Понятие информации. Подходы к оценке информации
 Скачать 112.34 Kb.
|
|
| | |
Любая деятельность человека основывается на информации. В се редине XX века в результате социального и научно-технического про гресса ее роль возросла. Произошло лавинообразное нарастание массы различной информации, получившее название «информационного взры ва». Возникла потребность в создании более эффективных средств обработки информации, что подразумевало применение научного под хода. Информация, ее свойства стали объектом пристального внимания исследователей. Изменилась трактовка этого понятия. Во-первых, оно стало включать не только обмен сведениями между человеком и человеком, но также между человеком и автоматом, автоматом и авто матом; обмен сигналами в животном и растительном мире. В науке появилось целое направление — кибернетика.
Кибернетика (от греч. kybernao правлю рулем, управляю) — наука об управлении, связи и переработке информации. Основным объектом исследования в кибернетике являются так называемые киберне тические системы. В общей (или теоретической) кибернетике такие системы рассматриваются абстрактно, безотносительно к их реальной физической природе. Высокий уровень абстракции позволяет кибер нетике находить общие методы подхода к изучению систем качествен но различной природы, например технических, биологических и даже социальных.
С точки зрения кибернетики управление — это процесс целенаправ ленной обработки информации.
Во-вторых, была предложена количественная мера информации, что привело к созданию теории информации.
Согласно Большой Советской Энциклопедии, информация (от лат. information — разъяснение, наложение) (веления, передаваемые од ними людьми другим людям устным, письменным или каким-либо другим способом (например, с помощью условных сигналов, с исполь зованием технических средств и т.д.), а также сам процесс передачи или получения лих сведений.
Дадим определение информации.
Информация сведения об окружающем мире (объектах, явлени ях, событиях, процессах и Т.Д.), уменьшающие имеющуюся степень неопределенности, отчужденные от их создателя и славшие сообще ниями, которые можно воспроизводить путем передачи людьми уст ным, письменным или другим способом [11].
В ЭТОМ определении важно выделить следующее [11]|:
♦ информация это не любые сведения, а нечто новое, уменьша ющее имеющуюся неопределенность;
♦ информация сущеавует отдельно ОТ ее создателя;
♦ информация является сообщением, так как она выражена на определенном языке в виде знаков;
♦ сообщение может быть сохранено в виде записи на материальном
носителе информации.
Для оценки количества информации применяются различные под ходы, среди которых можно выделить статистический, семантический и прагматический.
Статистический подход реализуется в теории информации. Его осно воположником считается Клод Шеннон, опубликовавший в 1948 году свою математическую теорию связи.
Согласно К. Шеннону, количество информации намеряется вели чиной уменьшения неопределенности состояния системы после полу чения информации. Количественно выраженная неопределенность со стояния получила название энтропии. При получении информации снижается энтропия системы.
К моменту приема информации ее получатель имеет некоторые априорные сведения о системе X. Оставшаяся неосведомленность яв ляется для него мерой неопределенности состояния — энтропией сис темы. Обозначим априорную энтропию системы X через Н(Х). После приема сообщения получатель приобрел дополнительную информа-
пню 1(Х), уменьшившую его начальную неосведомленность так. что апостериорная неопределенность состояния системы стала Н'(Х). То гда количество информации 1 может быть определено как 1(Х) = Н(Х)-
Н'( X). Другими словами, количество информации измеряется умень шением неопределенности состояния системы. Недостатком статисти ческого подхода к определению количества информации является то, что он практически не учитывает семантического аспекта информа ции (то есть ее смысла, содержания).
Семантический подход является трудно формализуемым. В науке
ОН еще ДО конца не определен.
Наиболее часто для измерения смыслового содержания информа ции используется тезаурусная мера, предложенная К). И. Шнейдером.
