Главная страница
Навигация по странице:

  • «ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ» Курсовая работа

  • курсовая. Титульный лист Курсовой работы. Организация документооборота учреждения и основные направления его совершенствования


    Скачать 57.8 Kb.
    НазваниеОрганизация документооборота учреждения и основные направления его совершенствования
    Анкоркурсовая
    Дата11.05.2023
    Размер57.8 Kb.
    Формат файлаdocx
    Имя файлаТитульный лист Курсовой работы.docx
    ТипКурсовая
    #1121290

    Частное профессиональное образовательное учреждение

    «ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»


    Курсовая работа


    по

    Документационное обеспечение управления




    дисциплине/междисциплинарному курсу


    Тема:

    Организация документооборота учреждения и основные направления его совершенствования.




    тема работы



    Выполнил(а) студент(ка)




    курса, группы













    Место для ввода текста.




    фамилия имя отчество







    Руководитель работы







    ученая степень, звание, фамилия и инициалы руководителя
    курсовой работы от Колледжа




    Рецензия

















































    актуальность, цели, достоинства и недостатки курсовой работы, оценка в баллах
















    Проверил













    Оценка. Подпись руководителя работы







    «____» ____________ 20 ___ г.


    Пермь 2023
    СОДЕРЖАНИЕ
    1. Введение.............................................................................................. 3

    2. Организация документооборота…………………………………....... 5

    2.1. Понятие документооборота………………………………………5

       2.2. Регистрация документооборота..……………………................... 7

    3. Методы совершенствования документооборота…………………….21

    3.1 Проблема совершенствования документооборот………………21

    3.2 Анализ документооборота и методы его совершенствование…25

    4. Заключение........................................................................................ 22

    5. Список используемой литературы....................................................23

     

    ВВЕДЕНИЕ

    Управление предприятием неизбежно требует создания многих

    видов документов. Именно документы, т.е. зафиксированная на

    материальном носителе информация, имеет юридическую силу. Тема

    организации работы с документами в современных условиях имеет

    сейчас большую актуальность, так как

    от правильного выбора технологии работы зависит успех предприятия

    . Организация работы с документами предполагает организацию

    документооборота учреждения, хранение документов и их

    использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот

    учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур,

    обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их

    создания или поступления и до завершения исполнения или отправки.

    В целях рациональной организации документооборота все документы

    распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и

    нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние

    документы; документы, направляемые в и поступающие из

    вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или

    поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под

    документопотоком понимается совокупность документов,

    выполняющих определенное целевое

    назначение в процессе документооборота.

    В современных условиях для повышения эффективности управления

    необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое

    управленческое решение всегда базируется на информации, на

    служебном документе. Организация работы с документами влияет на

    качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда

    управленческих работников. От того, насколько профессионально

    ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в

    целом.

    4

    1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

    2.1. Понятие документооборота

    Документооборот - это движение документов с момента их

    получения или создания до завершения исполнения, отправки или

    сдачи в дело. Организация документооборота — это правила, в

    соответствии с которыми происходит движение документов в

    учреждении. В делопроизводстве документооборот

    рассматривается как функция коммуникации, реализация которой

    должна соотноситься, субординироваться с общими целями

    делопроизводства - информационным обеспечением деятельности

    аппарата управления, его документирования, хранения и

    использования ранее созданной информации.

    Документы, поступающие на предприятие проходят:

    - первичную обработку;

    - предварительное рассмотрение;

    - регистрацию;

    - рассмотрение руководством.

    После этого входящие документы передаются конкретным

    исполнителям.

    Служба документационного обеспечения управления (ДОУ),

    которая может быть представлена на предприятии как

    самостоятельным структурным подразделением (канцелярия,

    общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником

    (секретарь - референт) должна принимать к обработке только

    правильно оформленные документы, имеющие юридическую

    силу и присланные в полном комплекте (при наличии

    приложений).

