Особенности составления и оформления информационно-справочных и справочно-аналитических документов
Основные понятия
Информационно-справочные и справочно-аналитические документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.
Общий признак – фиксируют информацию, используемую при принятии управленческих решений и позволяющую выбрать наиболее эффективный способ управленческого воздействия, а некоторые – непосредственно инициируют управленческие решения.
Информация, зафиксированная в информационно-справочных и справочно-аналитических документах , используется в других документах: распорядительных, отчетных, плановых.
Функции и особенности информационно-справочных и справочно-аналитических документов
- Выполняют служебную, вспомогательную роль по отношению к организационно-распорядительным документам. Сообщают сведения, которые могут побудить к принятию определенного решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.
- Реализуют коммуникативные связи между различными уровнями управления. В процессе документооборота, как правило, информационно-справочные документы идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, а справочно-аналитические документы (чаще всего) от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.
- Имеют много общего в составлении и оформлении (докладные, объяснительные, служебные записки; справки), отличаются шаблонностью в составлении.
Виды информационно-справочных и справочно-аналитических документов
Информационно-справочные
документы
|
Справочно-аналитические документы
|
докладная записка
предложение
объяснительная записка
заявление
служебная записка
телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение
|
акт
справка
заключение
отзыв
представление
|
Докладная записка. Служебная записка.
- Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации или структурного подразделения и содержащий изложение какого-либо служебного вопроса, раскрывающего его действительное состояние.
- Служебная записка – документ информационного характера, направляемый должностным лицом или работником другому должностному лицу, с выводами и предложениями составителя.
Различие между докладной и служебной запиской состоит в том, что докладная записка представляется вышестоящему должностному лицу, а служебная записка представляет собой переписку между структурными подразделениями организации (в ряде организаций докладные записки используются ограниченно, информирование руководителей всех уровней оформляется служебными записками).
Докладные и служебные записки составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя.
Оформление докладной (служебной) записки
При оформлении используются реквизиты:
- наименование структурного подразделения;
- наименование вида
документа;
- дата;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись.
Текст оформляется на листах бумаги формата А4.
Рассмотрение докладной (служебной) записки руководителем выражается в оформлении резолюции, которая записывается на свободном месте в заголовочной части документа.
ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Генеральному директору
ПАО «Российский фарфор»
Л.Р. Прохорову
30.04.2022
Об увеличении штатной
численности отдела
|
Композиционная структура докладной (служебной) записки
- Если докладная (служебная) записка состоит из трех частей, то:
1-я часть
|
Изложение фактов, событий, обстоятельств, послуживших поводом (причиной) для составления документа или формулирование цели, которая должна быть достигнута.
|
2-я часть
|
Аргументация, обоснование выводов, которые будут изложены в 3-й части.
|
3-я часть
|
Выводы (просьба, предложение, требование).
| - Если докладная (служебная) записка состоит из двух частей, то:
1-я часть
|
Аргументация, обоснование выводов, которые будут изложены во 2-й части.
|
2-я часть
|
Выводы (просьба, предложение, требование).
|
Текст документа составляется от 1 лица ед.числа (предлагаю, прошу, считаю необходимым)
Композиционная структура служебной записки
(пример). Виды служебных записок
Согласно Вашим указаниям от 20 октября 2021 года мною проведен анализ эффективности работы сотрудников отдела снабжения в I – III квартале текущего года (1 часть – причина составления). Результаты анализа подтверждают необходимость увеличения штатных сотрудников отдела, имеющих права на управление легковым автотранспортом и владеющих таковым (2 часть – обоснование предложения).
В связи с этим требуется корректировка штатного расписания отдела снабжения (3 часть - предложение).
АНАЛИТИЧЕСКИЕ
|
ОБЗОРНЫЕ
|
ИНФОРМАЦИОННО-СТАТИСТИЧЕСКИЕ
|
Включают подробный анализ ситуации, излагаемые факты (данные, события) комментируются
|
Содержат краткую информацию о нескольких тесно связанных проблемах. Дается сжатый анализ. Часто дополняются детализирующими справками.
|
Содержат цифры, данные, располагаемые наглядным, удобным для восприятия образом (в форме таблиц, графиков и т.п.). Не содержат подробного анализа данных.
|
Виды служебных записок
Объяснительная записка. Особенности, композиция.
Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, события, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
- Объяснительные записки составляются в нештатных управленческих ситуациях, при нарушении трудовой или производственной дисциплины.
- Оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу, подписывается составителем.
- Текст состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
- Решение руководителя выражается резолюцией, проставляемой на свободном месте в заголовочной части документа.
Оформление объяснительной записки
При оформлении используются реквизиты:
- наименование структурного подразделения;
- наименование вида
документа;
- дата;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись.
Если текст объяснительной записки большой по объему (более 3-5 строк), составляется заголовок к тексту.
ОТДЕЛ МАРКЕТИНГА
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ Генеральному директору
ЗАПИСКА ПАО «Российский фарфор»
Л.Р. Прохорову
28.09.2021
О причинах отсутствия
на оперативном совещании
|
Оформление текста объяснительной записки
(пример)
О причинах отсутствия
на оперативном совещании
В связи с тем, что был направлен руководителем управления на научно-практический семинар по проблемам подбора и отбора персонала, проводимый РАНХиГС 27.09.2021, я не смог принять участие в работе оперативного совещания. Подготовленные мной документы и расчеты были оставлены секретарю отдела маркетинга Никоновой О.П., которая должна была их передать членам оперативного совещания, чего она не сделала из-за болезни.
Начальник отдела Подпись П.В. Кнышев |
Скачать 0.68 Mb.