приложение к лабораторной работе. Отчета о предпроектном обследовании
 Скачать 0.51 Mb.
|
67 ПРИЛОЖЕНИЯ Приложение 1. Пример отчета о предпроектном обследовании Отчёт о предпроектном обследовании ЗАО «XXX» для внедрения корпоративной информационной системы (КИС) 1С: «Институт типовых решений производства» (ИТРП) 2008 г. СОДЕРЖАНИЕ 1. Цель проведения обследования………………………………………………… 2. Организационная структура ЗАО «XXX»…………………………………….. 3. Описание функций подразделений и существующего документооборота….. 4. Принятая учетная политика…………………………………………………….. 5. Описание текущего уровня автоматизации……………………………………. 5.1. Автоматизированные функции…………………………………………………. 5.2. Краткое описание функций……………………………………………………... 5.3. Используемое программное обеспечение……………………………………... 5.4. Недостатки используемого программного обеспечения……………………… 5.5. Обзор существующего компьютерного парка…………………………………. 6. Выводы по результатам обследования ЗАО «XXX»………………………….. 6.1. Анализ подразделений………………………………………………………….. 6.2. Анализ текущей автоматизации………………………………………………... 6.3. Состав системы………………………………………………………………….. 6.4. Основные характеристики системы (по направлениям учета)………………. 7. Порядок внедрения КИС 1С: «ИТРП»………………………………………… 7.1. Предпроектное обследование…………………………………………………... 7.2. Составление технического задания выбранной учетной подсистемы………. 7.3. Создание программы……………………………………………………………. 7.4. Обучение сотрудников подразделений правилам и методам работы с доработанной системой ИТРП……………………………………………….. 7.5. Ввод созданной программы в эксплуатацию, исправление найденных недочетов………………………………………………………………………… 7.6. Переход на следующую учетную подсистему………………………………… 8. Основной план внедрения КИС 1С: «ИТРП»…………………………………. 8.1. Складской учет готовой продукции (ГП)……………………………………… 8.2. Движение денежных средств, взаиморасчеты с покупателями и поставщиками, учет затрат…………………………………………………… 8.3. Снабжение, складской учет материалов и сырья……………………………… 8.4. Система учета качества. Лаборатория…………………………………………. 8.5. Внеоборотные активы (ОС)…………………………………………………….. 8.6. Производство……………………………………………………………………. 8.7. Бухгалтерская и налоговая отчетность………………………………………… 8.8. Планирование, бюджетирование производства……………………………….. 9. Зарплата и кадры………………………………………………………………… 10. Схема последовательности внедрения………………………………………… 11. Экономическая целесообразность…………………………………………....... 68 1. ЦЕЛЬ ПРОВЕДЕНИЯ ОБСЛЕДОВАНИЯ В процессе предпроектного обследования ЗАО «XXX» изучаются основ- ные направления производственно-хозяйственной деятельности, организацион- ная структура ЗАО «XXX». Определяются функции подразделений, существую- щие информационные взаимосвязи между подразделениями, внутренний и внешний документооборот. На основе анализа указанной информации определяются требуемые учет- ные подсистемы (например, складской учет ГП), охватывающие несколько под- разделений, каждое из которых заинтересовано в оперативности и актуальности данных. Разрабатываются рекомендации по усовершенствованию документообо- рота, исключению дублирования информации. При проектировании комплексно- го решения ИТРП закладываются решения, реализующие принципы однократно- го ввода. Изучается текущий уровень автоматизации: определяется перечень разра- ботанных подсистем, состав автоматизированных рабочих мест и круг решаемых задач с целью определения функциональной полноты системы и автоматизации учетных функций. Разрабатываются предложения по требуемому составу вы- бранных подсистем КИС (Корпоративная Информационная Система), уточнению перечня задач, подлежащих автоматизации, и расширению состава автоматизи- рованных рабочих мест с целью получения полной оперативной информации по бухгалтерскому, оперативному и управленческому учету производственно- хозяйственной деятельности ЗАО «XXX», обеспечивающей принятие верного управленческого решения в режиме реального времени. Определяются используемые программное, информационное обеспечения и обследуется состояние существующего компьютерного парка с целью разра- ботки предложений по внедрению новых информационных технологий, предло- жений по модернизации или расширению компьютерного парка. Исследуется используемая учетная политика с целью определения специ- фики бухгалтерского учета для ЗАО «XXX». Осуществляется обследование существующих бизнес-процессов и бизнес- процедур. Производится сравнительный анализ технологий управления пред- приятием, существующего документооборота с технологиями и документообо- ротом в рамках системы 1С: ИТРП. Формируется организационно-функциональная схема автоматизации и разрабатываются требования к проектируемой КИС 1С: ИТРП. На основании ус- тановленных учетных подсистем и готовности их для автоматизации форми- руется поэтапный календарный план внедрения КИС 1С: ИТРП. 69 2. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ЗАО «XXX» Назначение и информационные связи подразделений. Структурная схема ЗАО «XXX» представлена в Приложении 1. Генеральный директор руководит производственно-хозяйственной и фи- нансово-экономической деятельностью ЗАО «XXX», неся всю полноту ответст- венности за последствия принимаемых решений, финансово-хозяйственные ре- зультаты деятельности. Организует работу и взаимодействие всех структурных подразделений, направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства, повышение эффективности работы, рост объемов сбыта продук- ции и на увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности производимой продукции. Исполнительный директор определяет техническую политику и направле- ния технического развития ЗАО «XXX», пути реконструкции и технического пе- ревооружения действующего производства. В соответствии с утвержденными планами руководит разработкой мероприятий по реконструкции и модернизации предприятия. Организует работу по увеличению ассортимента и улучшению ка- чества продукции, внедрение в производство средств комплексной механизации и автоматизации технологических процессов. Коммерческий директор осуществляет руководство финансово-хозяйст- венной деятельностью предприятия в области материально-технического обес- печения, заготовки и хранения материалов, сбыта продукции на рынке. Прини- мает меры по своевременному заключению хозяйственных и финансовых дого- воров с поставщиками материалов и покупателями, реализации готовой продук- ции, расширению прямых и длительных хозяйственных связей, обеспечивает выполнение договорных обязательств по поставкам продукции, осуществляет внешнеэкономическую деятельность. Технический директор обеспечивает техническую подготовку производст- ва, эксплуатацию, ремонт и модернизацию оборудования. Обеспечивает выпол- нение работ по теплоснабжению, вентиляции, обслуживанию компрессорных ус- тановок, строительства. Начальник производства осуществляет руководство производственно- хозяйственной деятельностью ЗАО «XXX». Руководит работой по оперативному регулированию хода производства, обеспечению ритмичного выпуска продукции требуемого ассортимента и качества. Проводит работу по выявлению и освоению технических новшеств, передового опыта, способствующих улучшению техно- логии, организации производства и росту производительности труда. Финансовый директор привносит в стратегическую и политическую дея- тельность финансовые аспекты; ведет работы в области диагностики финансово- го состояния, экономических тенденций, по трактовке законодательных и финан- совых аспектов госрегулирования. Отвечает за управление денежными средства- ми предприятия, обеспечение своевременного выполнения компанией обяза- 70 тельств. Обеспечивает работу по анализу планово-экономической деятельности производства и подготовке бухгалтерской, налоговой, управленческой отчетно- сти. Осуществляет контроль за информационно-техническим отделом. Коорди- нирует работу с банками и лизинг-компаниями. Производство состоит из трех цехов: Цех цельномолочной продукции, Цех Сыродельного производства, Цех сушки, Цех мороженого. Цех мороженого является удаленным цехом (расстояние 2 км), но являет- ся неотъемлемой частью основного производства. Приемкой молока занимается отдел заготовок сырья, руководящий глав- ным приемным пунктом, расположенный на территории комбината, и 8 молоко- приемников, расположенных в Псковской области. Лаборатория осуществляет контроль качества принимаемого молока и вы- пущенной готовой продукции. Сбыт готовой продукции состоит из Отдела сбыта комбината и структур- ных подразделений: Торговый Дом «XXX-1», Торговый Дом «XXX-2», Торговый Дом «XXX-3». 3. ОПИСАНИЕ ФУНКЦИЙ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ И СУЩЕСТВУЮЩЕГО ДОКУМЕНТООБОРОТА • Бухгалтерия (Приложение 2) • Планово-экономический отдел (Приложение 3) • Производство (Приложение 4) • Отдел сбыта (Приложение 5) • Отдел снабжения (Приложение 6) • Отдел логистики (ОПГП-ЦПМ, ОПГП – Цех мороженого) (Приложение 7). 4. ПРИНЯТАЯ УЧЕТНАЯ ПОЛИТИКА Ниже раскрыты ключевые положения учетной политики, определяющей ведение бухгалтерского учета в ЗАО «XXX». Основными задачами бухгалтерского учета являются: формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и результатах деятельности предприятия; обеспечение контроля наличия и движения имущества, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов; своевременное предупреждение негативных явлений в хозяйственно- финансовой деятельности. 71 Согласно учетной политике предприятия, бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется на основе натуральных измери- телей в денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного взаимодействия. Должен обеспечиваться контроль и отражение на счетах всех хозяйствен- ных операций, представление оперативной и результативной информации в ус- тановленные сроки. Факт свершения хозяйственной операции фиксируется первичными доку- ментами, которые и являются основанием для записи в регистрах бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет ведется по журнально-ордерной (ж/о) форме с после- дующим заполнением Главной книги. 5. ОПИСАНИЕ ТЕКУЩЕГО УРОВНЯ АВТОМАТИЗАЦИИ Начало работ по автоматизации учетных функций в ЗАО «XXX» относит- ся к 1993 году. На данный момент функционирует автоматизированная система, построенная как совокупность автоматизированных рабочих мест (АРМ), каждое из которых имеет свою четко выраженную функциональную специализацию и обеспечивает решение задач по отдельным участкам учета. При этом автомати- зированное рабочее место отдельного участка учета реализовано на одном или нескольких компьютерах, не связанных физически между собой, но работающих на одной информационной базе, которая поддерживается на всех компьютерах данного рабочего места. Обмен информацией между компьютерами автоматизи- рованного рабочего места осуществляется через дискету. Обмен информацией между отдельными АРМами не производится из-за отсутствия единой информа- ционной базы и единой системы классификации и кодирования информации, что значительно снижает оперативность получения обобщающей информации. 