ПР Персональный мен-т. Методические указания по выполнению практических занятий по дисциплине Персональный менеджмент
Скачать 140.25 Kb.
|
Алгоритм составления фотографии рабочего дня Этап 1. Подготовка к проведению фотографии рабочего дня На начальном этапе устанавливают цели проведения фотографии рабочего дня. Исходя из поставленных целей, определяют вид и методику проведения ФРД. Если главной целью ФРД является контроль соблюдения персоналом правил внутреннего трудового распорядка, то фотографию рабочего дня можно проводить одновременно у группы работников (группировка сотрудников по структурному подразделению или по типу выполняемых работ). Нарушения трудовой дисциплины будут заметны сразу. Если надо выявить потери рабочего времени, оптимизировать бизнес-процессы компании, то фотографию рабочего дня нужно проводить индивидуально для каждого работника, тщательно фиксировать выполняемые им операции, взаимодействие с другими сотрудниками и структурными подразделениями. Этап 2. Составление фотографии рабочего дня Составление ФРД ведется по текущему времени. Результаты замеров заносят в наблюдательный лист (таблица А.1). Для элементов можно использовать следующие условные обозначения затрат рабочего времени (примечание): ОВ – общее время работы (продолжительность рабочей смены); ПЗ – организация рабочего места и заключительные работы (подготовка к выполнению задания, поддержанию средств производства в рабочем состоянии в течение рабочего дня); ОП – оперативное время (время непосредственного выполнения заданий); ОЛН – затраты времени на отдых и личные надобности; НТД – нарушения правил трудовой дисциплины (опоздания, самовольные отлучки с рабочего места, преждевременный уход с работы и др.). Таблица А.1 – Фотография рабочего дня
Каждая запись показывает либо то, что делал работник, либо то, чем было вызвано его бездействие. Каждый элемент работы или перерыва нужно оформлять отдельно. Особенно четко следует отличать элементы работ по обслуживанию рабочего места, а также перерывы в работе с учетом их характера и причин. Этап 3. Обработка результатов Расчет длительности элементов ведется при обработке результатов. На основе полученных данных создают баланс трудовой деятельности (таблица А.2). Также на данном этапе определяется коэффициент использования рабочего времени, и коэффициент потерь рабочего времени. Коэффициент использования рабочего времени на выполнение основных трудовых функций (без учета затрат времени на отдых и личные надобности, а также времени нарушения правил трудовой дисциплины) определяется по формуле: (1) Коэффициент потерь рабочего времени определяется по формуле: (2) Приложение Б 1 Контекстное планирование Планирование – деятельность, направленная на формирование целей экономического развития и поиск наиболее эффективных средств их достижения. Результатом планирования является план, который, по сути, является алгоритмом предстоящих действий. Основная задача плана – помощь в принятии решений. Планирование не должно превращаться в самоцель, главной остается ориентация на результат. В этом случае время и усилия, затрачиваемые на составление планов, окупаются, а эффективность применения этого метода остается высокой. При составлении плана можно столкнуться с тем, что большинство задач очень трудно привязать к какому-то конкретному времени. Например: - если буду в магазине, нужно не забыть оплатить мобильный; - если встречу преподавателя – узнаю о времени консультации по диплому; - буду на кафедре – уточню время и место проведения научной конференции. В связи с этим, задачи, на решение, которых направлены планы можно разделить на два вида: жесткие задачи – задачи, привязанные к определенному времени; гибкие задачи (кайросы) – задачи, не привязанные жестко к определенному времени, а зависящие от контекста (условий, обстоятельств). Кайросы – удобные моменты, создают то, что условно можно назвать неоднородностью времени. И речь идет не о конкретном времени (день, час, минуты), а об определенных обстоятельствах, благоприятных для совершения того или иного дела. Эти обстоятельства называются контекстами. Каждому контексту соответствуют дела, которые наиболее уместно совершать именно в этот момент, в этих обстоятельствах. Все контексты условно можно разделить на три группы: 1) место – решение задачи связано с определенным местом. Примеры: «если буду в банке», «когда