МГТУ «МАМИ»
|
Шифр документа
|
Статус конфиденциальности
|
Номер
экземпляра
|
Страница
|
Отдел
управления качеством образования
|
РП 002-2010
|
Несекретно
|
|
| Система менеджмента качества
Рабочая процедура
РП УМ 002-2012
Управление документацией
|
Взамен РП 002-2010
|
Введена в действие приказом ректора от «_____»____________20___ г. №________
|
Утверждение
|
Должность
|
Подпись, дата
|
И. О. Фамилия
|
УТВЕРЖДАЮ
|
Ректор
|
|
А. В. Николаенко
|
Сведения об отмене или изменении
статуса документа
|
|
|
Должность
|
Подпись, дата
|
И. О. Фамилия
|
Руководитель разработки
|
Проректор по учебной
работе – представитель
руководства по СМК
|
|
С. А. Зайцев
|
Разработчик
|
Начальник отдела
управления качеством
образования
|
|
Ю. Н. Килимник
|
Согласовано
|
Проректор по социальным и экономическим вопросам
|
|
Д. В. Барыкин
|
Проректор по развитию
|
|
В. С. Тимонин
|
Проректор по международному сотрудничеству
|
|
Ю. В. Максимов
|
Проректор по административно-хозяйственной работе
|
|
А. И. Федулов
|
Проректор по организационным и правовым вопросам
|
|
В. В. Баев
|
Начальник 15 отдела 868 ВП МО РФ
|
|
С. В. Сергеев
|
Проверено
|
Начальник Управления кадров и делопроизводства
|
|
С. В. Цветков
|
Нормоконтролер
|
Начальник Учебно-методического
управления
|
|
А. Н. Толстов
|
Москва 2012
Содержание:
№
|
Наименование раздела
|
Страница
|
1
|
Назначение
|
3
|
2
|
Область применения
|
3
|
3
|
Термины, условные обозначения и символы
|
3
|
4
|
Общие положения
|
3
|
5
|
Общая схема последовательности действий при управлении документацией
|
4
|
6
|
Организация и проведение работ, матрица ответственности
|
6
|
7
|
Документация
|
21
|
7.1
|
Стандарты
|
21
|
7.2
|
Рабочие процедуры
|
21
|
7.3
|
Другая документация
|
22
|
7.4
|
Записи
|
22
|
8
|
Изменения
|
24
|
9
|
Рассылка
|
24
|
Приложение А
|
Термины, условные обозначения и символы
|
25
|
|
Лист регистрации изменений
|
-
|
Назначение
Настоящая рабочая процедура разработана с учетом требований, предъявляемых к системе менеджмента качества ГОСТ Р ИСО 9001, ГОСТ РВ 15.002 и устанавливает порядок управления документацией используемой в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Московский государственный машиностроительный университет (МАМИ)» / Университет машиностроения (далее – университет).
Цель: обеспечение наличия на рабочих местах работников университета только актуальной, идентифицированной документации.
Вход: распределение документации.
Выход: обеспечение документооборота.
Критерий результативности: отсутствие неидентифицированной или неактуальной документации; исключение возмодности использования устаревших документов; уменьшение количества ошибок в документации, выявленных нормоконтролером.
Область применения
Настоящая рабочая процедура должна применяться высшим руководством, работниками Общего отдела, Научно-технической библиотеки, Архива и работниками других подразделений университета при работе с документами.
3 Термины, условные обозначения и символы
3.1 Термины, условные обозначение и символы приведены в приложении А.
4 Общие положения
4.1 Целью разработки и реализации настоящей процедуры является организация процесса обращения документации в университете в соответствии с требованиями
ГОСТ Р ИСО 9001 и положений ГСДОУ.
4.2 Вся документация университета подразделяется на документацию внешнего и внутреннего происхождения. К документации внутреннего происхождения относятся:
научно-техническая, конструкторская;
управленческая;
учебная и учебно-организационная.
5 Общая схема последовательности действий при управлении документацией
Общая схема последовательности действий представлена на рисунке 1.
 
Рисунок 1 – общая схема последовательности действий при управлении документацией.
6 Организация и проведение работ, матрица ответственности
Организация и проведение работ, матрица ответственности приведены в таблице 1.
