Отчетного документооборота Отдела кадров
 Скачать 391.19 Kb.
|
|
2. Проектирование АИС «Архив» В начале проектирования рассмотрим общие требования к системе электронного документооборота. Масштабируемость. Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать, как пять, так, и пять тысяч пользователей, и ее способность наращивать мощность определялась только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена. Выполнение этого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных, производства, например, компаний Sybase, Microsoft, Oracle, Informix, которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, обеспечивая тем самым максимально широкий спектр производительности. Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура системы документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем они могут быть объединены самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы обязана обеспечивать взаимодействие с удаленными пользователями. Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда круг решаемых заказчиком задач меньше всего спектра задач документооборота. Поэтому очевидно, что система должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой. Открытость. Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других приложений, к примеру, часто необходимо интегрировать систему с прикладной кадровой программой. Следовательно, система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции. Рассмотрим общий спектр задач электронного документооборота. Задачи и, соответственно, необходимая система автоматизации определяются стадией жизненного цикла документа, которую необходимо поддерживать. Вообще жизненный цикл состоит из двух основных стадий. 1. Разработка документа, которая может включать собственно разработку содержания документа, оформление документа, утверждение документа. В том случае если документ находится на стадии разработки, он считается неопубликованным, и права на него определяются правами доступа конкретного пользователя. 2. Стадия опубликованного документа, которая может содержать: активный доступ, архивный документ краткосрочного и долгосрочного хранения, уничтожение документа. Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, и на него остается только одно право - доступ на чтение. В качестве примера опубликованного документа приведем шаблон стандартного бланка предприятия. Кроме права доступа на чтение могут существовать права на перевод опубликованного документа в стадию разработки. В зависимости от конкретной стадии жизненного цикла документа, с которым имеют дело архивные системы, они подразделяются на следующие типы. Статические архивы документов (либо просто архивы) - системы, которые обрабатывают только опубликованные документы. Динамические архивы (либо системы управления документами) работают как с опубликованными документами, так и с теми, которые находятся в разработке. Также необходимо сформулировать требования к системе документооборота, то есть перечень задач: хранение документов; добавление в базу данных новых документов с помощью сканирования ранее созданных бумажных, либо созданных на компьютере; извлечение нужного документа из архива с возможностью его тиражирования, переименования и помещения в архив в измененном виде; удаление документа из базы данных архива с последующим его удалением с носителя; просмотр нужного документа в окне приложения; совместное использование системы несколькими пользователями. Для решения всех выше поставленных задач применим типовое проектирование. Для того чтобы система решала все выше поставленные задачи, она должна быть модульной, то есть состоять из подсистем различного назначения на Рис. 1 Приложения 2 представлена структурная схема системы электронного архива. Дадим общее назначение и состав каждой подсистемы Подсистема приложений. Она, в свою очередь, включает: а) ПО управления аппаратными средствами; б) ПО обработки сканированных изображений; в) Средства разработки электронных документов; г) ПО электронного архива и документооборота; д) Дополнительные программные средства. Подсистема тиражирования: а) Печатающие устройства (принтеры). Сервер системы. Включает в себя: а) Подсистема хранения; Подсистема хранения представляет собой один или, в зависимости от объемов документации, жесткий диск, который является сетевым ресурсом общего пользования. б) Подсистема ввода. Она, в свою очередь, включает: а) Подсистему ввода сканированных документов, включающую средства перевода документов в электронный вид, средства обработки изображений, средства ввода в систему электронного архива. И для функционирования данной системы необходимо дополнительное оборудование: а) сетевое оборудование; б) рабочие станции; в) сервер системы г) сканирующие устройства. Разработка ПО управления архивом. Как уже было сказано выше программа управления архивом (дальше «Архив») основывается на гипертекстовой технологии, то есть каждой записи в архиве соответствует файл, хранящийся в специально отведенном для него месте. Оговорившись, что в архив будут заноситься файлы лишь тех документов, которые помещались в «бумажный» архив определяем структурную схему работы программы «Архив» (Приложение 3). Программа «Архив» содержит несколько листов, их описание представлено в Приложении. Основной лист Архив (рис. 1 Приложение 3.) содержит ссылки с соответствующими наименованиями на подчиненные листы: Штатное расписание – содержит список всех штатных расписаний, в которых содержатся списки всех работников предприятия ПМС с полным перечнем информации о них (паспортные данные, табельный номер, должность и т.