Cоздание БД. Тема Работа с бд ms access 2010. Таблицы
 Скачать 0.77 Mb.
|
|
Тема 3.2. Работа с БД MS Access 2010. Таблицы ВОПРОСЫ 1. Создание базы данных. 2. Работа с таблицами. 3. Режим таблицы. Импортирование. Режим Конструктора. 4. Типы данных. 5. Свойства данных. 6. Создание связей. 7. Создание столбца подстановок 1. Создание базы данных Существует несколько способов создания БД: с помощью шаблона; без использования шаблона ввод, вставка или импорт данных в таблицу, которая создана при создании новой базы данных, и последующее повторение этой процедуры для новых таблиц, которые создаются с помощью команды Таблица, расположенной на вкладке Создать; импорт данных из других источников и создание новых таблиц в этом процессе. создание пустой (новой) базы данных; открытие существующей базы данных. Для создания пустой базы данных следует: 1. Запустить программу MS Access (любым способом). 2. Выбрать команду Новая база данных. 3. В области Новая база данных в поле Имя файла ввести имя файла (по «умол- чанию» ей присваивается имя Database№, рис. 1). Рис. 1 4. . Если имя файла указано без расширения, расширение будет добавлено ав- томатически. Чтобы сохранить файл в другой папке, отличной от использу- емой по умолчанию, нажать кнопку <Открыть> (рядом с полем Имя фай- ла), перейти к нужной папке и нажать кнопку <ОК>. 5. Нажать кнопку <Создать>. Приложение MS Access создаст базу данных с пустой таблицей с име- нем «Таблица1» и откроет эту таблицу в режиме Таблицы (рис. 2) Замечание. Базу данных можно открыть из Проводника или непосредствен- но из программы Access. Можно открывать несколько баз данных одновременно, а также создавать ярлыки на рабочем столе, чтобы открывать объекты баз данных. Замечание. Окно программы MS Access (рис. 2) является окном при- кладной программы и содержит все элементы: строку заго- ловка с панелью быстрого доступа, набор вкладок и ленты для каждой вкладки, строку состояния, вертикальную и го- ризонтальную линейки прокрутки и рабочую область окна, которая делится на две части - панель навигации (левая часть) и основную область (правая часть). На панели нави- гации отображаются все объекты, составляющие содержи- мое данной БД. - таблицы, формы, отчеты, запросы, макро- сы и модули Основная область -это часть рабочей области, в которой отображаются содержимое объектов, схемы дан- ных, окна мастеров, макеты, конструктора и др. 2. Работа с таблицами Как мы уже отмечали (тема 3.1), таблицы являются основными объектами базы данных, поэтому формирование базы данных всегда начинается с таблиц. Сначала определяется структура таблицы, задаются типы полей и их свой- ства (если не походят свойства, установленные «по умолчанию»), а затем таб- лица заполняется данными. Следует различать структуру таблицы и содержание таблицы. Структура входит в состав общего файла БД, поэтому при ее изменении MS Access всегда выдает запрос на сохранение. Содержание же нельзя ни принудительно сохра- нить, ни отказаться от его сохранения. Все изменения в таблицах сохраняются в режиме реального времени, т.е. постоянно в процессе работы, как только за- канчивается ввод данных в поле и происходит переход к другому полю, дан- ные немедленно записываются на жесткий диск. Другими словами, изменить содержание таблицы путем «откатки» нельзя. Рис. 2. Внешний вид окна новой базы данных Пане ль нави гации Для создания таблиц можно использовать (выбор осуществляется соот- ветствующей командой в области Таблицы вкладки Создание, рис. 3): Мастер таблиц, режим Таблицы, Конструктора таблиц, импортирование таблицы из другого источника, например, из таблицы MS Excel или из другой БД. Рис. 3. Вкладка Создание, область Таблицы По «умолчанию» при создании новой базы данных MS Access переходит в режим Таблицы (переключение между режимами осуществляется с помо- щью кнопки <Режим> или кнопкой в строке ссотояния. В режиме Таблицы можно задать имена полей, заменяя условные имена «Код» и Поле№ (выделив его двойным щелчком) на название столбца, тип поля, а также ширину соответствующего поля (рис. 4). Рис. 4. Формирование структуры таблицы в режиме Таблицы Для импортирования таблиц из других источников используется об- ласть Импорт и связи вкладки Внешние данные (рис.5). Рис. 5. Область Импорт и связь вкладки Внешние данные Соответствующей кнопкой выбирается источник