Отчетного документооборота Отдела кадров
 Скачать 391.19 Kb.
|
|
1.1.4. Общие сведения о задачах Сотрудники обязаны обеспечить сохранность хранящихся в отделах предприятия документов, первичные учетные документы, приказы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность, кадровую отчетность, должны храниться в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет, а документов связанных с отделом кадров не менее 75 лет. Приказы по кадрам и другие документы, связанные с отделом кадров, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее семидесяти пяти лет после года, в котором они использовались для составления кадровой отчетности в последний раз. Организация вправе организовать хранение кадровых документов в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с использованием средств вычислительной техники. При этом должна обеспечиваться возможность распечатывания бумажных копий кадровых документов по формам, установленным нормативными актами Трудового Кодекса Российской Федерации. Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения кадровых документов возлагается на руководителей и менеджеров предприятия. Руководитель и менеджер должны проинструктировать сотрудников по этим вопросам, распределить и закрепить за сотрудниками определенные места для хранения документов в шкафах и других хранилищах, установить на случай необходимости порядок и очередность выноса документов в безопасные места, а такие документы как, например трудовая книга должны храниться в сейфах. Сформированные в установленном порядке и сброшюрованные кадровые документы за рабочий день после проведения сплошной проверки передаются на хранение в архив с ограничением к ним доступа. В архиве документы текущего года и года предшествующего хранятся отдельно в металлических шкафах (сейфах). После сдачи годового отчета документы года, предшествующего отчетному, перемещаются в архиве для хранения на общих основаниях. Личные документы каждого работника предприятия хранятся в порядке, предусмотренном нормативными актами. Порядок хранения документов постоянного пользования (приказы, заявления, договора, телеграммы, рапорта, командировочные листы и т.п.) определяется руководителем и менеджером предприятия, имея в виду обеспечение их сохранности. Кадровые документы хранятся подшитыми, и все пронумерованы в возрастающем порядке. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов. Допускается формирование кадровых документов по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку, а после расформировываются, например: приказы к приказам, заявления к заявлениям и т.п. В каждую папку с подшитыми документами помещается специальный лист с номерами документов и пояснениям к этим номерам, это делается для быстрого поиска, в последующем, нужного документа и для того чтобы при сверке документов ничего не потерялось или попало в другую папку. Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в таких документах как приказы, заявления, росписи начальника предприятия и печати заместителя начальника по кадрам и социальным вопросам (менеджера предприятия). Документы за истекший день после проведения контроля должны быть оформлены в указанном выше порядке и не позднее, чем на следующий день переданы в архив. До утра следующего дня несброшюрованные документы должны храниться обязательно в отведенном для этого месте. На данном предприятии архивированию подлежат документы, содержащие какую либо информацию о кадровом составе предприятия. Основным для архивации служит следующий перечень документов: 1. Штатное расписание. Под штатным расписанием понимают утверждаемый собственником имущества предприятия, руководителем или вышестоящим органом перечень наименований должностей постоянных сотрудников с указанием количества одноименных должностей (вакансий) и размеров должностных окладов. Разработку, корректировку штатного расписания предприятия осуществляет вышестоящее руководство в лице его менеджера предприятия в нашем случае Заместителя начальника по кадрам и социальным вопросам. 2. Заполнение заявок. Эти документы представляют собой списки работников ПМС, с предоставлением на них полной информации, для которых иные организации должны предоставлять права на те или иные действия. Например, составляется заявка на выдачу пропусков на 250 человек для проведения укладки железнодорожного полотна на территории, которая находится под охраной. 3. Отчет о приеме увольнении и перемещении работников по ПМС. Этот документ содержит информацию о принятых на работу в ПМС, уволенных и по различным причинам перемещенных работников с одного места работы на другое. Этот отчет ведется для корректировки штатного расписания, начислению или же прекращению начисления заработной платы принятому или уволенному работнику, для отслеживания количества работающих. 