Оптимизация бизнес-процессов. ККЗ_ОБП_. Оптимизация бизнеспроцессов
 Скачать 161.52 Kb.
|
|
Негосударственное образовательное частное учреждение высшего образования МОСКОВСКИЙ ФИНАНСОВО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ «Синергия» Контрольно-курсовое задание
ФИО, группа ДО- Задание к теме 1 – Управление бизнес-процессами Написать перечень проблем/вызовов функциональный структуры управления. Функциональная структура предполагает, что каждый орган управления специализирован на выполнении отдельных функций на всех уровнях управления. Выполнение указаний каждого функционального органа в пределах его компетенции обязательно для производственных подразделений. Решения по общим вопросам принимаются коллегиально. Функциональная специализация аппарата управления значительно повышает его эффективность, так как вместо универсальных менеджеров, которые должны разбираться во всех функциях, появляется штаб высококвалифицированных специалистов. Основные преимущества функциональной структуры: — высокая компетентность специалистов, отвечающих за осуществление конкретных функций; — освобождение линейных менеджеров от решения многих специальных вопросов и расширение их возможностей по оперативному управлению производством; — использование в работе консультаций опытных специалистов, уменьшение потребности в специалистах широкого профиля; — снижение риска ошибочных решений; — исключение дублирования в выполнении управленческих функций. К недостаткам функциональной структуры можно отнести: — трудности поддержания постоянных взаимосвязей между различными функциональными службами; — длительная процедура принятия решений; — отсутствие взаимопонимания и единства действий между функциональными службами; снижение ответственности исполнителей за работу в результате того, что каждый исполнитель получает указания от нескольких руководителей; — чрезмерная заинтересованность в реализации целей и задач своих подразделений; — снижение персональной ответственности за конечный результат; — сложность контроля за ходом процесса в целом и по отдельным проектам; — относительно застывшая организационная форма, с трудом реагирующая на изменения. ПРОБЛЕМЫ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ. Механизм управления на многих предприятиях был построен очень давно, в его основу были положены формальные структуры управления. Функциональное управление применяется достаточно широко, но при этом существует множество проблем. Первая из них состоит в том, что всевозможные функциональные структуры нередко могут иметь ограниченное представление о механизме управления и могут быть не заинтересованы в том, что непосредственно их не затрагивает (например, службы бухгалтерского учета интересуются производственными и финансовыми сведениями, но их абсолютно не интересуют причины, из-за которых получается та или иная ситуация). Иногда может сложиться мнение, что управленцы (менеджеры) не взаимодействуют между собой. Помимо этого, общей особенностью функциональных организаций может быть то, что конкуренция между их функциональными структурами как будто проходит с большей скоростью, чем с внешними конкурентами. Классическим образцом можно назвать постоянный конфликт между работниками отдела маркетинга и сбыта и работниками производства (характерны непрерывные разговоры о том, как один отдел мешает другому, постоянные доносы друг на друга). Если бы при этом хотя бы малая часть затраченного времени и сил была использована на поиск решений, улучшающих сложившуюся ситуацию на конкурентном рынке, то организация приобрела бы немалую пользу. Обмен сведениями в значительной степени также замедляется из-за того, что информация передается наверх руководителю функционального отдела для того, чтобы представить ее руководителю иного функционального отдела и потом там уже передать ее вниз по цепочке другим отделам, вместо того чтобы передать сведения сразу необходимому отделу. Данная ситуация может возникнуть по нескольким причинам, в основном из-за отсутствия доверительных отношений между функциональными отделами, а следовательно, из-за боязни подставить себя под удар или оказаться в западне. Вторая проблема с передачей сведений в функционально выстроенной окружающей среде заключается в том, что временами данная окружающая среда элементарно отсутствует. Работники организации могут беспокоиться о собственной работе, о своих функциях в данной организации, о функциях отдела и могут забыть об другой деятельности вокруг них, которая должна также вызывать активную заинтересованность. Именно поэтому множество организационных проблем вызвано природой межфункционального общения. Но данный функциональный подход в управлении организацией имеется и на существующих в