курсовой 3. Особенности кадрового делопроизводства при приеме на работу
 Скачать 53.52 Kb.
|
|
Министерство науки и высшего образования РФ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Восточно-Сибирский государственный университет технологий и управления» Межотраслевой региональный институт подготовки кадров Кафедра «Трудовое право и правовое регулирование управления персоналом» КУРСОВАЯ РАБОТА по дисциплине: Кадровое делопроизводство на тему: Особенности кадрового делопроизводства при приеме на работу Выполнил: студент группы ОЗУ-591 Артемьева О.О Проверил: Доцент к/н Трудовое право и правовое регулирование управления персоналом Кидаева Э.Б Содержание Введение………………………………………………………………………..3 Глава 1. Ведение кадровой документации …………...……………………...5 Правовые основы кадрового делопроизводства ..………...........……....5 Функции кадрового делопроизводства цели и задачи………………….8 1.3. Основные документы, регулирующие трудовые отношения между работником и работодателем………………………………….............................…10 1.4. Правила оформления кадровых документов …..………………………12 1.5. Виды документов и основные направления кадрового делопроизводства.......................................................................................................16 Глава 2. Характеристика муниципального унитарного предприятия Управление трамвая г. Улан-Удэ.............................................................. ...……....18 2.1. Кадровое делопроизводство на предприятии и документационное оформление работников при приеме на работу .....................................................19 2.2. Кто ведет кадровое делопроизводство в организации ..........................27 Заключение………………………………………………………...………….29 Список использованных источников……………………………………......30 Введение Кадровое делопроизводство - это совокупность процедур по составлению, оформлению, обработке, хранению и поиску кадровых документов. Кадровое делопроизводство определяется как деятельность, которая охватывает вопрос документирования и организации работы с документами относительно личного состава предприятия (или системы) по вопросам принятия, перевода, освобождения, учета работников и тому подобное. Кадровые документы, являясь неотъемлемой частью практической деятельности организации, фиксируют сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д., так как закрепляют трудовые отношения работников и работодателя, подтверждают трудовой стаж граждан, являются доказательством при разрешении индивидуальных трудовых споров. Отдел кадров традиционно представляет собой самостоятельное структурное подразделение предприятия, подчиненное либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. Выстроить стабильно функционирующую систему работы с кадровой документацией – вот основная цель организации и ведения кадрового делопроизводства. Главный ресурс любой компании – это ее персонал, люди, которые создают продукты, оказывают услуги, обеспечивают эффективную работу всей организации, ее конкурентоспособность, устойчивость и как итог – финансовый результат. Отношения предприятия и его работников регулируются трудовым законодательством и должны быть за документированы в строгом соответствии с действующими правилами и нормативами. Это упорядочивает и систематизирует трудовые отношения, дает определенные гарантии как предприятию, так и его служащим: компания стабильно работает и получает прибыль, люди выполняют свои обязанности и регулярно получают зарплату, а в будущем могут рассчитывать на пенсию, определенные льготы, пособия и прочие выплаты. Организация и документальное сопровождение взаимодействия предприятия и его персонала – это основные составляющие кадрового делопроизводства. Кадровая документация отражает все передвижения сотрудников внутри компании, прием новых и увольнение действующих работников, график отпусков и рабочего времени, зафиксированы все права и обязанности как персонала, так и работодателя. При возникновении спорных моментов и в случае обращения в судебные инстанции от того, насколько правильно оформлена кадровая документация, будет зависеть очень многое. Поэтому грамотная организация кадрового делопроизводства имеет принципиальное значение, независимо от того, сколько человек трудится в компании. Глава 1. Ведение кадровой документации 1.1. Законодательные основы кадрового делопроизводства Современное законодательство требует от работодателя оформления большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. Разрабатывают и оформляют такие документы сотрудники кадровой службы предприятия совместно с юристами. Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д., поэтому кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности. В первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации, на основании которого на предприятии устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы. На основании Федерального закона Российской Федерации от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» строится работа отдела кадров с персональными данными сотрудников предприятия. Правила обработки и хранения информации, порядок работы с ней, контроль доступа к персональным данным находят отражение в Положении о защите персональных данных, разработанном с учетом положений вышеназванного Закона. Перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственности за распространение конфиденциальных данных определяются в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. №98-ФЗ (ред. от 11.07.2011) «О коммерческой тайне». Методические документы по управленческому труду и кадровому делопроизводству носят рекомендательный характер. Такие документы содержат рекомендации по оформлению документов, организации работы с ними. Предприятие самостоятельно решает, придерживаться этих рекомендаций или разработать свои корпоративные стандарты. В настоящее время существуют определенные стандарты оформления организационно-распорядительных и учетных документов. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой, дает исчерпывающий список внутренних документов, а также регулирует порядок и сроки хранения в зависимости от их юридической значимости. Кадровой службе необходимы также Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 (ред. от 19.05.2008) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») и Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», которые помогут правильно заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить дубликат вместо испорченного или утраченного документа. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждаются унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров, по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Представленные в данном Постановлении формы первичной учетной документации должны использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм. Если для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то предприятие вправе разработать форму документа самостоятельно с учетом обязательных требований к реквизитам. Предприятие имеет право при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать объем предоставляемых сведений, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Запрещено изменение или удаление реквизитов из унифицированных форм (код и номер формы, наименование документа и т.д.). При заполнении унифицированных или самостоятельно разработанных форм учетной документации обязательно заполняются все реквизиты документов. Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом руководителя предприятия. Запрещено использование устаревших бланков унифицированных форм первичных документов. Руководителям предприятий и работникам, отвечающим за ведение документации, следует помнить, что документация, возникающая в процессе деятельности, не может уничтожаться с нарушением требований законодательства. 1.2. Функции кадрового делопроизводства цели и задачи Термины и определения, которые используют в делопроизводстве кадров, установлены ГОСТ Р 7.0.8-2013. Согласно стандарту, делопроизводство — это деятельность по обеспечению документирования и организации работы с официальными документами. Кадровое делопроизводство — это работа с документами, связанными с трудовыми отношениями и учетом кадров. Эти документы — следствие и основа принимаемых кадровых управленческих решений, они обеспечивают решениям юридическую силу. Основная функция кадрового делопроизводства — фиксация информации о трудовой деятельности персонала: приеме на работу; перемещениях и переводах сотрудников; учете рабочего времени; предоставлении оплачиваемых и прочих отпусков; увольнении. К числу кадровых документов также относят локальные нормативные акты работодателя, регламентирующие трудовые взаимоотношения на конкретном предприятии. Их разработка, утверждение и актуализация также входят в функционал кадрового делопроизводства. Выстроить стабильно функционирующую систему работы с кадровой документацией – вот основная цель организации и ведения кадрового делопроизводства. Его ключевая задача – обеспечить правильное оформление всех этапов взаимодействия, всех нюансов трудовых отношений между сотрудником и работодателем. Для этого необходимо решить ряд подзадач: обеспечить документальное сопровождение трудовых отношений в строгом соответствии с требованиями действующего законодательства; создать организационно-правовую базу для трудовых отношений компании-работодателя и персонала (например, в виде правильно оформленной документации: корректно составленный трудовой договор с четкими формулировками, не допускающими разночтений, в равной степени выгодны как руководителю компании, так и его сотрудникам); выстроить систему управления персоналом, которая будет максимально соответствовать стратегическим целям руководителя; упорядочить взаимоотношения работодателя и его сотрудников посредством документального закрепления их прав и обязанностей; участвовать в разрешении трудовых споров (кадровые документы могут стать одним из важных доказательств в случае разбирательств в суде). Кадровая документация делает трудовые отношения более прозрачными, устанавливает правила игры для всех участников этих отношений и помогает избежать путаницы и недопонимания. Соблюдение этих правил делает взаимодействие работодателя и персонала комфортным: одна сторона получает чувство стабильности и защищенности, вторая – инструмент для эффективного управления процессами. Итак, кадровое делопроизводство позволяет упорядочить трудовые отношения, обозначить права и обязанности и разграничить зоны ответственности все сторон этих отношений. Рассмотрим его основные функции: документальная фиксация любых изменений и передвижений в кадровом составе: прием новых сотрудников, повышение или перевод в другой отдел, на другую должность (в горизонтальной плоскости), обучение