5.1. Автоматизированные функции № Функция Место расположение Кол-во ПК Язык Название программы 1. Учет труда и заработной платы Бухгалтерия 1 1 PROGRESS Salary 2 Учет движения денежных средств по кассе предприятия Касса 1 FOXPRO KASSA 3 Учет прохождения денежных средств по банку Бухгалтерия 1 1 FOXPRO BANK 4 Расчет с подотчетными лицами Бухгалтерия 1 1 FOXPRO RASCH 5 Расчеты за услуги Бухгалтерия 1 1 FOXPRO RAS 64 6 Формирование и печать пла- тежных документов Бухгалтерия 1 1 PROGRESS Plat 72 № Функция Место расположение Кол-во ПК Язык Название программы 7 Главная книга, Баланс. Бухгалтерия 1 1 FOXPRO GLBOOK 8 АРМ диспетчера экспедиции Экспедиция 4 FOXPRO MD 9 Учет реализации продукции Бухгалтерия 2 1 FOXPRO MR 10 Учет поступления сырья и расчеты с поставщиками сырья Приемка сырья Бухгалтерия 2 2 FOXPRO MSRP, MSR 11 Учет движения материалов и расчеты с поставщиками мате- риалов Бухгалтерия 2 2 FOXPRO POST, MATER 12 АРМ кладовщика склада гото- вой продукции Экспедиция. Цех мороженого 2 FOXPRO MS 13 АРМ мастера по таре Экспедиция 1 FOXPRO MT 14 Розничная торговля Бухгалтерия 3 1 FOXPRO TORG 15 Расчет с поставщиками роз- ничной торговли Бухгалтерия 3 1 FOXPRO JUR 6 16 Оптовая торговля Бухгалтерия 2 1 FOXPRO TORG 60 17 Расчет с поставщиками опто- вой торговли Бухгалтерия 2 1 FOXPRO JUR 60 18 Реализация оптовой продук- ции (колбасный сыр) Бухгалтерия 2 1 FOXPRO MR2 19 Формирование и печать дове- ренностей Бухгалтерия 1 1 FOXPRO DOVER 20 Учет основных фондов Бухгалтерия 1 1 PROGRESS FOND 21 Расчет калькуляций и себе- стоимости продукции Не ведется 5.2. Краткое описание функций 1. Учет труда и заработной платы Бухгалтерия 1: - … 2. Учет движения денежных средств по кассе предприятия Касса: - выписка кассовых документов (приходных и расходных кассовых ордеров); - реестр входящих документов; - отчет кассира; - картотека отчетов; - отчетные формы: ж/о 1, ведомость к ж/о 1, аналитика, итоговая справка. 3. Учет прохождения денежных средств по банку Бухгалтерия 1: - ведение картотеки выписок банка; 73 - получение журнала, ведомости и аналитики по всем счетам или по от- дельному счету, в свернутом или развернутом виде; - итоговая справка; - справка по организации; 4. Расчет с подотчетными лицами Бухгалтерия 1: - ввод авансовых отчетов; - ввод оплаты – прием из АРМ «КАССА»; - прием выписок из АРМ «БАНК»; - ведение оборотов и сальдо; - ж/о 7 (сводная и по авансовым отчетам); - итоговая справка; - книга покупок по отгрузке или по оплате; - ведомость по НДС; - аналитика. 5. Расчеты за услуги Бухгалтерия 1: - формирование счетов; - ввод оплаты; - ведение сальдо; - формирование счет-фактур; - ж/о 8; - итоговая справка; - книга покупок; - расшифровка счетов, не вошедших в книгу покупок; - акты сверки; - аналитика. 6. Формирование и печать платежных документов … 7. Главная книга, Баланс Бухгалтерия 1: - ввод кредитных оборотов; - получение дебетовых оборотов; - формирование и печать главной книги, оборотного баланса, отчета пред- приятия; - формирование справок по дебету и кредиту счетов; - печать ж/о; - просмотр оборотного баланса; - корректировка оборотов в прошлых периодах. 74 8. АРМ диспетчера экспедиции: - формирование ТТН и счет-фактур на отгрузку продукции; - формирование пропуск-сводной накладной для КПП; - печать удостоверения качества; - печать отчетов об отгружаемой продукции за день и за период. 9. Учет реализации продукции Бухгалтерия 2: - прием информации об отгрузке продукции; - формирование и печать счетов на отгруженную продукцию; - ввод оплаты предъявленных счетов из АРМов «КАССА» И «БАНК»; - контроль оплаты предъявленных счетов; - прием зачетов по возвратной таре из АРМ «ТАРА»; - составление отчетных форм и реестров; - составление ведомости 16; - оперативный расчет сальдо по плательщикам; - книга продаж; - акты сверки. 10. Учет поступления сырья и расчеты с поставщиками сырья 1-й ПК. Приемка сырья: - выписка ТТН на прием сырья, на возврат; - выписка актов при расхождении данных; - выписка ТТН передачи с пунктов приема; - получение сводок по сырью; - получение сведений по качественным показателям. 2-й ПК. Бухгалтерия 2: - формирование и печать приемных квитанций; - ввод и контроль оплаты (прием из АРМ «КАССА»); - прием зачетов из АРМ «РЕАЛИЗАЦИЯ»; - книга покупок; - ж/о 6-з. 11. Учет движения материалов и расчеты с поставщиками материалов 1-й ПК. Бухгалтерия 2: - учет наличия и движения по местам хранения; - ввод приходных документов (за наличный расчет, из переработки, внут- ренний оборот, от поставщика и др. приходы); - прием накладных из АРМ «ПОСТАВЩИКИ МАТЕРИАЛОВ»; - ввод расходных документов (расход в производство); - в переработку; - внутренний оборот; 75 - списание; - др. расходы; - ведение карточки складского учета; - ведение картотеки кол.-сум. учета; - составление отчетных регистров - отчет МОЛ; - оборотная ведомость; - сальдовая ведомость - ведомости приходные и расходные; - ж/о 10; - расчет торговой наценки; - проведение инвентаризации; - составление инвентарной и сличение ведомостей; - 16-я ведомость; - книга продаж. 2-й ПК. Бухгалтерия 2: … 5.3. Используемое программное обеспечение Программное обеспечение, на базе которого реализованы рабочие места, разработано отделом АСУ ЗАО «XXX». Программное обеспечение каждого ра- бочего места представляет собой программный комплекс, разработанный неза- висимо от других и работающий автономно. Программы написаны в системе СУБД PROGRESS и СУБД FOXPRO для работы в операционной среде DOS. Со- провождением программного обеспечения занимается ИТ-отдел. 