курсовая. курсовая работа. Понятие документооборот. Основы организации документооборота
 Скачать 148 Kb.
|
|
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МАШИНОСТРОИТЕЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ (МАМИ)» /УНИВЕРСИТЕТ МАШИНОСТРОЕНИЯ/ ИНСТИТУТ НЕПРЕРЫВНОГО ОБРАЗОВАНИЯ КУРСОВАЯ РАБОТА по дисциплине: «Документационное обеспечение управления персоналом» на тему: «Понятие «документооборот». Основы организации документооборота» Группа ПК12У111 Студент _____________ Бондаренко Д.С. Преподаватель _____________ Кумелашвили М.З. Москва, 2016 Содержание Введение 3 1. Теоретические аспекты построения документооборота на предприятии 5 1.1 Понятие «документооборот» 5 1.2 Технология работы с документами 7 2. Анализ организации документооборота на предприятии 12 2.1 Общая характеристика ООО «Трикотажница» 12 2.2 Особенности документооборота на предприятии 14 2.3 Анализ документооборота ООО «Трикотажница» 17 3. Пути совершенствования документооборота на предприятии 18 Заключение 24 Список использованной литературы 26 Введение Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Объектом курсовой работы ООО «Трикотажница». Предметом исследования является процесс документирования (документационного обеспечения) управления персоналом современного российского предприятия. Цель данной работы: раскрыть роль и значение документационного обеспечения управления в системе управления предприятием, а также выявить пути оптимизации этого процесса в современных условиях российских предприятий. Для достижения цели в работе решаются следующие задачи: 1. Раскрывается сущность, значение и структура документационного обеспечения предприятия. 2. Проанализировать организацию документооборота ООО «Трикотажница». 3. Разработать мероприятия на основе анализа существующей системы документооборота ООО «Трикотажница». Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы. 1. Теоретические аспекты построения документооборота на предприятии 1.1 Понятие «документооборот» Термин «документооборот» появился в литературе в 1920-е годы. В работах таких крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, как З.К. Дрезен, Р.С. Майзельс, Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др. Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов. Документы используются в различных областях деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Под документооборотом понимается движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документы при этом не просто передаются из одного структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, а с ними совершаются определенные делопроизводственные операции. Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства - информационным обеспечением деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации. В технологической цепочке обработки документов можно выделить следующие этапы: - прием и первичная обработка поступающих документов; - предварительное рассмотрение и распределение документов; - регистрация документов; - информационно-справочная работа; - направление на исполнение; - контроль исполнения; - исполнение документов; - отправка документов адресатам; - формирование дел в соответствии с номенклатурой; - хранение и использование документов в текущей деятельности; - подготовка и передача дел в архив. Все документы организации делятся на три документопотока. Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т. д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т. д.); предложения, заявления и жалобы граждан и другие. Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т.д.) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, общественным организациям и отдельным гражданам. Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т. д.), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы. Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения. Порядок составления и согласования внутренних документов не имеет существенных отличий от составления исходящих документов и включает те жеоперации, за исключением отправки адресату. Регистрация может производиться для всех групп документов, но прежде всего для входящих. Многие предприятия не ведут регистрацию внутренних документов. Работа по исполнению и контролю исполнения охватывает внутренние, входящие документы и только как исключение — исходящие. Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции, кроме входящих документов, которые, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. 1.2 Технология работы с документами Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации. В крупных организациях обычно существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Обработка входящих документов Для обработки входящих документов регламентированы следующие основные процедуры: - экспедиционная обработка; - регистрация; - рассмотрение руководством и выдача резолюции; - ознакомление в структурном подразделении или исполнение; - контроль исполнения. Контроль исполнения осуществляется сотрудниками канцелярии или секретарем организации и включает: - постановку документов, ход исполнения которых надлежит отслеживать, на контроль; - отслеживание хода исполнение и формирование отчетов для руководства; - снятие исполненных документов с контроля. Поступающие в организацию документы попадаю в структурное подразделение канцелярии - экспедицию. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Под регистрацией входящих документов понимается фиксация факта получения документов путем присвоения им порядковых номеров к записи установленных сведений в регистрационную форму. Практически вся входящая корреспонденция, за исключением материалов информационно-справочного характера, присланных для ознакомления, а также газет, журналов, личных писем и поздравительных открыток, т. е, для многих документов регистрационный номер является обязательным реквизитом. Регистрация документа однократная и в дальнейшем ведется учет его перемещения по структурным подразделениям. По результатам рассмотрения поступивших документов выдается резолюция, включающая указания о порядке и характере их исполнения, об ответственном исполнителе и сроках исполнения. Сроки могут быть типовыми (устанавливаемыми нормативными актами) или индивидуальными (устанавливаемыми руководителями). В некоторых организациях резолюция руководства оформляется как самостоятельный документ - поручение. Когда документ исполнен, его снимают с контроля - вносят в учетную карточку данные о результатах работы с документом и ссылку на номер дела, в которое помещается документ. Обработка исходящих документов Технология обработки исходящих документов включает следующие основные процедуры: - разработку проекта документа в структурном подразделении; - согласование проекта документа в структурных подразделениях организации; - утверждение документа руководством; - регистрацию документа; - экспедиционную обработку документа. Проекты исходящих документов, готовятся в структурных подразделениях непосредственными исполнителями. Подготовленные таким образом проекты рассматриваются руководителями соответствующих структурных подразделений и согласовываются с другими заинтересованными подразделениями. Согласование документа подразумевает ознакомление заинтересованного лица с содержанием документа и добавление грифа согласования. Документ, прошедший все необходимые согласования, направляется в канцелярию для представления на рассмотрение руководству. Проекты исходящих документов, подготовленные в ответ на входящие, рассматриваются тем же руководителем, который выдавал резолюцию по исполнению соответствующих входящих. Если проект составлен надлежащим образом, он подписывается руководителем и возвращается в канцелярию. Все исходящие из организации документы подлежат обязательной централизованной регистрации, которая производится в канцелярии после подписания документа руководителем, что проявляется в присвоении отправляемому документу регистрационного номера. Экспедиционная обработка исходящих документов подразумевает проверку целостности вложений, правильности адресации, упаковку в конверты и отправку документов. Внутренний документооборот Достаточно большой пласт централизованного документооборота составляют так называемые внутренние документы. В их число входят документы, предназначенные для использования только внутри организации. Это могут быть приказы руководства касательно внутренней деятельности организации, протоколы совещаний, различные нормативные документы (должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и т. п.). На этом этапе в функции канцелярии входит выполнение таких операций, как: - подготовка проекта внутреннего документа; - обеспечение согласования документа; - утверждение; - регистрация; - рассылка по подразделениям; - контроль исполнения документа; - подшивка копии в дело. Архивное хранение документов Организация архивного хранения документов и их эффективного использования - одна из основных задач службы документационного обеспечения. Структура архива организации формируется согласно номенклатуре дел. Это самостоятельный документ, составление которого является сложной и многоступенчатой работой. Номенклатура дел пересматривается ежегодно до наступления делопроизводственного года. При ее составлении учитываются структура предшествующей номенклатуры и планы функционирования организации в следующем году. Каждое структурное подразделение готовит свою часть, а затем отдельные куски централизованно сводятся в общую номенклатуру. Проект номенклатуры подлежит утверждению руководителем организации. В течение делопроизводственного года документы, оперативная работа с которыми закончена, подшиваются в дела согласно действующей номенклатуре. При этом возможно появление документов, которые не были предусмотрены при ее составлении. Если это происходит, заводится дело с новым заголовком, о чем делается пометка в номенклатуре. Также вполне вероятно, что за весь год не появится ни одного документа для заведения дела с предусмотренным заголовком. О каждом заведенном деле в номенклатуре делается соответствующая пометка. Архивное хранение документов в организации может осуществляться в несколько этапов. Определенное время они хранятся в архиве структурного подразделения, а затем передаются в архив организации. После этого часть документов подлежит передаче на государственное хранение. Российское делопроизводство имеет многовековую историю, отличающуюся национальными чертами. Документы проживают долгую жизнь - от оформления до архивного хранения и уничтожения. Правила работы с ними в конкретной организации составляют систему делопроизводства. Она представляет собой набор общих принципов и конкретных технологий обработки документов. 