Передача информации
 Скачать 59.5 Kb.
|
|
Задание 1. Этапы проведения совещания.  Задание 2. Этапы деловой беседы. Деловая беседа состоит из нескольких этапов: · начало; · передача информации (изложение своей позиции) и аргументирование; · выслушивание доводов собеседника и реакция на них; · принятие решений. Начало беседы влияет на весь ее дальнейший ход; задачами начального этапа являются установление контакта с партнером, создание благоприятной атмосферы взаимного доверия и уважения, а также привлечение внимания и пробуждение интереса к проблеме. Будет ли атмосфера встречи доброжелательной и деловой, зависит от вашей пунктуальности, ведь посетитель, прождавший вас с полчаса в приемной, вряд ли будет дружески настроен. Желательно встать навстречу гостю, а еще лучше встретить его у дверей кабинета, обменяться рукопожатием и указать ему, где повесить верхнюю одежду (если это не сделал в приемной секретаря). Для того чтобы разговор шел «на равных», рекомендуется вести беседу не за рабочим столом. Лучше всего сесть напротив друг друга. Хороший хозяин всегда предложит гостю чай или кофе, а в жаркое время – прохладительные напитки. Желательно поставить рядом часы, чтобы каждый мог видеть, сколько времени длится беседа, так как посматривание на свои часы во время беседы считается неприличным и может восприниматься как сигнал к окончанию разговора. К собеседнику лучше обращаться по имени-отчеству и в ходе дальнейшего разговора повторить это несколько раз. Американский специалист в области человеческих отношений Дейл Карнеги (1888-1955) утверждал, что имя человека – это самый сладостный и самый важный для него звук на любом языке. Нужно постараться ободрить собеседника и расположить его к себе первыми фразами и вопросами, которые могут не иметь прямого отношения к теме разговора. В начале беседы важным сигналом установления контакта является встреча глазами, поскольку взгляд является сильным средством невербального общения. Вообще, умение «читать» невербальные сигналы в поведении собеседника могут значительно облегчить понимание партнера. С самого начала беседа должна принять форму диалога. Очень важно научиться слушать собеседника, не перебивая его, при этом нужно вести себя естественно, быть честным, не играть с партнером и не заискивать. Кроме того, недопустимо срывать на собеседниках свое плохое настроение. Помните, что ваша доброжелательность и сосредоточенность помогут человеку раскрыться, особенно если он переполнен негативными эмоциями или застенчив и неуверен в себе. В ходе беседы рекомендуется использовать краткие, нейтральные реплики: «Продолжайте, очень интересно!», «Понимаю вас», которые снимают напряженность и помогают продолжать беседу, а также уточняющие реплики: «Что вы имеете в виду?», «Как вы считаете?», помогающие вести беседу в нужном направлении. На завершающем этапе деловой беседы принимается окончательное решение, которое должно излагаться ясно, четко, убедительно. Финал беседы должен стимулировать реализацию принятых решений и заложить основу для дальнейших встреч. Необходимо поблагодарить партнера за беседу и выразить уверенность в успешности будущего сотрудничества. Психологи подчеркивают значимость прощального взгляда, когда хозяин кабинета задерживает взгляд на собеседнике, демонстрируя внимание к партнеру и заинтересованность в дальнейшем сотрудничестве с ним. Посредством деловой беседы реализуется стремление одного человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы. В мире бизнеса или политики деловые беседы представляют собой устный контакт между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия со стороны своих организаций или стран для их проведения и разрешения конкретных проблем. Задание 3 ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ПЕРЕГОВОРОВ. Переговоры представляют собой обмен мнениями для достижения какой-либо цели. В деловой жизни мы часто вступаем в переговоры: при поступлении на работу, при обсуждении с деловыми партнерами условий хозяйственного договора, условий купли-продажи товара, при заключении договора аренды помещений и т.п. Переговоры деловых партнеров происходят в равных условиях, — переговоры же подчиненного с руководством или директора организации с представителями налоговой инспекции происходят в неравных условиях. Переговоры состоят из трех основных стадий: подготовка переговоров, процесс переговоров и достижение согласия. Вот краткая характеристика стадий и этапов деловых переговоров: 1. Подготовка переговоров: 1.1. Выбор средств ведения переговоров 1.2. Установление контакта между сторонами 1.3. Сбор и анализ необходимой для переговоров информации 1.4. Разработка плана переговоров 1.5. Формирование атмосферы взаимного доверия. 2. Процесс переговоров: 2.1. Начало переговорного процесса 2.2. Выявление спорных вопросов и формулировка повестки дня 2.3. Раскрытие глубинных интересов сторон 2.4. Разработка вариантов предложений для договоренности. 3. Достижение согласия: 3.1. Выявление вариантов для соглашения 3.2. Окончательное обсуждение вариантов решений 3.3. Достижение формального согласия. Каждая стадия переговоров состоит из нескольких этапов. 