Отчетного документооборота Отдела кадров
 Скачать 391.19 Kb.
|
|
ТЕМА: Создание автоматизированной информационной системы отчетного документооборота «Отдела кадров» на железнодорожном предприятии п.Сибирцево. «Путеремонтная машинная станция №18» Обозначения и сокращения АИС – автоматизированная информационная система ИБ – информационная база ЕК АСУТР - единая корпоративная автоматизированная система управления трудовыми ресурсами ЛВС – локально – вычислительная сеть АРМ – автоматизированное рабочее место ПК – персональный компьютер ПО – программное обеспечение Содержание Введение………………………………………………………………………6 1. Анализ предметной области и выявление списка решаемых задач…..10 1.1. Технико – экономическая характеристика предметной области……10 1.1.1. Организация предметной области………………………………...10 1.1.2. Структура организации………..……………..……………………15 1.1.3. Характеристика информационных потоков………………………...16 1.1.4. Общие сведения о задачах…………………………………………...20 1.1.4 Способы решения задач………………………………………………24 2. Проектирование АИС «Архив»………………………………………..36 2.1 Техническое задание……………………………………………………43 2.2 Обеспечивающие подсистемы…...…………………………………….47 2.3 Внедрение и опытная эксплуатация…………………………………...48 2.4 Руководство пользователя……………………………………………..49 3. Обоснование экономической эффективности проекта………………...51 Заключение…………………………………………………………………..53 Список использованной литературы………………………………………55 Приложение 1………………………………………………………………..56 Приложение 2………………………………………………………………..57 Приложение 3………………………………………………………………..58 Приложение 4………………………………………………………………..61 Приложение 5………………………………………………………………..66 Создание автоматизированной информационной системы отчетного документооборота «Отдела кадров» на железнодорожном предприятии «ПМС». Объектом исследования является процесс отчетного документооборота в «Отделе кадров» предприятия «ПМС». И предназначена для использования персоналом отдела кадров, так как вся отчетная связанная с кадрами предприятия документация проходит именно через этот отдел. Целью данного дипломного проекта является разработка автоматизированной информационной системы документооборота, а в частности электронного архива документов на базе «ПМС». Сделав анализ проблемной области, был выявлен ряд проблем связанных с организацией работы с документами: накапливается множество документов, назначение и источник которых не ясны; документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки; тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов; создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств; на подготовку и согласование документов тратится много времени. На основании вышесказанного можно сформулировать ряд задач, которые должны быть решены с помощью внедрения системы электронного документооборота: исследование структуру предприятия и выявление проблемы решаемой с помощью автоматизации; организовать централизованное хранение, поиск, пересылку сложных документов установленных форматов; сбор и обработка экономической информации; оценка экономической эффективности проекта. Путем автоматизации документооборота на данном предприятии будет совершенствоваться его информационная база, на основе новых методик и подходов при этом в донном процессе будут принимать участие все сотрудники, имеющие дело с архивом, а не только проектировщик. Основные технико – экономические показатели: сокращение времени разработки документации предприятия за счет повешения быстродействия при работе с большими массивами информации, повышение точности и снижение учетных ошибок при сборе и обработке экономических данных, возможность осуществления оперативного контроля, возможность отслеживания динамики деятельности предприятия. В данном проекте представлен один из способов перехода от хранения документов в бумажном виде до полного перевода в электронный вид с последующим их структурированием и сохранением на носителях. На сегодняшний день внедрение систем автоматизации является необходимым. Система автоматизации документооборота дает реальные выгоды и реальный экономический эффект Введение Сегодня, когда скорость перехода организаций на электронный документооборот ограничивается, пожалуй, лишь их финансовыми возможностями, важность профессионального подхода к переводу корпоративной документации на «компьютерные рельсы» переоценить сложно. Одна из самых ответственных частей этого процесса — перевод в электронный вид не только текущих бумаг, но и уже накопленных документов, количество которых у многих компаний исчисляется сотнями тысяч. Особенно это касается таких исконно «бумажных» организаций, как архивы, регистрирующие органы, библиотеки и т. д. Одной только покупкой программных продуктов вопрос не решить — необходим системный подход и грамотные специалисты, компетентные как в архивном деле, так и в современных компьютерных технологиях. Самым простым путем создания электронного архива является сканирование всего массива документов без распознавания их содержания. Главное достоинство такого подхода — простота: современные поточные сканеры