    Конверты от поступающих документов уничтожаются за

    исключением тех случаев, когда только по конверту можно

    5

    определить адрес отправителя, время отправки и дату получения

    документов. Не вскрываются и передаются по назначению

    документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организа

    ций.

    Обработка и передача документов исполнителям должна

    осуществляться в день их поступления в службу ДОУ. Если

    документ должен исполняться несколькими подразделениями или

    должностными лицами, его размножают в нужном количестве экз

    емпляров. Документы, подлежащие отправке в другую

    организацию,сортируют, упаковывают, оформляют их как почтов

    ое отправление и сдают в отделение связи.

    Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность

    оформления документов, наличие всех приложений, соответствие

    количества экземпляров количеству адресатов и т.д.

    Неправильно оформленные документы подлежат возврату

    исполнителю на доработку.Исходящие документы должны

    обрабатываться и отправляться в день регистрации.

    Внутренние документы предприятия передаются исполнителям

    под расписку в регистрационной форме.

    2.2. Регистрация документов

    Регистрация документов - фиксация факта создания или

    поступления документа путем проставления на нем индекса с

    последующей записью необходимых сведений о документе в

    регистрационных формах.

    Регистрации подлежат все документы, требующие учета,

    исполнения и дальнейшего использования в справочных целях,

    (организационно- распорядительные, плановые, отчетные,

    учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.).

    Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

    6

    Однако не все документы предприятия регистрирует служба

    ДОУ. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата

    поступления. Поступающие документы регистрируются в день

    поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или

    утверждения.

    При передаче зарегистрированного документа из одного

    подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.

    В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов

    регистрируемых массивов документов, используют

    регистрационные журналы или регистрационно-контрольные

    карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом

    количестве регистрируемых документов, так как поиск

    информации по журналу довольно продолжителен по времени.

    Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за

    исполнением документов, необходимо вторично регистрировать

    поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

    Установлен следующий обязательный состав реквизитов для

    регистрации документов:

    - автор (корреспондент);

    - название документа;

    - дата документа;

    - индекс документа;

    - дата поступления документа (для входящих документов);

    - индекс поступления документа (для входящих документов);

    - заголовок документа или его краткое содержание;

    - резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

    - срок исполнения;

    - отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по

    существу, дата фактического исполнения и индекс документа -

    ответа);

    7

    - номер дела.

    Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах

    определяется самим предприятием.

    2.3. Контроль исполнения документов

    Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных

    документов. Контроль исполнения включает:

    - постановку документа на контроль;

    - проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

    - предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

    - учет и обобщение результатов контроля исполнения документов,

    информирование руководителя.

    Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания

    (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.

    Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами

    высших органов государственной власти и управления, а также

    центральных функциональных и отраслевых органов управления.

    Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в

    резолюции руководителя.

    Документ считается исполненным и снимается с контроля после

    исполнения заданий, поручений, вопросов, сообщения результатов

    заинтересованным организациям и лицам или другого

    документированного подтверждения исполнения. Результаты

    исполнения отмечаются в письменном ответе или на самом документе.

    Службой контроля осуществляются следующие операции:

    формирование картотеки контролируемых документов; направление ка

    рточки контролируе-мого документа (пункта задания) в подразделение

    - исполнитель; выяснение в структурном подразделении фамилии,

    имени, отчества и телефона исполнителя. Напоминание подразделению

    - исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и

    8

    результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения в

    карточке контролируемого документа; регулярное информирование

    руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о

    ходе и результатах исполнения документов на

    оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.

    2.4. Систематизация документов

    Для обеспечения правильного формирования и учета дел на

    предприятии должна составляться номенклатура дел.

    Номенклатура дел - это систематизированный перечень

    заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в

    установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все

    документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме

    технической документации и печатных изданий. При составлении

    номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать

    требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной

    системе документационного обеспечения управления.

    Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года,

    перепечатывается, рассматривается и утверждается

    руководителем предприятия, вводится в действие с 1 января

    следующего календарного года. Ведомственный архив

    госпредприятия осуществляет контроль за составлением и

    использованием номенклатуры дел, за формированием и

    оформлением дел, в учрежденном им предприятии.

    При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

    - заголовок должен полностью соответствовать смысловому

    содержанию документов, группируемых в данном деле;

    - заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

    - заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы»,

    «Справочные материалы» и т.д. не допускаются.

    9

    Состав заголовка дела образует следующие элементы:

    - название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности

    документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);

    - название предприятия или его структурного подразделения;

    - адресат или корреспондент документа;

    - краткое содержание документов дела;

    - название территории (местности), с которой связано содержание

    документов дела;

    - даты (период), к которым относятся документы дела;

    - указание на копийность документов дела.

    В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному

    вопросу, не связанные последовательностью делопроизводствен-

    ных операций, в качестве вида дела употребляется термин

    «документы», а в конце заголовка в скобках указываются

    основные разновидности документов, которые должны быть

    сгруппированы в деле. Номенклатура дел предприятия должна

    составляться в последнем квартале предшествующего года на

    новый календарный год.

    Нормативное регулирование электронного документооборота и

    управления документацией.Функциональные требования к систем

    ам электронного документооборота (СЭД), при правильном их

    использовании, являются мощным рычагом государственного

    управления в области информационно-коммуникационных

    технологий. В России документа, регламентирующего СЭД, пока

    нет.Управление информационными потоками или

    документопотокамиорганизации основано на понятии документоо

    борота. Следует отметить, что в этом определении упор делается

    на словах движение документов, то есть их пути из одного

    подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом

    порядок движения документа предопределен принятым

    10

    управленческим процессом в данной организации. Если же в

    организации четко проведено разделение функций между

    структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть

    документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь

    будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в

    учреждении порядка распределения обязанностей и

    делегирования полномочий сотрудникам зависит движение

    документа при согласовании и подписании.

    Говоря о порядке движения документов, можно выделить

    несколько этапов документооборота:

    - прием и первичная (экспедиционная) обработка поступающих в

    организацию документов;

    - предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

    - регистрация документов;

    - организация движения документов внутри организации

    (информационно справочная работа, доведение документов до ис

    полнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение

    согласования и подписания проектов документов);

    - обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых

    документов.

    Эффективность управленческой деятельности зависит от того, как

    организована работа с документами: насколько быстро и

    качественно обрабатываются и передаются документы, как

    контролируется их исполнение, как обеспечивают сохранность

    необходимых для последующей деятельности предприятия

    документов и уничтожают документы, выполнившие свои

    функции.

    Организация работы с документами - организация

    документооборота, хранения и использования документов в

    текущей деятельности предприятия.На формирование технологий

    11

    работы с документами в конкретных организациях влияет

    множество факторов, таких, как направление деятельности,

    организационная структура, территориальное

    размещение, объем документооборота и т.д.

    Использование компьютерных технологий в офисной деятельности

    привело к тому, что практически всегда документы создаются

    вначале в электронном виде.Электронный документ - документ, в

    котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

    «Электронный документ - это форма преставления документа в

    виде множества взаимосвязанных реализаций в электронной среде

    и соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифровой

    среде». Здесь под реализацией

    электронного документа подразумевают отдельный элемент множе

    ства, представляющего электронный документ, который

    существует или может существовать в электронной или цифровой

    среде.

    Электронный документооборот - движение документов в

    организации с момента их создания или получения до завершения

    исполнения или отправления в электронно-цифровой форме. При

    этом работа с документами возможна в двух вариантах. При

    первом варианте проект документа создают в электронном виде,

    затем его распечатывают на принтере, и дальнейший его

    жизненный цикл проходит в бумажном виде. Второй вариант -

    прохождение всего жизненного цикла исключительно в

    электронном виде.

    Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный

    рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров

    позволили успешно использовать персональный компьютер в

    делопроизводстве. Автоматизация документационного

    обеспечения управления позволяет:

    12

    - в области подготовки и оформления документов - унифицировать

    формы документов;

    - повысить качество и оперативность подготовки документов;

    - в области организации документооборота и исполнения

    документов - исключить дублирование работы при вводе

    информации о документе и тем самым упростить регистрацию;

    - унифицировать маршруты движения документов, ускорить

    прохождение документов;

    - повысить оперативность и качество работы исполнителей с

    документами;

    - уменьшить вероятность потери документа при перемещении его в

    организации;

    - получать достоверную и актуальную информацию о создаваемых

    и полученных на исполнение -документах структурными

    подразделениями и отдельными работниками;

    - в области организации контроля исполнения документов;

    - оперативно получать информацию о состоянии исполнения и

    местонахождении любого документа и проекта документа;

    - контролировать исполнение документов отдельными

    работниками, структурными подразделениями и организацией в це

    лом;

    - в области организации хранения документов и информационно-

    справочной работы;

    - создать централизованное хранилище документов в электронном

    виде, организовать различный доступ сотрудников к

    информационному массиву в соответствии с их трудовыми функци

    ями;

    - обеспечить оперативный поиск отдельных документов, а также

    делать подборки документов по тематическому или иному

    13

    признаку.

    2.5. Формирование дел

    При формировании документов в дела используются следующие

    признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по

    номинальному признаку служит название их разновидности. Например:

    приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д. При формировании

    документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут

    их содержание. Для группировки переписки используется

    корреспондентский признак. В дело должны помещаться документы,

    которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

    При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

    документы постоянного и временного сроков хранения необходимо

    группировать в дела раздельно; подлинники отделять от копий; годовые

    планы и отчеты - от квартальных и месячных, утвержденные штатные

    расписания предприятия - от проектов; включать в дело по одному

    экземпляру каждого документа. Каждый документ, помещенный в дело,

    должен быть оформлен в соответствии с требованиями

    государственных стандартов и других нормативных актов. В дело

    группируются документы одного календарного года, кроме

    переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся при

    окончании календарного года). Дело должно содержать не более 250

    листов, при толщине не более 4-х сантиметров. Документы,

    помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс,

    заверительную надпись, отметку «В дело». Документы в деле должны

    располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной

    документ и относящиеся к нему приложения, а затем в

    хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере

    решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные

    документы, разрозненные экземпляры документов, документы,

    14

    подлежащие возврату, дублирующие документы. Сложились

    определенные правила группировки документов в дела по видам и

    хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные

    распорядительными документами, являются приложениями к ним и

    группируются вместе с указанными документами. Утвержденные

    предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки

    группируются отдельно от их проектов. Переписка группируется за

    календарный год и систематизируется в хронологической

    последовательности: документ-ответ помещается за документом-

    запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие

    документы, отражающие основное содержание деятельности

    предприятия, группируются в одном деле при условии, что они

    касаются одного и того же вопроса.

    3. МЕТОДЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

    3.1. Проблема совершенствования документооборот

    Объем документации, создаваемой в учреждениях, как всего мира,

    так и нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все более

    ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом

    увеличение объемов управленческой документации происходит

    пропорционально изменению роста объемов производства продукции и

    производительности труда. Это первая закономерность

    документообразования.

    15

    Главными объективными причинами увеличения объемов

    документов являются влияние научно-технического прогресса, развитие

    экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой

    продукции, освоение новых районов, строительство новых объектов,

    усложнение процессов управления. При этом объемы создаваемых

    документов увеличиваются с ростом количества документируемых

    действий и количества адресатов, которым эти действия направлены.

    Таким образом, возрастание или сокращение объемов документов

    значительным образом связано с процессами документирования.