данных и затем после- довательно заполняются диалоговые окна Внешние данные. На первом шаге с помощью кнопки <Обзор…> отыскивается папка и нужный файл. Если источником данных является таблица MS Excel, то на втором шаге выбирается нужный объект (листы или именованные диапазоны) и далее по контексту. На последнем шаге задается имя таблицы, в которую осу- ществляется импорт. Если источником данных является другая БД, то на втором шаге на соответ- ствующей вкладке – Таблицы, Формы, Запросы, Отчеты, Макросы и Модули – помечаются импортируемые объекты и нажимается кнопка В результате импортируемые объекты будут включены в базу и на панели навигации окна БД появятся соответствующие имена объектов. Конструктор таблиц предназначен для задания и изменения структу- ры таблицы. С помощью конструктора можно формировать сколь угодно сложные таблицы с полями любого типа В режиме Конструктора таблиц пользователю предоставляются большие возможности, т.к. можно задать: структуру таблицы (имена полей и их последовательность), для каждого поля задать или изменить тип и свойства, определить ключевые поля. В режиме Конструктора выводится специальный бланк (рис. 5), в верх- ней части которого задается список полей и перечень типов, которые можно установить для поля, а в нижней – задаются (или изменяются) свойства полей (область Свойства содержит две вкладки – Общие и Подстановка). Замечание. Следует отметить, что количество свойст поля зависит от его типа. Рис. 5. Вид окна Конструктора таблиц 3. Типы данных Различают следующие типы данных (табл. 1). Таблица 1 Название типа Назначение Текстовый (Text) Для ввода текстовой информации и чисел без выполнения математических расчетов (до 255 символов); Поле MEMO (Memo) Для хранения произвольного текста до 65 000 символов Числовой (Number) Числа различных форматов, для выполнения над числами математических операций Дата/время (Date/Time) Дата и/или время Денежный (Currency) Для специальных операций с денежными дан- ными (рекомендуется также для хранения чи- сел с одним-четырьмя знаками после запятой, т.к. при этом применяются более быстрые 5. Свойства данных Характеристика наиболее часто используемых свойств данных приведена в табл. 2. Свойство поля Описание Размер поля Для текстовых полей указывает максимально допу- стимое количество знаков, сохраняемых в этом поле. Максимальное значение – 255. Для числовых полей указывает тип сохраняемых чисел («Длинное целое», «Двойное с плавающей точкой» и т. д.). Для более рационального хранения данных рекомен- дуется выделять для хранения данных наименьший необходимый размер памяти. Если потребуется, это значение позже можно изменить Формат Определяет формат отображения данных. Не влияет на фактические данные, сохраняемые в этом поле. Мож- но выбрать встроенный формат или задать пользова- тельский формат. Маска ввода Это свойство используется для определения общего шаблона для ввода любых данных в это поле. Это поз- процедуры вычислений с фиксированной точ- кой и автоматическим округлением ) Счетчик (AutoNumber) Специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный по- рядковый номер каждой записи (удобно ис- пользовать для задания первичного ключа). Счетчик, который автоматически увеличивает- ся на единицу с добавлением каждой новой за- писи Логический (Yes/No) Для задания атрибута, принимающего только одно из двух возможных значений типа: Да/Нет , 1/0 , Истина/Ложь Поле объекта OLE (Object Linking and Embedding – связь и внедрение объектов) Объект, созданный другим приложением, например, электронной таблицей, или рисунок, или звук и данные других типов (максималь- ный размер – примерно 1Гбайт). Гиперссылка (Hyperlink) Ссылки, дающие возможность открывать объ- ект Access (таблицу, форму, запрос и т. п.), файл другого приложения или web-страницу воляет обеспечить правильный ввод и нужное количе- ство знаков для всех данных. Для получения справки по созданию маски ввода нажмите кнопку справа от поля свойства Число десятичных знаков Количество отображаемых знаков в дробной части чисел. Новые значения Указывет, необходимо ли при добавлении новой записи увеличивать значение поля «Счетчик» или выбирать его случайным образом. Подпись Содержит текст, который будет отображаться по умолчанию в надписях для форм, отчетов или за- просов. Значение по умол- чанию