пр 3. Методические указания к выполнению лабораторной работы для студентов направления
 Скачать 1.88 Mb.
|
1 2 Министерство образования и науки Российской Федерации Саратовский государственный технический университет Балаковский институт техники, технологии и управления Основы работы с базами данных Методические указания к выполнению лабораторной работы для студентов направления 151900.62 «Конструкторско-технологическое обеспечение машиностроительных производств» всех форм обучения Одобрено редакционно-издательским советом Балаковского института техники, технологии и управления Балаково 2013 ВведениеОрганизация информации в виде базы данных позволяет производить с ней операции выборки, представления, обработки и хранения более эффективно. Цель работыПознакомится с основными принципами работы с базами данных на основе Microsoft Access. Основные понятияСОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ Основным структурным компонентом базы данных является таблица, состоящая из строк (записей) и столбцов (полей). Каждая таблица содержит записи определенного вида, например о студентах, обучающихся в вузе. Запись о студенте может содержать номер его личного дела, фамилию, имя, отчество, пол, дату рождения, номер учебной группы. В Microsoft Access существует три способа создания пустой таблицы. - Создание таблиц при помощи мастера таблиц - Создание таблицы путем ввода данных в таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Microsoft Access данные анализируются и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат. - Быстрое создание таблицы в режиме конструктора Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например, для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода. Первым этапом при создании таблицы (в режиме конструктора) является определение перечня полей, из которых она должна состоять, их типов и размеров. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. Не разрешается использовать символы: . ! [ ]. Тип данных указывает, как обрабатывать эти данные. Можно использовать следующие типы: Текстовый – текст или числа, не требующие проведения расчетов, например, номера телефонов (до 255 символов). Поле МЕМО – для хранения произвольного текста, комментариев (до 64000 символов). Числовой – при выполнении над данными математических операций. Денежный – специальное числовое поле используется для операций с деньгами. Дата/время – предназначено для хранения информации о дате и времени. Счетчик – специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи. Логический – может иметь только одно из двух возможных значений «Да» или «Нет». Поле объекта OLE – объект (например, электронная таблица Microsoft Excel или рисунок Microsoft Draw), созданный другим приложением. Максимальный размер – примерно 1 гигабайт используется для ввода в поле рисунков, графиков, таблиц и др. Гиперссылка. Поле, в котором хранятся гиперссылки Мастер подстановок - позволяет создать поле, в котором выводится список значений, облегчающий ввод данных. Можно использовать список одного из следующих видов: - список подстановок, в котором выводятся значения из существующей таблицы или отчета; - список постоянных значений, которые вводятся при создании поля. Каждый из типов данных наделен собственными свойствами, которые отображаются в разделе «Свойства поля». Назначение основных свойств поля представлены в таблице 1. Таблица 1
Связи между таблицами База данных содержит множество таблиц, связь между которыми устанавливается с помощью совпадающих полей, называемых ключами. В общем случае ключи записи бывают двух видов: первичный (уникальный) и вторичный ключи. Первичный ключ – это одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих запись. Если первичный ключ состоит из одного поля, он называется простым, если из нескольких полей – составным ключом. В качестве ключей обычно используют табельные номера, электронные адреса, паспортные номера и серии или просто порядковые номера записей. Внешний ключ (вторичный ключ) – это такое поле, значение которого может повторяться в нескольких записях, т.е. он не является уникальным. Если по значению первичного ключа может быть найден один единственный экземпляр записи, то по вторичному ключу – несколько записей. Перед определением связей между таблицами необходимо четко уяснить, какие именно данные содержатся в каждом из объектов и какие отношения установлены между ними. Существует три типа отношений между таблицами: один-ко-многим, один-к-одному и многие-ко-многим. Наиболее часто используется отношение один-ко-многим. При такой связи каждой записи в таблице 1 могут соответствовать несколько записей в таблице 2, а каждая запись в таблице 2 не может иметь более одной соответствующей записи в таблице 1. ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ После того как была создана база данных и определена структура таблицы, необходимо ввести в нее данные. Самым простым способом ввода данных в таблицу является использование режима таблицы. Рассмотрим последовательность необходимых для этого действий: Откройте созданную вами базу данных. В ярлыке «Таблицы» выберете необходимую и нажмите кнопку Открыть. В том случае, если таблица уже открыта и находится в режиме «Конструктора», перейдите в «Режим таблицы» с помощью кнопки Вид  . Ваша таблица откроется в режиме таблицы, и вы можете преступить к вводу данных. Для перехода на следующее поле используйте клавишу Tab или мышь. В созданной вами таблице первым полем будет Код, которое Access создал в качестве ключевого поля. В данное поле вводить информацию не нужно. Содержимое данного столбца автоматически увеличивается на 1 каждый раз, когда вы начнете ввод новой строки. Ввод информации в таблицы является довольно трудоемкой работой. Значительно облегчить ее можно с помощью специальных функций. Рассмотрим основные из них: В том случае, если в определенное поле вводится какое-то значение достаточно часто (например, при составлении телефонного справочника в поле «Город» как правило, необходимо писать «Балаково»), ввод его значения можно установить автоматически. Для этого используется свойство поля Значение по умолчанию. Если оно не было указано при формировании структуры таблицы, необходимо вернуть в режим конструктора, выполнив команду Вид/Конструктор, выбрать необходимое поле (например, «Город») и напротив свойства Значение по умолчанию написать необходимое слово («Балаково»). Для возвращения в режим таблицы выполните команду Вид/Режим таблицы. С помощью комбинаций клавиш Ctrl+Э, проводится вставка в поле значения из того же поля предыдущей записи. Также могут использоваться стандартные приемы для перемещения и копирования данных, известные при работе с Word и Excel (Вырезать, Копировать, Вставить). Access обладает широким набором средств для изменения внешнего вида ваших таблиц. Вы можете расширить или сузить столбцы, сделать строки выше или ниже, можно сделать невидимыми столбцы, которые вам не нужны в данный момент и др. Изменение порядка следования полей. В режиме таблицы вы можете изменить порядок следования полей, не переходя в конструктор. Рассмотрим последовательность действий: Поместите указатель мыши в верхнюю часть столбца, который вы хотите переместить. Когда вы увидите черную стрелку, нажмите на кнопку мыши, выделив этим весь столбец. Установите указатель примерно в середине поля. Нажмите кнопку мыши и держите ее нажатой. Теперь переместите поле в нужное место и отпустите кнопку мыши. Изменение ширины столбцов: Выделите столбец, в котором вы хотите видеть все символы. Выполните команду Формат/Ширина столбца. В открывшемся окне диалога «Ширина столбца» нажмите на кнопку По ширине данных, а затем ОК. Можно также просто растянуть столбец, как в Excel. Изменение количества отображаемыхстолбцов используется в том случае, когда ширина экрана не позволяет отобразить все поля и поэтому имеется необходимость скрыть ненужные на данный момент столбцы. При этом они не удаляются и информация, находящаяся в них, не пропадает. Они просто не отображаются до тех пор, пока вы этого не захотите. Для того чтобы скрыть столбец, сначала выберите его, нажатием на область наименования этого столбца. Затем выполните команду Формат/Скрыть столбцы. При выполнении этой команды на экране открывается окно диалога «Отображение столбцов» со списком всех полей вашей таблицы. Видимые столбцы отмечены . Для скрытия столбца снимается флажок напротив нужного поля. Для обратного процесса (отображения скрытых столбцов) используется команда Формат/Показать столбцы. При этом появляется то же окно и скрытые ранее столбцы отмечаются знаком . Фиксация столбцов таблицы. При просмотре таблиц с большим количеством столбцов легко заблудиться в информации при переходе в правую часть таблицы, когда левые столбцы исчезают из вида. Access позволяет зафиксировать один или более столбцов, то есть сделать так, чтоб они оставались видимыми при любых обстоятельствах. Выделите закрепляемый столбец. Выполните команду Формат/Закрепить столбцы. Для отмены данного режима выберите Формат/Освободить все столбцы. Изменение параметров шрифтаможно проделать, выполнив команду Формат/Шрифт. Создание нового поля в режиме таблицы. Для создания нового поля в режиме таблицы необязательно переходить в конструктор таблиц. Выполните следующее: - Выберите поле, перед которым вы хотите разместить новое поле. - Выполните команду Вставка/Столбец. Новый столбец автоматически будет назван Поле1. - Нажмите два раза кнопкой мыши на заголовке созданного поля и введите новое название. Удаление и добавление записи. Удалить и добавить запись можно аналогично работе в Excel (щелчок правой кнопки мыши на необходимой строке и выборе «Удалить запись», «Добавить запись» в открывающемся меню). ПОИСК И ЗАМЕНА ДАННЫХ. Одним из основных назначений реляционных баз данных является быстрый поиск хранящейся в них информации. Если вы предполагаете найти в MS Access средства для поиска нужной информации, то вы не ошиблись. В данной работе мы рассмотрим простейшее средство — поиск