данный момент предприятиях, потому что до недавнего времени существовало мнение, что замены ему нет. Задание к теме 2 – Определение бизнес-процесса Текстом кратко опишите бизнес-процесс в котором Вы участвуете. Постройте для него цикл непрерывного совершенствования в виде таблицы. Бизнес-процесс по подбору персонала. Подбор сотрудников — ключевое направление деятельности службы управления персоналом (отдела кадров), потому что формирование команды начинается с поиска и подбора нужных компании людей. Расскажем подробнее, как на нашем предприятии упорядочен процесс рекрутинга. Для того чтобы повысить качество управления человеческими ресурсами и эффективность работы внутреннего рекрутера, было разработано Положение «О поиске, подборе и найме персонала». Данный документ описывает бизнес-процесс рекрутинга: регламентирует всю цепочку действий рекрутера, устанавливает правила взаимодействия по вопросам найма между департаментом управления персоналом и другими подразделениями. Таблица 1 - Пример выполнения задания для процесса стратегического планирования
Задание к теме 3 – Карта бизнес-процессов Для выполнения задания использовать 13-ти-процессную референтную (эталонную) модель, представленную в Приложении 2 к видеоуроку по теме 3. Построить модель процессов верхнего уровня Вашей компании, заполнив Таблицу 2. Эталонная модель - представляет собой взгляд отдельных консалтинговых и коммерческих компаний на то, из каких процессов должна состоять организация. Эталонная модель является обобщением реального опыта ведения бизнеса в различных организациях по всему миру. Международная бенчмаркинговая палата Американского Центра производительности и качества (American Productivity & Quality Center, APQC) разработала перечень типовых бизнес-процессов предприятия в виде Структуры классификации процессов (Process Classification Framework). Эта Структура является представлением эталонной модели, которая может быть использована для любого производственного или сервисного предприятия. Структура не описывает логики выполнения процессов и их взаимосвязи. В Структуру классификации процессов вошло 13 процессов, что дало название эталонной модели как «13-процессная эталонная модель». Таблица 2 – Процессы верхнего уровня компании «…» (своё название)
Выбрать 3 процесса, которые нужно оптимизировать. Обосновать свой выбор. 1.Управленческий процесс. Бизнес планирование – расширение кадрового потенциала. Оптимизация по направлениям: Использование информационных технологий во всех сферах человеческой деятельности привело к тому, что каждый шаг человека оставляет цифровой след, позволяя получить детализированную информацию обо всех его действиях. Активное использование при отборе персонала социальных сетей приобретает все большую популярность. Это - один из самых достоверных источников информации о поведении человека, его интересах, и при правильном анализе данной информации можно прогнозировать дальнейшее поведение кандидата в организации и его отношение к будущей работе, а также поможет при составлении мотивационной системы. 2. Основной процесс. Создание новых услуг. Оптимизация процесса: - проработка и оценка возможности запуска новых услуг. - поиск сотрудников или поставщиков для предоставления новых услуг. 3. Основной процесс. Производительность. Возможность расти быстрее рынка , используя цифровые каналы. Оптимизация процесса. -RCA с учетом всех данных. Заметный рост в регионах с высоким потенциалом ,но с малой долей рынка. Решение на уровне территории для победы над конкурентами. Задание к теме 4 – Описание бизнес-процессов Опишите бизнес-процесс «набор персонала» в трёх формах: 1) текстовой Бизнес-процесс поиска, подбора и найма персонала на нашем предприятии состоит из девяти этапов (схема): Схема бизнес-процесса «Поиск, подбор и наем персонала» Этап 1. Подача заказчиком в департамент управления персоналом заявки на подбор кандидата. Процесс рекрутинга начинается с заполнения заказчиком (руководителем структурного подразделения) бланка заявки на подбор кандидата. Основными требованиями мы считаем: 1) опыт работы; 2) владение необходимыми навыкам; 3) знание иностранного языка (на некоторых позициях). В заявке отмечаются также предпочтения по полу и возрасту кандидата. Заполненную заявку визирует директор предприятия. Этап 2. Поиск/подбор персонала. Чтобы все сотрудники, принимающие участие в подборе персонала, однозначно понимали критерии отбора, рекрутер анализирует заявку и уточняет: название вакансии, в каком структурном подразделении она открыта; причину возникновения вакансии; кому подчиняется специалист на данной должности/количество подчиненных; функциональные обязанности; основные требования к кандидатам. Заказчик обязан четко