфиденциальной информацией. Любой получатель может переслать ваше письмо другим, намеренно или случайно.
  

Кроме того, в официальной или деловой переписке избегайте орфографических и грамматических ошибок. Письмо с ошибками создает впечатление непрофессионализма. Проверяйте сообщения перед отправкой и используйте средства проверки правописания, если почтовая программа имеет их.
Вопросы и задания (ответить письменно в тетради)

1. 
   Согласны ли Вы что по электронной почте можно отправлять только текстовые сообщения в формате *.doc? Что такое вложенные файлы?
   
2. 
   Можно ли сказать, что электронная почта это бесплатный способ пересылки сообщений?
   
3. 
   Что такое «нетикет»?
   
4. 
   При помощи чего отправитель может передавать с сообщениями еще и свои эмоции?
   
5. 
   Рекомендуется ли писать письмо заглавными буквами? Ответ обоснуйте.
   

Задание 2

Создайте электронный ящик на любом из сайтов. Рекомендуемые сайты www.mail.ru, www.yandex.ru, www.rambler.ru

Запустите выбранный вами сайт и функцию «Регистрация в почте» - на www.mail.ru.; «Завести почтовый ящик» - на www.yandex.ru; «Завести почту» - на www.rambler.ru.

Следуя указаниям системы, введите все необходимые данные для регистрации.

После успешной регистрации необходимо прислать сообщение на электронный ящик преподавателя [e-mail]. Сообщение должно содержать вложенные файлы (текстовые, графические и пр. на выбор студента) и значки настроений.
Задание 3.