Таблица 1 - Организация и проведение работ, матрица ответственности
Описание деятельности
|
Ректор
|
Высшее руководство
|
Представитель руководства по СМК
|
ОУКО
|
УКиД
|
Работники подразделения
|
Общий отдел
|
Нормоконтролер
|
Начальник 3926 ВП МО РФ
|
6.1 Распределение документации
6.1.1 Вся документация университета, подразделяется на документацию внутреннего и внешнего происхождения.
6.1.2 Документация внутреннего происхождения планируется, разраба-тывается и выпускается непосредственно в университете – держателе подлинника.
6.1.3 Документация внешнего происхождения планируется, разраба-тывается и выпускается различными организациями, направляется в университет, где идентифицируется и принимается на учет, аналогично документам внутреннего происхождения.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6.2 Планирование выпуска внутренней документации
6.2.1 Выпуск научно-технической, конструкторской документации плани-руется отделом-исполнителем при выполнении НИР, ОКР в соответствии с ГОСТ РВ 15.105, РП 023, РП 025.
6.2.2 Выпуск учебно-организационной документации планируется Учебно-методическим управлением в соответ-ствии с РП 022.
6.2.3 Выпуск документации, регламентирующей учебный процесс, планируется:
- учебные планы – выпускающими кафедрами в соответствии с РП 019;
- УМКД – кафедрами, за которыми закреплена дисциплина в соответствии с инструкцией «Требования к содержанию и оформлению учебно-методического комплекса и программы дисциплины».
6.2.4 Выпуск документации СМК планируется начальником отдела управления качеством образования и утверждается ректором университета на основании служебной записки начальника отдела управления качеством образования.
6.2.5 При планировании выпуска документации устанавливается:
- вид и наименование документа;
- структурное подразделение-разработчик и (или) ответственный исполнитель;
- сроки разработки документа;
структурное подразделение университета, с которым должен быть согласован документ.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6.3 Разработка внутренней документации
6.3.1 Разработка документов, имеющих гриф секретности, проводится на листах, учтенных в Первом отделе, осуществляющих таким образом, контроль за соблюдением режимных требований при выполнении работ.
6.3.2 Разработка научно-технического отчета по НИР производится отделом-исполнителем НИР в соответствии с требованиями ГОСТ 7.32, ГОСТ РВ 15.110, ГОСТ 2.105, РП 023.
6.3.3 Разработка научно-технической документации по ОКР производится отделом-исполнителем в соответствии с требованиями ГОСТ РВ 15.110, ГОСТами ЕСКД, РП 025.
6.3.4 Разработка учебно-организационной документации производится Учебно-методическим управлением в соответствии с РП 022.
6.3.5 Разработка документации, регламентирующей учебный процесс, производится:
- учебные планы – выпускающими кафедрами в соответствии с РП 019;
- УМКД – кафедрами, за которыми закреплена дисциплина в соответствии с инструкцией «Требования к содержанию и оформлению учебно-методического комплекса и программы дисциплины».
6.3.6 Разработка управленческой документации осуществляется либо отделом-исполнителем, либо другим структурным подразделением университета по поручению высшего руководства или по производственной необходимости в соответствии с ГОСТ 6.38, «Инструкцией по делопро-изводству», утвержденной ректором университета.
6.3.7 Разработка документов СМК производится:
- РК - отделом управления качеством образования на основании положений
ГОСТ Р ИСО 9001, ГОСТ РВ 15.002, ISO 9001;
- РП – структурными подразделениями университета в соответствии с РП 001;
- Положения о структурных подраз-делениях и должностные инструкции – структурными подразделениями в соответствии с ОМИ 001;
- ОМИ – отделом управления качеством образования в соответствии с РП 001;
- РИ – структурными подразделениями в соответствии с РП 001.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6.4 Проверка внутренней документации на адекватность до ее выпуска
6.4.1 Проверка научно-технических отчетов по НИР и ОКР на адекватность проводится в соответствии с ГОСТ 7.32 и ГОСТ РВ 15.110.