обосновать указанные в заявке требования к соискателю: возрастные ограничения; обязательный уровень образования (специализация, квалификация, наличие специального обучения и пр.); необходимый опыт работы (направления деятельности, название должности, отдела, в рамках которых мог ранее работать специалист); узкоспециальные профессиональные навыки (уровень знаний ПК, владение иностранными языками, опыт вождения автотранспорта и т. д.). Эйчар обязан знать, какие профессиональные ЗУН на данной позиции необходимы, какие желательны, какими деловыми и личными качествами должен обладать работник. Это важно для того, чтобы правильно провести анализ работы (должности). Имея четкое представление о требованиях руководителя к будущему сотруднику, нюансах работы, особенностях микроклимата в коллективе структурного подразделения и корпоративной культуры предприятия в целом, рекрутер формирует профиль должности, в который включается следующая информация: возрастные ограничения (обоснованные); предпочтения по семейному положению и наличию детей, их возрасту (например, семейные люди не всегда соглашаются на частые командировки); требования к образованию; наличие вредных привычек (корпоративная культура компании их не приемлет); состояние здоровья; требования к опыту работы; необходимый уровень знаний, умений, навыков; личностные характеристики. После формирования профиля должности рекрутер разрабатывает и утверждает у своего непосредственного руководителя комплекс мероприятий по поиску/подбору кандидатов (пример см. в таблице 2), который включает: формирование профиля должности; выбор источников привлечения; написание рекламного объявления об открытии вакансии (для размещения в СМИ, интернете и пр.); подготовка вопросов для структурированного интервью (при закрытии узкоспециализированных вакансий, например, при подборе администратора компьютерной сети). Для подбора кандидатов на вакантные должности руководителей отделов и на некоторые другие позиции (аудитор, помощник руководителя и т. д.) проводится психологическое тестирование, с помощью которого подтверждается наличие наиболее важных для данной должности профессиональных и личностных качеств (свой набор тестов для каждой вакансии). Для тестирования кандидатов психолог департамента управления персоналом использует: методику многофакторного исследования личности Кеттела (Raymond B. Cattell); опросник Кейрси (Joh№ Keirsey); тест Г. Айзенка (Hans Eysenck, адаптация А. Шмелева); диагностику мотивации достижения А. Меграбяна (Albert Mehrabian), интерперсональный диагноз Т. Лири (Timothy Leary) и др. Этап 3. Первичный отбор персонала на заявленную вакансию. Благодаря налаженной работе в соответствии с планом привлечения персонала мы ежедневно получаем поток резюме кандидатов. Все они анализируются, информация о соискателях заносится в базу данных. Если кандидат соответствуют основным требованиям должности, рекрутер проводит с ним предварительное собеседование по телефону. По результатам телефонного интервью претендент на должность приглашается на встречу. Сначала он заполняет бланк «Анкета кандидата», затем рекрутер проводит интервью, по результатам которого делает вывод о соответствии кандидата требованиям должности. В случае положительной оценки соискатель допускается к следующему этапу процедуры подбора. Даты и время проведения всех собеседований (тестирований) рекрутер согласовывает с заказчиком и психологом (при необходимости — с начальником службы безопасности, руководителем или его первым заместителем). Этап 4. Психологическое тестирование (если предусмотрено). По результатам тестирования психолог департамента управления персоналом дает заключение, в котором отражается соответствие психологических особенностей кандидата требованиям вакантной должности, его сильные и слабые стороны, возможные трудности при адаптации на новом рабочем месте. Этап 5. Собеседование с линейным менеджером. Рекрутер передает заказчику следующие данные о кандидате: резюме; заполненный бланк «Анкета кандидата»; результаты психологического тестирования (если проводилось). Руководитель структурного подразделения обязан в течение трех рабочих дней с момента предоставления ему данных о кандидате назначить дату и время проведения собеседования, которое должно состояться в течение семи рабочих дней. После проведения собеседования заказчик обязан в течение двух рабочих дней представить рекрутеру выводы о профессиональном уровне кандидата, его соответствии заявленным требованиям. В случае положительной оценки человек переходит на следующий этап процедуры подбора. Во время проведения заказчиком интервью с потенциальным работником рекрутер уточняет требования к вакансии (отмечает, что более важно для заказчика: умение