появлюсь в институте», «когда зайду в магазин, не забыть купить», «когда окажусь в офисе, дома»; 2) человек, группа людей – решение задачи связано с человеком или группой людей. Примеры: «если увижу преподавателя», «когда зайдет приятель»; 3) внешние обстоятельства – принять решение возможно, учитывая не зависящие от человека обстоятельства. Примеры: «если примут закон», «когда изменятся правила», «если установится хорошая погода», «если у шефа будет хорошее расположение духа». Работая над собственным планом, важно выделить наиболее актуальные именно для вас контексты и научиться эффективно, пользоваться теми возможностями, которые они открывают. В последнее время понятие «контекст» становится одним из главных в области тайм-менеджмента и самоорганизации. Применяя понятие контекста и создавая более гибкую систему планирования, можно реагировать на любые изменения ситуации, использовать их для решения стоящих задач. Алгоритм контекстного планирования включает три основных этапа: выделение типовых личных контекстов (как правило, их бывает достаточно от пяти до девяти) наиболее актуальные для повседневной жизни или рабочей деятельности; составление списка задач под каждый контекст; при приближении контекста просмотр списка соответствующих ему задач. 2 Результато-ориентированное планирование Технология результато-ориентированного планирования строится на основе классического контрольного списка checklist или списка текущих дел to-do list, но с определенными настройками. Составленный грамотно результато-ориентированный список задач работает чрезвычайно эффективно. Он создается в несколько этапов. Шаг 1. Составляется таблица ежедневных задач, не привязанных к строго определенному времени (таблица Б.1). Таблица Б.1 – Ежедневные задачи (до заполнения)
Шаг 2. В графу «Что сделать?» записывается все, что нужно сделать в течение дня (таблица Б.2). Таблица Б.1 – Ежедневные задачи (после заполнения)
Особое внимание следует уделить формулировкам задач: они должны давать ответ на вопрос «что сделать?» и отражать результат, который хотим получить. Глагол + Ясный результат = Результато-ориентированная формулировка задачи Необходимо использовать различные цвета для обозначения важности задач. Например, красным выделяются два-три наиболее приоритетных, самых важных дела, желтым – текущие дела, которые необходимо выполнить сегодня, зеленым – те, которые можно безболезненно перенести на следующий день Цвета рекомендуется выбирать другие, разработав собственную систему обозначения. Шаг 4. План необходимо всегда держать под рукой и в течение дня обращаться к нему как можно чаще. Выполненные задачи помечаются «+», а напротив тех, которые остались невыполненными, ставится «–». Реализованные задачи можно вычеркивать, используя для наглядности маркер яркого цвета. Преимущества результато-ориентированного планирования задач: концентрация внимания и энергии на достижении конкретных результатов; гибкость планирования, возможность переносить в рамках дня выполнение задач, которые нет необходимости жестко привязывать к конкретному часу; экономия своих сил, так как некоторые задачи решаются сами собой, без вашего участия; возможность самим значительно меньше отвлекаться от дел и создание условий для того, чтобы в течение дня меньше отвлекали другие; решение тех задач, которые являются самыми главными; удовлетворение от того, что видите, как много удалось сделать за день. 3 Жестко-гибкое планирование При планировании дня возникает необходимость работы как с гибкими, так и с жесткими задачами. Возникает проблема, как совместить дела, привязанные к конкретному времени, с задачами, зависящими от обстоятельств. Решить эту проблему можно с помощью алгоритма жестко-гибкого планирования. Он состоит из пяти основных шагов, которые следует выполнить, составляя план на день. Шаг 1. На сетке времени в ежедневнике или календаре в Outlook отмечаются жесткие задачи, для которых уже заранее известно точное время. При этом закладываеся резерв на непредвиденные обстоятельства. Шаг 2. Составляется список гибких задач, не имеющих жесткого времени исполнения. Для их записи можно использовать чистую половину листа ежедневника или закладку со стикерами. Удобно пользоваться недатированными ежедневниками. Это дает возможность заполнять разворот записями задач на один день. На левой его странице записываются жесткие задачи, а на правой – гибкие. Шаг 3. В списке гибких задач выделяются ярким цветом наиболее приоритетные, наиболее значимые задачи, работающие на ключевые стратегические цели. Должно быть не более двух-трех задач. При этом рекомендуется держать под рукой стратегическую картонку с выписанными ключевыми, значимыми целями Это позволит определиться с выбором действительно приоритетных задач. Шаг 4. «Бюджетируется» время на крупные и приоритетные гибкие задачи. Рядом с каждой из них указываем примерное количество времени, необходимое для ее решения. Правило бюджетирования времени – при определении бюджета времени на приоритетные задачи важно помнить, что планировать следует не более 60 % рабочего времени (жесткие задачи + приоритетные). Остальные 40 % оставляем как свободный резерв для гибких задач и непредвиденных обстоятельств. Шаг 5. В ходе дня выполненные задачи вычеркиваются, а невыполненные переносится на следующий день. Таким образом, планируя свой день, учитывается три типа задач: - жесткие – привязанные к определенному времени; - гибкие – зависящие от контекста (условий, обстоятельств); - ббюджетируемые – приоритетные, важные задачи, которые жестко не привязаны ко времени, но для которых определяется количество часов, необходимое для их выполнения. Между задачами всегда стоит оставлять «зеленые зоны» – свободное время, помогающее выравнивать план в том случае, если в жестком расписании произойдет сбой. Практическое занятие №2 Методы расстановки приоритетов решения задач 1 Цель занятия: изучение методов расстановки приоритетов в тайм-менеджменте 2 Литература: 1 Тайм-менеджмент. Полный курс [Электронный ресурс]: учебное пособие / Г.А. Архангельский, С.В. Бехтерев, М.А. Лукашенко, Т.В. Телегина; под ред. Г.А. Архангельский. – Электрон. текстовые данные. – М.: Альпина Паблишер, 2017. – 311 c. – 978-5-9614-1881-1. – Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/68022.htm. 2 Букрина Е.В. Персональный менеджмент: Методические указания по выполнению практических работ. – Екатеринбург: УрТИСИ СибГУТИ, 2019. 3 Подготовка к занятию: 3.1 Повторить теорию по теме основы управления временем руководителя. 3.2 Ответить на вопросы для допуска к работе: Что такое планирование? В чем заключаются трудности планирования? Как их можно преодолеть? Приведите пример. В чем суть контекстного планирования? Чем отличается жесткое планирование от гибкого планирования? Какой из видов планирования дает больше преимуществ и почему? Что такое контекст? Какие типы контекстов вы знаете? Приведите примеры контекстов каждого типа. Что такое результато-ориентированное планирование? В чем главная идея этой технологии, что лежит в ее основе? Перечислите шаги по составлению результато-ориентированного списка задач и кратко охарактеризуйте каждый из них. Что такое «горизонты планирования»? На основе чего осуществляется перемещение задач между различными горизонтами? Задание: 4.1 Изучить метод многокритериальной оценки. 4.2 Изучить основные способы и методы расстановки приоритетов в тайм-менеджменте. 5 Порядок выполнения задания: 5.1 Используя приложение А, изучить критерии приоритетности и метод многокритериальной оценки. 5.2 Записать в таблицу критерии (таблица А.1), по которым будете выбирать организацию, где размещать заказ. Расставить веса критериев. Оценить по каждому критерию каждый из вариантов. Выбрать наиболее оптимальный вариант. Таблица А.1 – Критерии расстановки приоритетов
Условие: необходимо срочно подготовить рекламную продукцию к выставке, которая откроется через три недели. Нужно выбрать полиграфическую организацию, которая сможет быстро и качественно изготовить рекламный буклет компании (тираж – примерно 300-500 экземпляров). Вы обзвонили три организации и собрали следующую информацию. Организация А. Может изготовить буклет за две недели, если вы предоставите все материалы: текст, фотографии, рисунки. Макет, который разрабатывает художник фирмы А, обязательно согласовывается с заказчиком. Минимальный тираж заказа – от 100 экземпляров. Организация находится на другом конце города, добираться до нее около полутора часов, своих курьеров нет. Цена средняя, приемлемая для вашей компании. Качество полиграфии хорошее. Организация В. Может изготовить буклет в сжатые сроки – за четыре дня. Макет они не разрабатывают, вы должны предоставить свой. Этапа его согласования с заказчиком нет. Организация находится недалеко