С Как защитить свой почтовый ящик от взлома Взлом электронного почтового ящика или аккаунта социальной сети - всегда неприятная неожиданность. Застраховаться от нее на 100% нельзя хотя бы потому, что часто взлом происходит из-за халатности самого почтового сервиса или администрации сети. Но если сервис достаточно надежен, то сделать всё возможное, чтобы ваш аккаунт не взломали, - в ваших силах.   амые популярные способы взлома электронной почты: Вируc Один из самых распространенных сейчас способов взлома электронной почты - это рассылка электронных писем со встроенными в них вирусами. Обычно такие письма имеют вложенные файлы в виде картинок или архивов, которые вам предлагается скачать и открыть на своем компьютере. Если письма рассылаются от имени таких известных компаний как eBay Inc, Deutsche Telekom, WebMoney и т.д, то как правило, мошенники подают это под соусом уникального предложения (очень часто это что-то, связанное с сексом или эротикой). Порой в тексте письма содержится активная ссылка: кликнув по ней, вы загружаете сайт, фотографию или текст, и параллельно к вам в компьютер подгружается вирус. А порой мошенники пишут такие письма, на которые пользователь не может не отреагировать. Например, обзывая его, используя ненормативную лексику. Используя письма со встроенными кодами программами, мошенники могут узнать пароль, изменить альтернативный e-mail, узнать ответ на секретный вопрос, изменить секретный вопрос и ответ, удалить аккаунт. Изучение жертвы Очень интересен способ взлома электронных ящиков, основанный на методе изучения «жертвы», когда собирается как можно больше информации о человеке, его увлечениях, предпочтениях, завязываются прямые контакты при помощи ICQ или чата. Человека изучают со всех сторон и пробуют, основываясь на собранной информации, подобрать пароль или ответить на контрольный вопрос, среди которых есть такие как «Девичья фамилия вашей матери», «Ваше любимое блюдо» и т.д. Если человек был честен при заполнении этого контрольного вопроса, то выяснить, что он любит есть, а потом это использовать, не составляет труда. Наивные пользователи Часто пароль мошенникам раскрывает сам владелец почты. Происходит это так: на ваш электронный ящик приходит письмо, подписанное службой поддержки, где сказано, что по таким-то причинам вы должны сообщить свой пароль службе поддержки, иначе возникнут проблемы с доступом к вашему ящику. И часть пользователей этому верит… Нередко мошенники приглашают пользователя вступить в какой-нибудь клуб, зарегистрироваться на интересном сайте, получить доступ к чему-то после регистрации, и если при регистрации пользователь использует такой же пароль, как у почты, пользуются этим. Фишинг Также вам могут приходить письма от интернет-кошельков под темой: "Ваш счет заблокирован!", а для разблокирования, конечно же, требуется перейти по ссылке и на имитирующей исходную странице ввести ваш логин и пароль. Подобный способ мошенничества называется "фишинг". Мошенники создают сайты, похожие на оригиналы, затем рассылают письма, в которых просят ввести на подставных сайтах логины и пароли для настоящих сайтов, например платежных систем. Расчет мошенников строится на том, что "жертва" не заметит подмены адреса сайта, воспримет его за настоящий и введет свои настоящие логин и пароль. Техподдержка Бывает, пароль пытаются получить от службы техподдержки, выдавая себя за владельца почты - говорят, иногда это удается. Подставить пользователя Еще один вариант предполагает следующую схему: от имени множества людей жаловаться на спам от владельца почтового ящика, цитировать рассылку, призывающую к незаконным действиям – расовой дискриминации, насилию и т.д и т.п. Есть вариант, что ящик пользователя удалят, и здесь мошенник при достаточной оперативности может успеть зарегистрировать его на свое имя. Взлом компьютера Используя специальное программное обеспечение, можно удаленно взломать компьютер пользователя. Для этого мошеннику необходимо знать время нахождения в сети и IP-адрес жертвы. Как обезопасить электронную почту: 1. Пароль должен быть сложным, то есть состоять минимум из 8 знаков, часть из которых должны быть цифрами - таким образом, вы усложните процесс подбора пароля. Не используйте пароли типа: 123456, qwerty, qwerty123, super, dimon и т.д и т.п. 2. Не храните пароль от почты в компьютере, никакие документы, защищенные паролем на вашем компьютере, не уберегут его. 3. Ответ на контрольный вопрос должен быть необычным, знать его должны только вы. 4. Не открывайте сомнительные письма. 5. Хотя бы раз в полгода меняйте пароль, так как устаревший пароль является источником опасности и повышает шансы на взлом вашей почты. 6. Не используйте один и тот же пароль в разных сервисах (например, для входа в почтовый ящик и для электронных денег). 7. Установите антивирусное оборудование и проверяйте сомнительные письма, если все-таки решили их открыть (но это не обезопасит вас на 100%). Также позаботьтесь об установке защитных программ. 8. Никому не сообщайте ваш пароль. 9. Не разрешайте компьютеру хранить ваши данные, держите пароль в голове. 10. Будьте осторожны при общении с незнакомыми людьми в Сети. 11. Помните, что бесплатные почтовые сервисы более уязвимы и имеют меньше шансов на возврат, чем платные.

 

Вопросы и задания (ответить письменно в тетради

1. 
   Перечислите возможные способы взлома электронной почты?
   
2. 
   Советы по созданию пароля для целей защиты электронного ящика от взлома
   
3. 
   С какой периодичностью рекомендуется изменять пароль электронного ящика?
   
4. 
   Может ли антивирусная программа препятствовать взлому вашего электронного ящика? Какие Вы знаете антивирусные программы?
   
5. 
   Как возможности электронной почты реализуется в области документационного обеспечения управления?
   

Методические указания к практической работе № 10

Тема: «Системы управления документооборотом на основе web-технологий»
Цель работы: Научиться создавать электронные ящики, отправлять и получать почту

Порядок выполнения работы

1. Записать номер практической работы, тему и цель работы

2. Выполнить задание
Задание 1

Создать презентацию в программе Power Point на тему «Системы управления электронным документооборотом». В качестве слайдов рекомендуется следующие:

1. 
   Тема
   
2. 
   История российского рынка систем электронного документооборота
   
3. 
   Популярные системы электронного документооборота в России
   
4. 
   Цели использования систем управления электронным оборотом
   
5. 
   Слайды на свое усмотрение
   

Методические материалы

Электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей.

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом, под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.