6.4.2 Проверка конструкторской, нормативной документации на адекватность проводится ведущими специалистами отдела-исполнителя документов под руководством начальника структурного подразделения и с обязательным участием отдела стандартизации и метрологиив соответствии с ЕСКД.
6.4.3 Проверка учебно-организационной документации проводится Учебно-методическим управлением в соответствии с РП 022.
6.4.4 Проверка на адекватность документации, регламентирующей учебный процесс, проводится:
- учебные планы – выпускающими кафедрами в соответствии с РП 019;
- УМКД – заведующими кафедрами, за которыми закреплена данная дисциплина в соответствии с инструкцией «Требования к содержанию и оформлению учебно-методического комплекса и программы дисциплины».
6.4.5 Проверка управленческой и исходящей документации проводится начальником структурного подразде-ления, разрабатывающего эту докумен-тацию, на предмет ее соответствия нормативной документации и действую-щих внутренних документов СМК.
6.4.6 Проверка на адекватность документов СМК проводится:
- РК – проректором по учебной работе в соответствии с СМК РК;
- РП – начальниками подразделений в соответствии с РП 001;
- Положений о структурных подразделениях – Управлением кадров и делопроизводства в соответствии с ОМИ 001;
- Должностных инструкций – начальниками структурных подразделений в соответствии с ОМИ 001;
- ОМИ – начальником отдела управления качеством образования в соответствии
с РП 001;
- рабочих инструкций – начальниками структурных подразделений в соответствии с РП 001.
6.4.7 По результатам анализа представленной документации на адекватность, в случае наличия замечаний, ответственный исполнитель проводит доработку документации.
6.4.8 Высшее руководство, по принадлежности, рассматривает окончательный вариант документации и принимает решение об утверждении документации или возврате на дальнейшую доработку.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6.5 Утверждение внутренней документации
6.5.1 Перед утверждением высшим руководством, в соответствии с
ГОСТ 2.111 проводится нормоконтроль документации.
6.5.2 При отсутствии замечаний высшее руководство утверждает документ, при необходимости со сроком введения его в действие.
6.5.3 Ряд документов (в том числе и СМК) согласовываются с ВП МО РФ.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6.6 Учет и хранение внутренней документации
6.6.1 Научно-технические отчеты регистрируются и хранятся в НТБ.
6.6.2 Управленческая документация (несекретная и ДСП) поступает в Общий отдел, где проходит идентификацию и регистрацию в журнале регистрации входящей почты, при необходимости данная документация размножается, а оригинал подшивается в дело по номенклатуре. Размноженные экземпляры передаются, под расписку, в структурные подразделения университета, где после ознакомления с документом, он подшивается в дело подразделения.
6.6.3 Документация СМК (несекретная и ДСП) поступает в отдел управления качеством образования, где проходит идентификацию и регистрацию в журнале регистрации документов СМК. Размноженные экземпляры документов СМК передаются под расписку в структурные подразделения университета.
6.6.4 Учебно-организационная документация регистрируется и хранится по месту ее формирования в соответствии с номенклатурой дел подразделений-исполнителей.
6.6.5 Документация, регламентирующая учебный процесс:
- учебные планы регистрируются и хранятся в соответствии с РП 019;
- УМКД в соответствии с инструкцией «Требования к содержанию и оформлению учебно-методического комплекса и программы дисциплины».
6.6.6 Документы, внесенные в номенклатуру дел структурного подразделения, подлежат регистрации в день поступления с целью обеспечения их учета, сохранности и быстрого поиска. Регистрация осуществляется в соответствии с «Инструкцией по делопроизводству», утвержденной ректором.
6.6.7 Научно-технические отчеты, диссертации, экземпляры учебных пособий и методических указаний поступают в НТБ, где проходят идентификацию, регистрацию в книге суммарного учёта БФ НТБ МГТУ «МАМИ», в журнале учёта CD, в инвентарной книге, в актах приёма изданий в фонды НТБ и включение в фонд.
6.6.8 Конструкторская документация регистрируется и хранится в УНИР.
6.6.9 Документация внутреннего происхождения через год после завершения ее в делопроизводстве передается в Архив по описи и включается в фонд в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, утвержденной ректором.