калькулировать себестоимость, внимательность, усидчивость и т. п.). Если у кандидата нет необходимых профессиональных знаний и навыков, рекрутер анализирует причины несоответствия, корректирует профиль должности и методы отбора. Этап 6. Проверка информации о кандидате службой безопасности (СБ) компании. Если линейный менеджер по результатам собеседования принимает положительное решение, рекрутер передает информацию о соискателе (копия бланка «Анкета кандидата») в службу безопасности компании. Специалист СБ в течение трех рабочих дней обязан провести проверку этих данных и предоставить заключение в департамент управления персоналом. При положительном отзыве кандидат допускается на следующий этап процедуры подбора. Этап 7. Проверка рекомендаций. Специалист департамента управления персоналом собирает (уточняет) рекомендации с предыдущих мест работы соискателя: занимаемая им должность, функциональные обязанности, профессиональный уровень, характеристика со стороны бывших коллег, причины увольнения и т. п. Этап 8. Принятие решения о приеме кандидата. На этом этапе рекрутер подает на рассмотрение директору предприятия пакет документов: бланк «Анкета кандидата»; резюме кандидата; результаты психологического тестирования (если проводилось); рекомендации с предыдущих мест работы кандидата; заключение СБ. Директор назначает дату и время собеседования с кандидатом (или принимает решение о его приеме на работу без собеседования). При положительном решении рекрутер направляет кандидата в отдел кадров для оформления документов. При выявлении несоответствия кандидата требованиям должности на любом этапе подбора рекрутер благодарит человека за отклик на объявление о вакансии и вежливо ему отказывает. Анкетные данные отклоненного кандидата заносятся в базу данных с пометками, которые впоследствии могут пригодиться при закрытии другой вакансии. Этап 9. Оформление на работу. Если соискатель соответствует всем требованиям должности, руководитель структурного подразделения согласовывает с ним дату фактического выхода на работу. В случаях, предусмотренных законодательством, будущий сотрудник предприятия проходит медосмотр. Для трудоустройства кандидат на вакантную должность должен предоставить в отдел кадров следующий пакет документов (данные по украинскому КЗоТу): оригинал трудовой книжки; паспорт; идентификационный налоговый номер; копию документа об образовании (с вкладышами); копию свидетельства об общеобязательном государственном социальном страховании (пенсионном страховании); копию военного билета (все страницы); копию свидетельства о браке; копию свидетельства о рождении детей до 18 лет; три фотографии (3х4); справку о прохождении медицинского осмотра (в случае необходимости); при наличии: копию первой страницы загранпаспорта, копию удостоверения водителя, копию пенсионного свидетельства, копию заключения МСЭК в случае инвалидности. На основании заявления о приеме на работу, завизированного руководителем структурного подразделения и директором предприятия, инспектор по кадрам оформляет нового сотрудника на работу и готовит соответствующий приказ. Он также обязан ознакомить нового сотрудника под роспись со следующими документами: приказом о приеме на работу; условиями работы; Коллективным договором; Правилами внутреннего трудового распорядка; должностной инструкцией; Положением о коммерческой тайне. Формализовав бизнес-процесс «Поиск и подбора персонала», мы получили следующие результаты: На 7% снизились потери рабочего времени специалистов департамента управления персоналом (теперь отпала необходимость в многократном консультировании руководителей структурных подразделений, где открываются вакансии). На 30% сократился средний срок закрытия вакансий. Зоны ответственности за каждый этап процесса поиска, побора и найма персонала четко распределены между заказчиком и рекрутером. Теперь если заказчик не подал (или несвоевременно подал) заявку, вовремя не отреагировал на предоставленную информацию о кандидатах — конфликтных ситуаций не возникает. Бизнес-процесс подбора кадров стал «прозрачным», что позволяет своевременно выявлять и устранять сбои. 2) табличной
3) графической  Задание к теме 5 – Анализ бизнес-процессов Используя MS Visio, изобразить схему анализа бизнес-процесса Вашей компании, где нужно будет разместить контрольные точки процесса (например, для процесса продаж контрольные точки справа на лево такие: оплата, счёт, договор, коммерческое предложение, звонок, рассылка) Затем предложить для процесса не менее 10 показателей и не менее 10 аналитических разрезов. Наверху дать название процесса. Пример изображения анализа бизнес-процесса представлен в таблице 4. В данную рабочую тетрадь вставить скриншоты выполненного задания.
