Лекция 2. Тема_2_Лекция _2. Общие особенности проектной деятельности. Окружение проекта. Организационная структура проекта. Основные типы структур организаций, осуществляющих внедрение ис. Организационная структура проекта. Ключевые слова
 Скачать 0.53 Mb.
|
Организационная структура проектаВ управлении проектами важная роль отводится разработке организационной структуры проекта. Организационная структура проекта — соответствующая проекту временная организационная структура, включающая всех его участников и создаваемая для успешного управления и достижения целей проекта. Необходимость разработки организационной структуры объясняется тем, что для выполнения проекта создается команда проекта — новый временный рабочий коллектив, состоящий из специалистов различных структурных подразделений компаний со стороны Исполнителя и со стороны Заказчика. Как и для любого нового коллектива, для членов команды проекта необходимо определить проектные роли (временные должности), функции, обязанности, ответственность, полномочия и правила взаимодействия, а также организационную схему, отражающую отношения подчиненности. При этом несущественно, на какой период времени будет создаваться команда проекта — на несколько месяцев или на несколько лет. Структура проекта определяется сложностью, масштабностью разработки и внедрения ИС, количеством и специализацией членов команды проекта. В команду проекта могут включаться специалисты, как на полную, так и на частичную занятость. Если внедрение информационной системы осуществляется с привлечением сторонней организации — Исполнителя, то для успешного внедрения необходимо сформировать команду проекта не только от Исполнителя, но и от Заказчика, после чего определить допустимые взаимодействия между членами команд Исполнителя и Заказчика (кто, с кем, по каким вопросам взаимодействует), т. е. установить правила взаимодействия. При формировании организационной структуры проекта и принятии решения о подчиненности следует помнить, что управлять непосредственно более чем десятью членами команды проекта становится затруднительно. Идеальный вариант: пять-семь человек. Особо отметим, что при создании организационной структуры проекта штатное расписание компании не должно изменяться. Не следует забывать, что проект — временное мероприятие, по окончанию которого команда проекта распускается и специалисты приступают к своим функциональным обязанностям в соответствии со штатной организационной структурой компании или переходят на следующий проект, где их функции и полномочия могут быть другими. Правильно сформированная организационная структура проекта обеспечит его эффективное управление, планирование, исполнение в запланированные сроки, на определенном качественном уровне. Первая задача в формировании организационной структуры проекта — решить, какой тип структуры наилучшим образом подходит для данного проекта. Различные типы структур имеют определенные преимущества. Основные типы организационных структур Функциональная организация (Functional Organization) (рис. 1.9). Иерархически выстроенная организация, в которой у каждого сотрудника есть один прямой начальник, сотрудники разделены на группы (отделы) по областям специализации. Каждая группа (отдел) управляется одним человеком, имеющим компетенцию в данной области — функциональным руководителем (руководителем отдела).  Рис. 1.9. Линейно-функциональная структура организации Матричная организация (Matrix Organization) (рис. 1.10) — любая организационная структура, в которой Руководитель проекта разделяет с функциональными руководителями (руководителями отделов) ответственность по заданию приоритетов и управлению работой лиц, назначенных на исполнение проекта. Отличительной чертой матричной структуры является наличие у работника одновременно двух начальников.  Рис. 1.10. Матричная структура организации Проектная организация (Projectized Organization) — любая организационная структура, в которой Руководитель проекта обладает достаточными полномочиями по установлению приоритетов, использованию ресурсов и руководству работой лиц, назначенных на исполнение проекта, а также финансовыми полномочиями в рамках бюджета проекта. Для того чтобы понять сущность различных типов организаций, рассмотрим на условном примере, как может быть построена работа по разработке и внедрению ИС при структуре организации, представленной на рис. 1.11. Основные функции отдела Программирования: программирование алгоритмов расчета, анализа данных, интеграционных решений; разработка форм отчетов, разработка экранных форм, работа с базами данных ИС. Основные функции отдела