Проектирование ИС. ВКР Аминула Магомедов. Минобрнауки рф
 Скачать 267.57 Kb.
|
Глава 2.Анализ существующих процессов учета и сервисного обслуживания вычислительной техники2.1.1.Описание существующей организации процессов учета, анализа и ремонта компьютерной и организационной техники в ВУЗах.Прием к учету вычислительной техники осуществляется в бухгалтерии. Принятие вычислительной техники к учету оформляется Актом о приеме-сдаче объекта основных средств. Вновь принятому к учету компьютеру должен быть присвоен инвентарный номер и заведена Инвентарная карточка учета основных средств. Согласно Инструкции N 25н инвентарным объектом основных средств является объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно-сочлененных предметов, представляющих собой единое целое, и предназначенный для выполнения определенной работы. Поскольку компьютер является сложным объектом и включает в себя обособленные элементы, составляющие вместе с ним одно целое, то на каждом элементе должен быть обозначен один и тот же инвентарный номер. Компьютерные комплектующие стоимостью выше нормативного учитываются в течение срока полезного использования на балансе учреждения. По истечении срока полезного использования следует также организовать учет этих объектов на забалансовых счетах. Для получения услуг, предоставляемых ИВЦ в соответствии нормативных документов и локальных актов в части сервисного обслуживания необходимо связаться с соответствующим отделом посредством электронной почты, или связаться по телефону. 2.1.2.Анализ недостатков существующей системы учета и сервисного обслуживания вычислительной техникиОбслуживание компьютерной техники и ее учет - виды деятельности, ввиду своей специфики, трудно поддающиеся традиционному бухгалтерскому учету. А кроме учета необходимо еще организовать планирование ремонтов и профилактических работ. К недостаткам существующей системы можно отнести отсутствие требуемой эффективности, трудности с обслуживанием, модернизацией, сопровождением; неполный охват функций структурных подразделений. В частности, отсутствует автоматизированный прием заявок на сервисное обслуживание вычислительной техники. 2.1.3.Формирование предложений по автоматизации процесса учета вычислительной техникиВ настоящее время существует множество готовых решений в области автоматизации работы IT-специалиста и инвентарного учета на предприятии. Среди них есть как универсальные системы, предназначенные для инвентарного учета на предприятии (например разработанных на базе 1С:Предприятие), так и специализированные системы для автоматизации учета компьютерное техники. Однако такого рода програмные модули малоиспользуются в ВУЗах. Вместе с тем следует отметить, что программный продукт, в основе которого 1С Учет компьютеров версия Prof для 1С [11]. ведет учет на предприятиях самых различных областей деятельности начиная от заводов, торговых предприятий до банков и аэропортов, с парком компьютеров от 50 и более 500,но практика привязки к образовательной среде данный класс программ не нашел. Полная конфигурация предназначена для учета сведений по компьютерам и оргтехнике в организации. И плюс к этому, учитывает многие другие моменты деятельности отдела информатизации, позволяя как можно более полно и удобно вести учет на предприятии в требуемой аналитике. Конфигурация построена таким образом, чтобы однотипная информация могла быть доступна из одного места. Например, прямо из справочника рабочих мест можно посмотреть, что находится на рабочих местах, отсюда же можно ввести новые документы, сформировать отчеты по рабочим местам, комплектам и комплектующим. В журнале учета комплектующих, можно осуществить все операции с комплектующими и расходными материалами, кроме того, осуществить отбор по основным параметрам документов: Рабочим местам, комплектам, комплектующим. Конфигурация обеспечивает ведение учета в разрезе документов. Имеются все необходимые документы: Поступление, перемещение, списание, инвентаризация (кроме стандартных есть еще и специфические документы, например начало, конец внешнего ремонта, обмен комплектующих, списание расходных материалов). Возможна как распечатка стандартных бланков этих документов, так и подключение внешних печатных форм. Партионный учет, используемый в конфигурации, позволяет различать комплектующие, которые заведены разными документами, даже строками документов. У каждой комплектующей благодаря этому механизму могут быть собственные уникальные свойства. Комплектующие находящиеся на рабочем месте разделяются на комплекты, что позволяет более удобно работать с ними группами, а так же учитывать инвентарные номера группы комплектующих, таких как системный блок. Другой пример информационной системы учета компьютерной техники IT Invent от компании YuKoSoft [12]. Программа IT Invent позволяет вести инвентаризационный учет компьютеров, IT