Сквозная цепочка с контрольными точками: 1.Количество оплат. Объем поступлений (денежных средств). 2.Количество счетов. Планируемый объем поступлений. 3.Количество договоров. Объем продаж(100%). 4.Количество коммерческих предложений .Планируемый объем продаж (70%) 5.Количество визитов. Планируемый объем продаж (90%) 6.Количество целевых клиентов.100% получение персональных согласий на обработку данных (онлайн рассылка). Задание к теме 6 – Расчёт стоимости бизнес-процессов Используя функционально-стоимостной анализ, в таблице Excel указать перечень функций процесса подбора, отбора и найма сотрудника в Вашей компании. Таблица 5 – Функционально-стоимостной анализ процесса подбора, отбора и найма сотрудника (выполняется в Excel)
Предложить, каким образом можно сократить итоговую стоимость данного процесса на 50%. Табличные цифры приблизительные (произвольные), так как нет доступа к HR данным. Рассмотрим пример сокращения итоговой стоимости данного процесса на 50%. Ответ: 1.Предложения по сокращению данного процесса на 50 % это трудоустроить 2 –х сотрудников – предложение на работу оставить и итоговая стоимость таким образом будет 50% стоимости затрат на каждого трудоустроенного сотрудника. (15750+50):2 = 7900 рублей (50.2%)затраты на трудоустройство одного сотрудника. 2. Предложения по оптимизации цену стоимости ресурса снизить на 10% итоговая стоимость бизнес процесса = 800+4000+2000 + 1500+ 200+50=8550 рублей(54%) Задание к теме 7 – Оптимизация бизнес-процессов Оптимизировать процесс посещения Останкинской телебашни в MS Power point. Примерная схема дана на рисунке 1. Приложить скриншоты из программы MS Power point. Рисунок 1 - Процесс посещения Останкинской телебашни
2)Решите проблему: что предложить клиенту, приехавшему на Останкинскую башню, если ничего не видно из-за плохой погоды? Ответ : 1.Запланировать посещение в хорошую погоду (по прогнозу погоды), а в данный день спланировать другую интересную экскурсию – Океонариум, музеи в районе Останкино. 2.Перенести посещение смотровой площадки на дату с благоприятной погодой(по прогнозу погоды). 3.По согласию посетителя , предложить альтернативу насладиться другими услугами телебашни( получить удовольствие от посещения кафе , ресторана и их услуг).Посетить другие достопримечательности останкино. Задание к теме 8 – Процессный офис Составить план оптимизации бизнес-процессов для своей организации. Указать мероприятия, ответственных, сроки. Детально расписать процессы, которые Вы выбрали для оптимизации и написать показатели, которые Вы хотите достичь на горизонте в 1 год с точки зрения оптимизации бизнес-процессов. Указать мероприятия, ответственных, сроки. Детально расписать процессы, которые Вы выбрали для оптимизации и написать показатели, которые Вы хотите достичь на горизонте в 1 год с точки зрения оптимизации бизнес-процессов. Сформировать перечень проблем Вашей организации в привязке к карте бизнес-процессов. Ответ : Анализировать только основные процессы и процессы развития! Ответ: План внедрения – оптимизации бизнес-процессов компании. 1.Приказ Генерального директора Российского подразделения об оптимизации Бизнес Процессов. 2.Обучение топ-менеджеров. Мотивация топ менеджеров на результат . 3.Построение карты процессов (Проблемы). 1.Бизнес –процесс – основной – Продажи.Суммарный рост всех SKU .Повышения продаж , c результативностью на 5% за (срок -1 год). Принятие решений по проекту Обучение персонала Совершенствование процессов Разработка нормативной документации по управлению Описание процессов Внедрение системы процессного управления
1.Бизнес –процесс – основной – Продажи.Суммарный рост всех SKU .Повышения продаж , c результативностью на 5% за (срок -1 год). Банк идей:
В обоих процессах необходимо учитывать методику расчета стоимости процессов из расчетов по ценовым параметрам стоимости единицы работы на количество сотрудников с учетом всех выполненных функций (суммарно). Задание к теме 9 – Система внутреннего контроля Выбрать какой-либо бизнес-процесс (закупки, продажи и т.д.) и в виде таблицы 6 кратко описать его функции, зафиксировать операционные риски, оценить от 1 до 3 убыток и частоту рисков. Далее выбрать 5 максимальных рисков и для них разработать 5 контрольных процедур, затем предложить 5 свидетельств контроля, которые необходимо будет сделать в рамках данного бизнес-процесса. Выбрать какой-либо бизнес-процесс (закупки, продажи и т.д.) и в виде таблицы 6 кратко описать его функции, зафиксировать операционные риски, оценить от 1 до 3 убыток и частоту рисков. Далее выбрать 5 максимальных рисков и для них разработать 5 контрольных процедур, затем предложить 5 свидетельств контроля, которые необходимо будет сделать в рамках данного бизнес-процесса. Таблица 6 – Анализ операционных рисков для выбранного бизнес-процесса
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||