1. Стадия подготовки переговоров предусматривает осуществление следующих этапов. Этап 1.1. Выбор средств ведения переговоров На этом этапе выявляются совокупность различных подходов или процедур переговоров, средства, которые будут задействованы при их осуществлении; определяются посредники, арбитраж, суд и др., способствующие решению проблемы; выбирается для обеих сторон подход. Этап 1.2. Установление контакта между сторонами. На этом этапе: - устанавливается контакт по телефону, факсу, электронной почте; - выявляется желание вступить в переговоры и скоординировать подходы к проблеме; - устанавливаются отношения, для которых характерны взаимное согласие, доверие, уважение, часто взаимные симпатии, настроенность на одну волну, развивается переговорное взаимодействие; - договариваются об обязательности процедуры переговоров; - договариваются о подключении к переговорам всех заинтересованных сторон. Этап 1.3. Сбор и анализ необходимой для переговоров информации. На этом этапе: - выявляются, собираются и анализируются соответствующие сведения о людях и существе дела, имеющие отношение к предмету переговоров; - проверяется точность данных; - минимизируется вероятность негативного влияния недостоверных или недоступных данных; - выявляются основные интересы всех участвующих в переговорах сторон. Этап 1.4. Разработка плана переговоров. На этом этапе: - определяются стратегия и тактика, которые способны привести стороны к соглашению; - выявляется тактика, соответствующая ситуации и специфике спорных вопросов, которые будут обсуждаться. Этап 1.5. Формирование атмосферы взаимного доверия. На этом этапе: - ведется психологическая подготовка к участию в переговорах по основным спорным вопросам; - подготавливаются условия для восприятия и понимания информации и минимизируется эффект влияния стереотипов; - формируется атмосфера признания сторонами законности спорных вопросов; - создается обстановка доверия и эффективной коммуникации. 2. Стадия процесса переговоров включает следующие этапы. Этап 2.1. — это начало переговорного процесса — здесь: - представляются участники переговоров; - стороны обмениваются суждениями, демонстрируют добрую волю слушать, разделять идеи, открыто предъявлять соображения, желание договориться в мирной обстановке; - выстраивается генеральная линия поведения; - выясняются взаимные ожидания от переговоров; - формируются позиции сторон. Этап 2.2. Выявление спорных вопросов и формулировка повестки дня. На этом этапе: выявляется область переговоров, имеющая отношение к интересам сторон; - выявляются спорные вопросы, которые будут обсуждаться; - формулируются спорные вопросы; - стороны стремятся к выработке соглашения по спорным вопросам; - обсуждение начинается с таких спорных вопросов, разногласия по которым менее серьезны, а вероятность соглашения высокая; - используются приемы активного слушания спорных вопросов с получением дополнительной информации. Этап 2.3. Раскрытие глубинных интересов сторон. На этом этапе: - осуществляется изучение спорных вопросов по одному, а затем в комплексе, для того чтобы выявить интересы, потребности и принципиальные отношения переговоров участников переговоров; - участники переговоров раскрывают друг перед другом подробно свои интересы, чтобы они были восприняты всеми так же близко, как свои собственные. Этап 2.4. Разработка вариантов предложений для договоренности. На этом этапе: - участники стремятся выбрать приемлемый вариант из имеющихся предположений для соглашения, либо сформулировать новые варианты; - делается обзор потребностей всех сторон, в котором связываются воедино все спорные вопросы; - разрабатываются критерии или предлагаются действующие нормы, которыми можно будет руководствоваться при обсуждении соглашения; - формулируются принципы для соглашения; - последовательно решаются спорные вопросы: вначале наиболее сложные дробят на более мелкие, на которые легче дать приемлемый для сторон ответ; - варианты решений выбираются как из предложений, представляемых сторонами индивидуально, так и из тех, которые были разработаны в процессе общей дискуссии. 3. Стадия достижения согласия включает следующие этапы. Этап 3.1. Выявление вариантов для соглашения. На этом этапе: - осуществляется подробное рассмотрение интересов обеих сторон; - устанавливается связь между интересами и имеющимися вариантами решения проблемы; - оценивается эффективность выбираемых вариантов решений. Этап 3.2. Окончательное обсуждение вариантов решений. На этом этапе: - выбирается один из имеющихся вариантов; посредством уступок сторонами и происходит движение сторон навстречу друг другу; - формируется более совершенный вариант на основе выбранного; - происходит процесс формулирования окончательного решения; - стороны работают над процедурой достижения основного соглашения. Этап 3.3. Достижение формального согласия. На этом этапе: - достигается согласие, которое может быть представлено в виде юридического документа (договора, контракта); - обговаривается процесс выполнения договора (контракта); - разрабатываются возможные пути преодоления вероятных препятствий в ходе выполнения договора (контракта); - предусматривается процедура контроля за его выполнением; - договоренности придается формализованный характер и разрабатываются механизмы принуждения и обязательств: гарантии выполнения, справедливость и беспристрастность контроля. |