Обзоры bpm iot
 Скачать 280.34 Kb.
|
|
Повышение эффективности бизнес процессов Снижение финансовых и временных затрат Улучшение оборачиваемости капитала Повышение качества обслуживания клиентов Создание единого информационного поля компании Надёжный и безопасный доступ к информации Доступность информации Повышение социальной ответственности компании Типовая схема взаимодействия с операторами ЭДО EDI вчера В начале 2000-х годов количество EDI-проектов можно было пересчитать по пальцам, а внедрение EDI подразумевало только изменение способа передачи некоторых документов, используемых в операционной деятельности: если раньше бумажный документ, например «Заказ товара», передавали поставщику по факсу, то после внедрения EDI его начинали передавать в виде электронного сообщения (бумажному документу «Заказ товара» соответствует стандартное EDI-сообщение ORDERS). Однако передавался при этом все тот же «Заказ товара», и в бизнес-процессах его формирования существенных изменений не происходило. Можно сказать, что на этом этапе термин EDI (electronic data interchange) логичнее всего было переводить дословно, то есть как «электронный обмен данными». Тем не менее внедрение EDI даже в таком узком понимании приносило ощутимые выгоды: удавалось снизить издержки и заметно повысить производительность. Какие факторы сыграли в этом свою роль? Применение всеми игроками единых EDI-стандартов, разработанных международной организацией GS1, и централизация потоков электронных документов из-за появления EDI-провайдеров позволили избавиться от сотен разнотипных интерфейсов. Устранение «человеческого фактора», неизбежного при ручном обмене документами, и переход на автоматизированный обмен данными между двумя информационными системами позволили избавиться от задержек и ошибок, а также снизить загруженность персонала. Несложно заметить, что наибольшую выгоду от внедрения EDI получали компании, использующие в операционной деятельности действительно большое количество документов, например логистические операторы и операторы розничной торговли. Они на этом этапе и являлись основными заказчиками EDI-проектов. Сегодня подобные проекты внедрены во множестве компаний этой сферы, помогая им делать процессы передачи данных более быстрыми и точными и таким образом снижая издержки. Такое внедрение EDI было скорее чисто технической задачей, которая обычно ставилась перед ИТ-подразделениями, и успешно ими решалась. Выполнение подобного проекта чаще всего требовало небольшой доработки ИТ-систем, но менять бизнес-процессы было не нужно. EDI сегодня За последние годы понимание EDI сильно изменилось, и сегодня в него вкладывают идею замены бумажных документов электронными, что включает в себя намного больше, чем просто автоматизация обмена данными. Например в отрасли FMCG до наступления «эпохи EDI» обмен информацией о списке и ценах на товары, доступные к заказу, сводился к передаче от поставщика в торговую сеть бумажного «ценового листа» с печатью и подписью. Затем на первом этапе внедрения EDI бумажный «ценовой лист» был дополнен стандартным EDI-сообщением PRICAT, которое позволяло ускорить передачу информации и сократить количество ошибок, но не имело юридической силы. Кроме того, на практике при формировании ценового листа происходит его многоэтапное согласование, которому сопутствует ряд вспомогательных внутренних бумажных документов, содержащих различную дополнительную информацию. Внедрение EDI-обмена не изменяло этих бизнес-процессов и потому не вело к отказу от бумажного «ценового листа». Теперь, особенно после появления электронной подписи, при внедрении EDI перед компаниями ставится уже более масштабная цель — полностью отказаться от бумажных документов. Можно сказать, что на сегодняшнем этапе термин EDI стоит воспринимать как «обмен электронными документами». Но если вопрос о юридической значимости передаваемых электронных EDI-документов был решён с принятием Закона об электронной подписи, то вопрос с внутренними бизнес-процессами остался. Например, в случае с «ценовыми листами» для полного отказа от бумаги необходимо автоматизировать сопутствующие бизнес-процессы, связанные с согласованием списка позиций и цен между различными департаментами и ответственными лицами компаний — участниц процесса. Необходимые для такого EDI-проекта изменения уже не являются чисто техническими и зачастую должны серьезно изменить процессы обеих компаний. Тем не менее сегодня у участников рынка уже сформировалось понимание категории документов, требующих наименьшего количества изменений в бизнес-процессах и потому наиболее простых для полного отказа от бумаги. Это документы договорного характера (договора, приложения, соглашения), акты оказанных услуг (связи, рекламы, консалтинга и пр.), акты сверок взаиморасчетов и т. д. Сегодня эти электронные документы без правовых и налоговых рисков для компании можно использовать без бумажных копий. Количество подобных EDI-проектов пока невелико, они существенно сложнее прежних EDI-проектов, однако и преимуществ могут принести намного больше — не столько за счет перевода обмена документами в электронный вид, сколько за счет автоматизации самих бизнес-процессов, что безусловно ведет к их ускорению и увеличению прозрачности. При этом не надо забывать, что подобный проект не под силу сделать одному ИТ-подразделению и для успешного его завершения необходимо, чтобы в нём были заинтересованы как руководство, так и вовлеченные в него операционные