Тезаурус (от греч. thesaurus сокровище, сокровищница) — это совок упность смысловыражающих единиц языка с заданной системой семантических отношений. Первоначально тезаурус рассматривали как одноязычный словарь, в котором семантические отношения определяются группировкой слов по тематическим рубрикам. Концепция тезаурусного метода состоит в том, что для восприятия информации ее полу чатель должен обладать определенным запасом знаний (тезаурусом).
Если индивидуальный тезаурус получателя S отражает его знания о данном предмете, то количество информации I, содержащееся в некотором сообщении, можно оценить степенью изменения ЭТОГО тезау руса, произошедшего посте приема сообщения. Таким образом, количе ство информации I нелинейно зависит от состояния индивидуального тезауруса пользователя. Несмотря на то, что смысловое содержание сообщения S постоянно, получатели, имеющие разные тезаурусы, бу дут получать неодинаковое количество информации. Если индивиду альный тезаурус получателя информации близок к нулю S 0, то в этом случае и количество воспринятой информации равно нулю I = 0 (получатель не понимает сообщения). Примером такой ситуации мо--кет быть прослушивание сообщения на языке, КОТОРЫМ получатель не владеет [5].
Количество информации I в сообщении также будет равно нулю, если получатель информации абсолютно все знает о предмете. В та ком случае сообщение не дает ему ничего нового.
Между ЭТИМИ полярными значениями тезауруса пользователя су ществует некоторое оптимальное значение S , при котором количе ство информации I, извлекаемое из сообщения, становится для полу чателя максимальным.
В прагматическом подходе количество информации рассматрива ется с точки зрения достижения получателем поставленной цели. Под ход основывается на статистической теории Шеннона и рассматрива ет количество информации как Приращение вероятности достижения цели. Если принять вероятность достижения цели до получения ин формации равной Р0, а после ее получения — Р1, то количество инфор мации / определяется:
Рассмотрим свойства информации.
Адекватность информации ЭТО степень соответствия трактовки информации получателем тому содержанию, которое вложил в нее создатель информации.
Поясним это свойство на примере.
Предположим, 1-го апреля Вы встречаете невероятное объявление. Информация, полученная Вами, будет адекватной, то есть содержание объявления Вы истолкуете верно, в соответствии с ситуацией, на что и рассчитывает его автор. При том понятно, что информация недосто верна. Таким образом, достоверность и адекватность — не одно и то
Достоверность информации — это ее соответствие объективной ре альности (как текущей, так и прошедшей) окружающего мира.
Актуальность информации это степень соответствия информа ции текущему моменту времени.
Полнота информации ЭТО ее достаточность для принятия ре шения.
Избыточность информации — это наличие информации в объеме сверх необходимого для реализации цели восприятия.
Обычный текст имеет избыточность порядка 20 %. Так, если запи сать номер телефона словами, то, исключив из этой записи гласные буквы, воспринять информацию о номере телефона все-таки можно. А вот цифровая запись этого номера не является избыточной инфор мацией, поскольку при удалении любой цифры информация о номере телефона будет утеряна.
Визуальная информация, которую человек получает посредством органов зрения, имеет большую избыточность — более 90 %. Потеряв даже значительную часть визуальной информации, человек все-таки может воспринимать ее содержание [21].
Доступность информации — это степень возможности ее получения.
С понятием информации тесно связано понятие данных.
Данные - это зарегистрированные сигналы, наблюдения.
Согласно введенному выше определению, данные, строго говоря, могут не быть информацией. Информация должна уменьшать неопре деленность, иметь смысл для потребителя или приносить пользу (см. концепции семантическою и прагматического подходов). Так, сооб щение на иностранном языке может не содержать информации для получателя, не владеющего этим языком. Тем не менее, это сообще ние данные.
Имеет место проявление субъективизма понятий информации и дан ных. В случае освоения языка сообщение станет информативным. Таким образом, данные можно рассматривать как потенциальную информацию.