4. Отчет по пенсионерам ПМС. Документ, содержащий информацию о пенсионерах предприятия ПМС. Согласно с Трудовым Кодексом Российской Федерации (Гл.II, статьи 7, и пункта 1) мужчины уходят на пенсию с 60 лет, а женщины с 55 лет. Отчет служит для того чтобы людям которые уходят на пенсию начали начислять с пенсионного фонда Российской Федерации ежемесячную пенсию, и различные поощрения и награды. Отчет по пенсионерам формируется ежемесячно, итоги подсчитываются за год. 5. Отчет по прохождению медицинской комиссии работниками ПМС. Формируются сведения о прохождении работниками предприятия ПМС медицинской комиссии. Мед. комиссия проходится один раз в год в Сибирцевской Ж.Д. поликлинике, и Уссурийской Ж.Д. поликлинике. Медицинская комиссия определяет, годен ли организм работника или человека поступающего на работу на предприятие ПМС к тем или иным условиям работы. Отчет формируется в конце года. Все вышеперечисленные документы составляются в электронном виде. Как уже было сказано, документы должны храниться в архиве, некоторые из них продолжительное время, поэтому мною было предложено автоматизировать процесс документооборота, а в частности, создать систему «Архив» которая будет обеспечивать сохранность документов на жестком диске, оперативный поиск нужного документа, изменение имеющегося документа и создание на его основе нового. Основана система будет на гипертекстовой технологии. 1.1.5. Способы решения задач Для решения задачи автоматизации документооборота вначале необходимо определить что – же такое вообще электронный архив предприятия: Программно — аппаратный комплекс, решающий задачи: учета документов, их хранения; управления доступом; создания электронных документов всех информационных потоков предприятия; управления документооборотом; управления использованием хранимой информации, в том числе и для разработки новой. Решение включает в себя элементы технологии создания и технологии работы с ним. Информация используется как в электронном виде, так и в "традиционном бумажном", т. к. учитывается возможность тиражирования (печати). Обоснуем отдельные положения определения, комплекс имеет программную так как "центром" системы является программный продукт — система архива и документооборота. Документы всех потоков создаются в электронном виде при помощи программных средств. Программно осуществляется обработка отсканированных бумажных носителей. Управление же имеющимися аппаратными средствами также осуществляется специализированными программами. "Аппаратная" часть комплекса включает сканирующее оборудование, оборудование для тиражирования (печати). Естественно, к этой части необходимо отнести сетевое оборудование, сервер, рабочие станции и специализированные устройства хранения. Условно решение проблемы хранения информации можно разделить на следующие составляющие: Выбор носителя информации. Не будем подробно останавливаться на перечислении возможных вариантов. Их список велик: от глиняных табличек и зарубок на деревьях до применения современных информационных технологий, например, высокотехнологичных архивных накопителей; Организация условий хранения. Эта составляющая проблемы тесно связана с предыдущей и может быть реализована по-разному. Например, далекие предки пришли к тому, что надписи на скале лучше делать в пещере, чтобы их не смыл дождь. Ценные бумажные носители лучше хранятся при использовании соответствующего оборудования и системы создания микроклимата. Информацию в электронном виде целесообразно хранить опять же в соответствующих условиях, исключающих потери. Рассмотрим основные способы хранения информации, которые применяются в наше время, не затрагивая пока систем электронного архива. Хранение в бумажном виде Способ хранения информации в бумажном виде — самый распространенный. Причина этого, прежде всего, в том, что из всех описываемых способов он "самый старый". Глупо было бы описывать то, что всем знакомо с детства. Просто перечислим преимущества и недостатки. Основным преимуществом является "наглядность и привычность". Действительно, никто не станет возражать, что работать с книгой или листом бумаги удобно. Отсутствует всякое дополнительное оборудование между Вами и носителем информации. Все воспринимают Ваши зрение и мозг. Для "корректировки" бумаги достаточно лишь наличие карандаша или ручки. Недостатки же данного способа заключаются в большом физическом объеме архива. Бумага имеет свойства выцветать, протираться от многократных прикосновений, рваться. Информация на поврежденных бумажных носителях может быть частично или полностью утеряна. Учет информации бумажного архива при помощи книг или карточек тоже довольно громоздок, не говоря о поиске необходимой книги, документа. Довольно громоздким является процесс извлечения наконец-то найденного из шкафов и полок. Тиражировать информацию бумажных носителей достаточно неудобно. С перечисленными недостатками существуют определенные "способы борьбы". Для уменьшения объема бумажных масс, например, успешно применяются стеллажи специальной конструкции, перемещающиеся на рельсах. В "сложенном виде" такой стеллаж занимает гораздо меньший объем (за счет отсутствия проходов между полками). Для хранения особо ценной информации на бумаге можно создать систему микроклимата. Для тиражирования документации бумажных носителей применяют копировальные аппараты. Пионером в их разработке и производстве