Бизнес-аналитики: разработка алгоритмов расчета, анализа данных, интеграционных решений, соответствующих бизнес-правилам, требованиям финансового учета и законодательства. Основные функции отдела Консультаций и настроек ИС: настройка модулей ИС с использованием готовых алгоритмов, экранных форм и отчетов, оказание консультаций пользователям ИС. Основные функции отдела Маркетинга и продаж: продажи ИС и услуг по ее внедрению. Организация работ при функциональной структуре компании При организации внедрения ИС в соответствии с функциональной структурой (рис. 1.9), работа, как правило, происходит следующим образом: После продажи отделом маркетинга и продаж услуг на внедрение информационной системы Руководитель компании проводит совещание с участием руководителей отделов Программирования, Бизнес-аналитики, Консультаций и настроек ИС. Руководитель компании доводит до участников совещания содержание и сроки работ по внедрению, в соответствии с условиями договора. Руководители отделов получают задание организовать работу по выполнению условий договора в рамках компетенций отдела. Руководители отделов распределяют работу между сотрудниками отделов, контролируют качество и сроки ее выполнения, взаимодействуют с руководителями других отделов по смежным работам и по приему/передаче результатов работ из одного отдела другому. Например, отделом бизнес-аналитики был разработан в соответствии с Трудовым Кодексом РФ алгоритм расчета оплаты труда за ночные часы и праздничные дни. Разработанные алгоритмы передаются в отдел Программирования, где осуществляется программирование алгоритмов расчета. После завершения работ по программированию консультанты отдела Консультаций и настроек ИС проводят общую настройку системы с использованием разработанных алгоритмов расчета.  Рис. 1.11. Пример организационной структуры консалтинговой компании Каждый отдел одновременно может работать по нескольким договорам в рамках своих компетенций. При организации работ проекта по функциональной структуре каждый руководитель отдела отвечает за работы своего отдела и не отвечает за выполнение результатов по проекту-договору в целом. Отсутствие выделенного специалиста, ответственного за итоговый результат, является главным недостатком функциональной структуры. Этот недостаток проявляется тем сильнее, чем большее количество проектов-договоров одновременно выполняются функциональным подразделением и чем больше функциональных подразделений участвует в выполнении проектных работ. Внедрение ИС при таком подходе может происходить как в известной миниатюре артиста А. Райкина — «за рукава костюма отвечает один, за пуговицы — другой, за воротник — третий и т. д., а за костюм никто не отвечает и виновного за брак не найти…». При построении системы управления проектной деятельностью функциональную структуру целесообразно использовать, если работы по проекту могут быть выполнены одним функциональным подразделением (отделом). Рассмотрим на том же условном примере организацию работ проекта, но уже не по функциональной, а по матричной структуре (рис. 1.10). Руководитель компании при матричной организации проектных работ назначает ответственного за достижение конечных целей договора и выполнение условий договора — Руководителя проекта (менеджера проекта). Руководителем проекта при матричной структуре может быть назначен один из руководителей отделов. Если нет особых требований и условий, то Руководителем проекта назначается Руководитель того отдела, который выполняет в данном проекте больший объем работ. При этом с Руководителя отдела, назначенного Руководителем проекта, не снимаются функции по управлению отделом. Другими словами, Руководитель проекта при матричной организации может быть частично задействован на проекте (не на 100%), и продолжать выполнять свои функциональные обязанности. Руководитель проекта анализирует содержание, объем и сроки работ, на основании чего определяет, сколько и каких специалистов нужно для выполнения проекта. Руководитель проекта делает запрос Руководителям отделов на выделение специалистов с указанием их квалификации и процента занятости. В зависимости от объема той или иной работы по проекту, специалисты могут быть выделены как на полную, так и на частичную занятость. После того как специалисты выделены, Руководитель проекта формирует для них задания и координирует работы. Задания Руководитель проекта согласовывает с Руководителем отдела (функциональным руководителем). У выделенного на проектные работы специалиста при матричной организации работ два руководителя — Руководитель отдела и Руководитель проекта. Руководитель