Методические указания. Описание последовательности работы над проектом предварительный выбор темы проекта
 Скачать 1.71 Mb.
|
ОПИСАНИЕ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ РАБОТЫ НАД ПРОЕКТОМПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ВЫБОР ТЕМЫ ПРОЕКТА Предварительный выбор темы проекта необходим для определения направления, в котором будет развиваться и реализовываться будущий проект. В рамках этого направления ставиться цель (цели), конкретизируются задачи. Если будет необходимо, то тему проекта можно скорректировать. Первый шаг можно разбить на несколько последовательных действий. Давайте рассмотрим их. Определение объекта улучшений Выберите объект улучшений, который будет рассматриваться в проекте. Объектом улучшения может быть какой-либо процесс или деятельность подразделения. Обратите внимание, что можно выделить два основных направления при выборе объекта улучшений: устранение существующих проблем; улучшение возможностей. Проекты могут включать элементы обоих направлений. Такое совмещение весьма результативно, например, снижение текучести персонала путем вовлечения его в проекты бережливого производства. Определение текущего и целевого состояния При выборе темы проекта следует описать текущее состояние в той сфере деятельности или подразделении, в которой предполагается проводить улучшения. Также желательно представить целевое состояние, к которому следует прийти. Для этого следует рассмотреть стратегию компании либо непосредственно, либо развернуть стратегию до уровня подразделения. Определение целевого состояния позволит точно ответить на вопросы: «Почему выбрана именно эта тема проекта?», «В чём состоит актуальность темы?» и т.п. Итак, для выбранного проекта улучшений представляем ситуацию «как есть» и «как должно быть». Для удобства сравнения текущего и целевого состояния описывайте ситуации в одних и тех же показателях (по возможности). При описании прибегайте к точным, кратким, но емким формулировкам, не стремитесь описать все подробно. Проанализируйте, насколько серьезно отличаются текущее и целевое состояния, в чем основное отличие, в чем сходство.  Предварительный выбор темы проекта (проблемы) и его цели(-ей) Результатом проведенного анализа должен стать предварительный выбор темы проекта. Его можно будет считать окончательным после обсуждения с командой проекта. Также рекомендуется сформулировать основную цель проекта. АНАЛИЗ ТЕКУЩЕЙ СИТУАЦИИ Данный шаг предусматривает более углубленное изучение текущей ситуации, в которой будет выполняться проект. Для более детального анализа текущей ситуации можно также воспользоваться причинно-следственной диаграммой (диаграммой Исикавы), которая отображает зависимость между следствием и его потенциальными причинами. Воспользуйтесь ею для определения взаимодействия и структурирования факторов, влияющих на объект улучшений.  ФОРМУЛИРОВКА ТЕМЫ ПРОЕКТА Тема Вашего проекта должна отражать специфику предлагаемых изменений, но при этом должна быть понятной и запоминаемой. Для того чтобы сформулировать тему функционального проекта, рекомендуем воспользоваться следующими вопросами: Что именно предлагается? Как предлагается это сделать? Зачем, с какой целью? Где и для кого предлагаются изменения? Данные вопросы могут располагаться в любой последовательности, важно ответить на все вопросы, потому что это гарантирует более полную формулировку темы. В некоторых случаях, отвечая на два вопроса, можно получить один и тот же ответ, но постарайтесь избежать подобного, потому что это может привести к неполноте формулировки темы.  ПОСТАНОВКА ЦЕЛИ(-ЕЙ) ПРОЕКТА Проанализировав все факторы, способствующие и препятствующие решению проблемы, установите цели, которые необходимо достигнуть в Вашем проекте. Уточните предварительно установленную цель проекта. Важно помнить, что у проекта может быть несколько целей. Если целей несколько, проанализируйте поставленные цели с точки зрения их взаимного влияния. При формулировке целей воспользуйтесь методикой SMART.  РАЗРАБОТКА ДЕТАЛЬНОГО ПЛАНА ДЕЙСТВИЙ После разработки темы проекта у Вас сформировался список целей, а также общий план проекта. Основываясь на этой работе, составьте детальный план действий по достижению поставленных целей. При разработке плана Вам помогут ответы на следующие вопросы: Для чего, с какой целью будут производиться изменения? Какие изменения должны произойти в Вашей деятельности? Как и с чьим участием они будут происходить? Какие изменения, как и в чью деятельность будут вноситься? Сколько времени и других ресурсов (материальных, финансовых, информационных) потребуется на реализацию плана? Кто, как и по каким параметрам будет отслеживать выполнение плана? Разработайте инициативы (действия), направленные на устранение причин проблемы. Методика «мозгового штурма» позволит сформировать комплексный план действий. Проанализируйте список инициатив на предмет их применимости, возможности реализации. При составлении плана рекомендуем обратить внимание на следующие моменты, которые необходимо отразить. Что сделать – составить инициативы, которые нужно реализовать. Где сделать – на каком рабочем месте (участке, цехе, подразделении и т.