Автоматически присваивается полю при добавлении новых записей, например, текущая дата. Условие на значе- ние Выражение, которое должно быть истинным при добавлении или изменении значения в этом поле. Сообщение об ошибке Сообщение, которое должно отображаться, если значение не соответствует выражению в свойстве Условие на значение. Обязательное Определяет необходимость ввода данных в поле. Пустые строки Если этому свойству присвоено значение Да, в текстовые поля и поля МЕМО можно вводить пу- стые строки («»). Индексированное поле Позволяет ускорить доступ к данным в поле. Сжатие Юникод Определяет необходимость сжатия хранящегося в поле текста, если его размер меньше 4096 знаков. Режим IME Управляет преобразованием знаков в восточно- азиатской версии Windows. Режим предложе- ний IME Управляет преобразованием предложений в во- сточно-азиатской версии Windows. Смарт-теги Позволяет добавить к полю смарт-тег.. Рассмотрим применение свойства Маска ввода Маска ввода представляет собой набор текстовых констант и знаков маски, определяющий, какие данные и каким образом можно вводить. Например, с помощью маски ввода можно потребовать, чтобы пользователи вводили даты или телефонные номера так, как принято в определенной стране, например: ДД.ММ.ГГГГ (в России) Маска ввода состоит изтрех частей, которые разделены точкой с запя- той. Первая часть является обязательной, а две остальные – необязательными Первая часть определяет строку маски и состоит из местозаполните- лей и текстовых констант. Вторая часть указывает, следует ли сохранять знаки маски вместе с дан- ными в базе данных. Вводится 0, если в базе данных необходимо сохранить маску и данные. Вводится 1, если необходимо сохранить только данные. Третья часть определяет местозаполнитель, который служит для обо- значения позиции данных. По умолчанию в Access используется знак под- черкивания (_). Если нужно использовать другой знак, его следует ввести его в третью часть маски. По умолчанию позиция принимает только один знак или пробел. Справочник по знакам маски ввода В приведенной ниже таблице перечислены и описаны местозаполни- тели и текстовые константы, которые можно использовать в маске ввода. Знак Использование 0 Цифра. В эту позицию обязательно следует ввести одну цифру. 9 Цифра. В эту позицию можно ввести одну цифру, но необяза- тельно. # В эту позицию следует ввести цифру, пробел либо знак плюса или минуса. Если пользователь пропускает эту позицию, встав- ляется пробел. L Буква. В эту позицию обязательно следует ввести одну букву. ? Буква. В эту позицию можно ввести одну букву, но необяза- тельно. A Буква или цифра. В эту позицию обязательно следует ввести одну букву или цифру. a Буква или цифра. В эту позицию можно ввести одну букву или цифру, но необязательно. & Любой знак или пробел. В эту позицию обязательно следует ввести знак или пробел. C Любой знак или пробел. В эту позицию можно ввести знак или пробел, но необязательно. . , : ; - / Разделитель целой и дробной части, групп разрядов, значений дат и времени. Выбираемый знак зависит от региональных па- раметров Windows. > Все последующие знаки отображаются в верхнем регистре. < Все последующие знаки отображаются в нижнем регистре. ! Маска ввода заполняется слева направо, а не справа налево. \ Отображение следующего знака, как он указан. Тот же резуль- тат получается при заключении знака в двойные кавычки. «Текстовая константа» Любой текст, который должен видеть пользователь, заключает- ся в двойные кавычки. Создание ключевого поля Мы уже рассматривали назначение ключевого поля. Для его создания следует в режиме Конструктора таблиц: пометить поле, нажать кнопку <Ключевое поле> (изображение ключа) или выбрать од- ноименную команду из контекстного меню, в результате слева от имени поля появится значок ключа (рис. 6). Если используется составной ключ, то это действие следует применить ко всем полям, входящим в составной ключ. Рис. 6. Создание ключевого поля 6. Создание связей между таблицами Так как обычно БД состоит не из одной, а из нескольких таблиц, то для их совместного использования и формирования других объектов на основе данных из нескольких таблиц между этими таблицами необходимо устано- вить связь. Связь можно создавать, изменять и удалять. Для создания связи могут использоваться разные способы: создание связи между таблицами с помощью вкладки «Схема данных»; создание связи между таблицами с помощью области «Список полей». Для создания связейс помощью вкладки «Схема данных» следует: 1. На вкладке Работа с базами данных в группе Отношения выбрать пункт Схема данных (рис. 7). В результате появится окно Схема данных и одно- временно окно Добавление таблицы. Если связи между таблицами уже были установлены, то вызвать окно Добавление таблицы можно соот- ветствующей командой из контекстного меню. 2. В окне Добавление таблицы следует выбрать все таблицы, между кото- рыми устанавливается связь. 