6.6.10 Документация, имеющая оригинал-подлинник и переданная в Архив на длительное хранение, помещается россыпью в папки, их копии переплетаются и помещаются на стеллажи. Каждая папка или переплетный экземпляр документа имеет свою маркировку, отличную от других по видам учета, с указанием на ней конкретного инвентарного номера, а на титульном листе еще и номера экземпляра.
6.6.11 Документация, хранящаяся в фондах НТБ, выдается заинтересованным работникам университета и обучающимся под расписку в карточках - заместителя.
6.6.12 Документация, хранящаяся в фондах Архива, выдается заинтересованным работникам научных подразделений под расписку в журнале выдаче документов.
6.6.13 Документация с грифом секретности регистрируется в пакетно-контрольном журнале и хранится в Первом отделе и выдается в структурные подразделения университета строго по списку в соответствии с формой допуска под расписку.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6.7 Обеспечение наличия соответствующих версий внутренних документов в местах их применения
6.7.1 Документация внутреннего происхождения, при необходимости, может быть размножена в соответствии с «Инструкцией по делопроизводству», утвержденной ректором университета.
6.7.2 Размноженным документам присваиваются номера экземпляров и производится отметка о количестве размноженных документов в карточках, если это документ Первого отдела, и в журналах учета, если это документ других подразделений.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6.8 Обеспечение сохранения внутренних документов четкими, легко идентифицируемыми
6.8.1 Документация, поступающая в Общий отдел, Первый отдел и Архив может быть только на бумажном носителе.
6.8.2 Текст документов на бумажных носителях должен быть четким, легко читаемым, пригодным для многократного снятия с них копий. Листы должны быть ровными, без замятин и складок по ГОСТ 2.501.
6.8.3 За состоянием документации в фондах ведется постоянный контроль:
- путем поддержания влажности воздуха в соответствии с принятыми нормами в хранилищах подлинников;
- просмотром переплетенных документов, при котором, обнаруженные потертые или порванные листы заменяются новыми, а при значительном износе документа, заказывается для размножения новый экземпляр;
- по мере необходимости обновляются маркировки документов с целью правильной их идентификации.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6.9 Обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой
6.9.1 Документация внешнего происхождения принимается на входящий учет в Общем отделе и Первом отделе.
6.9.2 НТД поступает в УНИР. Нормативная документация передается в фонды НТБ. Нормативно-правовая документация находится у юристконсульта.
6.9.3 Идентификация, регистрация и распределение документов, поступивших в Общий отдела, проводится в соответствии с «Инструкцией по делопроизводству», утвержденной ректором университета. Регистрация осуществляется в журнале учета входящих документов.
6.9.4 Идентификация, регистрация и распределение документов, поступивших в Первый отдел, проводится в соответствии с инструкцией по обеспечению режима секретности в РФ. Регистрация осуществляется в пакетно-контрольном журнале и журнале учета входящих документов.
6.9.5 Документация внешнего происхождения по окончанию следующего года после ее регистрации передается из Общего отдела в Архив по описи и включается в фонд в соответствии с «Инструкцией по делопроизводству», утвержденной ректором.
6.9.6 Документы внешнего происхождения выдаются (как и документы внутреннего происхождения) заинтересованным лицам под расписку в журнале регистрации.
6.9.7 Документы с грифом секретности выдаются заинтересованным лицам под расписку в карточке-заместителе в соответствии с листом «Право пользования документом» и формой допуска.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6.10 Информационное обеспечение
6.10.1 Для постоянного и своевременного обеспечения научных работников университета и студентов НТД, в НТБ ведется работа по созданию комплекса мероприятий информационного обеспечения.
6.10.2 В целях обеспечения выполнения поисковых работ по использованию документальных материалов, в отделе НТБ создан комплекс каталогов для ручного поиска документов и с использованием персонального компьютера.
6.10.3 Комплекс каталогов для ручного поиска документов состоит из следующих каталогов: алфавитный, систематический, тематический, нумерационный указатели, указатель кафедральных внутривузовских изданий, а также периодический указатель «Труды преподавателей МГТУ «МАМИ».
6.10.4 Каталог с использованием ПК: электронная версия каталога книгообеспеченности учебного процесса.