д.) предлагаются улучшения. Кто сделает – предполагаемый исполнитель каждой конкретной инициативы (как правило, это участники команды). Ресурсы, сроки – что необходимо для реализации инициативы и к какому сроку она должна быть реализована. Ожидаемый эффект – что должно получиться в результате (предполагает возможность измерения и наличие методики измерения). Это прогноз того, какой результат будет получен после реализации той или иной инициативы (может быть выражен как в финансовых показателях, так и в других косвенных показателях, если нельзя напрямую оценить экономический эффект). Сам план можно составить в произвольной форме, однако рекомендуем воспользоваться формой, приведенной на слайде.  Проанализируйте связь между целями, установленными по решению проблемы, и предложенными инициативами. Это необходимо для того, чтобы все предложенные цели были «закрыты» инициативами (мероприятиями по ее достижению), а все инициативы, в свою очередь, работали только на достижение поставленных целей. Для того чтобы спланировать реализацию инициатив, Вам необходимо воспользоваться диаграммой Ганта.  РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРЕДСТАВЛЕНИЮ ПРОЕКТА Функциональный проект должен быть представлен в текстовой форме и в форме презентации. Структура текстового документаВводная часть. Отражает этапы, пройденные на этапе обоснования темы проекта. Основная часть описывает этапы разработки проекта. Управление интеграцией проекта. Цель интеграции – это, прежде всего эффективное интегрирование процессов управления проектами, необходимых для достижения целей проекта в рамках определенных процедур, принятых в организации. Основной задачей в этой области является разработка устава проекта и план управления проектом или других по форме документов, но выполняющих следующие функции: - устав проекта является документом, формально авторизующим проект. Устав проекта наделяет менеджера проекта полномочиями задействовать ресурсы организации на операциях проекта; - план управления проектом включает в себя операции, необходимые для формулирования, интеграции и координации всех вспомогательных планов в план управления проектом.   Управление содержанием проекта Управление содержанием проекта включает в себя процессы, обеспечивающие включение в проект всех тех и только тех работ, которые необходимы для успешного выполнения проекта. Основной задачей данного раздела – формирование иерархической структуры работ (ИСР) – это иерархическая декомпозиция работ, которые необходимо выполнить для достижения целей проекта. С ее помощью структурируется и определяется все содержание проекта.  Управление сроками проекта Управление сроками проекта включает в себя процессы, обеспечивающие своевременное завершение проекта. Основная последовательность управления сроками: - определение состава операций – определение конкретных плановых операций, которые необходимо выполнить для получения различных показателей результата проекта; - определение взаимосвязей операций – выявление и документирование зависимостей между плановыми операциями; - оценка ресурсов операции – оценка типов и количества ресурсов, необходимых для выполнения каждой плановой операции; - оценка длительности операций – оценка количества рабочих периодов, необходимых для выполнения отдельных операций. Управление стоимостью проекта Управление стоимостью проекта объединяет процессы, выполняемые в ходе планирования, разработки бюджета и контролирования затрат, и обеспечивающие завершение проекта в рамках утвержденного бюджета. Базовые элементы управления стоимостью: стоимостная оценка – определение примерной стоимости ресурсов, необходимых для выполнения операций проекта. разработка бюджета расходов – суммирование оценок стоимости отдельных операций или пакетов работ и формирование базового плана по стоимости. управление стоимостью – воздействие на факторы, вызывающие отклонения по стоимости, и управление изменениями бюджета проекта. В рамках подготовки проекта предполагается оценка эффективности внедрения сформированных предложений не только в натуральном (часы), но и в стоимостном измерении.  Управление человеческими ресурсами Управление человеческими ресурсами проекта включает в себя процессы по организации команды проекта и управления ей.  Управление рисками проекта Управление рисками проекта включает в себя процессы, относящиеся к планированию управления рисками, их идентификации и анализу, реагированию на риски, мониторингу и управления рисками проекта.  Иллюстрацией реализовавшихся рисков проекта является отставание от базового плана проекта. Необходимость описания системы рисков присущих проекту проявилась после реализации первых подготовительных этапов проекта.  Заключение (выводы). |