д.) (рис. 2 Приложение 3.). В поле Ответственное лицо, заносятся данные о лице, отредактировавшем отчет, в поле Должность пишется должность ответственного лица, и в поле Дата, ставится дата редактирования. Отчет о прохождении медицинской комиссии – содержит список занесенных в архив отчетов о прохождении мед. комиссии (рис. 3 Приложение 3). Поле Дата содержит данные о дате занесения документа в архив. Ответственное лицо будет содержать информацию о работнике «Отдела кадров» составившего отчет, в поле Должность пишется должность ответственного лица. Заполнение заявок – содержит список занесенных в архив заявок, в которых находятся списки работников предприятия ПМС с полным перечнем информации о них (паспортные данные, должность и т.д.), которым будет необходим результат той или иной заявки (пропуск или какой либо билет). (рис. 4 Приложение 3). Поле Дата содержит данные о дате занесения документа в архив. Ответственное лицо будет содержать информацию о работнике «Отдела кадров» составившего заявку, в поле Должность пишется должность ответственного лица, а в поле Наименование заявки пишется наименование заявки. Отчет по пенсионерам – содержит список занесенных в архив отчетов по пенсионерам, в которых находятся списки всех пенсионеров работающих на предприятии. (рис.4 Приложение). Поле Дата содержит данные о дате занесения документа в архив. Ответственное лицо будет содержать информацию о работнике «Отдела кадров» составившего отчет, в поле Должность пишется должность ответственного лица. Отчет о приеме увольнение и перемещении работников ПМС – отображает список отчетов по соответствующей категории (рис. 5 Приложение). Поле Дата содержит данные о дате занесения документа в архив. Ответственное лицо будет содержать информацию о работнике «Отдела кадров» составившего отчет, в поле Должность пишется должность ответственного лица. Так как система основана на использовании гипертекста, следует, что каждой ссылке будет соответствовать файл на носителе, поэтому для облегчения и оптимизации работы с программой на жестком диске сервера системы создается каталог Архив который разбивается на подкаталоги с именами соответствующими каждой категории документов, а именно: Штатное расписание, Отчет по пенсионерам, Отчет по прохождению медицинской комиссии, Отчет о приеме увольнении и перемещении работников, Заполнение заявок. Каждый подкаталог в соответствии с необходимостью может быть разбит по временному фактору, то есть на подкаталоги с именем года, в котором был сформирован отчет или составленная заявка. 2.1 Техническое задание НА СОЗДАНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРЕДПРИЯТИЯ «АРХИВ» по ГОСТ 34.602 – 89 2.1.1. Общие положения 1.1 Полное наименование системы и ее условное обозначение: Система автоматизации отчетного документооборота предприятия «ПМС», «Архив». 1.2 Наименование предприятия заказчика системы: «ПМС» 2.1.2. Назначение и цели создания системы 2.1 Назначение системы: Система «Архив» призвана автоматизировать хранение и поиск внутренней и входящей отчетной документации, путем перевода с бумажных носителей в электронный вид. 2.2 Цели создания системы: Система «Архив». Документооборот данного предприятия составляет примерно 200 отчетных документов в год. При обычном хранении в бумажном виде поиск нужного в данный момент документа займет продолжительное время, тем самым отвлекая сотрудника от основной деятельности. Система «Архив документов» обеспечивает быстрый поиск по базе данных архива позволив сэкономить рабочее время персонала. 2.1.3. Требования к системе 3.1 Требования к системе в целом: Система автоматизации документооборота «Архив документов» должна обладать следующими свойствами: - хранение документов; - добавление в базу данных новых документов с помощью сканирования ранее созданных бумажных, либо созданных на компьютере; - извлечение нужного документа из архива с возможностью его тиражирования, переименования и помещения в архив в измененном виде; - удаление документа из базы данных архива с последующим его удалением с носителя; - просмотр нужного документа в окне приложения; Все эти требования в полной мере удовлетворяют стандарты на системы такого типа. 3.2 Требования к видам обеспечения: В рамках данной системы должны существовать, как минимум, организационное, программное и техническое обеспечения, так как они в полной мере охватывают функциональную принадлежность ЭИС. 2.1.4. Требования к численности и квалификации персонала Для функционирования системы «Архив документов» необходим Администраторский и Пользовательский персонал. В обязанности Администраторского персонала входит обслуживание как программной, так и аппаратной части системы при этом Администратор должен быть как программистом, так и человеком, имеющим знания по аппаратному обеспечению компьютерной техники. В обязанности Пользователей системы входит перевод документов в электронный вид и ведение архива как такового, любой из пользователей перед началом работы с системой обязан, ознакомится с сопроводительными документами, которые предоставляются ему на этапе внедрения системы в работу. Сопроводительные документы содержат правила пользования ПО управления системой, правила эксплуатации технической части системы и правила безопасности при работе с системой. 2.1.5. Требования к надежности системы Как и любая другая, система «Архив документов» должна быть надежной, то есть должна быть обеспечена надежность системы в целом. Это достигается тем, что сбои в программной части системы отслеживаются и устраняются, аппаратная же часть проходит один раз в неделю технический осмотр включающий: тестирование накопителей на жестких дисках, осмотр и другие мероприятия, связанные с предотвращением отказа системы. 