персонала, командировки, больничные, очередной отпуск или отпуск без сохранения содержания, дисциплинарные взыскания или премии, увольнение или сокращение; четкое регламентирование трудовых отношений; разработка внутренних организационных документов (например, графика отпусков, штатного расписания), проектов и форм документов, их согласование с руководством, актуализация; обеспечение максимальной прозрачности во взаимоотношениях работодателя и его наемных сотрудников; обеспечение сохранности кадровых документов и ведения архива; предоставление отчетов о сотрудниках компании в государственные фонды, надзорные органы; учет рабочего времени сотрудников и предоставление в бухгалтерию сведений, необходимых для расчета отпускных или компенсаций за неиспользованный отпуск; ведение кадрового учета и предоставление руководителю актуальной информации о персонале, которая необходима для выявления проблемных мест, оптимального использования имеющихся ресурсов, принятия важных управленческих решений и т. д. Порядок ведения всего документооборота, связанного с персоналом, и полный перечень функций, которые ему отводятся, закреплены в инструкции по кадровому делопроизводству и зависят от конкретной организации. 1.3. Основные документы, регулирующие трудовые отношения между работником и работодателем Ядром конституционного права является Конституция - совокупность правовых актов, обладающих наивысшей юридической силой и регулирующая основы организации государства и взаимоотношение государства и гражданина. Конституционное право регулирует наиболее важные общественные отношения, закрепляет основные (конституционные) права, в том числе право на труд, и пр. Конституция Российской Федерации устанавливает право каждого распоряжаться своими способностями к труду, выбирать род деятельности и профессию (ст.37 Конституции Российской Федерации). Исходя из того, что Конституция Российской Федерации содержит перечень признаков, в связи с которыми исключается любая дискриминация (ст.19), возраст также не может рассматриваться как основание для дискриминационных ограничений в сфере реализации права граждан на труд. Важно помнить, что основным документом, регулирующим трудовые отношения между работником и работодателем, по-прежнему остается трудовой кодекс. Часть третья, раздел III, глава 10 и 11 Трудового кодекса РФ знакомит нас с понятием и содержанием трудового договора, установит возможные сроки заключения трудового договора, а также поможет определиться с правами, гарантиями, сроками вступления трудового договора в силу. Целями трудового законодательства является установление государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных условий труда, защита прав и свобод работников и работодателей. Основными задачами трудового законодательства является создание необходимых правовых условий для достижения оптимального согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений. В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст.15 ТК РФ), трудовые отношения должны быть основаны: - на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, по профессии, специальности с указанием квалификации, конкретного вида поручаемой работнику работы); - на подчинении работника правилам трудового внутреннего распорядка при обеспечении работодателем условий труда, которые предусмотрены трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором. В трудовом Кодексе Российской Федерации заложены основы документирования приема на работу. В разделе III ТК РФ дается понятие трудового договора, документирование заключения, изменения и прекращения трудового договора, а также общие требования к защите персональных данных работника. В статье 68 ТК РФ указаны правила оформления документов при приеме на работу, обязанности работодателя при приема работника на работу. 1.4. Правила оформления кадровых документов При составлении любого документа необходимо руководствоваться некоторыми правилами. В первую очередь уточняется цель составления документа и вопросы, которые необходимо решить. В соответствии с этим выбирается вид документа, форма, которая предполагает определенный стиль и характер изложения текста. Кроме того, изучаются законодательные и нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов, поставленных в документе. Это позволит обеспечить соответствие содержания документа компетенции адресата и решение грамотно поставленных вопросов. Также необходимо провести сбор информации по существу поставленных вопросов, для чего могут потребоваться справки, докладные и объяснительные записки, письма, акты, заявления и т.