2. Анализ организации документооборота на предприятии 2.1 Общая характеристика ООО «Трикотажница» Общество с ограниченной ответственностью «Трикотажница» образовано в 2005 году. Местонахождение: 683013, Камчатский край, г. Петропавловск-Камчатский, ул. Океанская, 52. ООО «Трикотажница» является юридическим лицом: имеет в собственности обособленное имущество, учитываемые на самостоятельном балансе; может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности быть истцом и ответчиком в суде. Общество вправе в установленном порядке открывать банковские счета на территории РФ и за её пределами. Имеет круглую печать со своим наименованием (эмблемой) и другие необходимые реквизиты. ООО «Трикотажница» создано в целях извлечения прибыли путем производства и насыщения потребительского рынка товарами и услугами. Общество занимается следующими видами деятельности: оказание товарно–посреднических услуг на рынках товаров, информации; оптово-розничная торговля; организация коммерческой и комиссионной торговли в установленном законе порядке, продажа организациям, предприятиям и гражданам, в том числе и иностранцам, товаров и услуг. Общество имеет право осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные законодательством Российской Федерации. ООО «Трикотажница» осуществляет основные виды деятельности: - производство трикотажного полотна и трикотажных изделий широкого ассортимента; - переработка вторичного сырья и других отходов производства; - торгово-закупочная и посредническая деятельность; - организация розничной торговли; - участие в проведении отечественных и международных выставок. Цель ООО «Трикотажница» согласно Уставу – извлечение прибыли путем насыщения потребительского рынка товарами. Структура «Руси» более соответствует линейно-функциональной структуре управления. Сильные стороны фирмы – это постоянные и устоявшиеся связи с оптовыми покупателями, знание своего потребительского рынка и его возможностей, четкое соблюдение всех требований законодательства, благоприятный психологический климат среди работников. ООО «Трикотажница» специализируется на детском ассортименте, а также выпускает мужской и женский бельевой трикотаж. Ее целевой рынок составляет население. Ассортимент продукции фабрики включает более 300 наименований высококачественной, конкурентоспособной трикотажной продукции. Продукция соответствует международным стандартам ИСО 9000. Продукция абсолютно безопасна для здоровья человека, что подтверждено экологическим сертификатом соответствия Госстандарта России. Фабрика реализует не только комфортную одежду для дома, но и коллекцию высококачественной одежды для спорта и отдыха. Фирма проводит прогрессивную ассортиментную политику, заключающуюся в своевременной реакции на конъюнктуру спроса. Активная позиция руководителей и специалистов фирмы, понимание требований времени способствуют постоянному росту объемов производства. SWOT- анализ ООО «Трикотажница» позволяет не только оценить угрозы и возможности, слабые и сильные стороны, но и принять своевременные меры по устранению указанных недостатков в совершенствовании коммерческой деятельности. Так, для предупреждения возможных угроз и смягчения последствий от них организации необходимо вести работу в области изучения рынка и поведения конкурентов, безопасности, финансов и кадров. Исходя из полученных данных, была составлена матрица SWOT- анализ и представлена в таблице 2.1. Таблица 2.1 Анализ сильных и слабых сторон ООО «Трикотажница»
Достоинства ООО «Трикотажница»: наличие широкого ассортимента товаров, хорошее качество предлагаемой продукции, устойчивое финансовое состояние и выгодное расположение позволят устранить угрозу появления новых конкурентов, т.е. удержать конкурентные позиции. Развитие сети «поставщиков» - развитие долгосрочных и взаимовыгодных партнерских отношений, привлечение на взаимовыгодных условиях новых партнеров, снизит зависимость продаж предприятия от основных поставщиков. Расширение деятельности ООО «Трикотажница» позволит увеличить объём продаж, однако выход на новые рынки вызовет необходимость проведения маркетинговых исследований. Увеличение отпускаемых цен на товары в связи с ростом закупочных цен, налогов и энерготарифов будет компенсировано сильными сторонами предприятия, так как в результате повышения всех выше перечисленных затрат произойдёт рост цен на всех предприятиях, а ассортимент и расположение предприятия все равно будут привлекать покупателей. 