способны перевести в электронный вид в короткий срок большой массив бумаг. Правда, полноценным архивом подобный набор образов назвать нельзя из-за невозможности поиска необходимого документа иначе как по названию соответствующего файла. Кроме того, такой поиск будет достаточно медленным из-за большого объема отсканированных файлов и потребует мощного оборудования. Исходя из этого рекомендуется вручную произвести сортировку образов документов по различным каталогам, соответствующим, скажем, конкретным делам, периодам или клиентам. Более эффективным является ввод набора отсканированных документов в СУБД. Для этого в соответствие каждому образу ставится так называемая «карточка документа», содержащая набор атрибутов, по которым необходимо осуществлять поиск. Процесс заполнения таких карточек, называемый индексированием, может осуществляться в ручном, автоматическом или полуавтоматическом режиме. При ручном индексировании оператор вводит в карточку данные, глядя на изображение документа, при автоматическом данные из графических образов извлекает специальная программа распознавания и самостоятельно помещает их в карточки. Полуавтоматический способ предполагает, что часть атрибутов определяется автоматически, а часть вводится вручную. Естественно, независимо от метода индексирования необходима также последующая верификация данных, которая, в свою очередь, может производиться как человеком, так и специальной программой. В третьем, идеальном случае возможен полный перевод документа в электронный вид, что значительно расширит возможности поиска, но процесс такого распознавания является очень трудоемким и дорогостоящим и в большинстве случаев не оправдывает себя с экономической точки зрения. Целью данного дипломного проекта является разработка автоматизированной информационной системы документооборота а в частности электронного архива отчетной документации на базе предприятия «ПМС». Путем автоматизации документооборота на данном предприятии будет совершенствоваться его информационная база, на основе новых методик и подходов при этом в донном процессе будут принимать участие все сотрудники, имеющие дело с архивом, а не только проектировщик. Сделав анализ проблемной области, был выявлен ряд проблем связанных с организацией работы с документами: документы теряются; накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны; документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки; тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов; создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств; на подготовку и согласование документов тратится много времени. Внедрение системы электронного документооборота позволит решить все эти проблемы, а также: обеспечит слаженную работу всех подразделений; упростит работу с документами, повысит ее эффективность; повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов; повысит оперативность доступа к информации. На основании вышесказанного можно сформулировать ряд задач, которые должны быть решены с помощью внедрения системы электронного документооборота: исследование структуры предприятия и выявление проблемы решаемой с помощью автоматизации; организовать централизованное хранение, поиск, пересылку сложных документов установленных форматов; сбор и обработка экономической информации; оценка экономической эффективности проекта. Современный этап развития информационных технологий характеризуется особым вниманием к проблеме автоматизации документооборота, так как основное число компаний в нашей стране используют классическую бумажную систему. Это обусловлено тем, что встать на компьютерные рельсы некоторым либо не по карману или просто руководство не считает необходимым такой переход. В данном проекте представлен один из способов перехода от хранения документов в бумажном виде до полного перевода в электронный вид с последующим их структурированием и сохранением на носителях. 1. Анализ предметной области и выявление списка решаемых задач. 1.1. Технико – экономическая характеристика предметной области. 1.1.1. Организация предметной области. 1.1. Предприятие ПМС создано на основании приказа Народного Комиссара Путей Сообщения, Каганович Л.М. Приказ от 01.04.1936 года № 35-ц. 1.2. Полное наименование предприятия: открытое акционерное общество «Российские Железные Дороги» структурная единица дирекции по ремонту пути инженерных сооружений Дальневосточной Железной Дороги Путеремонтная машинная станция. Сокращённое наименование: «ПМС». Предприятие является коммерческой организацией. Учредителем Предприятия является Хабаровское отделение Железной Дороги. Органом, осуществляющим полномочия собственника имущества Предприятия, является Хабаровское отделение Железной Дороги. 