5.4. Недостатки используемого программного обеспечения Система не имеет целостности и замкнутости. Разрозненность ввода ин- формации влечет за собой дублирование объектов (наименований, объектов), нет контроля уникальности вводимой информации. Нет соответствующей текущему времени оперативности. Нет анализа хозяйственной деятельности, бухгалтерской и налоговой от- четности, формирования баланса. 5.5. Обзор компьютерного парка ЗАО «XXX» На данный момент на комбинате установлено 44 компьютера. Из них: • 1 машина с процессором 286; 76 • 2 машины с процессором 386; • 1 машина с процессором 486; • 1 машин с процессором Celeron 433; • 6 машин с процессором Celeron 466; • 2 машины с процессором Celeron 633; • 2 машины с процессором Celeron 700; • 6 машин с процессором Celeron 1700; • 1 машина с процессором Pentium II; • 3 машины с процессором Pentium III • 19 машин с процессором Pentium IV. ИТО № Подразделение CPU MEM HDD Состояние 1 ИТО Pentium III 1300x2 2 Gb RAID 5 SCSI 5x70Gb + 137 Gb 2 ИТО Pentium IV – 1500 512 Mb 20 Gb 3 ИТО Pentium IV – 1600 256 Mb 40 Gb 4 ИТО INTEL Celeron 1700 256 Mb 40 Gb 5 ИТО Intel Pentium III 750 MHz 256 Mb 30 Gb 6 ИТО INTEL Celeron 1700 512 Mb 40 Gb 7 ИТО Pentium I 70 32 Mb 1+1 Gb 8 ИТО IMB 100-200 64 MB 10 Gb Бухгалтерия № Подразделение CPU MEM HDD Состояние 9 Главный бух- галтер Intel Pentium IV 1500 MHz 512 Mb 40 Gb 10 Бухгалтерия (зам. гл. бух) Intel Pentium IV 1500 MHz 512 Mb 40 Gb 11 Бухгалтерия (касса) 80386 DX 4 Mb 40 Gb Замена 12 Бухгалтерия (материалы) Intel Celeron 633 MHz 64 Mb 10 Gb ? 13 Бухгалтерия (МОЛ) AMD 133 MHz 4 Mb 2 Gb Замена 14 Бухгалтерия (налоги) Intel Celeron 633 MHz 128 Mb 8,5 Gb 15 Бухгалтерия (оптовая тор- говля) Intel Pentium 133 MHz 32 Mb 1,5 Gb Замена 16 Бухгалтерия (ОС) Pentium IV – 1700 256 Mb 40 Gb 77 № Подразделение CPU MEM HDD Состояние 17 Бухгалтерия (поставщики материалов) Intel Pentium III 700 MHz 512 Mb 40 Gb 18 Бухгалтерия (реализация) Pentium IV – 1700 256 Mb 40 Gb 19 Бухгалтерия (столовая) Cyrix 486 56 MHz 6 Mb _ Замена 20 Бухгалтерия (финансы) INTEL Celeron 1700 256 Mb 40 Gb 21 Бухгалтерия (Банк-Клиент) Intel Celeron 700 MHz 64 Mb 20 Gb 22 Бухгалтерия (зарплата) INTEL Celeron 1700 256 Mb 40 Gb Управление № Подразделение CPU MEM HDD Состояние 23 Генеральный директор Intel Pentium III 733 MHz 256 Mb 20 Gb 24 Исполнительн ый директор INTEL Celeron 1700 256 Mb 40 Gb 25 Финансовый директор Pentium IV – 1700 26 Коммерческий директор Pentium IV – 1400 ? ? Отдел сбыта № Подразделение CPU MEM HDD Состояние 27 Отдел сбыта Intel Pentium IV 1500 MHz 512 Mb 40 Gb 28 Отдел сбыта Pentium IV – 1600 256 Mb 40 Gb 29 Юрист Intel Celeron 466 MHz 256 Mb 40 Gb 30 Отдел загото- вок сырья Intel Celeron 466 MHz 128 Mb 10 Gb 31 Отдел кадров Intel Celeron 633 MHz 128 Mb 10 Gb 32 Охрана труда, тех. отдел 80286 8 MHz 1 Mb 44 Mb Планово-экономический отдел № Подразделение CPU MEM HDD Состояние 33 ПЭО INTEL Celeron 1700 256 Mb 40 Gb 34 ПЭО Intel Pentium IV 1500 MHz 512 Mb 40 Gb 35 ПЭО Intel Pentium IV 1500 MHz 256 Mb 40 Gb 36 ПЭО Pentium IV – 1600 256 Mb 40 Gb 37 ПЭО Intel Celeron 633 MHz 64 Mb 8 Gb 78 № Подразделение CPU MEM HDD Состояние 38 Приёмка Intel Pentium 120 MHz 24 Mb 1,5 Gb Замена 39 Приёмная Intel Celeron 466 MHz 64 Mb 4 Gb 40 Снабжение Intel Pentium IV 1500 MHz 512 Mb 40 Gb Цех мороженого, ОПГП № Подразделение CPU MEM HDD Состояние 41 Цех мороженого Intel Celeron 700 MHz 256 Mb 20 Gb 42 Цех мороженого 80386DX 4 Mb 350 Mb ? 43 Цех мороженого Intel Celeron 633 MHz 256 Mb 10 Gb 44 Цех мороженого Intel Celeron IV 1700 MHz 256 Mb 40 Gb ОПГП (ЦМП) № Подразделение CPU MEM HDD Состояние 45 Экспедиция Pentium IV – 1700 256 Mb 40 Gb 46 Экспедиция Intel Celeron 466 MHz 64 Mb 10 Gb 47 Экспедиция Intel Celeron 466 MHz 64 Mb 10 Gb 48 Экспедиция (склад) Intel Celeron 466 MHz 64 Mb 15 Gb 49 Экспедиция (тара) Intel Celeron 433 MHz 128 Mb 8,5 Gb 50 Менеджер опер. учета Pentium IV – 1700 256 Mb 40 Gb Итого:5 компьютеров требуется заменить, 2 – под вопросом. Количество устаревших мониторов – 5. Рис. 1. Схема локальной сети компьютеров ЗАО «XXX» 79 Рис. 2. Структура локальной сети компьютеров ЗАО «XXX» Рис. 3. Масштабная схема локальной сети компьютеров ЗАО «XXX» 80 6. ВЫВОДЫ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ПРЕДПРОЕКТНОГО ОБСЛЕДО- ВАНИЯ ЗАО «XXX» Во главе предприятия стоит Генеральный директор, руководящий всей производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью. Структурные подразделения административного блока и вспомогательного производства подчинены непосредственно ему. Руководство деятельностью бло- ка технического обеспечения, блока снабжения и сбыта, а также произ- водственного блока осуществляется через Исполнительного директора, На- чальника производства и Технического директора 6.1. Анализ подразделений Отдел по заготовке сырья Обеспечивает производственный блок сырьевой базой. Отдел снабжения Занимается материально-техническим обеспечением основного производства. Отдел сбыта Сбыт готовой продукции. Приемка выпуска готовой продукции. Оформле- ние заказов, работа с клиентами. Информацией по сбыту продукции пользуется отдел маркетинга, планово-экономический отдел. Отдел логистики Документы поступления материалов, отгрузки продукции, перемещения и производственного отпуска материалов, составление оперативного плана произ- водства. Производственный блок Структурные подразделения данного блока обеспечивают производственно- хозяйственную деятельность ЗАО «XXX». Информация в производственный блок поступает из отдела снабжения (через складское хозяйство) – при обеспечении производства сырьем и материалами. Документарно отчитывается перед бухгал- терией документами по внутреннему перемещению и выпуску готовой продукции. Отчеты о производственной деятельности предоставляются в бухгалтерию, пла- новый отдел. Деятельность производственного блока по качеству контролируется лабораторией и плановым отделом, который обеспечивает технико-экономическое планирование. Подчинен производственный блок непосредственно Начальнику производства, который руководит работой по оперативному регулированию хода производства, обеспечению ритмичного выпуска продукции требуемого ассорти- мента и качества. Исполнительный директор проводит работу по выявлению и ос- воению технических новшеств, передового опыта, способствующих улучшению технологии, организации производства и росту производительности труда. 