Российский рынок систем электронного документооборота зародился приблизительно в конце 1980-х годов, в это время в министерствах и ведомствах шла разработка первых автоматизированных систем. Системы представляли собой одно рабочее место секретаря, делопроизводителя, экспедитора. Функционал систем первого поколения был весьма ограничен: ввод регистрационно-контрольных карточек (РКК) в систему, ведение журналов входящих/исходящих внутренних документов и обращений граждан, поиск РКК по атрибутам, составление оперативных отчетов по документообороту для руководства.

Повышение требований к функциональности СЭД и развитие информационных технологий привели к  существенному расширению функциональных возможностей систем. Значительно ускорило развитие систем электронного документооборота появление законодательства в области автоматизированных систем (закон ФЗ №1 «Об ЭЦП»,2002; ГОСТ РСО 9001:2001 и т.д.)

В настоящий систем российский рынок СЭД, как и международный, развивается в соответствии с ECM-концепцией (Enterprise Content Management), что предполагает управление не только структурированными документами, но и всем содержимым (континентом) компании.

Российский рынок систем электронного документооборота на сегодняшний день насчитывает более 50 продуктов, имеющие наибольшее число внедрений в своем классе:

• 
  из систем делопроизводства – система Дело-предприятие;
  
• 
  из систем управления электронным документооборотом – система DocsVision;
  
• 
  из систем-надстроек и конструкторов – БОСС-Референт.
  

Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих целей:

• 
  интеграции процессов документального обеспечения управления предприятием в рамках единой информационной системы;
  
• 
  повышение информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизированной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и соответственно подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов;
  
• 
  уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;
  
• 
  уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;
  
• 
  интеграции информационных процессов в рамках кооперации предприятий;
  
• 
  создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.
  

Задание 2.

Ответить на тестовые вопросы, ответы представить в виде таблицы:
Ответы

1	11	21
2	12	22
3	13	23
4	14	24
5	15	25
6	16	26
7	17	27
8	18	28
9	19	29
10	20	30

Тестовые задания

1. 
   Документирование – это:
   

а) придание юридической силы принятому управленческому решению с помощью документов;

б) запись в соответствии с законодательством;

в) создание документов, т.е. запись по установленным формам необходимой для управления информации.

2. 
   Документационное обеспечение управления – это:
   

а) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;

б) прием и обработка документов, необходимых для принятия управленческих решений и реализации управленческих функций;

в) запись по установленным формам информации, необходимой по реализации управленческих решений.

3. 
   Определение термина «документ»:
   

а) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

б) средство закрепления различным способом на специальном материальном носителе информации об управленческих решениях;

в) материальный объект с запечатленной информацией.

4. 
   Согласно требованиям, установленным в ГОСТ Р 6.30-2003, каждое предприятие обязано применять:
   

а) общий бланк, бланк приказа, бланки конкретных видов документов;

б) бланк предприятия, бланк письма, бланки конкретных должностных лиц;

в) бланк письма, общий бланк, бланки конкретных видов документов.
5. Формуляр-образец организационно-распорядительного документа представляет собой:

а) макет бланка документа, подготовленного к изданию типографским способом;

б) образец бланка документа;

в) схему расположения реквизитов организационно-распорядительного документа;

г) образец конкретного вида организационно-распорядительного документа.
6. В каком варианте ответа правильно названы реквизиты общего бланка:

а) наименование организации, эмблема организации или товарный знак, наименование вида документа, ОГРН, ИНН/КПП, заголовок к тексту, адресат;

б) наименование организации, место для вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления;

в) наименование организации, код организации, ОГРН, ИНН/КПП, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа.
7. Нумерация страниц документа производится:

а) по центру нижнего поля;

б) в правом нижнем углу документа;

в) по центру верхнего поля;

г) в правом верхнем углу документа.
8. Реквизит документа – это:

а) фирменный бланк;

б) основная часть документа;

в) его отдельная часть.
9. Какие способы оформления даты в документах являются правильными?