1.5. Предприятие является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчётный и иные счета в банках, круглые печати со своим полным наименованием, штампы, бланки, и другие средства индивидуализации. Предприятие отвечает по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом. Предприятие не несёт ответственности по обязательствам собственника имущества и его органов, а собственник имущества и его органы не несут ответственности по обязательствам Предприятия, за исключением случаев, если действия собственника имущества привели к финансовой несостоятельности (банкротству) Предприятия. В этом случае на собственника имущества Предприятия, при недостаточности имущества Предприятия, может быть возложена субсидиарная ответственность по его обязательствам. Ответственность может быть возложена на собственника имущества Предприятия в иных случаях, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации. Предприятие от своего имени приобретает и осуществляет имущественные и личные неимущественные права, выступает истцом и ответчиком в суде и арбитражном суде, в соответствии с законодательством Российской Федерации. 1.8. Предприятие не имеет филиалов. 1.10 Предприятие приобретает права юридического лица с момента его государственной регистрации. Учет и отчетность Предприятия. 2.1 Предприятие ведет оперативный, экономический, кадровый, бухгалтерский и налоговый учет и представляет статистическую отчетность в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Ответственность за организацию, своевременное представление ежегодных отчетов и другой отчетности Предприятия несет начальник в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Учетная политика, организация документооборота на Предприятии, устанавливается приказом начальника Предприятия. Финансовый год Предприятия устанавливается с 1 января по 31 декабря. Достоверность данных, содержащихся в годовом отчете Предприятия, штатном расписании, бухгалтерском балансе, в отчете о прибылях и убытках должна быть подтверждена соответствующими печатями Предприятия. Бухгалтерская отчетность Предприятия в случаях, определенных собственником имущества Предприятия, подлежит обязательной ежегодной аудиторской проверке независимым аудитором. Предприятие по окончании отчетного периода представляет в отраслевой орган и орган по управлению имуществом бухгалтерскую отчетность и иные документы, перечень которых определяется собственником имущества Предприятия. Предприятие обязано публиковать отчетность о своей деятельности в случаях, предусмотренных законодательством. Предприятие обязано хранить следующие документы: учредительные документы Предприятия, а также изменения и дополнения, внесенные в учредительные документы Предприятия и зарегистрированные в установленном порядке; решения собственника имущества Предприятия о создании Предприятия и об утверждении перечня имущества, передаваемого Предприятию в хозяйственное ведение, о денежной оценке уставного фонда Предприятия, а также иные решения, связанные с созданием Предприятия; документ, подтверждающий государственную регистрацию Предприятия; документы, подтверждающие права Предприятия на имущество, находящееся на его балансе; внутренние документы Предприятия; приказы по личному составу Предприятия; финансово-бухгалтерские документы Предприятия; решения собственника имущества Предприятия и отраслевого органа, касающиеся деятельности Предприятия; аудиторские заключения, заключения органов финансового контроля; иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, внутренними документами Предприятия, решениями собственника имущества Предприятия и начальника Предприятия. Предприятие хранит документы, предусмотренные пунктом 8.9. настоящего Устава, по месту нахождения его руководителя или в ином определенном Предприятием месте. При ликвидации Предприятия документы передаются на хранение в государственный архив в порядке, установленном действующим законодательством. Организация предоставляет отчеты о хозяйственной деятельности в соответствии с действующим законодательством, причем отчетность ведется с помощью системы «ЕК АСУТР» и системы «АРМ». Ниже приведены краткие характеристики используемого на предприятии программного обеспечения. СИСТЕМА «ЕК АСУТР» Система «ЕК АСУТР» является универсальной системой автоматизации деятельности предприятия. За счет своей универсальности система «ЕК АСУТР» может быть использована для автоматизации самых разных участков экономической деятельности предприятия: учета товарных и материальных средств, взаиморасчетов с контрагентами, расчета заработной платы, работа с кадрами предприятия, расчета амортизации основных средств, бухгалтерского учета по любым разделам и т. д. На данном предприятии система «ЕК АСУТР» является основным средством для составления кадровой отчетности и бухгалтерского учета. С помощью данной системы ведется кадровый и бухгалтерский учет соответственно. Отчетность, составленная на основе данной системы, подлежит сдаче в архив. Система «АРМ» Система «АРМ» - приложение среды Windows. Она может эксплуатироваться на любых компьютерах, работающих под управлением этой средой, начиная от платформы MS Windows'95. Возможна работа на одном компьютере или в локальной сети. Ограничения на сетевую операционную систему отсутствуют. Система «АРМ» на данном предприятии в отличие от «ЕК АСУТР» является второстепенным средством для работы с кадрами предприятия. Используется в основном теми сотрудниками, для которых привычна обычная структура учета. С использованием данной системы также как и с «ЕК АСУТР» составляется отчетность, но очень узкого перечня. 