3.1.2. Понятие информационных ресурсов
Федеральный закон № 24-ФЗ от 20 февраля 1995года «Об инфор мации, информатизации и защите информации» определяет инфор мационные ресурсы как отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фон дах, байках данных, других информационных системах).
Информационные ресурсы существовали всегда и всегда использо вались в управлении. Однако до некоторого времени они не рассмат ривались как экономическая категория. В современной экономике информационные ресурсы находятся в одном ряду с такими базовыми ресурсами, как земля, капитал, труд.
Информационные ресурсы это накопленная информация об окру жающей действительности, зафиксированная на материальных носи телях, обеспечивающих передачу информации во времени и простран стве между потребителями для решения конкретных задач [11].
Следует обратить внимание на то, что информационным ресурсом является вся накопленная информация, в том числе [11]:
♦ информация недостоверная («дефектологическая»);
♦ информация, потерявшая свою актуальность;
♦ информация, представленная ложными положениями и неэф фективными подходами;
♦ несопоставимые данные, накопленные по нестандартным мето дикам;
♦ информация, потерявшая конкретность в результате субъектив ных толкований;
♦ заведомая «дезинформация».
В зависимости от носителей информации, информационные ресур сы разбивают на три ОСНОВНЫХ класса | I 1 |:
♦ персонал, который обладает знаниями и квалификацией;
♦ документы всех видов и их собрания на любых видах носителей;
♦ коллекции объектов неживой и живой природы (промышлен ные образцы, рецептуры и технологии, стандартные образцы и др.);
В числе особенностей информационных ресурсов можно отме тить:
♦ неисчерпаемость — по мере развития общества и росла потребле ния знаний их запасы не убываю). а рас I
♦ нематериальность — что обеспечивает относительную легкость их воспроизведения, передачи, распространения по сравнению с другими видами ресурсов.
3.2. Информационные технологии управления с точки зрения системного подхода
Система— это объективное единство закономерно связанных друг с другом предметов, явлений, сведений, знаний о природе, обществе и т. п. Объект можно считать системой если он обладает следующими свойствами [5]:
1) целостность и делимость. Система — это целостная совокупность элементов. С другой стороны, в ее составе отчетливо могут быть выделены целостные объекты (элементы). Элемент системы — это часть системы с определенным функциональным назначени ем. Сложные элементы систем, состоящие из более простых, на зывают подсистемами; 2) наличие устойчивых связей (отношений) между элементами и их свойствами, превосходящих по мощности связи этих элементов с элементами, не входящими в данную систему; 3) организация. Это свойство связано со снижением энтропии сис темы по сравнению с энтропией системообразующих факторов; 4) эмерджентность. Предполагает наличие таких свойств, которые присущи системе в целом, НО несвойственны НИ одному из ее эле ментов в отдельности.
Свойства системы хотя и зависят от СВОЙСТВ элементов, но не опре деляются ими полностью. Отсюда можно сделать следующие выводы:
♦ система не сводится к простой совокупности элементов;
♦ расчленяя систему на отдельные части, изучая каждую на них в от дельности, нельзя познать все свойства системы в целом.
Структурасистемы — это совокупность элементов системы, нахо дящихся в определенной упорядоченности и сочетающих локальные цели для наилучшего достижения главной пели системы. Число ком понентов системы и их связей должно быть минимальным, но доста точным для выполнения главной цели системы [12].
Архитектура системыэто совокупность свойств системы, име ющих существенное значение для пользователя.
Одним на главных инструментов, используемых для преодоления организованной сложности системы, является декомпозиция, т. е деление системы на части и организация этих частей в иерархию. Этот инструмент используется в так называемом структурном анализе сложных систем.
В процессе декомпозиции система разбивается на компоненты, на зываемые черными ящиками. Черный ящик - это подсистема, про ко торую известно лишь то, какие данные поступают на ее вход И какие данные получаются на выходе; о том же, каким образом обрабатыва ются данные внутри черного ящика, ничего не известно. Люди часто сталкиваются с черными ящиками. Так, для многих пользователей компьютера лазерный принтер является черным ящиком, получающим бумагу на входе и выдающим распечатку на выходе.
