Отчёт по практике. ОТЧЕТ ПО ПРАКТИКЕ ПМ.01. Отчёт по учебной практике пм. 01 Организация архивной и справочноинформационной работы по документам организации. Содержание
 Скачать 1.12 Mb.
|
|
ОТЧЁТ по учебной практике ПМ.01 « Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации». Содержание: Титульный лист (приложение 1) Содержание Введение Основная часть Выводы Приложения ВВЕДЕНИЕ: Учебная практика « Организации архивной и справочно- информационной работы по документам организации» является составной частью системы подготовки профессиональной деятельности.Как специалисту, в области ДОУ, необходимо иметь навыки организации работы архива предприятия,необходимо уметь подготавливать дела для передачи на архивное хранение а также необходимо уметь проводить экспертизу ценности документов. Осуществлять использование архивных документов и знать особенности и режимы хранения документов. Эта система в общем и представляет собой работу специалиста ДОУ. Практика это необходимый этап для профессиональной подготовки будущего специалиста. Имея определенный теоретический багаж знаний полученный при изучении общих дисциплин и непосредственно профессиональных модулей на практике предоставляется возможность обобщить и систематизировать свои знания Целью учебной практики « Организация архивной и справочно- информационной работы по документам организации» является умение применять свои теоретические познаний на практике, и приобретать практический опыта в организации работы архива в учреждении, а также передача документов на архивное хранение, учёт документов и использование их. Основными задачами практики- Развить умение по организации работы архива; Уметь подготавливать дела к передачи на архивное хранение; Необходимо не только уметь организовать хранение дел, вести их учёт, но и в соответствии со всеми правилами использовать архивные документы; А также во время учебной практики получен практический опыт: Подготовка дел к передаче на архивное хранение; Организация и контроль за хранением и соблюдением режимов хранения документов ; Нужно уметь составлять опись архивных документов (прил.2) Разрабатывать научно-справочный аппарат (НСА) к документам архива; Исполнять социально-правовые запросы граждан и организаций. Для того, чтобы полноценно владеть профессиональными компетенциями, обучаясь на практике необходимо организовать деятельность архива с учётом статуса и профиля организации,работать в системе электронного документооборота. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ: Документ это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В зависимости от носителя история знает самые разнообразные документы: от наскальных надписей первобытных людей до современных компьютерных документов. Их содержание адекватно отражает всю жизнедеятельность человека и общества. В своем развитии документ проходит эволюцию от документирования -записи информации на различных носителях по установленным правилам - до его архивного хранения. Порядок документирования изучает делопроизводство, порядок архивного хранения - архивное дело .Две эти научные дисциплины тесно связаны между собой. Самое главное в основных правилах работы архивов организации это нормативно-методические документы. Я попыталась на примере Государственного краевого бюджетного учреждения «Государственный архив Пермского края», предоставить основные нормативно-правовые и методические документы , регулирующие деятельность этой организации ФЗ РФ от 22.10.2004 года № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации»; ФЗ РФ от 02.05.2006 года № 59 -ФЗ « О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Основные правила работы архивов организаций от 6.02 2020 года № 274 Перечень типовых управленческих Документов образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения от 25.08.2010 № 558 ФЗ « Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» от 09.02.2009 года Приказ Росархива «Об утверждении 02.03.2020 № 24 Закон Пермского края от 10.04.2018 № 210-ПК «Об архивном деле в Пермском крае». Закон Пермского края от 11.05.2008 № 241-ПК О порядке хранения архивных документов архивного фонда о порядке хранения архивных документов архивного фонда Пермского края, относящихся к собственности Пермского края и находящихся территории муниципальных образований, хранящихся в муниципальных архивах» Примерное положение о постоянно действующей экспертной комисси,учреждения,организации,предприятия. Положение включает в (себя общие положения, задачи ,функции Экспертной комисси, ее права и организация работы). Положение об экспертной комиссии согласовано ЭМК МУ «Архив города Перми» Протокол от 29.08.2005 г. № 11. Положение об архиве включает в себя общие положения, состав документов архива, задачи и функции архива ,права и ответственность архива. Из лекционного курса мною было усвоены основные термины относящиеся к понятию архивоведение такие как: архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов; Федеральным законом от 8 мая 2010 г. N 83-ФЗ в пункт 10 статьи 3 настоящего Федерального закона внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2011 г. https://base.garant.ru/12137300/5ac206a89ea76855804609cd950fcaf7/ архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой; https://base.garant.ru/12137300/5ac206a89ea76855804609cd950fcaf7/ Архивный фонд Российской Федерации исторический сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных Документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное ,социальное, экономическое, политическое и культурное значение.