    К субъективным причинам относят:

    - незнание или несоблюдение работниками управленческих структур

    законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические

    требования к оформлению документов. В результате возникает

    недоверие к документам и их перепроверка, т.е. создание новых

    документов;

    - неквалифицированное документирование распорядительной

    деятельности. Например, приказ, содержащий неясные задания,

    нереальные сроки исполнения, противоречащий изданным ранее

    приказам, обязательно вызовет поток писем или докладных записок

    управляемых организаций (структурных подразделений)

    разъяснительного характера;

    - отсутствие прав у подведомственных или подчиненных

    организаций в решении стоящих перед ними задач вынуждает

    постоянно обращаться в вышестоящие учреждения за разъяснениями

    или разрешениями спорных вопросов;

    - некомпетентность управленческого персонала в решении

    производственных, экономических, управленческих задач приводит к

    выбору нецелесообразных вариантов их решений, что отражается на

    документировании самих этих действий, а затем исправлении принятого

    решения и т.д.;

    16

    - отсутствие в управленческом аппарате регламентации

    документообразования приводит к использованию значительного

    количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных

    для документирования идентичных функций и содержащих

    аналогичную информацию, но отличающихся по форме представления

    информации или по составу показателей;

    - широкое распространение копировальной техники и ее

    бесконтрольное использование в учреждениях приводит к созданию

    огромного количества копий документов, которые используются в

    незначительной мере;

    Таким образом, в числе субъективных причин, влияющих на

    увеличение документооборота, мы видим как связанные с отдельной

    личностью (деятельность руководителя, специалиста), так и с

    нарушениями требований законодательства, с организацией

    документирования.

    Подводя итог вышесказанному, можно сделать вывод, что

    документооборот, или движение, происхождение документа между его

    составителями и потребителями - неотъемлемая часть

    документационного обеспечение любой системы управления от отрасли

    до отдельного учреждения.

    3.2. Анализ документооборота и методы его совершенствование

    Документооборот предприятия или учреждения, как известно, не

    должен быть стихийным или произвольным. Для его правильной

    организации требуется тщательный анализ как документальной, так и

    управленческой деятельности предприятия, т. к. рационализация ведет к

    сокращению инстанций, через которые проходит документ при

    согласовании и подписании, к прямоточности движения документов,

    исключению повторных инстанций и возвратности.

    Анализ документооборота предполагает тщательное изучение

    организационной стороны управления: положения об организации,

    17

    регламента, штатного расписания, должностных инструкций

    работников и руководителей. Это позволит определить тип

    делопроизводства, проанализировать распределение обязанностей

    между руководителями, четко очертить их права и компетенцию,

    изучить взаимосвязь разных уровней управления и производства.

    Структурная организация предприятия определяет тип его

    делопроизводства: централизованное или смешанное. Предприятия со

    сложной структурой управления прибегают к смешанному типу

    делопроизводства, когда часть документов создается, регистрируется и

    хранится в подразделениях, а другая часть подлежит централизованной

    обработке.

    Следующий этап исследования - изучение качественного состава

    документопотока. При этом учитываются все виды документов,

    существующие в организации. В качестве объекта исследования можно

    рассматривать как отдельные виды документов, так и группы

    документов. Но основополагающим объектом исследования и

    совершенствования в процессе управления документацией считается

    документопоток, управляющими параметрами которого являются:

    содержание или функциональная принадлежность; структура потока;

    направление потока и его объем.

    Входящие документы чаще всего классифицируется по

    корреспондентам - авторам полученных документов: от вышестоящих,

    подведомственных и неподведомственных организаций или частных

    лиц. Такой анализ позволяет определить пути рационализации

    документооборота входящих документов и существенно сократить

    промежуточные этапы их обработки. Эти сведения используются для

    создания базы данных о постоянных корреспондентах.

    На основании анализа делается вывод о рациональности движения

    документов, степени загруженности должностных лиц и структурных

    18

    подразделений, разрабатываются альтернативные варианты движения

    документов. Все это позволяет ускорить процесс обработки документов.