п. После этого составляется проект документа с использованием унифицированных форм или трафаретных текстов и стандартных выражений. Унифицированные формы фактически не составляются, а заполняются, что очень облегчает работу. Трафаретные тексты кадровой службой используются, например, в справках с подтверждением места и стажа работы. После прохождения процедур редактирования и согласования документ окончательно оформляется и подписывается (утверждается). К тексту служебного документа предъявляются определенные требования, например: достоверность, объективность, логичность и аргументированность выводов и фактов, приводимых в документах, максимальная краткость при полноте информации, ясность изложения и однозначность понимания документа, продуманность формулировок, тщательный подбор слов. Деловой стиль предполагает применение устойчивых языковых оборотов, стандартных фраз, использование которых в отдельных документах обязательно (например, при заполнении трудовых книжек, составлении актов, справок). Кроме того, устойчивые словосочетания обеспечивают однозначность понимания документа и сокращают время на его составление. Использование профессиональных терминов должно быть ограничено. Допускаются лишь общепринятые варианты сокращения слов и словосочетаний с обязательной расшифровкой в скобках при первом употреблении. После составления текста документа формулируется его заголовок –обязательный реквизит независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос «о чем?» или «о ком?», согласуется с названием вида документа и является отглагольным существительным (например: «О предоставлении…», «Об открытии…»). В протоколах, инструкциях, актах, правилах заголовок отвечает на вопрос «кого?» или «чего?» (например, Правила внутреннего трудового распорядка). В объемных документах могут быть подзаголовки. Наличие заголовков дает представление о содержании документа и облегчает его регистрацию, обработку, поиск, организацию контроля исполнения и архивацию. Если документ включает приложение, в его тексте должна быть отметка об этом. В качестве приложений могут выступать инструкции, правила, поясняющие или дополняющие документы и т.д. В правом верхнем углу документа-приложения обязательна отметка о том, приложением к какому документу он является (вид, дата и регистрационный номер основного документа). Документы могут быть изготовлены как на чистом листе бумаги, так и на бланке предприятия с угловым или продольным расположением реквизитов. Обязательным реквизитом любого документа является дата составления, согласования, подписания или утверждения, исполнения и т.д. Основной датой считается дата подписания (утверждения) документа (для большинства кадровых документов) или дата зафиксированного в документе события. Для утверждаемых документов (инструкций, планов) датой документа является дата, проставленная в грифе утверждения документа. В информационно-справочных документах и унифицированных формах дата оформляется арабскими цифрами (27.09.2022), в нормативных – допускается использование словесно-цифрового способа (27 сентября 2022г.). Рядом с датой на бланке документа обычно предусмотрено место для регистрационного номера – цифрового или буквенно-цифрового обозначения (Приказ №27 л/с). Регистрационный номер может быть дополнен индексом структурного подразделения, классификатора вопросов, места хранения документов, номера дела по номенклатуре, куда подшит документ и т.д. Обязательный реквизит документа, придающий ему юридическую силу, - подпись должностного лица. Договоры подписываются договаривающимися сторонами, документы, составляемые комиссией, членами комиссии. Реквизит «подпись» включает в себя наименование должности лица, подписывающего документ, его подписи и расшифровки с указанием инициалов и фамилии. Если документ изготовлен на чистом листе, а не на фирменном бланке, название должности включает в себя наименование предприятия. Подписи нескольких должностных лиц располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, если должности равнозначны, то подписи располагаются на одном уровне. Подлинность подписи ответственного лица заверяется печатью предприятия или структурного подразделения. Печать содержит полное наименование предприятия на русском языке и место его нахождения. Письма, выполненные на бланке предприятия, не требуют обязательного удостоверения печатью (кроме гарантийных). Некоторые документы, кроме подписания, требуют утверждения. Это предусмотрено для нормативных актов предприятия. Утверждение документа может оформляться с помощью специально изданного документа (приказа, протокола и т.д.) или соответствующего грифа. Гриф располагается в правой верхней части документа. Слово УТВЕРЖДЕН согласовывается с видом утверждаемого документа (инструкция – утверждена) и пишется прописными буквами без кавычек. На некоторых документах необходима резолюция должностного лица. Резолюция – это надпись на служебном документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение. Текст резолюции может содержать распоряжение о решении вопроса или порядке подготовки вопроса. Кроме того, в резолюции должны быть указаны исполнитель, характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. После исполнения документа на нем проставляется соответствующая отметка, содержащая информацию об исполнении. Этот реквизит располагается на нижнем поле в левой его части. Для того чтобы в случае необходимости можно было связаться с исполнителем документа, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле размещается отметка об исполнителе (фамилия, имя, отчество, номер телефона). Ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров. Если документы имеют гриф ограничения доступа, то указывается не только количество экземпляров, но и адрес (отдел, дело и т.д.)