департаменты обеих компаний. EDI завтра Завтрашний день EDI — это возможность полного отказа от бумажного документооборота между компаниями. Однако пока этому мешает большое количество нерешенных проблем, которые не позволяют переводить в электронный формат обмен некоторыми типами документов. Во-первых, не вся законодательная база готова к использованию документов исключительно в электронном виде. Например, электронные счета-фактуры можно использовать лишь для оперативного ведения управленческого учета, при этом остается необходимость отправлять бумажный документ-копию для целей бухгалтерского учета и налогообложения. Во-вторых, некоторые работники привыкли использовать традиционные документы, и в силу низкого уровня автоматизации их деятельности, а также особенностей менталитета им пока еще сложно полностью отказаться от бумаги. Например, сегодня трудно представить инспектора ГИБДД, который удовольствуется одним лишь электронным документом, сопровождающим поставку товара. Точно так же невозможно представить экспедитора, который сдаст товар в магазин под электронную подпись в электронном документе, не оставив у себя в руках никаких подтверждений (особенно если при приемке были обнаружены расхождения в количестве товара). В-третьих, для отрасли FMCG нужно учесть фактор частой смены персонала, работающего с товарными документами, что влечет за собой необходимость выпуска для каждого нового работника отдельной электронной подписи, а это медленный и затратный процесс. Однако уже сейчас ясно, что рынок сознает все преимущества полного перехода на безбумажные EDI-технологии, поэтому уже в ближайшем будущем будут найдены решения имеющихся проблем и количество проектов полного отказа от бумажных документов будет измеряться тысячами. Пример расчета эффективности использования EDI В качестве оценки эффективности использования EDI можно использовать унифицированный набор показателей (KPIs). Использование единых критериев позволяет компании сравнивать свои показатели с другими компаниями в России, в других странах, внутри корпорации и т.д. Легко подсчитать, какое количество различных соглашений об обмене потребуется заключить его участникам в самом общем случае: Для 6 партнеров N = 6 x (6-1)/2 = 15 Для 100 партнеров N = 100 x (100-1)/2 = 4450 С ростом количества участников электронного обмена данными эта цифра возрастает экспоненциально. Кроме того, необходимо учесть, что коммуникационное оборудование и протоколы, используемые каждым партнером, могут значительно отличаться. Поэтому организация и обслуживание схемы электронного обмена данными «каждый с каждым», ее корректная и надежная работа могут стать трудновыполнимой задачей даже при небольшом числе партнеров и потребовать значительных ресурсов (финансовых, кадровых, организационных, административных). Теперь рассмотрим, как решается задача организации обмена документами в сети EDI. Количество связей теперь равно числу участников обмена, каждый партнер «играет» по единым правилам и решает всего лишь одну задачу — собственное подключение к EDI - платформе. При этом его совершенно не заботит, каким образом подключены и работают остальные партнеры: EDI-провайдер берет все остальные задачи на себя. И все это делается за счет того, что на платформе EDI происходит определенная стандартизация сообщений. Их преобразование «на входе» — к стандартному виду, «на выходе» — к виду получателя. Проанализируем экономическую эффективность при внедрении, возьмем торговую сеть, которая отправляет 4000 заказов в месяц. Ручная обработка заказа — 30 мин, используя EDI — 5 минут. Стоимость времени сотрудника — 20 тыс. руб. з/п, + 5 тыс. руб. налоги, + 3 тыс. руб премия, + 20% от зарплаты office overheads, итого: 32 тыс. руб., 1 час = 32 000/21,75/8 =184руб. Прямая экономия на заработной плате сотрудников: 4000 х 25/60 х 184 = 301 тыс руб. Если торговое предприятие имеет несколько сотен или тысяч поставщиков, то даже простая экономия в 30 мин. на каждом партнере уже дает ощутимый результат. Например, московская сеть гипермаркетов «Мосмарт (Партнёр)», реализовавшая EDI, имеет 50 тыс. наименований товаров, 800 поставщиков и 75 тыс. покупателей ежедневно. EDI в России *2018: Законопроект о заключении страховых договоров онлайн поддержан экспертами Законопроект о возможности заключения договоров между страховыми брокерами и страховыми агентами в электронном виде поддержали эксперты рабочей группы «Нормативное регулирование» при АНО «Цифровая экономика». Решение было принято 9 апреля 2018 года на заседании, которое прошло в Минэкономразвития РФ при участии этого ведомства, ФАС, Сбербанка, Газпромбанка, фонда «Сколково», НИУ ВШЭ, компаний МТС, 1С и других. Законопроект подготовлен центром компетенций направления «Нормативное регулирование» программы «Цифровая экономика Российской Федерации» — фондом «Сколково». Как следует из пояснительной записки к документу, проект разработан для повышения доступности услуг для страхователей, включая юридических лиц. В частности, он устраняет правовое ограничение на заключение договоров онлайн по страхованию грузов, имущества юридических лиц (за исключением автотранспорта) и предпринимательских рисков. При этом указанные виды страхования, по мнению авторов документа, очень актуальны для страхователей и прибыльны для страховщиков: в 2016 году сборы страховой премии по договорам страхования имущества составили 107,5 млрд рублей при среднем коэффициенте выплат 28,6%.