Одними из ОСНОВНЫХ принципов организации системявляются принципы централизации и децентрализации.
В централизованной системе сравнительно легко обеспечить согласо ванную деятельность подсистем, направленную на достижение единой цели. Централизованная система обладает большой живучестью за счет оперативного перераспределения функций и ресурсов. Однако центра лизованные системы большой размерности обладают и недостатками:
♦ задержки передачи информации между уровнями вызывают снижение оперативности принятия и реализации управленче ских решений;
♦ противоречия в работе системы, связанные с естественным стрем лением подсистем к самостоятельности, что не согласуется с прин ципом централизации.
Поэтому в многоуровневых централизованных организационно-ад министративных системах управления, как правило, присутствуют элементы децентрализации.
В децентрализованных одноуровневых системах сбор информации о состоянии системы, оценка текущей ситуации, реализация управленческих решений осуществляются более оперативно.
Рациональное сочетание элементов централизации и децентрали зации предполагает организацию информационных потоков таким образом, чтобы информация использовалась в основном на том уров не, где она создастся, т. е. необходимо стремиться к уменьшению чис ла передач информации между уровнями системы [5].
Как было сказано выше, управление ЭТО процесс целенаправлен ной переработки информации, и роль информационных систем в этом процессе весьма значительна. В общем виде ее можно показать, вос пользовавшись классической структурной схемой, приведенной на рис. 3.1.
 |
Регламентирующая информация от вышестоящих органов, в том числе целевая функция управления
Рис.3.1. Укрупненная структурная схема процесса управления'
Внешние факторы: информация о состоянии рынка, наличных ре сурсах, сроках поставок и др.
Целевая функция управления - ЭТО количественно измеряемая ве личина, являющаяся функцией входных и выходных переменных, па раметров объекта управления и времени.
Система управления представляет собой совокупность объекта управ ления (например, организация) и субъекта управления (управлен ческого аппарата). Задачей объекта управления является реализация целей, поставленных управленческим аппаратом. Оба главных компо нента системы связаны прямой и обратной связью. Прямая связь — это поток информации, направляемой от управленческого аппарата к объекту управления. Обратная связь представляет собой поток инфор мации о выполнении принятых решений, идущий в обратном направ лении. Если обратная связь увеличивает влияние входа системы на ее выход, то она называется положительной обратной СВЯЗЬЮ, если умень шает влияние, то отрицательной. Отрицательная обратная связь спо собствует восстановлению равновесия в системе, когда оно нарушает ся внешним воздействием [12, 22].
Методика управления, основанная на использовании обратной свя зи, нашла широкое применение в системах управления техническими
объектами, в организационно-административных системах.
Сотрудники, выполняющие операции по переработке информации, и совокупность информационных потоков, средств обработки, пере дачи и хранения информации представляют информационную систе му управления объектом. Здесь необходимо рассмотреть основные этапы развития информационных систем управления в России [22].
1. 1916 год начало эры электронно-вычислительных машин (ЭВМ). Создан способ записи и долговременного хранения формализован ных знаний, при этом знания могли непосредственно влиять на ре жим работы оборудования. Запись формализованных знаний в форме, готовой для непосредственного воздействия на машины и механизмы, получила название программирования на ЭВМ.
2. Конец 1950-х начало 1960-х — ЭВМ применяется для решения расчетных задач.
3. 1960-е — начало 1970-х — с помощью ЭВМ решаются задачи электронной обработки плановой и текущей информации, хра нения в памяти ЭВМ нормативно-справочных данных, выдача машинограмм на бумажных носителях и др.
4. 1970-е — применяются ЭВМ третьего поколения для обработки информации на всех этапах управления деятельностью органи зации, осуществляется переход к разработке автоматизирован ных систем управления (АСУ).