Большинство документов изготавливается на бумаге формата А4, А5,А3. Данные форматы обязательны для управленческой документации. Если документ оформляется на двух и более листах, то второй и последующие листы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля. 1.5 Виды документов и основные направления кадрового делопроизводства Все этапы взаимодействия работодателя и его сотрудников, все кадровые процедуры требуют документального сопровождения. Поэтому кадровое делопроизводство ведется в нескольких направлениях: подготовка пакета документов для трудоустройства новых работников (для этого разрабатывается трудовой договор, прописываются должностные инструкции, оформляются кадровые приказы, ведутся личные дела и трудовые книжки, заполняются личные карточки сотрудников); увольнение работников с соблюдением ТК РФ; разработка локальных нормативных документов, регламентов взаимодействия, положений, приказов, инструкций (это могут быть, например, положение о премировании сотрудников, о защите персональных данных, о командировках и отпусках, о материальной ответственности, соглашение о конфиденциальности или правила внутреннего трудового распорядка); разработка правил и инструкций по охране труда; консультирование персонала по вопросам, связанным с трудоустройством (например, в случае реорганизации предприятия или его ликвидации); подготовка отчетов для пенсионного фонда, военкомата, центров занятости и т. д. Таким образом, в ведении специалиста по кадровому делопроизводству находятся: персональные документы (личная карточка сотрудника, его личное дело и трудовая книжка); документы организационно-правового характера (правила внутреннего распорядка, штатное расписание и должностные инструкции); договорная документация (индивидуальные трудовые договоры или коллективное соглашение (договор)); информационно-справочная документация (входящая/исходящая и внутренняя корреспонденция); учетная кадровая документация (например, книги и журналы учета); распорядительная документация (приказы, касающиеся личного состава). Стоит отметить, что документы могут быть обязательными для всех компаний (независимо от численности персонала, масштабов и форм организации предприятия), рекомендованными (решение об оформлении таких документов принимает работодатель) и обязательными для определенного вида работ (узкоспециализированными). Глава 2. Характеристика муниципального унитарного предприятия Управление трамвая г. Улан-Удэ Первый трамвай вышел на улицы города Улан-Удэ 16 декабря 1958 г. Этот день считается Днем рождения МУП «Управление трамвая». В 2013 году исполнилось 55 лет со дня открытия трамвайного движения. А началось все в далеком 1953 году. Появление новых и реконструкция старых предприятий создало предпосылки для увеличения рабочих мест, роста городского населения. Необходимо было осуществлять доставку работников к месту работы. 27 апреля 1953 года исполком Улан-Удэнского городского Совета депутатов трудящихся принял решение о необходимости строительства в г. Улан-Удэ трамвайной сети. В 1956 году началось строительство путей первой очереди. Стройка была объявлена общенародной, в ней принимали участие все жители города. Первая трамвайная линия «ПВЗ (поселок вагонного завода) – Заудинское кольцо» имела протяженность 9.6 км (в однопутном исчислении). Первое трамвайное депо было рассчитано на 25 вагонов типа КТМ-1, вагонный парк составляли 18 вагонов. Первые поезда ходили с прицепами, моторным был первый вагон. Со временем трамвайная сеть в Улан-Удэ расширялась и совершенствовалась. По мере развития трамвайной сети увеличивалась перевозка пассажиров. За 55 лет улан-удэнский трамвай перевез 1 миллиард 663 миллиона пассажиров, пробег составил 170 миллионов километров. На сегодняшний день общая протяженность трамвайного пассажирского пути составляет 49.5 км одиночного пути и деповские пути – 6.5 км. Ежедневно на линию выходит 50 вагонов. В настоящее время в МУП «Управление трамвая» работает более 600 рабочих, специалистов, водителей, кондукторов, монтеров путей, электромонтеров, слесарей, диспетчеров. В Энергослужбе на 9-ти тяговых подстанциях занято 35 человек. В Службе пути – 45 рабочих и 5 инженерно-технических работников. На Участке движения трудятся 17 диспетчеров, работающих в 4-х диспетчерских пунктах. В Автогараже работает 36 человек. 2.1 Кадровое делопроизводство на предприятии и документационное оформление работников при приеме на работу Все документирование трудовых отношений работника и работодателя опирается на законодательные акты и, прежде всего, на Трудовой кодекс Российской Федерации. С поступающим на работу сначала идет устная беседа. Претендующий на какую-либо работу может пройти тестирование, в ряде случаев организуется профессиональный отбор и предварительный медицинский осмотр, например, при приеме на работу, непосредственно связанную с движением транспортных средств (ст.328 Трудового кодекса).. Сегодня от претендентов часто на вакантную должность требуют предоставления резюме и по нему ведут как бы предварительный отбор, принимают решение о приглашении для собеседования или переговоров. На основе резюме фактически собирают банк данных о возможных кандидатах на замещение вакантных должностей. Главная цель резюме - презентация самого себя, показать себя с наилучшей стороны, рассказать о своих положительных качествах, достоинствах и оставить в тени свои слабые стороны. После проведения собеседования служба кадров приступает к письменному оформлению приема на работу. Статья 68 Трудового кодекса РФ предписывает, что при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (если имеется в организации). В статье 65 ТК РФ приведен перечень документов, предъявляемых при заключении трудового договора: —паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; —трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые; —документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа; —документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу); —документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки; —справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию; —справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ. Помимо перечисленных обязательных для всех документов в статье указано, что «В отдельных случаях с учетом специфики работы Трудовым Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации им Постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов». Например, к таким дополнительным документам, как правило, относят: ) документы о составе семьи работника в целях предоставления ему возможных гарантий с учетом семейного положения, в том числе связанного с выполнением определенных семейных обязанностей; ) документы о возрасте детей или беременности женщины для предоставления установленных законом условий труда, гарантий и компенсаций; ) документы, подтверждающие право на дополнительные гарантии и компенсации по определенным основаниям, предусмотренным законодательством (об ученой степени и ученом звании, о почетном звании, об инвалидности, донорстве, нахождении в зоне воздействия радиации в связи с аварией на Чернобыльской АЭС и другие); документы о состоянии здоровья работника, если в соответствии с требованиями законодательства он должен пройти предварительный и периодические медицинские осмотры. Получив от работника трудовую книжку, работодатель обязан сделать соответствующую отметку в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Когда работник предоставляет документы, необходимые для приема на работу, работодатель начинает обработку его персональных данных. В отдельных случаях для этого необходимо получить от работника согласие на обработку его персональных данных. Вместе с предъявляемыми документами поступающий на работу пишет заявление, хотя оно в законодательных актах прямо не названо. Но в Указе Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 года №640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» при перечислении документов, входящих в личное дело, первым документом указано заявление. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора (ст.68 ТК РФ) по форме Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» (форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1) (Приложение 4). В случае, если работник принимается на основное место работы по трудовому договору, заключенному на неопределенный срок, в котором отсутствуют особые условия работы (например, неполный рабочий день), то строка «Условия приема на работу, характер работы» не заполняется. В отдельных случаях в качестве основания для издания приказа о приеме работника на работу следует указывать не только трудовой договор, но и иные документы, например письмо-запрос о переводе работника к другому работодателю. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника ему обязаны выдать надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). После издания приказа он регистрируется в журнале регистрации приказов (распоряжений) по личному составу, где работник тоже ставит свою подпись. Вторым этапом трудоустройства работника является проведение предварительного медицинского осмотра и психиатрического освидетельствования К примеру, в соответствии с ч.1 статьи 213 Трудового кодекса РФ, работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе на подземных работах), а также на работах, связанных с движением транспорта, проходят обязательные предварительные (при поступлении на работу) медицинские осмотры для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы и предупреждения профессиональныхзаболеваний. Аналогично и с психиатрическим освидетельствованием: при приеме на работу необходимо проверить его наличие, если оно является условием допуска сотрудника к работе. Правила прохождения такого освидетельствования установлены Постановлением Правительства РФ от 23.09.2002 г. № 695. Виды и перечни работ, при которых проводится освидетельствование, перечислены в Постановлении Правительства РФ от 28.04.1993 № 377. Далее работника ознакамливают с локальными нормативными актами под подпись. До подписания трудового договора работник должен быть ознакомлен со всеми локальными нормативными актами организации, которые касаются его работы, и с коллективным договором. Ознакомление с локальными нормативными актами работодателя производится в листах ознакомления к каждому акту. Без письменных подтверждений о получении договора и ознакомлении с инструкциями, невозможно привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности в случае грубого нарушения внутренних положений, или невыполнения своих обязанностей. Более того работодатель сам может быть привлечен к ответственности за допуск к опасному оборудованию постороннего лица, либо человека не прошедшего инструктаж. Оформление трудового договора Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя. Работодатель обязан оформить с сотрудником трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе. В законе отсутствует определение фактического допуска работника к работе, так что для минимизации рисков и споров с сотрудниками рекомендуется закрепить это определение в локальных нормативных актах. Особенно важно, чтобы содержание трудового