проекта, как было сказано выше, отвечает за конечные цели и результат, а Руководитель отдела (функциональный руководитель) несет ответственность только за промежуточный результат в рамках компетенций подразделения (отдела). Руководители проектов могут принимать решения только по организационным вопросам, функциональные руководители — по техническим (предметным) вопросам. Достоинство матричной структуры — наличие ответственного за достижение целей проекта, недостаток — два руководителя у одного специалиста (консультанта), что часто приводит к межличностным конфликтам. При возникновении конфликта ресурсов проблема эскалируется вверх по иерархической структуре. При матричной структуре организации проектных работ Руководитель проекта может быть наделен различной степенью полномочий. В зависимости от степени полномочий Руководителя проекта выделяют слабую, сбалансированную и сильную матричную структуру (таблица 1.4). Организация работ при проектной структуре компании При проектной организации работ, так же как и при матричной, для управления работами назначается Руководитель проекта, но занятость его на проекте не частичная, а полная. Специалисты, выделенные для выполнения проектных работ, подчиняются только Руководителю проекта до завершения проектных работ. Руководители отделов (функциональных подразделений), выделивших специалистов на проектные работы, не несут ответственность за качество их работы, в отличие от матричной структуры организации. Исходя из того, что при проектной структуре Руководитель проекта на 100% занят управлением проектом, напрашивается вопрос: а найдется ли такой Руководитель отдела или другой специалист с навыками управления, который бы на время проекта согласился отказаться от своей должности? Ведь для него возникает риск по окончанию проекта оказаться «не у дел». Решение подобной проблемы найдено в том, что в проектных структурах введена специальная должность — Руководитель проекта. В ряде организаций созданы отделы/департаменты Руководителей проектов, и только из их числа назначаются Руководители проектов. Таким образом, основное отличие проектной структуры компании от матричной — в наличии специально выделенной группы специалистов для управления проектами. Руководитель проекта назначается только из этой группы (отдела, департамента), в проекте он занят на 100% и наделен всеми полномочиями по привлечению и управлению ресурсами, принятию управленческих решений, в том числе и по финансовым вопросам в рамках установленного бюджета. Таблица 1.4. Управление проектами в различных структурах
Критерии выбора организационной структуры проекта, отвечающей целям и условиям осуществления проектов в конкретной компании, представлены в таблице 1.5. Таблица 1.5. Критерии выбора организационной структуры проекта
Рекомендации по выбору организационной структуры: Масштабные, долгосрочные и дорогостоящие проекты обычно требуют проектной структуры либо сбалансированной и сильной матричной структуры. Мелкими, краткосрочными и малозатратными проектами можно управлять с помощью функциональной или слабой матричной структуры. Матричная структура является оптимальной для большинства проектов, а также хорошим компромиссом между функциональной и проектной структурами. Организационная схема проекта После выбора организационной структуры проекта Руководитель проекта должен определить организационную схему, в которой будут отражены взаимосвязи команды проекта, отношения подчиненности. Пример организационной схемы проекта, состоящей из команды Исполнителя и Заказчика, приведен на рис. 1.12.  Рис. 1.12. Пример организационной схемы проекта В организационной схеме проекта с участием двух команд — команды Исполнителя и команды Заказчика — должны быть предусмотрены как формальные, так и неформальные организационные взаимодействия. Формальные взаимодействия всегда обеспечиваются официальными документами, такими как протоколы совещаний, служебные записки, приказы, распоряжения и т. д. Неформальные взаимодействия не должны обеспечиваться документально. Взаимодействия по вертикали управления внутри одной команды: Куратор (Спонсор) проекта — Руководитель проекта — Команда проекта — должны быть формальными и поддерживаться официальными документами. Взаимодействия Руководителей проекта со стороны Заказчика и Исполнителя также должны оформляться официальными документами. Допускаются неформальные взаимодействия между Кураторами проекта и членами команд проекта от Заказчика и Исполнителя (рис. 1.13).  Рис. 1.13. Пример организации формальных и неформальных взаимодействий | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||