Определение объема документооборота организации
 Скачать 53.37 Kb.
|
|
К теме 2 Понятие и структура документооборота.  Задание 1.Тема работы Определение объема документооборота организации. Цель занятия Познакомиться с количественными характеристиками документооборота. Задания на урок Есть некоторое предприятие, предоставляющее на рынке определенный вид услуг. На текущий момент деятельность предприятия носит стабильный характер, в ближайшие годы планируется увеличение рынка потребителей на 40%. Продажа одной услуги сопровождается созданием трех документов – договор на предоставление услуги, акт приема сдачи работ, договор на сервисное обслуживание. В день совершается в среднем 5 сделок. Во время летнего периода количество заключаемых сделок увеличивается в три раза. Подсчитайте количество документов за год. Решение: 5 сделок в день, по 3 документа, следовательно, в день создается по 15 (5*3) документов. Решение: 5 сделок в день, по 3 документа, следовательно, в день создается по 15 документов. Июнь + июль + август = 92 дня Получается, 365*5 + 92*10=2 745. (за год) Задание 2Тема работы Разработка маршрута движения документа. Цель занятия Познакомиться с понятием маршрута документа. Задания на урок Ниже представлена табличная модель маршрута движения документа, которая описывает последовательность действий исполнителей при обработке договора. Основываясь на табличной модели, постройте графическую схему маршрута движения договора. (Пример маршрутов документов можно посмотреть здесь)
     Проверка (Юрист) Составление   Документ правильный?   Нет Да   Нет  Правка (Руководители)   Нет   Согласование (Бухгалтер)  Да  Утверждение (Ген.директор) Вопросы для контроля Что собой представляет документ? Материальный носитель с зафиксированный на нем в любой форме информацией в виде текста; Что такое электронный документ? Информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием компьютера; Чем занимается стандартизация и унификация? Стандартизация - деятельность по разработке правил и характеристик в целях обеспечения безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества, технической и информационной совместимости, взаимозаменяемости и качества продукции, обороноспособности и мобилизационной готовности страны. Унификация — выбор оптимального количества размеров и видов изделий, услуг и процессов, предназначенных для удовлетворения основных потребностей; Назовите основные нормативные документы в области документооборота. ФЗ №149, ФЗ №63, ФЗ № 125, ФЗ № 152 Перечислите свойства документов. Информативное и эксплуатационное(функционирование); Перечислите функции документов. Функции документа: 1. определения цели создания документа; 2. классификации документа; 3. изучения роли в социальной структуре и экономической системе. Функции делятся на: 1. Общие: информационная, социальная, коммуникативная, культурная функции; 2. Специальные: управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета; Что такое документооборот? Это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение; Назовите основные характеристики документооборота. Объем документооборота характеристики документопотоков (состав документов, их содержание); Маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов); Периодичность (стадии документооборота); Направленность движения. Как подсчитывается объем документооборота? Назовите основное правило подсчета документов в документообороте. При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375. Основное правило подсчета документов - однократность. Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Что такое документопоток? Это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Какие различают документопотоки по направлению? Горизонтальные потоки связывающие учреждения одного уровня управления; Вертикальные потоки, связывающие, учреждения различных уровней управления например, центральный офис фирмы и дочерние фирмы; Чем отличается процедура обработки входящего и исходящего документа? Входящий документ – поступивший в учреждение Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения; Что включает в себя внутренний документопоток? Cоставляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. |