2.1.6. Расходы на проектирование Расходами на проектирование будут признаваться: заработная плата проектировщиков, покупка и использование программного и аппаратного обеспечения, а также косвенные расходы, такие как аренда помещения (если заказчик не предоставляет площади), электроэнергия и другие сопутствующие накладные расходы. Проектировщик отвечает по своим обязательствам перед заказчиком в свою очередь заказчик обязуется оплатить расходы, связанные с проведением работ. Смета за оказание услуг проектировщика представлена в Таблице 1 Приложения 5. 2.2. Обеспечивающие подсистемы Системная архитектура выбранного варианта АИС, то есть состав обеспечивающих подсистем представляется: организационным, правовым, техническим, программным, информационным обеспечениями. Дадим краткую характеристику для каждой обеспечивающей подсистемы в рамках данной АИС. Организационное обеспечение является одной важнейших подсистем АИС, от которого зависит успешная реализация целей и функций системы в целом. Организационное обеспечение представляет собой все то, без чего нельзя обойтись в процессе жизненного цикла ЭИС. Так, например, для данной АИС это: техническая документация, пакеты прикладных программ и т.д. Правовое обеспечение будет регламентировать отношение отдельного пользователя к работе с программой, а в частности, кто к каким документам и какого уровня доступ будет иметь. Техническое обеспечение представлено вычислительной техникой, устройствами хранения информации, устройствами тиражирования, устройствами перевода бумажных документов в электронный вид и сетевым оборудованием. Под общим программным обеспечением будем понимать операционную среду (в частности Microsoft Windows 98/Me/2000/XP), ППП Microsoft Office 97 - 2007 и различное ПО необходимое для редактирования, распознавания информации. К специальному будет относиться ПО управления данной АИС «Архив». Информационным обеспечением будет являться перечень заносимых в архив документов, порядок ведения архива, сопроводительная документация к использованию программы «Архив». 2.3. Внедрение и опытная эксплуатация Система «Архив» разработана на базе отчетного документооборота Сибирцевского предприятия «ПМС». И предназначена для использования персоналом отдела кадров, так как вся отчетная документация, связанная с кадрами предприятия проходит именно через этот отдел. Отчетность формируется на основе «ЕК АСУТР», «АРМ», «MS Excel» а некоторая заполняется в ручную на типографских бланках. Документы, которые подлежат сдаче в архив сшиваются в папку, которая именуется соответствующим образом, а затем помещается в хранилище. Система архив была спроектирована для автоматизации вышеупомянутой процедуры, причем с условием, что документ будет храниться в электронном виде. Процесс внедрения системы «Архив» происходил в два этапа. Первый этап заключался в том, чтобы обучить персонал работе со сканирующими устройствами и процедуре распознавания содержимого сканированных документов при использовании специального программного обеспечения. При этом сотрудники должны были классифицировать полученные и уже существующие документы в соответствии с договоренностью. Сохранять полученные электронные документы предполагалось на жестком диске сервера системы, который имеет объем 200 Gb, перед внедрением предполагалось что данный объем полностью удовлетворит потребности предприятия (средний размер электронного документа 200 Kb, годовой документооборот предприятия составляет примерно 200 – 300 отчетных документов в год, значит годовой объем документов примерно будет составлять 0,5 – 1 Gb, с учетом того что документы хранятся несколько лет и выбывают. Первый этап внедрения выявил, что персонал имеет определенный навык данной работы и в будущем данные операции не вызовут затруднений. Второй этап сопровождался распространением программы управления системой и пробной работой персонала с ней. Также составлялся список недочетов обнаруженных, а в процессе работы с программой. Таковыми оказались: при занесении большого числа документов возникала проблема поиска нужного, решена проблема была с помощью внедрения автофильтра. После опытного использования было выяснено, что с использованием данной системы рабочее время сотрудника, затрачиваемое раньше на поиск необходимого документа теперь высвобождается, тем самым повышая производительность его деятельности. 2.4. Руководство пользователя Данное руководство, в обязательном порядке, предоставляется всем пользователем ПО системы «Архив» и является нотацией для использования вышеупомянутой системы. Помимо нижеприведенных требований запрещается сортировка внутри программы, удаление или переименование документа из списка без согласования с лицом ответственным за нахождение этого документа в архиве. Рекомендуемыеесткий диск не менее 2 Гб системные требования: ОС Windows 98 – XP, ОЗУ 128 Mb, CPU Intel Pentium III, Celeron 1000 MHz, ППП Microsoft Office 97-2007, Fast Ethernet контролер, HDD не менее 40 Gb. ПО системы «Архив» создано на основе гипертекстовой технологии, имеет вид таблицы с обязательными для заполнения полями. Используя данное ПО пользователь должен соблюдать осторожность при работе с документами, представляющими особую важность, степень важности оговаривается сотрудниками перед началом использования системы. Основы работы с использованием гипертекста описаны в разделе Справка встроенном ППП MS Excel. Нельзя переименовывать и изменять документ без лица ответственного за его создание либо внесение. Со всеми вопросами, возникшими по работе данного ПО обращаться к администратору сети. |