6.10.5 Поиск информации на ПК можно проводить, зная одно из следующих данных: автора, вид документа и год его издания.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6.11 Анализ и актуализация по мере необходимости и переутверждения
6.11.1 Отделы-исполнители конструктор-ской документации, по мере необходимости, проводят анализ выпущенной ими документации. В результате проводимого анализа возникает необходимость в актуализации рассматриваемой документации. Соответственно принятому решению отдел-исполнитель документации выпускает Извещение об изменении, руководствуясь ГОСТ 2.503.
Извещение об изменении, помимо исполнителя, должно быть проверено и подписано нормоконтролером УНИР, ВП МО РФ (при необходимости) и утверждено проректором по научной работе.
6.11.2 Анализ и актуализация документации, регламентирующей учебный процесс, проводится:
- учебные планы – в соответствии с РП 019;
- программы дисциплин - в соответствии с инструкцией «Требования к содержанию и оформлению учебно-методического комплекса и программы дисциплины»
6.11.3 Анализ и актуализация документов СМК проводится начальником структурного подразделения в определенные сроки или по мере необходимости. В результате проведенного анализа оформляется служебная записка, которая должна быть подписана и утверждена всеми лицами, которые подписывали и утверждали основной документ.
6.11.4 На основании оформленных и утвержденных Извещений об изменении и служебных записок работник Общего отдела, УНИР или отдела управления качеством образования в зависимости от вида документа вносит изменения в подлинник документа и во все копии.
6.11.5 Если при анализе документа устанавливается, что изменения касаются более 50% основного текста, то структурным подразделением принимается решение о переиздании и переутверждении этого документа. Переизданному документу присваивается новый идентификационный номер, а на титульном листе указывается взамен какого документа выпущен новый.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6.12 Обеспечение идентификации изменений и статус пересмотра документов
6.12.1 При выпуске конструкторской документации проводится ее идентификация по обозначениям, определенным ЕСКД.
6.12.2 Извещения об изменении к выше перечисленным документам, помимо основного обозначения документа, имеют свой порядковый номер. Извещения об изменении, при необходимости, выпускает исполнитель документа.
6.12.3 Для внесения изменений в документы СМК, в служебной записке должен указываться индекс основного документа, в который необходимо внести изменения. Служебной записке присваивается порядковый номер по журналу регистрации служебных записок. Служебную записку, при необходимости, оформляет исполнитель документа.
6.12.4 Идентификация изменений в выше перечисленные документы отражается в «Листе регистрации изменений».
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6.13 Предотвращение непреднаме-ренного использования устаревших документов и применение соответ-ствующей идентификации документов СМК, оставленных для каких-либо целей.
6.13.1 Изъятие из обращения отмененной или замененной конструкторской, нормативной документации осуществляется Архивом на основании Извещений об изменении по ГОСТ 2.503 и в соответствии с инструкцией «Основные правила работы архива организации».
6.13.2 Изъятая из обращения документация записывается в акты на уничтожение документов.Исполнитель документа, который отвечает за принятое решение, расписывается, подтверждая свое решение.
6.13.3 После того как получили роспись исполнителя документа на уничтожение, изъятый документ помещается в сейф, предназначенный только для хранения этих документов. Использование этих документов исключено.
6.13.4 Изъятие из обращения, после истечения сроков хранения входящей документации производится либо отделом-исполнителем, либо Первым отделом в соответствии с инструкцией по обеспечению секретности в РФ, в зависимости от грифа.
6.13.5 Изъятие из обращения приказов и распоряжений не производится.
6.13.6 Уничтожение изъятых документов производится не реже одного раза в год.
6.13.7 Изъятие из обращения документов СМК осуществляется Архивом на основании служебной записки от отдела-исполнителя документа.
6.13.8 Изъятая из обращения документация по СМК помещается на специально отведенное для нее место. На полке обозначено: устаревшие документы по СМК, изъятые из обращения. Для предотвращения непреднамеренного использования на этих документах ставятся штампы (для идентификации):
- «заменен на…», если документ переиздан;
- «аннулирован», если документ изъят без замены.