    На данный момент среди способов, направленных на

    совершенствование документооборота, выделяются две группы:

    совершенствование технологии документооборота и сокращение

    объема документооборота. К первой группе относят все

    процедуры прохождения документов в учреждении: создание

    моделей учрежденческого документооборота, составление

    маршрутных карт технологического процесса, разработка

    рациональных схем документооборота, составление оперограмм и

    документограмм, схем движения документов и др.

    К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать

    технологию документооборота, относят оптимизацию процедур

    подготовки и оформления документации, упорядочения

    документационной нагрузки во времени с целью более

    равномерного ее распределения.

    Применяемые однотипные формы заменяются единой. Например,

    после унификации организационно-распорядительной

    документации количество применяемых форм сократилось в 4

    раза. Состав унифицированных форм закрепляется в табеле

    документов, который утверждается руководителем и имеет

    нормативный характер. Таким образом, унификация позволяет

    упорядочить образование документов и тем самым сократить

    объем документооборота. Одним из методов сокращения

    неоправданных документопотоков является повышение качества

    самих принимаемых решений. Большой поток документов

    возникает при издании некачественных документов, особенно

    нормативных актов, вызывающих массу запросов и разъяснений.

    Если в решении какое-либо задание (поручение) не подкрепляется

    организационным и ресурсным обеспечением, вновь порождается

    19

    переписка с просьбами о корректировке материально-

    технического снабжения, перенесении сроков исполнения и т.п.

    Текст документа, отражающий управленческое действие,

    поручение, решение, должен содержать только необходимую

    информацию, четко излагать суть рассматриваемого вопроса,

    определять реальные и обоснованные сроки исполнения. С этой

    целью при подготовке документов необходимо максимально

    широко использовать унифицированные формы, текст которых

    содержит оптимальную структуру и конкретные формулировки.

    Повышение качества подготовки и оформления документов.

    Одним из путей совершенствования документооборота является

    применение всеми государственными органами и организациями

    единых требований, предъявляемых к подготовке и оформлению

    документов и их составных информационных элементов -

    реквизитов. С целью экономии времени на подготовку документов

    и организацию работы с ними рекомендуется сокращать текст за

    счет уменьшения традиционных различного рода вводных частей

    и преамбул, исключения из служебной переписки

    немотивированных персональных обращений и выражений

    благодарности и т.п. Использование современных информацион-

    ных технологий для подготовки, передачи и

    обработки информации.

    Одним из путей совершенствования документооборота является

    применение системного электронного документооборота, в

    первую очередь использование электронной почты. Переход на

    электронную почту значительно улучшает возможности

    взаимодействия различных государственных органов и

    организаций, позволяет оперативно получать информацию,

    принимать решения и организовывать их исполнение.

    Использование электронных технологий обеспечивает замену

    20

    бумажного документа машинным носителем информации, что

    позволяет формировать локальные базы и банки данных, сокращая

    тем самым количество обращающейся бумажной документации.

    Совершенствование технологии документооборота. Основным

    методом совершенствования технологии документооборота

    является метод моделирования. Этот метод позволяет на первом

    этапе моделировать организационную деятельность учреждения,

    дифференцируя в пределах одной иерархической системы уровни

    принятия решений, органы и звенья управления, наделенные этим

    правом. На втором этапе - функциональную деятельность

    учреждения, что позволит выявить круг типовых вопросов,

    решаемых в деятельности учреждения, и отсечь документопотоки,

    не входящие в компетенцию данного органа или должностного

    лица. На третьем этапе построение информационной модели

    документооборота дает возможность определить потоки

    документов, используемых и создаваемых в процессе принятия и

    контроля исполнения типовых решений, определить наиболее

    рациональные маршруты их движения и установить оптимальные

    сроки документооборота.

    21

    ЗАКЛЮЧЕНИЕ

    Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок

    (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных

    производственных целей предприятия.Неважно на каком уровне ведется

    делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным

    обменом электронными документами - в любом случае документирование и

    работа с документами осуществляется по установленным правилам.