3. Перетащить мышью (при нажатой левой кнопки мыши) имя поля из од- ной таблицы в другую на соответствующее ему связанное поле. 4. В диалоговом окне Изменение связей (рис. 8) пометить флажки (если это необходимо): Обеспечение целостности данных (чтобы условие целостности могло существовать, поле основной таблицы должно быть обязательно клю- чевым и оба поля должны иметь одинаковый тип); каскадное обновление связанных полей; каскадное удаление связанных записей. Пример окна схемы данных приведено на рис. 9. Рис. 7. Рис. 8 На рисунке 9 видно, что между таблицами «Перечень блюд» и «Меню на день» установлена связь «один-ко-многим» по полю Код блюда (основная таблица– «Перечень блюд». Между таблицами «Виды блюд» и «Перечень блюд» установлена связь «один-ко-многим» по полю Код вида блюда (основ- ная таблица – «Вид блюд»). Для изменения установленной связи следует ее выделить и выбрать в контекстном меню команду Изменить связь и в диалоговом окне Изменение связей внести соответствующие коррективы. Для удаления установленной связи следует ее выделить и выбрать в кон- текстном меню команду Удалить или нажать клавишу DELETE. 7. Создание столбца подстановок Достаточно часто в основной таблице используются такие данные, как табельный номер, код товара, код поставщика и т.д., а дополнительные дан- ные по этому табельному номеру (ФИО, адрес, образование, телефон и т.д.), то товару (наименование товара, ед. изм., цена и т.д.), по коду поставщика (наименование, адрес и другие характеристики) находятся в других табли- цах. Для того чтобы, работая с полем, например, код продукта, иметь сведе- ния о его наименовании, необходимо для этого поля создать столбец подста- новки. Рис. 9. Столбец (или поле) подстановок — это поле в таблице, значение кото- рого загружается из другой таблицы или из списка значений. Значения могут быть взяты из таблицы, запроса или введены пользователем. Можно создать столбец подстановок в режиме таблицы, в режиме Кон- структора, а также с помощью Мастера подстановок Рассмотрим способ создания столбца подстановок с использованием вкладки Подстановка в окне Конструктора таблиц. Создадим столбец под- становок для поля Код продукта таблицы «Перечень компонентов блюд», используя данные из таблицы «Продукты». Для этого следует открыть таблицу «Перечень компонентов блюд» в режиме Конструктора; перейти на вкладку Подстановка; заполнить поля, как это показано на рис. 10. Если использовать для создания столбца подстановки Мастер подстановок, то связь между таблицами следует убрать, т.к. Мастер сам устанавливает эту связь в процессе работы. Процесс создания состоит из ряда шагов: 1. Открыть таблицу «Перечень компонентов блюд» в режиме Конструктора; 2. Для поля Код продукта в списке типов выбрать Мастер подстановок (рис. 11). Рис. 10 3. На первом шаге Мастера выбрать опцию объект «поля подстановки» по- лучит значение из другой таблицы или другого запроса. 4. На втором шаге выбрать таблицу «Продукты». 5. На третьем шаге из списка доступных полей выбрать поля Код продукта и Наименование продукта. 6. На четвертом шаге можно задать порядок сортировки (не обязательно). 7. На пятом шаге задается ширина полей и лучше отменить флажок «скрыть ключевой столбец). 8. На шестом шаге выбирается столбец,, который будет сохранен в БД (у нас это Код продукта. 9. На последнем шаге задается подпись, которую содержит столбец подста- новки. После нажатия кнопки <> и сохранения структуры таблицы будет создан столбец подстановки (рис. 12), а если перейти в режим Конструк- тора и открыть вкладку Подстановка, то можно оценить результаты дей- ствия Мастера подстановок (рис. 13) Рис. 11 Рис. 13. Сожержимое вкладки Подстановка после создания столбца подстановок с помощью Мастера. Рис. 12 |