от вашего офиса, в 20 минутах ходьбы. Своих курьеров нет, нужно ехать самому. Минимальный тираж, который можно заказать, – от 300 экземпляров. Цена изготовления очень низкая. Качество полиграфии среднее. Организация С. Срок изготовления – 2,5 недели (очень много заказов). Минимальный тираж, который можно заказать, – от 500 штук. Есть свой художник, который может помочь разработать макет, подскажет, какие фотографии, рисунки подойдут, и согласует макет с заказчиком. Если есть необходимость, фотограф компании выезжает к клиенту и делает необходимые снимки нужного качества. Организация находится далеко, в полутора часах езды, но есть своя курьерская служба, и готовые буклеты доставляют по любому адресу. Цена очень высокая. Качество полиграфии отличное. Используя приложение Б, изучить метод Эйзенхауэра. Распределите дела с помощью матрицы Эйзенхауэра из списка по типам задач в зависимости от их важности и срочности. разобраться на рабочем столе; подготовиться к завтрашнему зачету по тайм-менеджменту; поиграть с другом в online-игру; написать реферат по экономике, который нужно сдать до конца следующего месяца; встретиться с друзьями, сходить в интернет-кафе; позаниматься с репетитором по математике, надо готовиться к вступительным экзаменам, которые будут через четыре месяца; навести порядок в комнате; позвонить сегодня ключевому клиенту; закончить работу над квартальным отчетом (сдавать через четыре дня) ; завтра поздравить маму с днем рождения; начать заниматься на курсах иностранного языка (для подготовки к поступлению в вуз в следующем году). Запишите дела в соответствующие ячейки (таблица Б.1). Таблица Б.1 – Матрица Эйзенхауэра
5.5 Используя приложение В, изучить применение закон Парето (принцип 80/20). 5.6 Используя данные фотографии рабочего дня практической работы №1, используя правило бюджетирования рабочего времени, распределить задачи, решаемые в течение рабочего дня, по категориям АВС. Таблица В.1 – Распределение задач по закону Парето
6 Контрольные вопросы: В чем заключается смысл расстановки приоритетов? Почему важно уметь расставить приоритеты? Какие методы расстановки приоритетов вы знаете? На какие типы делятся задачи в соответствии с матрицей Эйзенхауэра? Когда целесообразно использовать метод многокритериальной оценки? В чем заключается суть метода многокритериальной оценки? Как можно выделить наиболее приоритетные цели? Какой способ подходит для этого более всего? Почему вы так считаете? В чем основная идея расстановки приоритетов по принципу «80 / 20»? Как используется принцип Парето при планировании времени на задачи? Почему важно отсеивать навязанные дела и задачи? 7 Содержание отчета: 7.1 Результаты выполнения п. 5.1-5.6. 7.2 Ответы на контрольные вопросы. Приложение А Критерии приоритетности и метод многокритериальной оценки Приоритет – преобладающее, первенствующее по времени значение, положение, право. Например, приоритетные (наиболее важные) потребности, приоритетные отрасли экономики, приоритетные направления развития, приоритет в каком-либо открытии, изобретении. Приоритет – преимущественное право на что-либо. Расставить приоритеты – значит принять решение, оценив по определенным критериям, какие из поставленных задач и дел имеют первостепенное значение, а какие – второстепенное. Очень часто возникает проблема в том, что, если есть несколько вариантов решения задачи, но не известно точно, какой будет наиболее предпочтительным, то это приводит к снижению оперативности принятия решения из-за боязни ошибки. Чтобы выйти из подобных ситуаций, нужно ознакомиться со способом расстановки приоритетов, который называется метод многокритериальной оценки. Пример. Представьте, что нужно выбрать курсы иностранного языка. На примете несколько вариантов, но выбор лучшего неочевиден: «Эти курсы от дома недалеко, в этих цена устраивает, зато вот в этом варианте – преподаватели из Англии, а вот те – престижные, и их диплом высоко ценится...» Чаще всего в подобных ситуациях полагаются на интуицию, эмоции, но не учитывают всех аспектов проблемы. Важно понять, что нельзя рассматривать приоритетность саму по себе. Оценки «лучше», «хуже», «нравится больше» не существуют отдельно от нас, они – отражение нашей определенной системы критериев. Метод многокритериальной оценки позволяет лучше понять и использовать систему критериев для принятия решения в ситуации выбора. Для