5. Конец 1970-х — появляются персональные компьютеры (ПК), доступные для обычного пользователя, позволившие автомати- зировать многие трудноформалиэуемые аспекты человеческой деятельности и открывшие эру новых информационных техно логий, отличительной чертой которой является диалоговый режим работы в режиме реального времени.
6. 1980 год — формируется тенденция к децентрализации обработ ки данных, решению задач в многопользовательском режиме и широкое применение автоматизированных систем управления технологическими процессами (АСУТП), систем автоматизиро ванного проектирования (САПР), производственных, отрасле вых и общегосударственных АСУ.
7. Конец 1980-х характеризуется следующими направлениями ис пользования ЭВМ:
• комплексным решением экономических задач;
• объектно-ориентированным подходом к проектированию систем;
• широким спектром приложений;
• бурным развитием глобальных компьютерных сетей и распро странением локальных компьютерных сетей;
• преобладанием интерактивного взаимодействия пользователя в ходе эксплуатации вычислительной техники;
• реализацией интеллектуального человеко-машинного интер фейса;
• реализацией систем поддержки принятия решений и инфор мационно-советующих систем;
• широким распространением систем обработки мультимедий ной информации.
Дадим определение автоматизированной информационной тех по мощи с точки зрения системного подхода.
Автоматизированная информационная технология (АИТ) — это система методов и способов передачи, обработки, Хранения и предо ставления информации на основе применения технических средств. Любая ИТ основывается на следующих составляющих:
♦ комплексе технических средств, реализующих информационный процесс;
♦ средствах управления техническим комплексом (ПО);
♦ организационно-методическом обеспечении, согласовывающем использование технических средств, средств управления техни ческим комплексом и деятельность персонала.
3.3. Средства информационных технологий обеспечения управленческой деятельности
Автоматизация управления необходима в случаях, когда [22]:
♦ физиологических и психологических возможностей персонала
недостаточно для управления данным процессом;
♦ система управления находится в среде, опасной для жизни и здо ровья человека;
♦ участие человека в управлении процессом требует от него слиш ком специализированной квалификации.
Автоматическую систему можно определить как совокупность управ ляемого объекта и управляющих устройств, функционирующую само стоятельно, без участия человека. Автоматизированная система это совокупность управляемого объекта и управляющих устройств, в которых часть функций управ ления выполняет человек.
Разнообразие технических и программных средств обусловило по явление понятия «платформа». Говорят: «аппаратная платформа», «программная платформа». Платформа определяет тип аппаратного и программного обеспечения, на основе которых функционирует ис пользуемая информационная технология. Зачастую (но не всегда) программной платформой называют операционную систему.
Достаточно часто встречается термин «интерфейс».
Интерфейс - это технология взаимодействия подсистем в системе
человек—компьютер. Например, аппаратный интерфейс технология взаимодействия устройств компьютера, программный интерфейс - тех нология взаимодействия компьютерных программ, интерфейс пользо вателя (пользовательский интерфейс) — чаще нечто — взаимодействие
пользователя и компьютерной программы. Техническое обеспечение АИТ состоит наследующих компонентов: 1) компьютеры:
• персональные;
• корпоративные;
• суперкомпьютеры;
2) офисная техника:
• средства создания документов;
• копировально-множительная техника;
• средства обработки документов;
• средства уничтожения документов;
3) техническое обеспечение компьютерных сетей:
• серверы сети;
• рабочие станции;
• коммуникационное оборудование.
Структура автоматизированных информационных технологий (АИТ) представлена на рис. 3.2 [22].
Персональные компьютеры представляют собой вычислительные системы, все ресурсы которых ПОЛНОСТЬЮ ориентированны на обеспе чение деятельности одною рабочего места, одного пользователя.
Корпоративные компьютеры (серверы, мэйнфреймы, от англ. main frame) представляют собой вычислительные системы, предназначенные для организации многопользовательской среды. В этом заключается их основное отличие ОТ ПК. Как правило (но не всегда), корпоративные компьютеры являются более мощными, чем ПК. и содержат значительные по объему и важные информационные ресурсы.