81 Лаборатория Лаборатория входит в административный блок и непосредственно связана с производственным процессом (от поставки сырья до выпуска продукции). Она обеспечивает входной контроль сырья, материалов, производственный контроль, контроль готовой продукции, микробиологический контроль сырья и компонен- тов, производства, готовой продукции; контроль используемой тары и упаковки; контроль санитарно-гигиенического режима производства; контроль качества воды, используемой на предприятии, и т. д. Отдел подчинен непосредственно Исполнительному директору. Управленческий блок Управленческий блок непосредственно Генеральному директору. Струк- турные подразделения данного блока обеспечивают административную работу всего остального производства. Они передают и получают информацию из дру- гих отделов, анализирует ее, преобразуя в необходимую отчетность, как внут- реннюю, так и внешнюю. Юридический отдел обеспечивает договорами службы сбыта и снабжения, обеспечивает соблюдение законности в деятельности ЗАО «XXX» и защиту его правовых интересов. Бухгалтерия собирает всю документарную первичную информацию и на основании ее ведет бухгалтерский учет хозяйственно-финансовой деятельности на предприятии. Планово-экономический отдел собирает необходимую ему документарную первичную информацию по отделам, а также отчеты о деятельности подразделе- ний и осуществляет экономическое планирование на предприятии. Отдел АСУ разрабатывает, обслуживает и развивает систему автоматизи- рованной обработки информации для единой информационной сети предприя- тия; разрабатывает программное обеспечение решения задач производственного характера. 6.2. Анализ текущей автоматизации Таким образом, практически все отделы ЗАО «XXX» тесно связаны друг с другом в производственных и хозяйственных процессах. Происходит непрерыв- ный обмен информацией между подразделениями, что предполагает некоторое информационное дублирование (тем более в производственном процессе, когда информацией пользуется большое количество подразделений, и информацион- ные потоки разрастаются). Внедрение КИС должно обеспечить максимально удобный информационный обмен, при котором единожды введенная и учтенная информация может использоваться всеми подсистемами КИС для получения не- обходимых отчетов, анализов, выводов через удобные и доступные для пользова- телей формы. 82 Система автоматизированного ведения бухгалтерского учета на предпри- ятии, существующая в настоящее время, построена грамотно, но не обеспечивает отражение информации в реальном масштабе времени – с непрерывным учетом. Ведение отдельных направлений бухгалтерского учета осуществляется в специа- лизированных блоках автоматизированной системы, и при необходимости ин- формация объединяется в один блок. Финансовая информация обрабатывается лишь по закрытию предыдущего периода, что затрудняет оперативный анализ финансово-хозяйственной деятельности. В ЗАО «XXX» действует автоматизированная система управления, реали- зованная как совокупность функциональных подсистем, решающих основные задачи по учету движения сырья и материалов, производству и реализации про- дукции, реализации иных ТМЦ, расчету с поставщиками и получателями, расче- ту заработной платы, расчету плановой и фактической себестоимости и оптово- отпускных цен, учету транспортных услуг и т. д. Каждая из подсистем имеет свою базу данных и реализована на одном или нескольких компьютерах, фактически между собой не связанных. Обмен инфор- мацией осуществляется через дискету. Базы данных подсистем являются авто- номными, отсутствует единая система классификации и кодирования информа- ции, что исключает оперативный обмен между подсистемами. Сбор информации осуществляется с помощью дискет. Отсутствие каналов связи и единой информационной базы значительно снижает оперативность полу- чения информации, необходимой для принятия управленческих решений. Программное обеспечение АРМ разработано на СУБД Progress и FoxPro, функционирует в операционной среде DOS. Вместе с тем, бурное развитие ин- формационных технологий диктует необходимость перехода на современную технологию использования компьютерного парка и многопользовательскую сис- тему обработку информации. Все компьютеры ЗАО «XXX» необходимо объеди- нить в единую локальную вычислительную сеть, которая обеспечит возможность полной интеграции информации. ЛВС позволит объединить все производствен- ные и административные корпуса в единую информационную систему. Наиболее перспективной технологией многопользовательской обработки информации является технология «клиент-сервер», которая при построении сис- тем обработки учетной информации на западе стала стандартом и предлагается для использования при построении КИС ЗАО «XXX». Использование техноло- гии «клиент-сервер» существенно повышает надежность, производительность и стабильность функционирования системы, особенно при работе значительного числа пользователей с информационными базами большого объема. В качестве сетевой платформы предлагается использовать сетевую опера- ционную систему Windows (на сервере – Windows 2000 Advanced Server, на ра- бочих станциях – Windows 98, 2000) – мощную, удобную и простую систему для решения самых различных задач, созданную мировым лидером в области разра- ботки программного обеспечения – корпорацией Microsoft. Система проста в ис- 83 пользовании, гибка в настройке, содержит средства для работы в корпоративных сетях и в Интернете, отвечает всем современным требованиям к компьютерным системам. В качестве сервера баз данных предлагается использовать Microsoft SQL Server 7.0 (в дальнейшем Microsoft SQL Server 2000, который показал более высокое быстродействие на процессорах Xeon). В качестве клиентских приложе- ний программа 1С: Предприятия для SQL , релиз 15 (более поздние релизы про- граммы показали нестабильность работы, на данный момент существует релиз 20, но программа еще не прошла тестовый период эксплуатации). Анализ существующего компьютерного парка показал, что большая часть используемой техники соответствует техническим характеристикам и удовлетво- ряет требованиям сегодняшнего дня, за исключением небольшого числа. На Ос- новном сервере уже используется предложенная операционная система, конфи- гурация сервера позволяет говорить о соответствующей производительности и надежности системы, а также о техническом «запасе» для внедрения КИС. Но, предусматривая быстрорастущее количество пользователей системы и увеличе- ние нагрузки на базу данных, рекомендуется в будущем вынести базу данных на отдельный «сервер базы данных» (хранится база данных SQL), соединенный с «Основным сервером» сверхскоростной сетью. Это позволит использовать «Ос- новной сервер» в качестве терминального сервера (когда программа будет рабо- тать на сервере, а пользователи будут видеть только изображение программы), тем самым увеличить быстродействие КИС и использовать менее мощные (не- дорогие) рабочие станции. С точки зрения безопасности будущей системы реко- мендуется выделить «файловый сервер»: сервер для архивных копий документов сотрудников, электронной почты, «зеркало» архивных копий базы данных КИС (рис. 4). Присутствует недостаточное количество техники по участкам, а также полное отсутствие компьютеров, связанных с учетом блока производства, необ- ходимого для полного внедрения КИС. Рис. 4. Сервисы локальной сети 84 Потребности новой техники для дополнительных рабочих мест будет со- ставляться после детального обследования участка учета как приложение к соот- ветствующему Техническому Заданию. Анализ локальной сети ЗАО «XXX» показал, что сеть находиться в удов- летворительном состоянии. Пропускная способность сети – 100 Мб. Существуют свободные гнезда на коммутаторах для дальнейшего развития сети в ближайшее время. Узким местом является связь между основным коммутатором (svitch) и экспедицией, расстояние между точками 200 метров. Данный участок реализо- ван с помощью дополнительного коммутатора, расположенный посередине, в области пункта приемки сырья, который и позволяет поддерживать связь. Рас- стояние между коммутаторами, 100 метров, является предельно допустимым. Ре- комендуется проложить оптоволоконную линию до участка, равноудаленного от экспедиции, склада материалов и производственного блока. Предлагается сле- дующая схема (см. рис. 5). Рис. 5. Предлагаемая масштабная схема локальной сети ЗАО «XXX» 85 6.3. Состав системы Анализ состава автоматизированных подсистем показал, что в рамках про- ектируемой КИС этот состав целесообразно несколько расширить с тем, чтобы обеспечить полную функциональность системы. Предлагается следующий со- став подсистем: • Складской учет готовой продукции (ОПГП); • Движение денежных средств, взаиморасчеты с покупателями и постав- щиками, учет затрат; • Снабжение, складской учет материалов и сырья; • Система учета качества. Лаборатория; • Внеоборотные активы (ОС); • Производство; • Бухгалтерская и налоговая отчетность; • Планирование, бюджетирование производства. В рамках указанных подсистем предусмотреть разработку автоматизиро- ванных рабочих мест КИС 1С: ИТРП приемщиков сырья, отдела снабжения, от- дела по заготовкам сырья, начальника отдела маркетинга, кладовщика склада ма- териалов, лаборатории, производства (ЦМП, Сыродельное, Сушка, Маслодель- ный), цеха и ОПГП мороженого, чтобы обеспечить полный объем учетных работ в режиме реального времени, а руководство ЗАО «XXX» – требуемой оператив- ной информацией. Одной из основных задач проектируемой КИС является оценка прибыль- ности предприятия, разработка механизма финансового планирования. Прибыльность напрямую зависит от того, как поставлен контроль и анализ товарных и финансовых потоков. Необходимо предусмотреть возможность ди- намически анализировать товарные и финансовые потоки в различных аспек- тах – по датам, по партнерам, статьям затрат, объемам реализации, используя для этого существующий на предприятии порядок ведения оперативного и бухгал- терского учета – ввода первичной документации. Учет наличия и движения товарных потоков, которые включают в себя не только готовую продукцию, но и материалы, должен прослеживаться на уровне партий. При этом полностью должна прослеживаться история каждой партии, начиная с момента ее поступления до полного расхода. Товарный учет должен быть тесно взаимосвязан с