Шершнева Н.С. учебная практика. Отчет по учебной практике (практике по получению первичных профессиональных умений и навыков)
 Скачать 1.54 Mb.
|
2 анализ входящих и исходящих документов (на примере ООО «ФОРМУЛА»)Документооборот ООО «ФОРМУЛА» является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства - информационным обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации. Как известно, документооборот организации образуют входящие, исходящие и внутренние документы. Под входящим документом ООО «ФОРМУЛА» принято понимать документ, поступающий в организацию от других юридических лиц, а также от общественных организаций и физических лиц, не имеющих отношения к организации. Документы в организации могут поступать по каналам почтовой и электрической связи либо с курьерами (экспедиторами) или непосредственно отправителями документов. Работа с входящей документацией в организации начинается с ее доставки. Доставка документов в рабочие дни из соответствующего почтового отделения производится курьером организации (как правило, до обеда). В нерабочее время доставка входящих традиционных документов производится курьерами отправителей либо непосредственно отправителями документов. Эти документы принимает дежурный администратор (либо лицо, выполняющее его функции). Прием традиционных документов производится в Организации от курьера (экспедитора) к делопроизводителю - по описи (реестру) под роспись указанных лиц. Поступившие документы секретарь-диспетчер проверяет на целостность упаковки, что гарантирует сохранность документов. Проверяется также целостность всех вложений. После того как документы были доставлены секретарь-диспетчер проводит их обработку. В первую очередь производится регистрация тех документов, которые подлежат регистрации. Процесс регистрации представляет собой процедуру фиксации факта поступления документа в организации. Не подлежат регистрации документы: копии ранее поступивших документов, зарегистрированные в установленном порядке; статистические бюллетени, сборники, обзоры, пресс-дайджесты; приглашения: билеты, извещения, уведомления; поздравления: письма, открытки и телеграммы; книги, брошюры и периодические издания: газеты, журналы, альманахи; прейскуранты и каталоги; ведомственные (отраслевые) технические (научно-технические) издания; рекламные материалы; программы проведения мероприятий, поступившие вместе с приглашениями или в дополнение к ним; нормативно-технические документы общего назначения: федеральные, региональные, отраслевые и ведомственные стандарты, нормы, нормативы, условия; документы, адресованные сотрудникам организации с пометкой «Лично»; документы без подписи. На документах, подлежащих регистрации, ставится номер и делается соответствующая запись в журнале регистрации входящих документов. Журнал ведется на бумажных носителях и в электронном виде. Нумерация поступающих документов в журнале проставляется по порядку, согласно поступлениям документов. Если документы поступают до 14 часов, то указывается фактическая дата поступления. Если документы поступают после 14 часов, то датой регистрации будет следующий рабочий день. Тот же самый процесс регистрации ожидает документы, поступившие в нерабочий день, то есть документы будут регистрироваться на первый рабочий день после выходных. На поступивших документах ставится штамп с входящим номером, который должен соответствовать номеру в журнале регистрации входящих документов. Документы (в том числе не подлежащие регистрации) могут передаваться на предварительное рассмотрение. Поэтому документы можно рассортировать по двум группам, как представлено на рисунке 2.1  Рисунок 2.1 – Группы документов В случае поступления документов без указания конкретного адреса они должны поступать к руководителю для дальнейшего распределения по структурным подразделениям. Документы, адресованные непосредственно руководителю, готовятся к рассмотрению у секретаря-диспетчера. Независимо от адресации на рассмотрение к руководителю поступают следующие документы, представленные на рисунке 2.2.  Рисунок 2.2 – Документы, поступающие к руководителю Если документ передается руководителю организации, то в журнале ставится соответствующая отметка. Если документы передаются структурным подразделениям, то в журнале лицо, получившее документ, ставит подпись. Документы, поступившие в электронном виде по каналам электронной почты, регистрируются в рабочее время на официальном электронном адресе. Документы, направляемые организациям за его пределы, являются исходящими документами. Документы могут направляться юридическим лицам, организациям, общественным организациям, а также физическим лицам, не имеющим отношения к организации. Исходящие документы ООО «ФОРМУЛА», так же, как и входящие, подлежат регистрации в службе документационного обеспечения управления до 14 часов и должны отправляться по месту своего назначения. Если документы поступают для их передачи после 14 часов, то они подлежат регистрации не позднее следующего рабочего дня. Исходящие документы подлежат регистрации только после того, как они будут полностью оформлены. К исходящим документам предъявляется ряд требований, представленных на рисунке 2.3. Рисунок 2.3 – Требования к исходящим документам Только после проверки секретарем-диспетчером документов на соответствие их установленным требованиям они могут быть зарегистрированы в журнале регистрации исходящих документов. Если при проверке установлено, что документы не соответствуют требованиям, они возвращаются исполнителю для устранения недостатков. Рассмотрим порядок работы с внутренними документами ООО «ФОРМУЛА». Если готовый документ не передается за пределы в Организации