является небезызвестная фирма Xerox, благодаря которой и возник термин "ксерокопия". Для копирования сшитых документов, книг достаточно эффективно применение копиров Minolta. При копировании "с бумаги на бумагу" объем "бумажных масс" растет. При всем уважении к данной технологии, отметим: если качество подлинника низкое и часть информации уже потеряна, то на копии это повторится. Улучшение качества таких копий без использования информационных технологий невозможно. Сделать более удобным учет "на бумаге", упростить процесс быстрого доступа к информации, создать эффективную систему тиражирования (копирования) с возможностью повышения качества и даже восстановления информации (в пределах разумного) уже невозможно. Микрофильмирование Микрофильм имеет ряд преимуществ перед традиционным "бумажным" носителем. Применение микрофильмирования позволяет иметь значительно меньший "физический" объем носителя. Основным преимуществом технологии микрофильмирования по сравнению с хранением информации на бумаге, является снижение "физического" объема архива. Для просмотра и тиражирования микрофильмов требуется специальное оборудование. Далеко не всегда целесообразно оборудовать рабочее место пользователя архива ставшим привычным компьютером и, например, устройством для просмотра микрофильмов. Как выяснилось, микрофильмы подвержены "уксусному синдрому". Такое название получили необратимые химические процессы, происходящие в настоящее время с микрофильмами 60-х годов. Эти процессы ведут к частичной или полной потере информации. Название "синдрома" произошло от запаха уксуса, сопровождающего процесс разложения материала. Прочими недостатками микрофильмирования является, опять же, отсутствие системы быстрого поиска и быстрого тиражирования информации. Система учета архива на микрофильмах мало чем отличается от системы учета "бумажного" архива. Предпринимались и предпринимаются попытки "борьбы" с этими недостатками. Все они ведут, опять же, к использованию информационных технологий и к созданию систем электронного архива. Например, целесообразнее организовать систему учета с использованием СУБД, а подверженные необратимым процессам микрофильмы не "переснимать", а переводить в электронный вид специальными сканерами. Далее можно осуществлять необходимую работу по восстановлению информации на электронных изображениях. Появляется возможность разграничения по правам пользователей, внесения изменений в создаваемые версии документов и их быстрого тиражирования. Переход к применению информационных технологий Бурное развитие информационных технологий способствует автоматизации практически всех сфер человеческой деятельности. Разработка новых знаний стала более эффективной и "быстрой". Никто не станет отрицать, что создать "офисный" документ проще и удобнее в соответствующем приложении пакета MS Office. Сложные инженерные и проектно — конструкторские данные удобно создавать не при помощи карандаша и кульмана, а при использовании соответствующих "двухмерных" или 3D — средств. Финансовое и бизнес — планирование, экономические и бухгалтерские расчеты быстро и надежно производятся при помощи соответствующих программ. Но так ли все "хорошо и безоблачно"? Рассмотрим "обратную сторону медали". Доступность и скорость разработки новых документов при помощи электронных средств приводят к росту их электронного "объема" и количества. Представим, что механизмы поиска, учета, хранения, управления разработкой отсутствуют. В этом случае дальнейшее внедрение информационных технологий на Вашем предприятии может перестать приносить экономический эффект. Начиная с определенного времени, наоборот, эффективность процессов может снижаться. Говоря проще, можно быстро "захлебнуться" в информационных потоках, потерять управление ими. Другой проблемой, с которой приходится сталкиваться на любом предприятии, является наличие большого количества информации на "традиционных" бумажных носителях. Единое информационное пространство невозможно без включения в него такой информации. Конечно, можно, используя имеющиеся средства разработки электронных документов, "переиздать" бумажный архив. Этот способ далеко не лучший, т. к. связан с достаточно большими затратами рабочего времени и средств. Сколько сил, времени и средств необходимо для "перепечатывания" всей административной документации предприятия за последние допустим десять лет, например, в текстовом редакторе MS Word? А сколько для "перечерчивания" всей инженерной документации по изделиям судостроительной верфи за такой же период при помощи, например, AutoCAD? Может быть "махнуть на все рукой" и отказаться от использования таких документов? Это невозможно, поскольку информация, содержащаяся в них, используется в настоящее время и является "базовой" для создания новых документов. Решение проблемы использования информации "бумажных" носителей, а также микрофильмов в электронном виде существует. Наиболее оптимальным является их быстрый перевод в электронный вид. Для этого существует различное сканирующее оборудование: от обычного планшетного сканера до промышленного