контролем качества и с производством, так как в этих подсистемах учет строго партионный. В настоящее время на предприятии учет качества выпускаемой продукции (лаборатория) ведется практически вручную. Для оперативного и правильного реагирования на любые возможные из- менения состояния рынка, для получения исчерпывающих и обоснованных отве- тов на вопросы «что будет, если…», касающиеся развития производства, в ин- формационную систему необходимо ввести блок финансового планирования, опирающегося на данные хозяйственного учета. Блок предназначен для состав- 86 ления финансовых планов (бюджетов) предприятия: бюджет движения денежных средств, бюджет доходов и расходов, баланс расчетов с поставщиками и т. д. Формируемые отчеты, диаграммы и графики позволят контролировать выполне- ние планов, сравнивать запланированные и фактически достигнутые показатели и выявлять причины их расхождений. Учитывая характеристики функционирующей на предприятии автомати- зированной системы бухгалтерского учета, корпоративная информационная сис- тема будет основываться на нижеследующем: • Учетная политика определяет основные задачи бухгалтерского учета на предприятии, и решение этих задач обусловливает внедрение корпоративной ин- формационной системы на предприятии. Оговоренные в учетной политике осо- бенности ведения бухгалтерского учета должны найти отражение в проектируе- мой системе. • Система должна быть едина в информационном плане, она должна охва- тывать не только бухгалтерию, но и производство, административный учет. • Условно функционирование КИС по видам учета можно разделить на 4 основных направления: 1) Оперативное управление: - ведение базы договоров различного типа; - документарная система управления взаиморасчетами; - оперативный контроль текущего состояния взаиморасчетов с контраген- тами в разрезе первичных документов склада, кассы и банка. 2) Управленческий учет: - учет и анализ доходов и расходов; - отслеживание и анализ взаиморасчетов; - анализ движения товаров и готовой продукции; - анализ дебиторов и кредиторов. 3) Бухгалтерский учет: - анализ бухгалтерских счетов; - многоуровневый аналитический учет; - баланс и налоговая отчетность; 4) Производственный учет: - затраты в различных аспектах; - расчет плановой себестоимости; - фактическая себестоимость продукции; нормативные затраты и анализ отклонений. 6.4. Основные характеристики системы (по направлениям учета): • оперативный управленческий учет производства продукции, выполне- ния работ и оказания услуг (ведется с высокой степенью детализации); 87 • учет складских запасов и движения материалов и товаров, готовой про- дукции; • партионный учет стоимости материалов и товаров, а также готовой про- дукции. Методы определения себестоимости: «LIFO», «FIFO», «по средней» (со- гласно учетной политике – FIFO); • учет взаиморасчетов с поставщиками в разрезе отдельных поставок и оплат; • учет выпуска готовой продукции на основании нормативных затрат; • учет использования продукции на собственные нужды; • учет реализации готовой продукции и товаров («НДС по оплате»); • учет выполненных работ и оказанных услуг; • учет взаиморасчетов с покупателями в разрезе отдельных отгрузок и оплат; • учет движения прямых и косвенных затрат на производство; • учет дополнительных расходов на приобретение ТМЦ, реализована воз- можность учета реализации материалов на сторону, а также учета произвольного списания и поступления ТМЦ для отражения редких операций по движению то- варно-материальных ценностей. Также реализована поддержка перемещения ТМЦ между местами хранения и перераспределение ТМЦ между учетными пар- тиями; • расчет себестоимости готовой продукции и оказанных услуг; • учет себестоимости готовой продукции; • гибкие возможности по учету расчетов с контрагентами: система разде- ления расчетов по договорам, возможность выбора определенной стратегии оп- латы договоров и отнесения авансов; отработка механизма оформления взаимо- зачетов с поставщиками и покупателями. 7. ПОРЯДОК ВНЕДРЕНИЯ ПРОЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ ЗАО «XXX» Порядок внедрения проекта и разработок разделен на несколько этапов. 7.1. Предпроектное обследование (является неотъемлемой частью проекта) Этот этап включает: • начальное ознакомление и изучение схемы работы предприятия; • изучение перечня и структуры документооборота предприятия; • изучение текущей учетной политики предприятия; • выяснение оптимальных путей автоматизации предприятия, определе- ние учетных подсистем и порядок их внедрения. 88 7.2. Составление технического задания выбранной учетной подсисте- мы (этап внедрения) В этот этап входят: • подробное обследование подразделений, вовлеченных в данную учет- ную подсистему; • выбор оптимальной реализации учета; сравнительный анализ с моделью компьютерного учета в ИТРП; • согласование технического задания с руководителями подразделений. 7.3. Создание программы Программирование на основе согласованного и утвержденного техниче- ского задания. 7.4. Обучение сотрудников подразделений правилам и методам работы с доработанной системой ИТРП Ввод необходимой информации, тестирование программы, опытная экс- плуатация. Оформление по результатам тестирования протоколов соответствия созданного программного продукта требованиям ТЗ и пожеланиям подразделе- ний, оформленным соответствующими документами. Внесение исправлений и изменений в созданный программный продукт (в случае необходимости). 