Является неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению. https://base.garant.ru/12137300/5ac206a89ea76855804609cd950fcaf7/ депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства; https://base.garant.ru/12137300/5ac206a89ea76855804609cd950fcaf7/ Архивохранилище-это база данных (для документов в электронном формате) или локальное место (для бумажных документов) хранения архивов, которое технически обеспечивает удобное место для хранения и поиска документов.В архивохранилище документы попадают только после присвоения им уникального регистрационного номера, которы также называется индексом. Из архивохранилища документы документы выдаются только по письменному разрешению ответственного лица. Интернет ресурс https://a-centr.ru/articles/arkhivokhranilische/ В Государственном архиве Пермского края имеется 18 архивохранилищ, в том числе картохранилище, книгохранилище и хранилище фоно-, фото-, видеодокументов. Данная практика ставит передо мной определенные задачи, которые необходимо корректно понять и решить согласно заданиям. Необходимо уметь различать понятия архивов и их классификацию. Классификация это выработка научных основ(признаков) организации документов,установление логических и исторических связей между ними В курсе Государственные муниципальные архивы и архивы организаций в разделе 3.1 представлена вниманию общая характеристика архивной сети Российской Федерации. Она включает в себя федеральныегосархивы, госархивы Российской Федерации, муниципальные архивы, ведомственные ,архивы музеев и библиотек и коммерческие архивы. Схема классификации документов АФ РФ в целом распределяется на три ступени: Классификация в приделах АФ РФ (когда документы распределяются между государственными архивными) Классификация Документов в приделах архива Классификация в пределах архивного фонда Продолжая исследование архива Пермского края узнаю его характеристику, структуру учреждения, количество фондов,источники комплектования (их количество), и характеристику состава документов этого архивного учреждения. Государственный архив Пермского края является учреждением для хранения, систематизации и описания письменных, изобразительных и картографических документов. Фонды архива содержат документы по истории, культуре, этнографии, археологии и географии Прикамья, Урала и России начала XVII - начала XXI вв. Официальной датой образования архивов в Пермской губернии является 23 августа 1919 г. Учредителем архива является субъект Российской Федерации Пермский край. Функции и полномочия Учредителя осуществляет в пределах своей компетенции отраслевой орган агентства по делам архивов Пермского края ( учредитель). Структура ГКБУ «ГАПК» должна составлять и отражать цели и задачи организации. Схема структуры «ГАПК» представлена на схеме в (приложении 2). Архивный отдел имеет свою структурную организацию: И.О архива директора в ее компетенции общее руководство деятельностью Архива, в том числе по решению следующих задач, (организация выполнения решений Агентства по делам архивов Пермского края по вопросам деятельности Архива,) Подчиняются ей главные ведущие специалисты Заместитель директора по гос. заданию: Осуществляет руководство деятельностью при планирования и отчетности исполнения государственного задания по оказанию государственных услуг (выполнению работ). Главный хранитель фондов архива: (организация противопожарного режима в архивохранилищах, организация охранно-пропускного режима в Архиве, организация обеспечения сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях); Начальник административно-хозяйственного отдела: Возглавляет и руководит деятельностью административно-хозяйственного отдела. Главный инженер: (разрабатывает и реализует техническую политику и направления материально-технического развития архива.) Отдел нормативного хранения и учета документов: (обеспечивает оказание государственной услуги по обеспечению сохранности и учету архивных документов.) Сектор по работе с источниками комплектования (специализированное образовательное подразделение): (сектор исполняет функции специализированного образовательного подразделения обеспечивает оказание государственной услуги по комплектованию архивными документами. Лаборатория обеспечения сохранности архивных документов: Сектор информационных технологий: Отдел исполнения запросов: (обеспечивает оказание государственной услуги по предоставлению архивных справок, архивных копий, архивных выписок и т.