2.2 Особенности документооборота на предприятии Документооборот ООО «Трикотажница» можно охарактеризовать как смешанный. Поскольку фабрика является предприятием с небольшим штатом сотрудников, нет необходимости внедрять сложную управления документами. В качестве среды распространения документов здесь используется программа Microsoft Outlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта же программа применяется для пересылки образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов. При таком подходе единые автоматизированные справочники для всего предприятия отсутствуют и каждое подразделение предприятия, формирует собственные системы нормативы и шаблоны документов. При этом обычно используются одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников. Регистрация документов при такой схеме производится вручную, сведения о документах заносятся в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными системами. Каждый документ направляется по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Таким образом, в ООО «Трикотажница» организована работа на базе обмена электронной почтой и хранения документов на файловом сервере, где каждый имеет свою ячейку. Эта схема управления при удобна для хранения документов. Движение первичных документов регламентируется графиком документооборота. График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое подразделение составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности. В ООО «Трикотажница» график документооборота разрабатывает директор предприятия. График устанавливает рациональный документооборот, т.е. предусматривает оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции и обеспечивают своевременность составления отчетности. График документооборота оформляется в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Работники фабрики (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово - экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В ней перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, в которые представляются указанные документы. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в документоучете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по фабрике осуществляет директором. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив, а до этого хранятся в бухгалтерии в закрывающихся шкафах под ответственность заместителя главного бухгалтера. Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены. Наряды на работу, сменные рапорты и другие документы хранятся не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений. Ответственность за организацию хранения учетных документов несет руководитель организации. В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации. 2.3 Анализ документооборота ООО «Трикотажница» Анализируя документооборота ООО «Трикотажница» представлена в таблице 2.2. Таблица 2.2 Анализируя документооборота ООО «Трикотажница»
Увеличение объема документооборота связано, прежде всего, за счет расширения сферы деятельности, образования новых отделов. Наибольший рост наблюдается по входящей и исходящей документации. Анализ документооборота по месяцам представлен в таблице 2.3. Таблица 2.3 Анализ документооборота ООО «Трикотажница» за 2015 г.
Самый большой поток документов приходиться на февраль, март, июнь и декабрь, это объясняется квартальными, годовыми отчетами в налоговую службу и статистику, так же на эти периоды приходятся государственные праздники, рост объемов входящих и исходящих документопотоков, предприятия происходит параллельно. Это объясняется тем, что входящие и исходящие документы, как правило, находятся во взаимосвязи, т.е. исходящий документ может содержать ответ на запрос входящей корреспонденции и наоборот. 3. Пути совершенствования документооборота на предприятии Документация предприятий и их обработка составляют около 50% объема учетных работ, поэтому снижение затрат по составлению и обработке документов является резервом сокращения времени по ведению документооборота. На практике различают три направления совершенствования документооборота:- использование документов с заранее заполненными постоянными реквизитами (фирменные бланки) и широкое применение компьютерных программ с разовым вводом исходных данных и многократным получением выходной информации; - сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов в результате применения накопительных. многострочных документов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унификации документов. Унификация сокращает работу по ведению учета и упрощает работу с документами. Совершенствованию документации способствует и стандартизация, под которой понимается установление одинаковых форм и размеров документов одного названия. Стандартизация облегчает хранение документов в архиве, способствует его быстрому усвоению, позволяет рационально использовать бумагу. Третье направление совершенствования документооборота - рационализация его путем сокращения количества лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезной документации, применение прогрессивных форм организации учета, предварительного планирования документооборота. Работа секретаря относится к категории бумажных. Конечно, что единой схемы организации документооборота не существует. Каждому подразделению придется разрабатывать ее самостоятельно. При этом многое зависит от размера предприятия, а точнее - от объема хозяйственных операций. При этом на предприятиях с небольшим документооборотом все можно свести к составлению отдельных памяток для сотрудников. Принцип составления такой памятки очень прост. Работнику следует подробно расписать, какие документы он должен оформить, чтобы к нему не было претензий по оформлению. Нелишним будет приложить к памятке и образцы необходимых бумаг. Кроме этого, в организации ООО «Трикотажница» необходима оптимизация документооборота. Необходимо начать с составления графика документооборота. Из него должно быть понятно, кто, в какие сроки и кому сдает те или иные документы, кто их подписывает. При этом работу по составлению графика документооборота организует руководитель ООО «Трикотажница», а утверждает своим приказом руководитель предприятия. Необходимо создать график сдачи первичных документов в ООО «Трикотажница», который ежегодно будет утверждаться приказом генерального директора и будет являться неотъемлемым элементом учетной политики предприятия.