оборудования, программного обеспечения, комплектующих и расходных материалов. Учет компьютерной техники ведется в рамках организаций и их филиалов. Программа поможет администраторам, сотрудникам IT отделов и их руководителям, владельцам компьютерных магазинов, заведующим складов и всем людям которым необходимо иметь четкую и актуальную картину состояния парка IT инфраструктуры. Четкая структура базы данных позволяет быстро получать доступ к необходимым параметрам устройств, а так же отслеживать изменения производимые с каждой учетной конфигурационной единицей. Обладая централизованной информацией, IT Invent дает возможность планировать замены, ремонты, обслуживания и списания оборудования. Ключевые особенности программы: - поддержка базы данных MS Access и MS SQL Server; - уникальная система создания и печати инвентарных этикеток; - ведение истории изменений по оборудованию; - учет ремонтов и профилактических обслуживаний оборудования; - логическое связывание программ и комплектующих с оборудованием; - учет расходных материалов и комплектующих запчастей; - закрепление конфигурационных единиц за ответственными сотрудниками; - ведение базы поставщиков, сервисных организаций и прочих партнеров; - гибкое разграничение прав доступа для пользователей системы; - настройка E-Mail оповещений по событиям в программе; - большое количество встроенных отчетов с возможностью редактирования и создания новых. Рассмотрим еще один программный продукт Hardware Inspector компании Database Harbor Software, предназначенный для автоматизированного учета компьютеров. Он позволяет всегда быть в курсе всей информации о компьютерном парке, получать разнообразные отчеты, планировать его обслуживание, ремонт и обновление. Hardware inspector решает задачи автоматизации инвентарного учета компьютерной техники и комплектующих, с возможностью хранения всей истории перемещений и обслуживания. Механизм ревизий рабочих мест предохраняет компьютеры и комплектующие от хищения и подмены. Детальный контроль за параметрами конфигурации компьютера обеспечивает свободу и оперативность действий по планированию модернизации и перераспределения устройств. Отчетность перед материальной бухгалтерией перестает быть проблемой. Отличительными особенностями программного продукта являются: легкость внедрения и эксплуатации. Одна лицензия дает право эксплуатировать программу на любом количестве компьютеров внутри одной организации; сильная команда разработчиков и техподдержки; учет именно отдельных комплектующих, а не просто описание текущих параметров компьютеров; учет лицензий на программное обеспечение; планирование и учет расходных материалов; отслеживание истории перемещения устройств, их ремонта и профилактики; гибкое разграничение доступа к функционалу и дереву рабочих мест. Обширный перечень прав доступа к функциям и данным позволяет очень гибко настроить возможности каждого оператора базы данных. Кроме того, возможно распределение прав доступа к деревьям оргструктуры и карты. Например, можно запретить сотрудникам доступ к складу информационного отдела; поддержка многопользовательской работы с базой данных в сети; автоматизированное заполнение подробнейшей информации об устройствах, полученной на аппаратном уровне; мощные механизмы поиска информации. В программе предусмотрены отдельные механизмы для поиска по фильтру устройств, расходных материалов. Кроме того, имеется инструмент «Запросы к БД» для более гибкого поиска различной информации по комбинации условий отбора данных; широкий выбор встроенных отчетов со встроенным визуальным дизайнером; бесплатные обновления версии программы в течение года после покупки, а также оперативная русскоязычная поддержка. Программы на базе 1С, к сожалению, не избавлены от главного недостатка – необходимости вручную собирать информацию о компьютерной технике. А в специализированных программах реализованы также десятки других задач, которые не имеют своего применения в автоматизируемом нами отделе организации в силу специфики его деятельности. Сравнение рассмотренных готовых продуктов, а также еще некоторых существующих представлено в таблице 1. Таблица 1 Сравнение готовых программных продуктов – аналогов
Несмотря на то, что в настоящее время существует множество готовых решений в области автоматизации инвентарного учета на предприятии и даже специализированные системы для автоматизации учета компьютерной техники, в этих системах реализованы также десятки других задач, которые не все найдут свое применение на конкретном предприятии в силу специфики его деятельности. В рамках данной ВКР необходима разработать модель плана мероприятий и концепцию автоматизированной информационной системы для учета и анализа использования и сервисного обслуживания вычислительной и оргтехники в ДГУ,сделать постановку задачи автоматизации процесса деятельности по учету вычислительной техники |