7.5. Ввод созданной программы в эксплуатацию, исправление найден- ных недочетов Срок ввода устанавливается исходя из ТЗ. 7.6. Переход на следующую учетную подсистему Далее по п. 7.2. Замечание: Каждый последующий этап будет требовать больше времени за счет исправлений недочетов предыдущих. 8. ОСНОВНОЙ ПЛАН ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ Основной план внедрения системы представлен на рисунке 6. 89 Рис. 6. Диаграмма Ганта – сетевой график внедрения 8.1. Складской учет готовой продукции (ГП) • Отражение факта выработки продукции в количественном и суммовом (по планово-нормативной себестоимости) выражении • Межцеховые перемещения готовой продукции • Передача готовой продукции в экспедицию • Ведение прайсов готовой продукции • Реализация готовой продукции контрагентам. Возвраты • Учет возвратной тары • Книга продаж • Бухгалтерская отчетность (41, 43, 40, 90, Д62) 8.2. Движение денежных средств, взаиморасчеты с покупателями и поставщиками, учет затрат • Касса • Банк • Взаимозачеты с контрагентами • Взаиморасчеты с покупателями • Расчеты с подотчетными лицами • Обмен данными с клиент-банком • Учет косвенных затрат по подразделениям • Управленческая отчетность • Бухгалтерская отчетность (50, 51, 71, Д26, Д23, Д44, К62) 90 8.3. Снабжение, складской учет материалов и сырья • Поступление сырья • Поступление материалов • Взаиморасчеты с поставщиками • Передача сырья в производство • Передача материалов в производство • Книга покупок • Управленческая отчетность • Бухгалтерская отчетность (10, 60) 8.4. Система учета качества. Лаборатория • Учет качественных удостоверений (дата маркировки, срок годности, но- мер партий, физико-химические показатели готовой продукции) • Партионный учет сыра в двух независимых единицах измерения (гл., кг) • Штрих-кодирование продукции 8.5. Внеоборотные активы (ОС) • Номенклатура Основных Средств • Поступление ОС • Ввод в эксплуатацию ОС • Перемещение ОС • Начисление амортизации • Бухгалтерская отчетность (01, 02, 04, 07, 08) 8.6. Производство • Оперативное планирование производства • Нормативы расхода материалов и сырья ГП • Выпуск полуфабрикатов • Перемещение полуфабрикатов в производстве • Выпуск готовой продукции • Перемещение готовой продукции в производстве • Перемещение материалов в производстве • Фактический расход сырья и материалов на изготовление • Управленческая отчетность 91 8.7. Бухгалтерская и налоговая отчетность • Бухгалтерская отчетность (76, 68, 90, 91, 99) • Регламентные отчеты по налогам • Налоговый учет • Бухгалтерский финансовый результат 8.8. Планирование, бюджетирование производства • Заказы от покупателей • Заказ на производство • Оперативное планирование производства • План выпуска продукции • План закупок • Подключение ИТНАЛЕВ: Корпоративные финансы • Бюджеты • Управленческий финансовый анализ 9. ЗАРПЛАТА И КАДРЫ Для внедрения учета зарплаты и кадров целесообразно применить отдель- ную конфигурацию 1С: Зарплата и кадры, в которой будет производиться учет отдела кадров, расчет и начисление зарплаты сотрудников с последующей вы- грузкой данных в систему КИС 1С: ИТРП. Работы по настройке конфигурации и вводу в эксплуатацию будут вестись параллельно с основным планом внедрения КИС 1С: ИТРП. 10. СХЕМА ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ВНЕДРЕНИЯ 11. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТЬ Экономическая эффективность системы определяется, с одной стороны, затратами, связанными с ее установкой и сопровождением, а с другой – ожидае- мыми уменьшением издержек и увеличением прибыли предприятия. Из чего складываются затраты: 92 – стоимость оборудования, техники; – стоимость программы; – затраты на настройку и ввод в эксплуатацию; – затраты на сопровождение. Общая сумма затрат зависит от количества рабочих мест и многих других характеристик предприятия. Ожидаемые результаты: • Снижение потерь за счет более совершенного учета затрат. Воровство на многих российских предприятиях вошло в традицию, а внедрение системы, от- слеживающей движение материальных ценностей, позволяет значительно сокра- тить связанные с этим потери. • Уменьшение потерь, связанных с недобросовестностью поставщика (по- купателя). Отслеживание дебиторской и кредиторской задолженности, хранение истории взаимоотношений с контрагентами позволяют проводить их аттестацию. При этом могут использоваться формальные признаки либо данные из системы могут служить управленцам «поводом для размышлений». • Уменьшение складских запасов. Внедрение планирования производства и материальных потоков позволяет закупать действительно необходимые для производства материалы, что значительно сокращает оборотные средства, за- мороженные в виде материальных запасов, нормализует оперативную работу от- дела снабжения. Дополнительный эффект при этом может дать уменьшение складских площадей. • Уменьшение затрат на административно-управленческий аппарат за счет ускорения обработки информации. Внедрение программа 1С: ИТРП по вышеизложенным пунктам даст 80 % ожидаемого эффекта автоматизированного учета. Главная цель внедрения ИТРП – создание функционального ядра учета, которое замкнет все подразделе- ния в единую информационную систему, позволит выявить и оптимизировать информационные связи отделов, даст возможность разработки стратегии даль- нейшее развития управленческого учета. Использование основного преимущест- ва ИТРП – гибкости настройки – позволит создать «благодатную почву» для вне- дрения более мощной и полнофункциональной ERP-системы. Тем не менее, КИС 1С: ИТРП должна обладать достаточной функциональностью, чтобы было воз- можно использовать ее продолжительное время. |