а) 05.02.07.	д) 5 февраля 2007 г.
б) 05.02.2007 г.	е) 07.02.05
в) 05 февраля 2007 г.	ж) 05 февраля 2007
г) 2007.02.05

10. Обязательному утверждению подлежат:

а) приказы;

б) служебные записки;

в) контракты;

г) штатное расписание;

д) гарантийные письма.
11. Автором служебного письма является:

а) должностное лицо, подписавшее документ;

б) исполнитель, составивший документ;

в) организация, от имени которой отправляется письмо.
12. На каком служебном письме проставляется ссылка на номер и дату документа:

а) гарантийном;

б) сопроводительном;

в) ответном;

г) циркулярном;

д) на всех письмах.
13. Что является датой протокола:

а) дата подписания;

б) дата заседания;

в) дата регистрации.
14. Отметка о контроле проставляется на документе:

а) на верхнем поле в правом углу;

б) на нижнем поле в правом углу;

в) на левом поле;

г) произвольно.
15. Реквизит «Подпись» на документах, подписываемых двумя должностными лицами одного уровня, оформляется:

а) в два ряда на одном уровне;

б) одна подпись под другой;

в) по одной подписи в двойном количестве экземпляров документа.
16. В результате рассмотрения руководителем входящего документа на нем появляется:

а) подпись;

б) резолюция;

в) виза.

17. Резолюция проставляется:

а) в правом верхнем углу;

б) на полях документа;

в) на любом свободном месте документа, кроме полей;

г) под реквизитом «Подпись».
18. Какой реквизит не входит в формуляр приказа по основной деятельности:

а) название организации;

б) вид документа;

в) место издания;

г) адресат;

д) заголовок к тексту.
19. Документооборот учреждения реализуется в виде документопотоков:

а) внешние, внутренние;

б) официальные, личные;

в) информационные, распорядительные;

г) по основной деятельности, по личному составу;

д) входящие, исходящие, внутренние.
20. Какие документы являются распорядительными:

а) должностная инструкция, приказ, решение, указание, учредительный договор (контракт);

б) приказ, решение, указание, постановление, распоряжение;

в) решение, договор (контракт), указание, приказ, протокол, распоряжение.
21. Какие документы являются организационными:

а) устав, положение, инструкция, структура и штатная численность, штатное расписание, правила;

б) устав, положение, протокол, постановление, правила, штатное расписание, договор (контракт);

в) устав, положение, инструкция, штатное расписание, правила, приказ, договор (контракт).
22. Входящий документ проходит следующие этапы обработки:

а) составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – направление в дело;

б) прием – первичная обработка – предварительное рассмотрение – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело;

в) составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – отправление;

г) прием – первичная обработка – предварительное рассмотрение – регистрация – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело;

д) оформление документов – подписание – регистрация – согласование – утверждение – отправка.
23. Исходящий документ проходит следующие этапы обработки:

а) составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – направление в дело;

б) прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело;

в) составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – отправка;

г) оформление документа – подписание – регистрация – согласование – утверждение – отправка.
24. Внутренний документ проходит следующие этапы обработки:

а) составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – направление в дело;

б) прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело;

в) составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – отправка;

г) прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – регистрация – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело;

д) оформление документа – подписание – регистрация – согласование – утверждение – отправка.
25. Основание издания приказа по основной деятельности содержится:

а) в заголовке;

б) в констатирующей части текста;

в) в прилагаемых документах;

г) в распорядительной части текста приказа.
26. Основание издания приказа об увольнении сотрудника фирмы содержится:

а) в заголовке;

б) в констатирующей части приказа;

в) в позиции текста «Основание»;

г) в прилагаемых документах;

д) в распорядительной части текста приказа.
27. Сроки хранения документов могут устанавливать:

а) руководитель организации;

б) заведующий ведомственным архивом;

в) начальник службы ДОУ;

г) экспертно-проверочные комиссии архивных учреждений.
28. Номенклатура дел – это:

а) список структурных подразделений фирмы;

б) список дел фирмы с указанием сроков хранения;

в) список дел, передаваемых в архив.
29. Номенклатура дел организации подлежит переутверждению:

а) каждый год;

б) раз в два года;

в) раз в три года;

г) раз в пять лет (в случае, если структура и функции организации коренным образом не изменялись).
30. Каким из перечисленных нормативных актов руководствуется служба ДОУ?

а) договором

б)постановлением

в)заключением

г)положением