Внедрение информационной поддержки документооборотаСовременные и перспективные направления совершенствования документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно-технического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс. Для такой организации как ООО «Трикотажница» наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является внедрение электронного документооборота. Это позволило бы все документы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места. Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности предприятия.В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:- регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;- регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;-списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;- осуществление контроля за исполнением поручений;- поиск документов.К выбору системы электронной документации следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определится со следующим набором критериев для классификации:- на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;- какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;- какова организация распределения, хранения и обмена документами между подразделениями, эффективность сетевого взаимодействия;- определиться с финансовыми затратами.При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации. Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ООО «Трикотажница».Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:- единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;- единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;- регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;- контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;- поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;- формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности. При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, ООО «Трикотажница» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию делопроизводства.Заключение Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения. Документирование хозяйственных операций является одной из отличительных особенностей документооборота, так как позволяет осуществлять наблюдение за хозяйственными процессами. Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах являются первичные документы. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Под документооборотом следует понимать создание или получение от других организаций первичных документов, их принятие к учету, обработку и передачу в архив. Документооборот в ООО «Трикотажница» регламентируется графиком. График документооборота составляет руководитель. Для каждого документа в документообороте ООО «Трикотажница» существует свой путь движения. Недостатком организации документооборота в ООО «Трикотажница» является то, что сотрудники предприятия тратят очень много времени на поиск необходимых данных или воссоздание документов, уже существующих, достоинством – чёткое выполнение графика документооборота, стремление придерживаться научных основ документооборота, руководство нормативными документами при его осуществлении. Внедрение электронного документооборота, поможет повысить совершенствование документооборота предприятия, что положительно скажется на работе всей организации ООО «Трикотажница». При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. Список использованной литературы 1. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ ). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2011. - 144 с.2. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело. 2013. - №1. - С. 79-83. 3. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: каталоги и другие информационно-поисковые справочники в архиве организации // Секретарское дело. 2010. - С. 86-93.4. Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации // Секретарское дело 2012. - №3. - С.23-26.5. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство. 2011. - №1. - С. 34-39.6. Багриновский, К.А. Новые информационные технологии / К.А. Багриновский, Е.Ю. Хрусталев. - М.: ЭКО, 2011. - 229 с.7. Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское дело 2011. - №3. - С. 19-23.8. Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2012. - №3. - С.87-90.9. Кудряев, В.А. Организация работы с документами: учеб. / под ред. проф. В.А. Кудряева. - М.: ИНФА-М, 2012. - 592 с.10. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса: учеб. пособие для студ. учр. сред. проф. образ. / А.В. Пшенко. - М.: Мастерство, 2010. - 176 с. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||