договора строго соответствовало требованиям статьи 57 Трудового кодекса РФ. Дата окончания соглашения в бессрочных соглашениях не ставится. Стороны могут сотрудничать неограниченное время, пока каждый качественно исполняет свои обязанности. Если ставится дата расторжения, то документ считается срочным, и требуются основания заключения трудового договора данного вида. Это могут быть сезонные работы или временное отсутствие основного специалиста. В иных случаях рекомендуется заключать бессрочные договора. Присвоение номера трудовому договору производится работником, составляющим документ. Нумерация носит хронологический порядок и может обнуляться с начала календарного года. Присвоение номера производится при регистрации документа в журнале учета договоров. Книги учета позволяют исключить дублирование номеров, обеспечивают простоту поиска нужного документа и контроль сроков действия для форм со ограниченным сроком действия. Официальных правил или законов по хранению трудовых договоров, к сожалению, нет. Но чтобы исключить путаницу и потерю документов, специалисты по кадрам подшивают трудовые договоры к личному делу сотрудника после издания приказа о найме Оформление приказа о приеме на работу. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Но на практике, как правило, приказ оформляется в день подписания трудового договора. Предоставление сведений в Пенсионный фонд России. С 2020 года в случаях приема на работу и увольнения зарегистрированного лица (физического лица, которому открыт индивидуальный лицевой счет в системе индивидуального (персонифицированного) учета) необходимо подать сведения в ПФР по форме СЗВ-ТД не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений. Проведение первичного и вводного инструктажей. Перед началом самостоятельной работы с работником должен быть проведен вводный и первичный инструктажи. Вводный инструктаж проводится со всеми принимаемыми на работу сотрудниками после подписания трудового договора. Делает это специалист по охране труда или работник, на которого приказом работодателя (или уполномоченного им лица) возложены эти обязанности. Результат вводного инструктажа фиксируется в соответствующем журнале. Первичный инструктаж проводится перед началом самостоятельной работы непосредственным руководителем. Работники, не связанные с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов, могут освобождаться от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте. Перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте, утверждается работодателем (Постановление Минтруда России, Минобразования России от 13.01.2003 № 1/29 «Об утверждении Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций»). Оформление личной карточки Т-2 Личные карточки работников (Форма Т-2) применяются в организациях для полного и всестороннего учёта персонала. На их основании формируется картотека личного состава. В качестве бланка применяется унифицированная форма № Т-2, которая отражает все необходимые сведения о личности работника и его трудовой деятельности. Форма состоит из 4 страниц, содержащих тематические блоки. Первая и вторая страницы содержат общие сведения о сотруднике и заполняются при его принятии на работу; третья и четвертая - заполняются в процессе работы. Согласно Постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 г. №1, ведение личных карточек работников обязательно для организаций. В карточке Т-2 обязательно должны быть подписи сотрудника: -на 2 странице, подтверждающая правильность внесенных данных, -на 3 странице, рядом с каждой записью в разделе "Прием на работу и переводы на другую работу", -на 4 странице, при увольнении. Личная карточка заводится сразу после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу, так как запись в трудовой книжке работника о его приеме должна одновременно дублироваться в личной карточкеработника. Внесение записи в трудовую книжку Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Иными словами, работодатель вносит в трудовую книжку запись о приеме на работу на 6-й рабочий день (но указывается дата начала работы). Это актуально в случае, если трудовая книжка продолжает вестись на бумажном носителе. При ведении трудовой книжки запись о приеме на работу вносят в раздел «Сведения о работе» на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, изданного в соответствии с ч. 1 ст. 68 ТК РФ (п. 9 порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н). Записи вносит уполномоченное лицо, которое ответственно за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Прием сотрудника оформляют в следующем порядке (п. 10 порядка № 320н): 1. В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывают полное, а также сокращенное название компании. При оформлении работника в филиал в трудовой книжке прописывают наименование головной организации, так как филиал не является работодателем. 2. Под заголовком в графе 1 нужно проставить порядковый номер записи, используя при этом сквозную нумерацию. При внесении первой записи о приеме на работу следует нумеровать ее как № 1, а при внесении второй и последующих записей продолжить нумерацию. 3. В графе 2 указывают дату приема на работу. Ее пишут арабскими цифрами: число и месяц – двузначными, год – четырехзначными. Например, если работник принят на работу 13 сентября 2021 года, в книжке следует сделать запись: 13.09.2021. 