1.1.2. Структура организации Современные российские предприятия имеют сложную структуру, характеризующую многосторонность деятельности и территориальное разделение. ОАО «РЖД» территориально разделено на филиалы – железные дороги. В Дальневосточном федеральном округе действует филиал – Дальневосточная железная дорога. В Приморском крае работу отделений Дальневосточной железной дороги координирует Хабаровское управление железной дорогой. Рис.1 Управление Дальневосточной железной дорогой Рис.2 Схема управления в ПМс 1.1.3. Характеристика информационных потоков Информационные потоки предприятия разделяются на внутренние и внешние. Внутренняя документация необходима для собственных нужд, она накапливается и при необходимости извлекается из архива для сверки каких либо показателей. Рассмотрим основные типы документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками. Типов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много (на отдельных предприятиях их число доходит до 500-600). В то же время, с точки зрения канцелярии основных видов документов бывает весьма небольшое количество, а именно всего на всего 3 вида: •Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе. •Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (запросы в сторонние организации типа: “Прошу дать справку по вопросу … в срок до …”). Рис3. Рис.3 Запрос на сторонние организации. •Внутренние. Данные документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию. Рассмотрим основные информационные потоки, происходящие при работе отдела кадров в ПМС. Начальник – отдел кадров. От начальника поступают приказы, необходимые для обеспечения работы предприятия, в свою очередь отдел кадров ежемесячно отчитывается о состоянии рабочего персонала (кол-во людей принято, уволено, находятся в командировке, в отпуске и т.д. ) в ПМС. Работники ПМС – отдел кадров. При приеме на работу, отдел кадров и поступающий на работу заключают договор об условиях труда, обязанностях обеих сторон, о своевременной выплате заработной платы, Так же от работников ПМС в отдел кадров поступают все различные заявления ( отпуск, увольнение, выдача билетов бесплатного проезда на ЖД транспорте, отправке на учебу и т.д.), объяснительные, рапорта. Поликлиника – отдел кадров. Для прохождения медицинской комиссии отдел кадров выдает поступающему на работу или работнику документы (Форма АКУ-23, АКУ-22), после прохождения медицинской комиссии, работник возвращает в отдел кадров заключение медицинской комиссии о состоянии здоровья и о пригодности его к работе. А так же, в начале года, отдел кадров ПМС передает в поликлинику план прохождения медицинской комиссии всех работающих, поквартально и по категориям (Приказ№90, Приказ№6, Приказ№555). Категория 1 – обеспечивает движение поездов. Категория 2 – осуществляет профессиональную деятельность в условиях повышенной опасности (связан с выходом на железнодорожные пути). Категория 3 – подвергаются воздействию опасных и вредных производственных факторов. Расчетный отдел – отдел кадров. В расчетный отдел поступает информация об уволенных, принятых на работу, работниках, которые уходят в отпуск, людях которых посылают в командировку, для начисления отпускных, командировочных, расчетных листов, и начисления заработной платы. А из расчетного отдела каждый месяц в отдел кадров передаются расчетные листы по начислению заработной платы, для раздачи их рабочим и служащим. Мастера – отдел кадров. Мастера, работающие в ПМС, каждый день отчитываются заместителю начальника по кадрам об отсутствующих на рабочих местах. А из отдела кадров мастера получают различные приказы, а так же уведомительные листки о направлении работников на медицинское обследование, командировку, учебу, отпуск и т.д. Хабаровское управление – отдел кадров. Из Владивостокского отделения железной дороги поступают различные приказы, связанные с кадровым составом ПМС, например, о приеме на работу людей в связи с началом сезона летне-выездных работ, в свою очередь отдел кадров ежемесячно отчитывается о состоянии рабочего персонала (кол-во людей принято, уволено, находятся в командировке, в отпуске и т.д. ) в ПМС. Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут быть письма, распоряжения, приказы, отчеты, телеграммы и т.д. Обычно под типом документа на предприятии понимается именно эти деления, причем еще более детализованные (допустим, если письма, то чему посвященные - жалобы, предложения, пожелания и т.д.). С точки зрения канцелярии данное деление достаточно неинтересно, хотя во внутренней полной системе делопроизводство оно, безусловно, необходимо. Далее здесь будет рассматриваться только канцелярские виды документов - входящие, внутренние и исходящие. На основе приведенных выше определений построим схему документооборота отдела кадров предприятия (Приложение 1). |