2015: E-Com подсчитала, как на EDI сэкономить 4 млн руб. в год Компания E-Com оценила бизнес-процессы в ритейле за 2015 г. и выделила два основных направления, которые непосредственно влияют на процесс оптимизации: количество отправляемых заказов и количество поставок в месяц[1]. «Благодаря этим элементам с помощью электронного обмена данными (EDI) можно оптимизировать работу персонала и получить экономию в размере 372 тыс рублей. в месяц, или более 4 млн рублей в год», — прокомментировал полученные результаты за год руководитель отела интеграционных решений E-Com Кишковский Эдуард. Как известно, существует ряд стандартных EDI-сообщений: заказ (ORDERS), ответ на заказ (ORDRSP), уведомление об отгрузке (DESADV), уведомление о приемке (RECADV), электронный счет-фактура и другие. Однако наиболее востребованным и важным среди них является именно ORDERS — с него и начинаются взаимоотношения покупателя и поставщика, отметили в компании. Благодаря внедрению этого документа предприятие зачастую экономит на факсимильной связи и телефонных переговорах, а также на сокращении штата сотрудников. По словам Георгия Багрова, старшего менеджера по работе с ключевыми клиентами группы компаний «Каравай», у них в компании через EDI проходит порядка 70-100 тыс. заказов в месяц. Экономия на их обработку составляет 3500 человеко-часов. А представители компании-дистрибьютора алкогольной продукции «Торговый дом РОССИЧ» отметили, что благодаря интеграционному решению на предприятии смогли значительно сократить время обработки заказов — один оператор теперь способен обработать более 300 документов в день, исключая ошибки ввода некорректных позиций. При подсчете экономической эффективности специалисты E-Com за исходные данные взяли: среднее количество отправляемых заказов — 5 тыс. в месяц; среднюю зарплату одного сотрудника при 8-часовом рабочем дне (по данным Росстата за 2015 г.) — p31 тыс. в месяц. Проведенный хронометраж рабочего времени свидетельствует, что время, затраченное на ручную обработку заказа, составляет около 30 минут, через EDI — 5 минут. Таким образом, за смену один сотрудник при бумажном документообороте отправит 16 заказов, при электронном — 96. Для обработки исходного количества документов при первом варианте потребуется (5 000/16х21,75=14,36) около 14 сотрудников, при втором (5 000/96х21,75=2,39) — 2. Уменьшение персонала на одной операции приводит к экономии по следующей формуле 12х31000. Такой подсчет в итоге и приводит к сумме в p4 млн в год, пояснили в E-Com. 2006 годы В России совместный проект по внедрению технологий ECR начался в 2003 году. По состоянию на 2006 год в инициативе ECR-Rus принимает участие несколько десятков компаний, в то время как большая часть российского рынка имеет смутное представление о проекте либо не имеет его вовсе. В России западные компании избрали несколько иной путь для развития EDI, чем в Европе. Причины заключаются как в неразвитости данных услуг, сильной фрагментации рынка поставщиков, так и в нашем законодательстве. Средний уровень развития ИТ российских компаний гораздо ниже, чем в Европе. В России много компаний, особенно среди поставщиков, которые никогда не слышали про EDI. Необходимо находить потенциальных заказчиков услуг, пропагандировать технологию, показывать, как она применяется, в чем ее плюсы-минусы и где лежат «подводные камни». Эффективно сделать это может компания, профессионально внедряющая EDI, то есть специализированный провайдер[2]. Для поставщиков FMCG преимущество EDI становится ощутимым только тогда, когда обеспечена интеграция электронного обмена данными с ИТ-инфраструктурой. Например, когда заказ сразу загружается в информационную систему. Не каждая компания может сделать это самостоятельно. В этом случае поставщику необходим консалтинг по интеграции ИТ-систем. По этим и многим другим причинам российские ритейлеры отдают EDI на полный аутсорсинг. Провайдер отвечает не только за каналы связи, но и за трансляцию данных, а также проводит всю работу по подключению, обучению заказчика, сопровождению и необходимому консалтингу. Часто при внедрении EDI в целях интеграции необходимо описать и оптимизировать