он является внутренним документом. Проект внутреннего документа разрабатывает его исполнитель, на которого возлагается вся ответственность по документу: за сохранность документа и используемых при подготовке сведений в процессе работы с ним; за своевременную, полную и качественную подготовку проекта документа; за самоконтроль за подготовкой проекта документа; за предоставление по запросам уполномоченных лиц достоверных сведений о ходе подготовки проекта документа. Помимо исполнителя, назначается ответственный исполнитель, который осуществляет общее руководство подготовкой проекта документа. Им зачастую может являться руководитель структурного подразделения (главный бухгалтер, заместитель директора по производству, главный инженер). На ответственного руководителя возлагается ответственность: за рациональное распределение обязанностей между соисполнителями; за координацию работы соисполнителей; текущий контроль за надлежащей подготовкой проекта документа; за предоставление по запросам уполномоченных лиц достоверных сведений о ходе подготовки проекта документа; за достоверность, актуальность и полноту сведений, использованных при подготовке проекта документа. Подвергаются проверке приложения к проекту документа: определяется состав приложения, их количество, последовательность расположения. Подготовленные предварительные в Организации приложения (приложений) редактируются и корректируются. После устранения исполнителем выявленных ошибок (неточностей) уточненная версия каждого приложения также копируется и распечатывается. Проект документа распечатывается: первый лист документа - на бланке организации, последующие, а также приложения – на обычной бумаге. Затем проект документа согласовывается определенным кругом лиц. Если проект согласовывает не только директор, то необходимо определить последовательность согласования. В последнюю очередь подготовки проекта документа производится его уточнение по результатам согласования. Если между сторонами или исполнителями возникают разногласия, исполнитель документа докладывает об этом руководителю Организации, который принимает решение о дальнейшем порядке подготовки проекта документа. Подготовленный проект документа ООО «ФОРМУЛА» передается на рассмотрение директору. Если директор выявляет какие-либо недостатки в документах, то они возвращаются исполнительному листу на доработку. Вместе с проектом документа на рассмотрение могут быть представлены следующие документы: письменное обоснование необходимости рассмотрения проекта, включающее характеристику проекта, его целей и основных положений, места документа в системе документации организации; справка о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования со ссылкой на законодательные, нормативные правовые акты, локальные нормативные акты и организационно-распорядительные документы организации, в целях реализации и (или) в соответствии с которыми подготовлен проект документа; перечень действующих локальных нормативных актов и (или) организационно-распорядительных документов организации, отмена, изменение или дополнение которых (в целом или их отдельных положений) потребуются в связи с введением в действие документа, представленного на рассмотрение; финансово-экономическое обоснование - если это обусловлено видом и (или) функциональным назначением документа, представленного на рассмотрение; проект сопроводительного письма - если это обусловлено видом и (или) функциональным назначением документа, представленного на рассмотрение. Внутренние документы также подлежат регистрации в журнале регистрации внутренних документов, поэтому внутренним документам присваивается внутренний номер. Журнал ведется как в электронном виде, так и на бумажных носителях секретарем диспетчером. Нумерация внутренних документов ведется в прямом возрастающем порядке в течение календарного года. Копии внутренних документов рассылаются по структурным подразделениям в соответствии с их назначением. Контроль исполнения документов предполагает совокупность действий, обеспечивающих своевременное, полное и качественное исполнение документов (предписываемых ими действий). Предварительно необходимо выявить документы, исполнение которых подлежит контролю. Стоит отметить, что наиболее тщательному контролю подлежат следующие документы, представленные на рисунке 2.4.  Рисунок 2.4 – Документы, подлежащие тщательному контролю Непосредственный контроль за исполнением документов ООО «ФОРМУЛА» осуществляют руководители структурных подразделений, а также ответственные исполнители соответствующих документов. Если указан конкретный срок исполнения документа, то этот срок будет являться окончательным. Если срок не указан, но имеется пометка «срочно», то исполнить такой документ необходимо в трехдневной срок, документы с пометкой «оперативно» - в десятидневный срок. Если документ не имеет пометок, то срок исполнения не должен превышать 30 дней. Документ снимается с контроля после фактического исполнения всех предусмотренных резолюцией (иным образом) заданий, поручений, запросов и (или) документированного подтверждения исполнения соответствующих действий, по существу, с обязательным сообщением результатов исполнения заинтересованным сторонам. На основе сведений, зафиксированных в журнале и электронной базе документов по результатам предварительных и итоговых проверок, формируются данные о своевременности, полноте и качестве исполнения документов. Информирование директора о состоянии исполнительской дисциплины и мерах по обеспечению своевременного полного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, организуется секретарем-диспетчером ежемесячного представления справок и отчетов. |