Лекция 2. Тема_2_Лекция _2. Общие особенности проектной деятельности. Окружение проекта. Организационная структура проекта. Основные типы структур организаций, осуществляющих внедрение ис. Организационная структура проекта. Ключевые слова
 Скачать 0.53 Mb.
|
Характерные особенности проектных работПроекты, независимо от сферы деятельности, обладают целым рядом одинаковых особенностей. Распределение затрат времени и ресурсов в проекте описывается S-образной кривой (см. рис. 1.5), причем до 90% затрат приходится на этапы разработки-реализации.  Рис. 1.5. Типовое распределение затрат времени и ресурсов при выполнении проекта Степень неопределенности оценок затрат на выполнение проекта изменяется в зависимости от этапа проекта, на котором такая оценка производится, и возможная величина погрешности сильно варьируется в зависимости от предметной области. Для проектов внедрения информационных систем можно воспользоваться «конусом неопределенности», рекомендованным для ИТ-проектов в методологии MSF [5] (см. рис. 1.6).  Рис. 1.6. Относительные значения погрешности в оценке параметров проекта Стоимость внесения изменений в проект экспоненциально нарастает к концу проекта (см. рис. 1.7), а значит, выполнение всех рискованных работ необходимо планировать на ранние стадии проекта.  Рис. 1.7. Типовой график нарастания стоимости внесения изменений в проект Следующей общей для всех проектов характеристикой является их зависимость от окружения, в котором проекты исполняются. «Успех проекта зачастую определяется не столько логическим или эффективным распределением ролей, обязанностей и ресурсов, сколько созданием работоспособной структуры связей различных внутренних частей проекта с внешними участниками» [1.4]. Зачастую снижение эффективности проектов, появление трудностей в их реализации связано с тем, что их цели, организация и методы управления несовместимы или конфликтуют с ключевыми элементами окружения. Относительно ИТ-проектов можно выделить следующие элементы окружения, оказывающие на них наиболее существенное влияние: структура организации, степень ее знакомства с используемыми технологиями, конкуренция с другими проектами, местные, региональные и национальные организации, поставщики продуктов и услуг, пользователи результатов проекта. Менеджеру необходимо перед началом проекта сформировать представление об окружении, организовать взаимодействие с его элементами и отслеживать изменения окружения, происходящие в процессе исполнения проекта. Обзор окружения может осуществляться в разных формах, от случайного наблюдения до запланированного систематического обследования. Для структурированного представления информации может быть использован шаблон [1.4], показанный на рис. 1.8.  Рис. 1.8. Шаблон документирования обзора окружения На шаблоне вся область окружения делится на секторы — сферы, влияющие на проект. Концентрическими окружностями разделяются группы элементов окружения в зависимости от возможности влияния на эти элементы со стороны проекта. В соответствующих областях шаблона размещаются обозначения субъектов и факторов, важных с точки зрения проекта. Под субъектом (или действующим лицом) понимается личность, группа, организация или учреждение, способное выполнить какое-либо действие и тем самым повлиять на проект. Примеры действующих лиц окружения для проектов внедрения информационных систем [1.6]: руководство — лица, отвечающие либо за выделение бюджета разработки, либо за бюджет организации, где система будет использоваться; ответственные за стратегию развития компании; инвесторы — лица, которые вкладывают средства в организацию, разрабатывающую или использующую систему; пользователи — лица, которые непосредственно заинтересованы в возможностях или сервисах, предоставляемых системой; возможно существование таких пользователей, которые не взаимодействуют с системой напрямую, но используют результаты ее работы; обслуживающий персонал — обеспечивает эксплуатацию системы после запуска; утилизаторы — обеспечивают соблюдение требований законодательства по защите окружающей среды; обучающий персонал — организует подготовку специалистов для эксплуатации системы; покупатели — лица, которые платят за систему, но не участвуют в ее разработке и последующей эксплуатации; продавцы (маркетологи) — лица, во многом определяющие требования к системам массового спроса; эксперты по эргономике и эффективности — лица, заинтересованные в удобном и эффективном использовании системы; правительство — принимает официальные документы органов власти, регулирующие возможности использования системы; органы стандартизации — принимают стандарты (международные, национальные, корпоративные), влияющие на систему; общественное мнение — отражает географические и национальные особенности среды создания или применения системы; регулирующие органы — сертифицируют и разрешают эксплуатацию систем. Факторы — это элементы окружения, которые не могут совершать действия, но влияют на проект самим фактом своего существования. Примерами факторов являются законы, постановления, традиции, тенденции, экономические, физические или какие-то другие условия и пр. Для успешности проекта необходимо обеспечить его связи с окружением посредством организационных мероприятий и процедур управления. К организационным мероприятиям относятся: создание формальных комитетов для координации, планирования и управления проектами; включение основных участников проекта в совет директоров, в группу советников или комитеты заинтересованных организаций; введение в проекте должности менеджера по взаимодействию с ключевыми фигурами окружения. В процедурах управления целесообразно предусмотреть: приглашение ключевых действующих лиц для участия в совещаниях по проекту; рассылку им копий отчетов по проекту. Работа менеджера проекта с выявленными факторами окружения предусматривает: учет влияния факторов при планировании и обосновании проекта; мониторинг изменения ключевых факторов и отражение изменений в планах проекта. Пример специальных мероприятий, направленных на обеспечение взаимосвязи проекта с его окружением, приведен в таблице 1.3. Таблица 1.3. Взаимодействие проекта с окружением Задачи управления проектами Мероприятия, направленные на действующих лиц Мероприятия, направленные на ключевые факторы 1. Определение проекта Вовлечь действующих лиц в процесс определения; если можно, использовать их идеи; объяснить им суть проекта; определить проблемы и негативные реакции Включить первостепенные факторы в допущения планирования, идентифицировать налагаемые ими ограничения, которые влияют на определение проекта 2. Организация и формирование команды Установить формальные, рабочие и неформальные отношения с действующими лицами; рассматривать их как членов команды проекта, при необходимости приглашать на совещания по проекту Включить влияние факторов в организационную структуру; сообщить членам команды все ключевые факторы и прояснить их влияние на успех проекта 3. Создание плана, расписания и бюджета По возможности привлечь действующих лиц к подготовке планов, расписаний и бюджетов; удостовериться, что планы отражают реальность, определяемую ключевыми действующими лицами Внести информацию, имеющую отношение к ключевым факторам, в планы, бюджеты и расписания 4. Авторизация работ и начало исполнения Постоянно информировать действующих лиц о ходе выполнения проекта, особенно когда операции напрямую влияют на них По возможности вести мониторинг факторов во избежание возникновения прямых конфликтов и проблем 5. Контроль исполнения работ, расписания и бюджета Постоянно информировать действующих лиц о ходе выполнения проекта, особенно когда операции напрямую влияют на них По возможности вести мониторинг факторов во избежание возникновения прямых конфликтов и проблем 6. Оценка хода работ и руководство проектом По возможности включить действующих лиц в процесс оценки; заранее предоставлять им информацию об основных изменениях Периодически обновлять данные по каждому ключевому фактору и включать их в процесс оценки хода работ 7. Закрытие проекта Привлечь действующих лиц к планированию и операциям закрытия; продолжать информирование Продолжать следить за факторами и вносить изменения в планы закрытия |