Уничтожение этих документов может быть только после конкретных указаний об этом начальника отдела управления качеством образования.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6.14 Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов осуществляется ЭК университета в соответствии с «Инструкцией по делопроизводству», утвержденной ректором и «Перечнем документов со сроками хранения…» 1983г.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7 Документация
7.1 Стандарты
ГОСТ Р ИСО 9000-2008 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.
ГОСТ Р ИСО 9001-2008. Системы менеджмента качества. Требования
ГОСТ 2.105-95 ЕСКД. Общие требования к текстовым документам
ГОСТ 2.111-68 ЕСКД. Нормоконтроль
ГОСТ 2.501-88 ЕСКД. Правила учета и хранения
ГОСТ 2.503-90 ЕСКД. Правила внесения изменений
ГОСТ 2.902-83 ЕСКД. Порядок проверки, согласования и утверждения документации
ГОСТ 6.38-90 УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
ГОСТ 7.1-84 ССИ БИД. Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления
ГОСТ 7.32-2001 ССИ БИД. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления
ISO 9000:2008. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь
ISO 9001:2008. Системы менеджмента качества. Требования
Хранятся в НТБ.
ГОСТ РВ 15.110-2003 СРПП ВТ. Документация отчетная научно-техническая на научно-исследовательские работы, аванпроекты и опытно-конструкторские работы. Основные положения
ГОСТ РВ 15.203-2001 СРПП ВТ. Порядок выполнения опытно-конструкторских работ по созданию изделий и их составных частей. Основные положения
ГОСТ РВ 15.002-2003 СРПП ВТ. Требования к системам качества предприятий, выпускающих оборонную продукцию
ГОСТ РВ 15.105-2001 СРПП ВТ. Порядок выполнения научно-исследовательских работ и их составных частей. Основные положения
Хранятся в УНИР.
7.2 Рабочие процедуры
СМК РК-2010 Система менеджмента качества. Руководство по качеству
ОМИ 001-2010 СМК. Организационно-методическая инструкция. Порядок разработки, согласования и утверждения положений о подразделениях и должностных инструкций
РП 001-2010 Система менеджмента качества. Порядок разработки, оформления, утверждения и изменения рабочих процедур, рабочих инструкций и ОМИ
РП 019-2010 Система менеджмента качества. Проектирование и разработка образовательного процесса по основным профессиональным образовательным программам. Разработка учебных планов
РП 022-2010 Система менеджмента качества. Планирование учебно-организационной деятельности
РП 023-2010 Система менеджмента качества. Проектирование и разработка. Порядок выполнения научно-исследовательских работ и их составных частей
РП 025-2010 Система менеджмента качества. Порядок проведения опытно-конструкторских работ
РК, РП и ОМИ хранятся в отделе управления качеством образования.
7.3 Другая документация
Инструкция «Требования к содержанию и оформлению учебно-методического комплекса дисциплины и программы дисциплины»
Хранится в УМУ.
Инструкция по обеспечению режима секретности в РФ
Хранится у начальника Первого отдела.
«Инструкция по делопроизводству», утвержденная ректором от 07.03.2007г.
Хранится в Общем отделе.
Перечень документов со сроками хранения Министерства Оборонной Промышленности СССР и подведомственных ему предприятий и организаций» - 1983 г
Хранится у начальника Первого отдела.
Перечень документов со сроками хранения Министерства образования и науки РФ
Хранится в Архиве.
Единая система конструкторской документации
Единая государственная система делопроизводства
Хранятся в НТБ.