    Одна из главных целей регистрации - создание банка данных о документах

    учреждения. Владение всей совокупностью информационно-

    документационных ресурсов - важнейшая задача службы делопроизводства.

    И прежде всего для выполнения именно этой задачи записываются в

    регистрационные формы все данные о документах.Информационно-

    справочную работу, как и саму систему регистрации, можно вести как в

    традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в

    автоматизированном режиме. Справочная картотека состоит из

    регистрационных карточек. Отдельно ведется картотека на обращения

    граждан (предложения, заявления, жалобы). Количество картотек не

    ограничено. Их можно построить по любому, внесенному в регистрационную

    карточку показателю.

    В целом, до внедрения компьютерных технологий в сферу управления,

    информационно-справочная работа по документам организации была слабым

    участком работы делопроизводственных служб.Возможности

    информационно-справочного обслуживания значительно расширены с

    введением автоматизированной системы регистрации.Современные системы

    управления базами данных позволяют наводить справки по любой

    комбинации данных, включенных в регистрационную карточку

    документа.При выдаче информации по конкретному документу на экран

    выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма.

    При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и

    распечатываются в табличной форме.Существенно расширяют возможности

    поиска полнотекстовые базы данных по документам учреждения. Эта форма

    работы с электронными копиями документов в последнее время получает все

    большее распространение. В этом случае к регистрационной карточке на

    документ автоматически прикрепляется файл с текстом самого документа

    (входящий - полученный по электронной почте, факсу либо введенный путем

    сканирования и последующего распознавания бумажного документа,

    исходящий или внутренний - подготовленный с помощью текстового

    редактора, электронной таблицы и т.п.).

    Такие полнотекстовые системы позволяют осуществлять поиск не только по

    реквизитам, внесенным в карточку на документ, но и по содержанию

    22

    документа, т.е. искать документы, в тексте которых имеются те или иные

    слова или словосочетания.Компьютерные технологии позволили во много

    раз уменьшить время поиска необходимой информации по документам и

    самих документов, что заметно повлияло на качество принимаемых

    управленческих решений и текст создаваемых документов.

    СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

    1. Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учеб.-практ.

    пособие для вузов/ В.И. Андреева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.:

    КНОРУС, 2014. – 613с.;

    2. Анодина, Н.Н. Документооборот в организации / Н.Н. Анодина. – М.:

    Омега-Л, 2016. – 172 с.;

    3. Басаков, М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение

    управления): учебник для ссузов / М.И. Басаков. – 10-е изд. – Ростов-на-

    Дону : Феникс, 2012. – 301с.;

    4. Березина, Н.М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина. – М.:

    Питер, 2014. – 256 с.;

    5. Вялова, Л.М. Организация движения документов / Л.М. Вялова //

    Секретарское дело. – 2015. – No2. – 162с.;

    6. Галахов, В.В. Делопроизводство / В.В. Галахов. – М.: Омега-Л, 2016. –

    480 с.;

    7. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве:

    экспертиза ценности документов/ Е.В. Алексеева, П.П. Афанасьева //

    Секретарское дело. - 2007. - No6. – С 79-83.

    8. Барановский В.П. Документационное обеспечение деятельности

    организации. - М.: Экмос, 2000.

    9. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение

    управления: Учебное пособие/ М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. - 2 изд. -

    М.: ИНФРА-М. - 2006. - 339с.

    10. Кузнецова Т.В. Делопроизводство/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л.

    Райхцаум // Справ. Пособие. - 4-е издание, доп. - Омск: Фирма «ЛЕО». -

    2005. - 51с.

    23

    11. Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство/ Т.В. Кузнецова, М.Т.

    Лихачев, А.Л. Райхцаум; составитель М.Т. Лихачев // Справ. Пособие. -

    М.: Экономика. - 2007. - 271с.

    12. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология

    работы. Более документов- 3-е изд., перераб. И доп./ В.В. Галахов, И.К.

    Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева.- Москва : Проспект,

    2011. - 480 с.


    написать администратору сайта