сканера, позволяющего, например, сканировать до 180 страниц/минуту. Как правило, "на выходе" сканера создается информация в графических электронных форматах. В любом случае такую информацию можно включать в систему электронного архива. При необходимости перед включением полученных электронных документов в систему архива возможна их обработка, например, распознавание. Способы обработки зависят от дальнейшего использования. Если, например, Вы вдруг решите, что просто необходим полнотекстовый поиск "внутри" отсканированного документа, то его придется "распознать", то есть перевести из графического формата в текстовый. Если необходимо достаточно быстро найти сам документ для вывода на экран компьютера или принтер, то лучше оставить его в графическом формате. В этом месте изложения материала стоит остановиться на достаточно ошибочном мнении об "огромных размерах" файлов в графических форматах и "неприменимости" их использования для хранения информации в электронном виде. Когда же мы говорим об использовании отсканированных документов в электронном архиве предприятия, в большинстве случаев цвет не является существенным фактором. Основную информацию документа, как правило, несут не цвета, а тексты, линии и т. д. Все эти элементы изображения могут быть и черно-белыми. В случае использования алгоритмов сжатия для черно-белых монохромных файлов, их размер может быть еще меньшим, чем размер компрессированного "серого" или "цветного". Например, если распечатать страницу, созданную в текстовом редакторе Word, отсканируете её, получите сжатый файл формата TIFF G4 Monochrome и сравните с файлом исходного документа формата DOC, то большой "разницы" в размере этих файлов не обнаружится. При переходе на электронное хранение опять же наблюдается ряд "ступеней эволюции". Например, для уменьшения объема файлов графического изображения возможно применение алгоритмов сжатия. Постоянно велись и ведутся разработки в области физического "уменьшения" размеров самого носителя. Например, еще 10 лет назад жесткий диск объемом в 20 Gb считался фантастикой, а сегодня такой объем уже "староват". Объем информации предприятия, даже при использовании всех "ухищрений", направленных на его уменьшение (не в ущерб "информативности"), может исчисляться в терабайтах. При таких объемах использование "привычных" жестких дисков нецелесообразно. В связи с этим разрабатывались новые технологии хранения данных и устройства: ленточные, магнитооптические, CD, DVD. Например, современная DVD-RAM роботизированная библиотека образует "большой сетевой диск" размером до 6 терабайт. В процессе накопления информации всегда приходиться решать проблемы её совместного использования, разграничения прав доступа к различным разделам. В "бумажном" архиве эти проблемы решались лишь организационными мерами. Решение вопросов совместного использования, разграничения прав доступа к разделам "электронной" информации осуществляется средствами администрирования операционной системы сервера сети. Действительно, для Вашего системного администратора нет ничего проще, чем создать каталог на жестком диске сервера и указать, кому из пользователей можно просматривать и редактировать его содержимое, кому лишь просматривать, а кому вообще данный каталог недоступен. История создания электронных архивов Рассмотрим способы создания электронных архивов. Все они имеют право на существование и ни один нельзя назвать "единственно правильным". Все определяет конкретно стоящая задача по использованию информации, множество факторов, и, наконец, "цена вопроса". Способы перечислены согласно их "эволюции", но, ни один из них нельзя назвать "тупиковой ветвью". Первый способ. Создание файловых массивов Этот способ заключается в том, что организуется хранилище (хранилища) для документов, либо сразу создаваемых в электронном виде, либо переводимых в электронный вид, например, из "бумажного" архива или архива микрофильмов при сканировании. Хранилищем является любой локальный или сетевой диск либо более "объемное" устройство, например, магнитооптическая или DVD — библиотека. Для упрощения поиска необходимого документа информация "внутри хранилища" структурируется по вложенным каталогам, названия которых говорят пользователю о содержащихся в них документах. Права доступа к разделам информации определяются при администрировании разделов устройства хранения. Основным преимуществом такого способа, пожалуй, является достаточная простота реализации и обслуживания. Возможно, такой способ целесообразен при "начальной стадии" накопления информации в электронном виде. При достаточно несложной реализации такого способа создания электронного архива, следует отметить следующие свойства: Отсутствие системы поиска; Отсутствие системы учета, регистрации документов; Отсутствие возможности быстро получить сам документ (его необходимо достаточно долго искать); Отсутствие управления процессами создания новых документов с маршрутизацией разрабатываемого документа между пользователями, участвующими в процессе разработки, процессах проверок и утверждения; Отсутствие ведения истории разработки документа; Отсутствие