Записи:
журналы инвентарного учета – регистрируются и хранятся в Архиве и в Первом отделе, срок хранения постоянно;
журнал учета служебных записок по СМК – регистрируется и хранится в отделе управления качеством образования, срок хранения 1 год;
реестр на отправку закрытых документов в Первого отдела – регистрируется и хранится в Первом отделе, срок хранения 5 лет;
акты на уничтожение документов – регистрируются и хранятся архиве и Первом отделе, срок хранения 10 лет;
бланк заказа на тиражирование документов в типографию – регистрируются и хранятся в редакционно-издательском отделе, срок хранения 1 год;
карточки – заместители, для выдачи документации - хранятся в отделе НТБ и в Первом отделе, срок хранения 10 лет;
журнал учета подготовленных документов - хранятся в Общем отделе и в Первом отделе, срок хранения 3 года;
журнал учета входящих документов - хранятся в Общем и в Первом отделе, срок хранения 3 года;
пакетно-контрольный журнал – регистрируется и хранится в Первом отделе, срок хранения 3 года;
журналы регистрации исходящей почты, несекретной и ДСП – регистрируются и хранятся в Общем отделе, срок хранения 3 года;
журнал учета документации СМК – регистрируется и хранится в отделе управления качеством образования, срок хранения 5 лет;
журнал выдачи документов СМК – регистрируется и хранится в отделе управления качеством образования, срок хранения 3 года;
разностная книга приказов и распоряжений регистрируется и хранится в Общем отделе, срок хранения 10 лет;
книга суммарного учета БФ НТБ МГТУ «МАМИ» – регистрируются и хранятся в НТБ, срок хранения постоянно;
журнал учета CD - регистрируются и хранятся в НТБ, срок хранения постоянно;
акты о приеме издания в фонд НТБ - регистрируются и хранятся в НТБ, срок хранения 5 лет;
акты на списание - регистрируются и хранятся в НТБ, срок хранения постоянно;
журналы выдачи документов - регистрируются и хранятся в Архиве до минования срока надобности;
описи документов - регистрируются и хранятся в Архиве до минования срока надобности.
8 Изменения
Изменения в РП вносятся в соответствии с РП 001.
Ответственный за внесение изменений – начальник отдела управления качеством образования.
Проверка данной РП производится один раз в два года в соответствии с РП 001.
9 Рассылка
Оригинал, экз. №1, электронный экз. – отдел управления качеством образования Доступность настоящей РП для подразделений университета обеспечивается наличием экземпляра, выдаваемого отделом управления качеством образования во временное пользование.
В случае необходимости подразделения университета могут заказать в отделе управления качеством образования экземпляр РП для постоянного хранения в подразделении.
Приложение А
(обязательное)
А.1 Термины
В настоящей рабочей процедуре используются термины и определения, включенные в ISO 9000, ГОСТ Р ИСО 9000, ГОСТ РВ 15.002, ГОСТы ЕСКД, ЕСТД. Термины, отсутствующие в вышеперечисленных стандартах или определения которых применяются в другой редакции, а также термины, конкретизированные в настоящей процедуре, приведены ниже:
высшее руководство – ректор, первый проректор, проректор по учебной работе, проректор по научной работе, проректор по очно-заочному и заочному обучению, проректор по международному сотрудничеству, проректор по административно-хозяйственной работе, проректор по социальным и экономическим вопросам, проректор по развитию и инновациям;
университет (аналог термина «организация» по ISO 9001, ГОСТ Р ИСО 9001) - МГТУ «МАМИ»;
подразделения университета - факультеты, кафедры, отделы, службы, и другие подразделения, соответствующие структурной схеме университета;
отдел – исполнитель – отдел университета, назначенный высшим руководством, ответственным за проведение каких-либо видов работ, например НИР, ОКР и т.д.
А.2 Условные обозначения
ВТ – военная техника
ВП МО РФ – военное представительство МО РФ
ГОСТ – государственный стандарт
ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления
ДСП – для служебного пользования
ЕСКД – единая система конструкторской документации
МО РФ – Министерство обороны РФ
НИР – научно-исследовательская работа
НТБ – научно-техническая библиотека
НТД – научно-техническая документация
ОКР – опытно-конструкторская работа
ОМИ – организационно-методическая инструкция
РИ – рабочая инструкция
РК – руководство по качеству
РП – рабочая процедура
РФ – Российская Федерация
СМК – система менеджмента качества
СРПП - система разработки, проектирования, и постановки на производство
УМКД – учебно-методический комплекс дисциплины
УМУ – Учебно-методическое управление
ЭК – экспертная комиссия
№
изм
|
Номера листов (страниц)
|
Всего страниц в докум.
|
Изменение вносится на основании
документа
(название
от _______№___)
|
Подпись,
ФИО
лица, внесшего изменения
|
Дата внесения изменения
|
изменен-ных
|
заменен-ных
|
аннули-рован-ных
|
новых
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| |
Скачать 185 Kb.