4. В графу 3 вносят записи: -о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного названия, если условие о работе в таком подразделении включено в трудовой договор; -названии должности, специальности или профессии. 5. В графе 4 проставляют дату и номер приказа (распоряжения), согласно которому сотрудник принят на работу. Сокращения не допускаются. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ» или «расп.» вместо «распоряжение» (п. 3 порядка № 320н). Правилами ведения, заполнения и хранения трудовых книжек регулируется их учет. Трудовые книжки хранятся в сейфе по строгой отчетности. Существует книга учета, где регистрируются все трудовые книжки, а в случае увольнения сотрудник расписывается в ней за получение документа. 2.2. Кто ведет кадровое делопроизводство в организации Документально оформлять все кадровые процедуры, вести кадровый учет обязаны все работодатели – и юридические лица, и индивидуальные предприниматели. Как организовать кадровое делопроизводство и кому поручить его ведение – решает работодатель. Как правило, это зависит от численности штата и финансовых возможностей предприятия. Рассмотрим основные варианты: Отдел кадров (или кадровая служба). Потребность в таком спецподразделении появляется у крупной компании с большим штатом сотрудников. В соответствии с рекомендациями на одного кадровика должно приходиться не более 200-250 человек. Зона ответственности отдела кадров – только кадровое делопроизводство и все, что с ним связано. Инспектор по кадрам (или менеджер по персоналу). Штатная единица специалиста по кадровому делопроизводству вводится на небольших предприятиях. Функции кадровика может выполнять и внешний специалист – по договору аутсорсинга. Внутренний совместитель. Если численность штата недостаточно велика или бюджет компании не позволяет содержать отдельного специалиста по кадрам, его функциональные обязанности может выполнять на условиях совмещения секретарь, офис-менеджер или бухгалтер. Согласно требованиям трудового законодательства, дополнительная нагрузка возможна только с согласия работника и за дополнительную плату. Причем совмещение должностей не должно сопровождаться увеличением продолжительности рабочего дня. Руководитель. Такое возможно, если компания создана недавно, а численность персонала не превышает 20 человек. В любом случае специалист, которому предстоит вести кадровое делопроизводство, должен хорошо разбираться в трудовом законодательстве, владеть основами бухучета, ведения отчетности, уметь работать в специализированных программах и справочных системах, обеспечивающих правовую поддержку. За отсутствие кадрового учета и кадрового делопроизводства предусмотрены штрафные санкции. Заключение В заключение можно сказать, что процедура приема на работу является точкой отсчета всей системы организации производства. Сам процедура приема на работу, как правило, состоит из целой серии ступеней выбора (различных методов), где каждая последующая ступень уточняет суть процесса приема на работу. На этих стадиях работники проходят специальные тесты и собеседования, призванные выявить, отвечают ли они тем или иным требованиям, предъявляемым нанимающей организацией, подходят ли они для выполнения той работы, для которой их нанимают. При приёме на работу нового работника важную роль играет беседа с претендентом на должность. Тестирование в качестве метода отбора персонала также становится всё более популярным. Зачастую отбор кадров осуществляется по принципу, какой из кандидатов наилучшим образом выполнит определённую работу. Для достижения этой цели в процессе отбора кадров предусматриваются соответствующие методы оценки определённых специфических аспектов, характеризующих кандидата. В большинстве случаев выбирают человека, имеющего наилучшую квалификацию для выполнения фактической работы на занимаемой должности, а не кандидата, который, представляется наиболее подходящим для продвижения по службе. Объективное решение о выборе, в зависимости от обстоятельств, может основываться на образовании кандидата, уровне его профессиональных навыков, опыте предшествующей работы, личных качествах. Несоблюдение принципов процедуры при приеме на работу, установленных трудовым правом России при трудоустройстве, может привести к возбуждению судебного иска со стороны работника, который может обвинить организацию в дискриминационной политике при трудоустройстве персонала. Список использованных источников 1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30 декабря 2008 г. № 6-ФКЗ, от 30 декабря 2008 г. № 7-ФКЗ, от 05 февраля 2014 г. № 2-ФКЗ, от 21 июля 2014 г. № 11- ФКЗ) // Собрание законодательства РФ. – 2014. - №31. 2. Трудовой Кодекс РФ: Федеральный закон № 197 – ФЗ: принят ГД ФС РФ 21 декабря 2001 года (в ред. от 29.07.2017) // СПС Консультант Плюс - [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru. 3. Виханский О.С., Наумов, А.И. Менеджмент: учебник. – М.: Инфра-М, 2019. – с.576. 4. Глухов В.В. Менеджмент. Учеб. для вузов, 3-е изд. – СПб.: Питер, 2019. - 180 с. 5. Гринберг А.С,, Король И.А., Информационный менеджмент - М.: ЮНИТИ, 2019. – 459 с. 6. https://fingu.ru/blog/priem-na-rabotu-poryadok-oformleniya-dokumentov-priema-na-rabotu/ 7. Долгий В.И. Основы управления персоналом: учебное пособие / В.И. Долгий. – Саратовский государственный социально-экономический институт (филиал) ФГБОУ ВПО «РЭУ им. Г.В. Плеханова» - Саратов, 2021. – 156 с |