этого нам нужно освоить технику составления матрицы многокритериальной оценки. Техника составления матрицы многокритериальной оценки: определить критерии, по которым оцениваем варианты (желательно использовать не больше пяти-семи критериев); взвесить критерии, определить их сравнительную важность (общая сумма веса должна быть равна единице); оценить варианты по каждому критерию (для оценки применяем трехбалльную шкалу: 1 – плохо, 2 – хорошо, 3 – очень хорошо); подсчитать взвешенные оценки вариантов; •выбрать самый оптимальный вариант. Разберем подробнее применение метода многокритериальной оценки на примере. Составим таблицу оценки вариантов по критериям (таблица А.1). Таблица А.1 –Оценка вариантов по критериям
В левой колонке записали варианты, которые есть, сверху в колонках отметили выбранные нами критерии (месторасположение курсов, цена, престижность) и записали вес каждого критерия. Затем расставили баллы в соответствии с оценкой варианта по каждому критерию. Теперь подсчитаем итог. Для этого баллы в каждой ячейке умножим на вес соответствующего критерия и после этого сложим получившиеся результаты в каждой строке (таблица А.2). Таблица А.2 – Результаты оценки вариантов
Получим итог: в данном примере оптимальный для вариант – курсы английского языка при Британском культурном центре. Обратите внимание, для того, чтобы принять простое решение, нужно было учесть девять параметров (три варианта умножить на три критерия). В жизни бывает значительно больше вариантов и критериев, а значит, и количество параметров, которые необходимо запомнить, получится огромным. А мозг человека может удержать только от пяти до девяти параметров. Важно помнить, что единственно верной матрицы критериев нет. У каждого человека она своя, и он делает выбор исходя из нее. Какие критерии составят основу этой матрицы, зависит от профессии, особенностей характера, системы ценностей человека и т.д. Поэтому даже при оценке одной и той же ситуации и определении веса критерия у разных людей они будут различными и, соответственно, результаты будут отличаться. Приложение Б Самый простой способ расставить приоритеты – оценить все задачи и дела по критериям «важность» и «срочность». Сделать это поможет матрица Эйзенхауэра. Существует мнение, что этот метод использовал генерал Дуайт Эйзенхауэр. Он составил матрицу классификации дел, которую использовал для более эффективной организации своего времени, и она помогла ему добиться успеха – стать президентом США. Все дела, согласно матрице Эйзенхауэра, по важности и срочности можно разделить на четыре категории (таблица Б.1). Таблица Б.1 – Матрица Эйзенхауэра
А – Важные и срочные. Дела этой категории необходимо сделать немедленно. Самое подходящее слово для них – «аврал». Завтра экзамен, а 10 билетов еще не выучены, и приходится в спешном порядке доучивать то, что откладывалось в течение долгого времени на потом. Хотя кто-то из великих сказал: «Жить надо так, чтобы важные дела не превращались в срочные». B – Важные и несрочные. Дела этой категории – самые «обиженные», им мы уделяем меньше всего внимания, ведь они несрочные! «Время терпит», – думаем про такие дела и откладываем их в долгий ящик. «Экзамен так далеко, целый семестр впереди, можно пока не думать о подготовке... Ну, до экзамена еще месяц, успею все выучить... Еще целая неделя впереди, время есть...» И постепенно из-за нашего пренебрежения делами категории В они превращаются в дела категории А. C – Неважные и срочные. Хитрые дела, которые любят «прикидываться важными». Они ловко маскируются под дела категории А, и им часто удается нас провести: человеку свойственно путать важность и срочность, чем и пользуются задачи категории С. Именно эти дела создают атмосферу суеты, суматохи и вечной спешки, но почему-то такое положение дел зачастую считается показателем активной работы. А ведь еще в начале XX в. классик научной организации труда Ф. Тейлор заметил, что хорошо организованное предприятие – то, где никто никуда не бежит, не суетится, а все дела делаются неторопливо, но в срок и качественно. D – Неважные и несрочные («мусорная корзина»). К делам подобного типа относятся наши поглотители времени. Они часто приятны и интересны, поэтому мы предпочитаем тратить на них лучшие часы, а потом не можем вспомнить, куда пропало столько времени? «Финансировать» такие дела нужно по остаточному принципу, иначе они «съедят» весь бюджет нашего времени. Если следовать этому принципу, из поглотителей они вполне могут превратиться в наших помощников. Взять за правило: «Напишу реферат по экономике, сделаю задание по тайм-менеджменту, и если останется свободное время, поиграю час в компьютерную игру», и четко ему следовать. Тогда и важное дело будет сделано, и на развлечения время останется. Преимущества матрицы Эйзенхауэра: проста матрицы в использовании; позволяет уменьшить число неважных дел; помогает быстро определить приоритетные задачи и дела. Приложение В Закон Парето (принцип 80/20) Суть принципа состоит в том, что небольшая доля причин, вкладываемых средств или прилагаемых усилий отвечает за большую долю результатов получаемой продукции или заработанного вознаграждения. Иными словами, 20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата. Таким образом, около 4/5, или 80 % приложенных усилий и затраченного времени не имеют к получаемому результату почти никакого отношения. Впервые обратил внимание на эту закономерность итальянский экономист Вильфредо Парето, который в 1897 г. изучал распределение материальных благ и доходов между работающим населением. Парето обнаружил, что незначительное меньшинство получало основную часть от общей суммы доходов (или имело преобладающую долю материальных ценностей). При этом пропорция распределения оставалась почти одинаковой во все периоды времени и во всех странах. В современную эпоху закон Парето получил широкую известность под названием «Принцип 80/20». Этапы использования принципа Парето: Шаг 1. Выберите те из своих дел и задач, которые для вас являются самыми результативными (это напрямую зависит от намеченной цели; так, если она состоит в том, чтобы окончить институт и получить диплом, то ответьте себе на вопрос: реализация каких задач поможет приближаться к своей цели). Это и будет тем критерием, по которому мы будем определять приоритетность задачи. Шаг 2. Составьте список задач на день с учетом выбранного критерия и важности каждой из них для достижения желаемого результата. Начав список с самого важного дела, остальные расположите в порядке убывания их значимости. Шаг 3. Проверьте наличие всех необходимых ресурсов для выполнения работы по приоритетным задачам. Шаг 4. Используйте правило бюджетирования времени на задачи разного типа: на дела категории А и В планируйте 60 % своего рабочего времени; из оставшихся 40 % выделяйте примерно 20 % времени на работу с делами категории С (необходимые телефонные звонки, электронная почта, выполнение регулярных задач и т.д.); оставляйте 20 % времени на непредвиденные, внезапно возникающие обстоятельства и дела. Используя принцип Парето и, успешно применяя его для расстановки приоритетов в своих задачах, можно быстрее достигать намеченных целей и получать высокие результаты, затрачивая при этом минимум сил и времени. Практическое занятие №3 Основные правила ведения дискуссии 1 Цель занятия: освоение основных правил ведения дискуссии в рамках делового общения. 2 Литература: 1 Лисс Э.М. Деловые коммуникации [Электронный ресурс]: учебник для бакалавров/ Лисс Э.М., Ковальчук А.С. – Электрон. текстовые данные. – М.: Дашков и К, 2018. – 344 c. – Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/85358.html. – ЭБС «IPRbooks». 2 Короткий, С.В. Деловые коммуникации [Электронный ресурс]: учебное пособие / С. В. Короткий. – Электрон. текстовые данные. – Саратов: Вузовское образование, 2019. – 90 c. – 978-5-4487-0472-7. – Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/80614.html. 3 Букрина Е.В. Персональный менеджмент: Методические указания по выполнению практических работ. – Екатеринбург: УрТИСИ СибГУТИ, 2019. 3 Подготовка к занятию: 3.1 Повторить теорию по теме коммуникации в работе менеджера. Ответить на вопросы для допуска к работе: Что такое коммуникации? Что такое деловые коммуникации? Каковы цели коммуникаций? Каковы функции деловых коммуникаций? Что такое коммуникативный стиль? Чем характеризуются коммуникативные способности личности? Чем характеризуются ораторские способности личности? Что такое деловой этикет? Каковы основные принципы этики деловой электронной переписки? Каковы основные правила деловой электронной переписки? 4 Задание: 4.1 Изучить основные правила ведения дискуссии в рамках делового общения. 4.2 Подготовить и провести дискуссию на заданную тему. 5 Порядок выполнения задания: |