отчет по практике. отчет о практике. Отчет о прохождении учебной (практика по получению первичных профессиональных умений и навыков) практики Орловой А. С

• Название: Отчет о прохождении учебной (практика по получению первичных профессиональных умений и навыков) практики Орловой А. С
• Анкор: отчет по практике
• Дата: 16.05.2022
• Размер: 52.85 Kb.
• Имя файла: отчет о практике.docx
• Тип: Отчет; #532137

Образовательное частное учреждение высшего образования МОСКОВСКАЯ МЕЖДУНАРОДНАЯ АКАДЕМИЯ

ОТЧЕТ

о прохождении учебной (практика по получению первичных профессиональных умений и навыков) практики

Орловой А.С.

Факультет экономики и управления

2 курс, ФиК

Период практики:

с «05» 07.2021г. по «18» 07. 2021г.

Москва 2021

Оглавление

Введение 3

1. Организация документооборота 4

2. Порядок работы с входящими/исходящими документами предприятия 6

3. Регистрация документов 9

4. Подготовка документов к передаче в архив 12

Заключение 13

Введение

Я, Орлова Анастасия Сергеевна, студентка 2 курса, проходила учебную практику в Обществе с ограниченной ответственностью «Павшинский квартал» (далее – «Предприятие»), которое расположено по юридическому адресу: Россия, г. Красногорск, Красногорский бульвар, д.4. Руководителем указанной практики от данной организации являлся генеральный директор Орлова Ольга Святославовна. Учебная практика была организована и проведена в период с 5 июля по 18 июля 2021г. В ходе прохождения практики было осуществлено ознакомление с основными вопросами, касающимися организации документационного обеспечения и архивной работы предприятия.

Цели и задачи преддипломной практики:

Цель производственной практики - рассмотреть особенности документооборота в ООО «Павшинский квартал».

Задачи преддипломной практики:

• 
  Изучить особенности организации документооборота;
  
• 
  Описать порядок работы с входящими/исходящими документами в учреждении;
  
• 
  Раскрыть особенности регистрации документов;
  
• 
  Описать подготовку документов к передаче в архив.
  

1. Организация документооборота

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело. Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Общая структура документационного обеспечения управления Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются.

Рис.1. Схема документационного обеспечения управления
Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

Под объемом документооборота учреждения понимается количество документов, полученных и созданных учреждением за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

В документационном обеспечении учреждения выделяют три группы документов:

• 
  поступающие (входящие);
  
• 
  отправляемые (исходящие);
  
• 
  внутренние.
  

Внутренние документы в предприятии оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: полное название учреждения, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются с помощью компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 2010.

Сотрудники службы делопроизводства контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями типовой инструкции в федеральных органах власти.

2. Порядок работы с входящими/исходящими документами предприятия

1. Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в предприятии осуществляется централизованно секретарем руководителя.

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь возвращает или пересылает по назначению.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения директором и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

После рассмотрения документов директор наносит резолюцию - распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В ООО «Павшиский квартал» подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии.
2. Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

• 
  составление проекта документа исполнителем;
  
• 
  проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
  
• 
  согласование проекта документа;
  
• 
  подписание документа директором (в необходимых случаях - утверждение);
  
• 
  регистрация документа;
  
• 
  отправка документа адресату;
  
• 
  подшивка второго экземпляра (копии) в дело.
  

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником службы делопроизводства. Ведущий специалист отдела делопроизводства вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

• 
  порядковый номер документа, включающий номер дела;
  
• 
  адресат (корреспондент);
  
• 
  краткое содержание или заголовок;
  
• 
  отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
  
• 
  исполнитель;
  
• 
  примечание.
  

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

3. Регистрация документов

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения".

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документов. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам комбината, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству. В обоих документах регистрация рассматривается, прежде всего, как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам учреждения и устанавливает единый порядок регистрации.

Учитывая специфику учреждения, в нем принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарем руководителя, другая же в структурных подразделениях. Регистрация документов, поступивших на имя директора, производится однократно его секретарем.

В предприятии регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.

Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Однако на сегодняшний день регистрация всей документации ведется только в журнальной форме. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.

4. Подготовка документов к передаче в архив

С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в дела. Дела находятся в рабочих кабинетах и специально отведенных для хранения документов помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, предохраняющих их от пыли и солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела необходимо располагать в соответствии с номенклатурой дел.

Для хранения документов постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на хранение в учреждении организован архив. Деятельность архива регламентирована "Основными правилами работы архивов организаций".

Прием каждого дела в архиве производится по описям в присутствии работников, сдающих дела в архив. При этом на обоих экземплярах описей против каждого дела, включенного в них, делается отметка о наличии дела, а также указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел. Вместе с делами в архив передаются регистрационные формы - картотеки на документы с целью их оперативного поиска.

В структуре данного предприятия также существует архив, в котором хранятся документы.

Заключение

Я, Орлова Анастасия Сергеевна, студентка 2 курса, 5 июля по 18 июля2021г. проходила учебную практику в Обществе с ограниченной ответственностью «Павшинский квартал»

Перед приёмом на практику между мной и директором учреждения был заключен договор о приеме на учебную практику.

В первый же день моего пребывания на практике мне провели инструктаж по технике безопасности и внутреннего трудового распорядка, показали моё рабочее место. В ходе практики сотрудники учреждения ознакомили меня со своей работой и обязанностями в учреждении, кратко рассказали особенности существования данного учреждения.

Я за период практики смогла изучить основные формы документов, на основании которых и делала анализ деятельности учреждения. Все работники учреждения по возможности отвечали на все поставленные мной вопросы. Все документы выдавались мне только с личного разрешения директора. В учреждении сформированы многие формы документов, что также не затруднило проведение анализа.

В учреждении работают высококвалифицированные опытные специалисты, которые добросовестно выполняют свои обязанности, строго следят за деятельностью учреждения и внедрением новых технологий для повышения эффективности делопроизводства.

Во время прохождения учебной практики мне удалось углубить и закрепить теоретические знания в области делопроизводства, а также освоить компьютерные программы, позволяющие автоматизировать учетный процесс.

Практическая деятельность мне помогла научиться самостоятельно решать определенный круг задач, возникающих в ходе работы секретарем. В частности, я научилась правильно составлять различного вида документы, анализировать их содержание и их форму.

Я еще раз убедилась, что на практике будет востребована основная часть знаний, полученных мной на занятиях, без которых я бы не поняла документационного обеспечения управления деятельности учреждения.