бизнес-процессы заказчика. Что касается инфраструктуры, то в компании должна использоваться учетная система, причем это может быть как 1С, так и SAP. Правда, чем выше уровень учетной системы, тем меньше проблем при переходе на EDI. Легким решением для некоторых компаний может стать веб-портал для электронного коммерческого документооборота. Для небольших компаний, плохо дружащих с ИТ или даже вовсе не имеющих учетной системы, веб-портал — единственный вариант, позволяющий оптимизировать затраты на EDI. Мелкий поставщик заходит на портал, сохраняет там свои данные, они автоматически транслируются в нужный формат, затем между порталом и крупными контрагентами поставщика идет электронный обмен. Существует также и офлайн-решение: пользователь может скачать и заполнить форму в автономном режиме, а затем отослать ее. Таким образом, с точки зрения технологий современные решения для EDI позволяют работать с ними организациям с любой ИТ-инфраструктурой и практически при любых каналах связи. 2004: Провайдеры EDI Коммерческий EDI возможен в России, потому что имеется локализованный стандарт электронного обмена данными EANCOM, существует глобальная и локальная ИТ-инфраструктура для такого документооборота, а также действуют компании-провайдеры, которые берут на себя все задачи по реализации проектов. Летом 2004 года технологический комитет ECR-Rus провел тендер, по результатам которого было выбрано несколько компаний-провайдеров, получивших право предоставления услуг электронного обмена данными в рамках инициативы ECR в России. Комитет планирует постоянно расширять список провайдеров EDI. Критериями выбора компаний является как технологическая готовность к оказанию услуг EDI, так и стоимость услуг для потребителя. ECR-Rus ставит своей задачей внедрение технологий EDI не только в крупных компаниях, но и среди компаний среднего и малого бизнеса. Комитет подписывает соглашение со всеми поставщиками услуг, тем самым контролируя и поддерживая базовый стандарт качества, определенный ECR-Rus для своих членов. Провайдеры EDI предоставляют на аутсорсинг собственную ИТ-инфраструктуру и могут даже обеспечивать клиенту доступ к процессинговому центру, обладающему высокой производительностью и надежностью. Услуги EDI должны быть доступны 365 дней в году, 7 дней в неделю и 24 часа в сутки. В отличие от инфраструктуры большинства компаний процессинговый центр имеет непрерывное энергообеспечение, многоуровневую защиту от несанкционированного доступа, гарантии сохранности данных при любых сбоях. Время, за которое сообщение должно проходить от одного пользователя к другому, согласно требованиям ECR-Rus не должно превышать 10 мин. Провайдер отвечает за скорость сервиса, гарантирует доставку сообщений и их проверку на предмет ошибок. При этом провайдеры EDI обеспечивают связь через открытые сети (Интернет), прямые соединения между клиентами и связь через сети с дополнительными услугами (VAN). Ситуация с внедрением и использованием EDI в России сильно отличается от Европы или Америки. Там EDI, информационные системы обеспечения доставки товаров, платежей и автоматизации торговли начали бурно развиваться в 70-х годах ХХ века, у нас они появилось лишь в середине 1990-х. Поэтому провайдеры EDI предлагают различные варианты подключения, учитывающие уровень ИТ в компании, объем пересылаемых документов и средства коммуникаций. Это позволяет каждой компании решать свои задачи оптимальным образом: интегрировать с EDI учетную систему или просто иметь веб-интерфейс для обмена документами с партнерами. Разный уровень задач и их решений предполагает разные способы подключения и уровни сервиса. Услугами провайдеров EDI в России пользуются как самые крупные компании (Auchan, Metro, Coca-Cola, Procter and Gamble, «Лента Сеть розничной торговли», «Мосмарт (Партнёр)», «Рамстор» и др.), так и их более мелкие партнеры — поставщики и клиенты. В некоторых случаях на первых порах крупные компании настолько заинтересованы в работе с партнерами посредством EDI, что могут предложить провайдеру оплачивать все транзакции своих контрагентов, или ввести для них небольшую абонентскую плату за пользование порталом. |