значений, содержащихся в одном из полей. Это средство присутствует в большинстве приложений, работающих под Windows. С его помощью вы сможете найти требуемую запись по значению одного из полей. Для поиска данных в MS Access предназначено окно Поиск и замена , которое открывается выбором команды Правка/Найти или нажатием кнопки Найти  на панели инструментов. В поле ввода Образец вы вводите то, что хотите отыскать. Справа находятся кнопка Найти далее. В поле Поиск в в раскрывающемся списке выберите поле для поиска по всем записям только в текущем поле. Поиск только в текущем поле, особенно в индексированном поле, обычно выполняется быстрее. Выберите объект в режиме таблицы для поиска по всем полям во всех записях. Раскрывающийся список Совпадение содержит три установки, которые определяют тип сравнения данных с образцом, введенным для поиска. Нажмите мышью кнопку раскрытия списка и выберите требуемое значение. С помощью поля Просмотр можно выбрать направление поиска: Вверх (к первой записи), Вниз (к последней записи) или Все (во всей таблице). Возможна замена найденного значения. Щелкните на вкладке Заменить окна диалога Поиск и замена. Команда Заменить позволяет одновременно находить и исправлять значения. Сортировка данных Данные в таблицы вводятся в произвольном порядке по мере их поступления. Просмотр таких данных затруднителен. Для приведения данных в определенный порядок в базах данных используется сортировка. После того, как вы выбрали поле для сортировки, выделите столбец и выполните команду Записи/Сортировка, а затем выберите опцию Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию. В отношение базы данных упорядочение по возрастанию означает, что поля отсортированного текста начинаются с А и далее идут к Я, отсортированные цифровые значения идут от 1 до бесконечности, а отсортированные поля дата/время располагаются по увеличению даты и времени. Использование фильтров При работе с таблицами в базе данных фильтр используется для того, чтобы видеть только значения, определяемые заданным критерием. Команда Записи/Фильтр содержит четыре вида фильтров: Изменить фильтр, Фильтр по выделенному, Исключить выделенное и Расширенный фильтр. Рассмотрим применение данных фильтров. Фильтр по выделенному Выделив информацию в таблице данных, вы тем самым задаете критерий фильтрации. Допустим, вам нужны все студенты группы СР-11. Просто выберите запись “СР-11” в поле Группа, а затем нажмите мышью кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов или выполните команду Записи/Фильтр/Фильтр по выделенному. В результате на экране появятся только данные о студентах группы СР-11. Исключение записей из фильтра (Исключить выделенное) Вы можете фильтровать записи с помощью исключения данных, вместо их включения. Другими словами, возвращены будут только те записи, которые не были выбраны. Команда Изменить фильтр В данном фильтре вы можете устанавливать критерии И и ИЛИ а также использовать выражения. Для задания критерия фильтрации этим фильтром нажмите кнопку Изменить фильтр на панели инструментов или выполните команду Записи/Фильтр/Изменить фильтр. На экране откроется окно диалога. В верхней части окна установки фильтра расположены все поля текущей таблицы. В нижней части окна находятся ярлычки “Найти” и “Или”. Если вы установите указатель в какое-либо из полей таблицы, появится кнопка раскрытия списка. При нажатии на эту кнопку открывается список всех возможных значений, которые встречаются в этом поле. Попробуйте выбрать список студентов мужского пола из группы СР-13 (таблица Список): 1. Установите курсор в поле Пол. 2. Нажмите кнопку раскрытия списка и выберите из него значение «м». 3. Выбранное значение появится в строке ввода. 4. Аналогично выполните с группой. 5. Нажмите кнопку Применить фильтр на панели инструментов, вы получите требуемые записи. В результате применения фильтра наименование кнопки изменится на Удалить фильтр. Для отмены фильтрации нажмите эту кнопку еще раз. Использование критерия ИЛИ При использовании критерия ИЛИ необходимо, чтобы выполнилось хотя бы одно из условий сравнения. Допустим, что вам необходимы данные о студентах из групп СР-11 и СР-12. В этом случае выполните следующее: 1. Откройте таблицу, содержащую требуемые данные. В данном случае это Список. 2. Для задания критерия фильтрации данным фильтром нажмите кнопку Изменить фильтр на панели инструментов или выполните команду Записи/Фильтр/Изменить фильтр. 3. В открывшемся окне диалога установите курсор в поле Группа, выберите из списка значение СР-11. 4. Нажмите ярлычок ИЛИ. На экране откроется новая страница фильтра. 5. В открывшемся окне диалога установите курсор в поле Группа, выберите из списка или введите значение СР-12. 