создания новых версий документов (для дальнейшего использования информации ранее разработанных документов во вновь создаваемых). Второй способ. Создание электронных картотек на основе файл-серверных и клиент- серверных СУБД и приложений. Следующим способом создания электронных архивов является создание системы, прежде всего, для учета документов, позволяющей быстро найти записи о них. Говоря проще — создание электронной картотеки. Для реализации данного решения широко применяются файл -серверные и клиент — серверные приложения, использующие СУБД. Программа — клиент позволяет внести записи о документах по ключевым полям, заполнить электронную карточку документа. Информация, вносимая в электронную карточку, записывается в таблицы СУБД и может быть быстро "извлечена" при помощи механизма запросов. Результаты запросов, как правило, выводятся в удобном для пользователя виде (таблица или набор электронных карточек). Работа с такими карточками напоминает работу с карточками библиотечного каталога. Существенное отличие заключается в том, что в "привычной" бумажной карточке присутствует лишь определенный набор атрибутов, а в хорошей электронной картотеке, пользователь сам может устанавливать необходимые атрибуты для разных типов документов. К тому же всю работу по быстрому поиску карточки выполняет СУБД и (или) клиентское приложение. Права доступа к тем или иным разделам могут определяться СУБД. Учетные записи содержат не только описания документа, но и указывают на место его хранения в "бумажном" или электронном виде. Основным недостатком такого подхода является отсутствие быстрого доступа непосредственно к самому документу. Найдя учетную запись об искомом документе, даже если она и содержит информацию о месте нахождения, процесс "доставки самого документа пользователю" не автоматизирован. Третий способ. Создание архивных систем с возможностью поиска документа в картотеке по учетным записям (карточке) и вывода документа в электронном виде. Этот способ организации системы электронного архива гораздо ближе к совершенству и объединяет два вышеописанных (файловый массив и картотека). Учет ведется при помощи использования клиент — серверных или файл — серверных приложений и СУБД. Результат поиска содержит не только записи "карточки" документа, но и предоставляет возможность вывода на экран или устройство печати самого документа. Четвертый способ. Создание систем архива и документооборота. Описываемый способ объединяет все перечисленные ранее и добавляет в них возможность управления процессами создания документов с маршрутизацией между пользователями, подписями, проверками, утверждениями, анализом прохождения документа и т. д. Следует отметить, что все перечисленные в предыдущих способах "положительные стороны" существуют и здесь. Например, совсем не обязательно регистрировать в подобной системе документ, разрабатываемый "с нуля". Можно зарегистрировать и ранее разработанный и утвержденный документ. В отличие от первых трех способов, этот подразумевает использование системы на всех рабочих местах участников процесса разработки, проверки, утверждения документов. Действительно, когда мы говорим об архиве, описанном в предыдущем пункте, достаточно, например, в каждом подразделении установить по 1 "клиентскому месту". С этого "места" осуществляется доступ к документам архива и регистрация новых. Как правило, предприятие имеет несколько информационных потоков. Деление достаточно условно и определяется реальной деятельностью и структурой. Подобные системы имеют важное преимущество — управление всеми информационными потоками предприятия с отображением логических связей. Перспективы развития систем электронного архива и документооборота. Основные перспективы развития систем архива, документооборота и управления потоками информации предприятия связаны, прежде всего, с внедрением последних достижений в области информационных технологий. Представим, что предприятие имеет территориально разнесенные подразделения или работает с партнерами по неким совместным проектам. В этих случаях необходимым является создание единого информационного пространства, позволяющего иметь доступ ко всей базе электронного архива (в случае территориально удаленных подразделений) или к части базы, касающейся совместных проектов (для использования партнерами). Проанализировав все способы создания электронных архивов, выберем наиболее простой – это создание архива посредством гипертекстовой технологии на основе ППП Microsoft Excel. Этот способ будет основываться на первом – создание файловых массивов с тем лишь исключением, что файлы хранящиеся на сетевом ресурсе будут иметь на себя ссылки, таким образом, появится возможность поиска и группировки. Такой выбор обусловлен тем что, во-первых, данный редактор широко распространен и обучать отдельно каждого сотрудника, который будет работать с архивом нет необходимости, во-вторых, отпадает проблема закупки дорогостоящего программного обеспечения. Итак, используя метод типового проектирования на базе предприятия ОАО «ПМС-18» будет разрабатываться система «Архив». |