д). Научно-исследовательский отдел (обеспечивает оказание государственной услуги по реализации информационных мероприятий), Научно-исследовательский отдел обеспечивает оказание государственной услуги по реализации информационных мероприятий, публикаторских и выставочных проектов на основе архивных документов. Сектор организационно-документационного обеспечения: (реализация организационного и документационного обеспечения деятельности архива), Подчиняются сектору главные ведущие специалисты в составе пяти человек, в соответствии с числом хранилищ); Административно-хозяйственный отдел: (организует процессы планирования, формирования и списания (изъятия, отчуждения) имущества архива)); Работает архив пять дней в неделю с понедельника по пятницу с 9.00 до 18.00, приемные же дни понедельник, вторник с 14.00 до 18.00 и четверг с 9.00 до 15.00. Количество фондов архива составляет 2 356, количество единиц хранения архива 1 275 878. Архивные документы в архиве систематизируются по исторически и (или) логически сложившимся комплексам документов – архивным фондам, объединенным архивным фондам и архивным коллекциям. Архивный фонд формируется из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности (жизнедеятельности) соответствующего государственного органа, органа местного самоуправления, организации, гражданина, семьи, рода. На 01.07.2021 года в список источников комплектования включено 49 учреждений и организаций. Архив содержит: 514 фондов досоветского периода (119 829 единиц хранения); 1 842 фонда советского периода (951 077 единиц хранения); личные фонды (61 187 единиц хранения); фотографии (50 431 единиц хранения); аудиодокументы (1 104 единиц хранения); видеодокументы (460 единиц хранения); электронные документы (1 424 единиц хранения); научно-справочная библиотека (8 719 единиц хранения); фонд печатных изданий (63 862 единиц хранения), в том числе книги и брошюры (38 918 единиц хранения), журналы (12 095 единиц хранения), газеты (4 130 единицы хранения), другие виды (8 719 единиц хранения). Изучив сайт архива я ознакомилась со списком источником комплектования которые составляются архивом на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации. Архив ведёт список организаций – источников комплектования по установленной форме. На 01,07.2021 г список источников комплектования включено 49 учреждений и организаций. Дата утверждения списка 01.07.2021г. На 01.07.2021 года в список источников комплектования включено 49 учреждений и организаций. Документы принимаются в архив по утвержденным ЭПК описям (документы по личному составу в случае досрочного приема - по согласованным описям), в исключительных случаях - по сдаточным описям. Прием дел производится отдельно друг от друга; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи необходимо ставить отметки о приеме документов в архив.Документы оформляется актом о приеме-передаче документов на хранение, составляются в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в организации, источнике комплектования или фондообразователь.. В архив с документами передаются три экземпляра описи. В списке комплектования представлены организации администраций города, районов посёлков; муниципальных учреждений культуры, Департамент общественной безопасности администрации города, общеобразовательное учреждение. . Представительные органы муниципальных образований, Контрольные органы муниципальных образований, Муниципальные учреждения (управления), Финансирование. Кредитование. Налогообложение, Экономика.Имущество. Региональное развитие. Статистика. Стандартизация [и метрология], Организации и предприятия, Природные ресурсы. Сельское, лесное, водное, рыбное хозяйство. Землеустройство и землепользование. Охрана окружающей среды и природопользование, Строительство, архитектура, градостроительство. Жилищно-коммунальное хозяйство, Транспорт. Дорожное хозяйство, Высшее, общее среднее и специальное образование, Культура. Искусство. Архивное дело, Социальная защита. Страхование, Избирательные комиссии, Национальная политика . Для того чтобы правильно следовать перечню работ при упорядочении документов необходимо обратиться к статье 3 Федерального закона от 2 № 125-ФЗ (ред. от 11.06.2021) «Об архивном деле в Российской Федерации» где содержится определение следующих понятий: экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. описание документов это: процесс создания вторичной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной информации, содержащейся в документах, и извлечения необходимых сведений из учетных и других документов архива с целью создания информации о документах для дальнейшего поиска и разностороннего использования; Опись является учетным документом и справочником по содержанию дел. Можно выделить несколько видов описей дел: опись дел структурного подразделения (сдаточная опись); опись дел постоянного хранения; опись дел долговременного хранения; опись дел по личному составу (приложение 3).. На первом этапе осуществляют работу по составлению номенклатуры дел, которая предопределяет сроки необходимые для хранения создаваемых документов. На втором этапе осуществляется подготовка документов для их дальнейшей сдачи в архив. На третьем этапе проводят уточнение ценности документов для осуществления их передачи на постоянное хранение из архива организации в государственный архив. «Информациональная деятельность» архива а также « использование архивных документов»,понятие «учетный документ», «архивный справочник» представлены в разделах ГОСТ. Раздел 3 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело Термины и определения» содержит следующие определения: Подпункт 163) архивный справочник: Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов. Подпункт 149) информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов. Подпункт 150) использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан. Подпункт 104) опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение. Тема 4. Обеспечение сохранности документов 1. Перечислить основные нормативные документы, регламентирующие правила обеспечения сохранности архивных документов. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; 2. Положение об Архивном фонде Российской академии наук (утверждено постановлением Президиума РАН от 21.06.1994 №125) 3. Положение о Центральной экспертно-проверочной комиссии по отбору документов на постоянное хранение Российской академии наук (утверждено Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 03.06. 2013 № 635, зарегистрирован в Минюсте РФ 14.11.2013, регистрационный № 30386) 4. Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 12.01.2009 № 3) 5. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утверждены приказом Росархива от 02.03.2020 № 24) 6. Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 17.11.97 № 61) 7. Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного Фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 09.10.2001 № 75) 8. Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449). 9. Согласно действующему ГОСТ Р 7. 0. 8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» основные характеристики режимом хранения документов  ВЫВОДЫ Проведя собственный анализ информации на этапе изученных материалов профессиональных дисциплин я пришла к выводу что Архивоведение, как комплексная научная дисциплина не существует изолированно. Решая свои задачи, она тесно взаимодействует и естественными, гуманитарными науками и научными дисциплинами. Круг научных дисциплин, с которыми связано архивоведение, обширен, так как организация документов, их хранение, создание научно-справочного аппарата и их использование требуют знания тех отраслей человеческой деятельности, в результате которых они возникли. Анализ собственной деятельности в период практики, систематизация и обобщение результатов отражён в написание отчета.По (индивидуальному) заданию мне предстояло дать характеристику государственному архиву Пермского края. Работа архива в ГКБУ «ГАПК» происходит на основании Положения об архиве и в соответствии с Уставом организации. Положение об архиве согласовывается с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации, а затем утервждается. Главной задачей практики является получение первичных навыков архивной работы: комплектование архива; требование к оформлению дел; экспертиза ценностей; непосредственное хранение архивных документов, а также организация всестороннего использования документальной информации. На базе практических заданий возникает первый опыт в такой деятельности как шифровать архивные дела, искать необходимую информацию в соответствии с правилами поиска документальной информации. В ходе архивной практики я ознакомилась с управленческо-организационной структуры Государственного Пермского Краевого архива, организацией работы архивного учреждения, ее принципы и методы отбора документов, подлежащих архивному хранению; способы и условия хранения, обеспечивающими полную сохранность документов; процесс создания системы информации о содержании документов; организация всестороннего использования документальной информации. Изучая классификацию документов я пришла к выводу, что при оценивании документов необходим определённый анализ, который заключается в том, чтобы оценивать документы, исходя их функций организаций.. Т.к функции учреждений неравнозначны, следовательно, документы, созданные для их реализации, также неравнозначны в области информации. Исходя из этого при изучении документов, при их оценке возможно спрогнозировать войдут ли они в состава Архивного фонда страны. Подводя итоги своей работы во время практики нужно отметить,что многие термины и определения стали восприниматься намного понятнее. Такие понятия как «АФ РФ» ,«фондирование документов», «справочно-информационные системы» при более углубленном исследовании учреждения становятся яснее.. Конечно информации в такой науке, как архивоведение очень много и необходимо время для ее более точного и детального усвоения, усвоения всех терминов, умение ориентироваться в перечне нормативно-правовых документов. Более детально рассмотрела список источников комплектования архива, научилась анализировать по критериям количества, даты утверждения, переченя отраслей представленных в списке источников коиплектования.Научилась работать с информацией по сайту архива. Аналогично зашла на сайт нашего Краевого (Калининградской области) Архива, отыскав всю необходимую информацию о структуре организации,его источников комплектовпния ,размер фондов и т.д. Появилось желание посетить Архив и пообщаться с сотрудниками на тему внутреннего устройства организации, его функций и его работы. Список использованных источников 1. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Собрание законодательства РФ», 23.10.2004, N 5, ст. 410 2. Приказ Росархива от 29.04.2011 N 32 «Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности», Документ опубликован не был 3. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М.: 2007 4. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения: утв. Главархивом СССР 15.08.1988. М.: Главархив. 1989. п. 2.13. 5. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013. № 1185-ст.) М.: Стандартинформ, 2014. 16 с. 6. Афанасьева Л.П. Проблемы и перспективы нормативно-правового регулирования экспертизы ценности документов на современном этапе / Л.П. Афанасьева, Н.А. Муравьева // Вестник ВНИИДАД. – 2019. – № 6. – С. 31-44. П  риложение 2 (2л.)  П  риложение 3 (1л.) Приложение 3.  |