6. Нажмите кнопку Применить фильтр на панели инструментов. Вы получите список студентов из групп СР-11 и СР-12. Расширенный фильтр Для задания критерия с помощью расширенного фильтра выполните команду Записи/Фильтр/Расширенный фильтр. Откроется окно диалога, в верхней части которого расположен список полей фильтруемой таблицы, а в нижней — бланк формирования выражения для фильтра. Добавьте двойным щелчком мыши в бланк поле или поля, для которых будут заданы искомые значения или другие условия, используемые в фильтре для отбора записей. По сравнению с предыдущим фильтром данный фильтр позволяет проводить не только фильтрацию, но одновременно и сортировку по возрастанию или убыванию по нескольким полям одновременно. Для этих целей используется строка Сортировка. В ячейке Условие отбора полей, включенных в бланк, введите условие отбора. При необходимости используйте операторы выражений (больше), (не менее), (меньше), (не более) и Between…And … . Пример:Получить список студентов, чья оценка по математике больше 3. Условие отбора – “3”. Задав значение фильтра, нажмите кнопку Применить фильтр на панели инструментов. Сохранение фильтра Для сохранения фильтра выполните команду Файл/Сохранить в режиме просмотра. Фильтр сохранится вместе с таблицей и будет действовать при следующем открытии таблицы. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОРМ ДЛЯ РЕДАКТИРОВАНИЯ И ВВОДА ДАННЫХ В MS Access существует два формата отображения содержимого таблицы — в виде таблицы и в виде формы. Формы являются мощным и гибким средством представления информации. Например, при разработке законченного приложения по бухгалтерии вы можете создать ряд форм, которые будут выглядеть на экране монитора точно так же, как стандартные бланки бухгалтерских документов. Простейший способ создания формы
На экране появится готовая к использованию форма. В эту форму включены все поля таблицы. Их названия находятся вертикально в том же порядке, в каком они находятся в таблице. Справа от названия каждого поля отображается значение его первой записи в таблице. Для просмотра очередной записи используется клавиша Page Up, а для предыдущей - Page Down. При просмотре данных в режиме формы может возникнуть необходимость просмотра данных в табличном виде, так как в табличном виде легче сравнивать данные или в режиме конструктора (есть возможность изменять форму). Для перехода из формы в режим таблицы или конструктор выполните команду Вид/Режим таблицы. Альтернативные способы создания формы Кроме рассмотренного нами простейшего способа создания формы в MS Access для создания форм можно использовать ряд альтернативных способов. • Конструктор форм. В нем вы самостоятельно разрабатываете собственные экранные формы с заданными свойствами для просмотра, ввода и редактирования данных • Мастер форм. Позволяет достаточно быстро создать форму на основе выбранных полей • Автоформа: в столбец. Позволяет автоматически создать форму с полями, расположенными в один или несколько столбцов • Автоформа: ленточная. Позволяет автоматически создать ленточную форму • Автоформа: табличная. Позволяет автоматически создать табличную форму • Диаграмма. Позволяет создать форму с диаграммой • Сводная таблица. Позволяет создать форму со сводной таблицей MS Excel Настройка формы Находясь на вкладке «Формы» базы данных нажмите кнопку Создать и в открывшемся окне диалога «Новая форма» нажмите кнопку ОК. На экране откроется окно конструктора форм. Геобходимо определить свойства самой формы как объекта. Каждая форма имеет свойства, определяющие расположение ее в основном окне MS Access, размер, заголовок, стиль и некоторые другие параметры. 1. Для определения или изменения стиля формы, находясь в конструкторе форм, выполните команду Формат/Автоформат или нажмите кнопку Автоформат на панели инструментов. На экране откроется окно диалога «Автоформат». Выберите из списка стили и посмотрите на их внешний вид в окне просмотра. После того как вы нашли нужный стиль, нажмите кнопку ОК. 2. Для задания размеров формы используйте мышь. Установите указатель мыши в нижний правый угол формы. При этом курсор примет вид двунаправленной стрелки. Нажмите кнопку мыши и установите требуемый размер формы. 3. Для настройки остальных параметров формы откройте окно ее свойств, выполнив команду Вид/Свойства. На экране появится окно свойств со стандартными значениями свойств форм. 4. Перейдите на вкладку «Макет» окна свойств. На этой вкладке, редактируя свойства формы, вы можете задать различные параметры окна формы, например: - Наличие кнопок оконного меню в верхнем правом углу с помощью свойства Кнопка оконного меню. - Наличие кнопок свертывания и развертывания окна с помощью свойства Кнопки размеров окна. - Отображение кнопки закрытия формы с помощью свойства Кнопка закрытия. - Расположение формы в центре окна приложения установкой значения свойства Выравнивание по центру равным Да. - Заголовок окна вводом текста заголовка в поле свойства Подпись. 5. Для связывания формы с таблицей или запросом используется свойство Источник записей вкладки «Данные». Это свойство определяет в качестве источника данных для формы таблицу или запрос. Нажмите кнопку раскрытия списка и из списка таблиц и запросоввыберите тот источник записей, для которого вы хотите создать форму. 1 2 |