Суперкомпьютеры представляют собой вычислительные системы с предельными характеристиками вычислительной мощности и ин формационных ресурсов. Они используются в военной и космической областях деятельности, в фундаментальных научных исследованиях, глобальном прогнозировании социально-экономических процессов. Такие компьютеры стоят миллионы долларов.
Можно выделить несколько уровней программного обеспечения. Самым низким является уровень базового ПО. Базовые программные средства (называемые BIOS) непосредственно входят в состав обору дования и хранятся в специальных микросхемах, называемых ПОСТО ЯННЫМИ запоминающими устройствами (ПЗУ— Read Only Memory, ROM). Существуют программы системного уровня (например, опера ционные системы), которые обеспечивают взаимодействие прочих про грамм компьютерной системы с программами базового уровня и не посредственно с аппаратным обеспечением [21].
Наиболее многочислен класс прикладных программ.
Пакеты прикладных программ (ППП) можно разделить на две груп пы [12]:
♦ проблемно-ориентированные;
♦ функционально-ориентированные.
Проблемно-ориентированные ППП предназначены для формиро вания информационной и аналитической среды для пользователя.
 |
Назначение проблемно-ориентированных ППП сводится к формиро ванию и организации информации в виде электронных текстовых, гра фических документов и баз данных, выполнению аналитического пре образования информации и т. д.
Функционально-ориентированные ППП обеспечивают реализацию тех или иных конкретных функций управления предприятием.
Тестовые и диагностические программы (утилиты) предназначены для проверки работоспособности отдельных узлов компьютера, ком понентов программно-файловых систем и устранения выявленных неисправностей.
Антивирусные программы предназначены для выявления и устра нения компьютерных вирусов.
Операционные системы относятся к классу системных программ.
Операционная система (ОС) - это комплекс специальных про граммных средств, предназначенных для управления загрузкой, за пуском и выполнением других (пользовательских) программ, а также для управления вычислительными ресурсами ЭВМ [21J.
ОС опирается на базовое программное обеспечение компьютера, входящее в BIOS, и в ТО же время является опорой ДЛЯ программного обеспечения более высоких уровней служебного и прикладного.
К основным функциям ОС относятся [21]:
♦ посредническая, заключающаяся в обеспечении нескольких видов интерфейсов:
• между пользователем и программно-аппаратными средствами (интерфейс пользователя);
• между программным и аппаратным обеспечением (аппаратно-программный интерфейс);
• между разными видами программного обеспечения (программ ный интерфейс).
♦ создание автономной среды для функционирования программ;
♦ распределение ресурсов компьютера между конкурирующими процессами. В рамках выполнения этой функции ОС решает сле дующие задачи:
• планирование ресурса — определение, какому процессу, когда и в каком количестве необходимо выделить данный ресурс;
• отслеживание состояния ресурса — поддержание оперативной информации о том, занят или не занят ресурс, а для делимых ресурсов - какое количество ресурса уже распределено, а ка кое свободно.
ОС классифицируются последующим признакам:
♦ количество процессов, которые могут одновременно выполнять ся под управлением ОС;
♦ количество пользователей) одновременно обслуживаемых сис темой.
В соответствии с первым признаком различают однозадачные и мно гозадачные ОС.
Однозадачные ОС передают все ресурсы компьютера одному ис полняемому приложению и не допускают ни параллельного выполне ния другого приложения, ни его приостановки и запуска другого приложения.
Многозадачные ОС обеспечивают возможность [21]:
♦ одновременной или поочередной работы нескольких прило жений;
♦ обмена данными между приложениями;
♦ совместного использования программных, аппаратных, сетевых ресурсов несколькими приложениями.
Следует отметить, что на аппаратном уровне при наличии одного процессора распараллеливание задач не происходит, то есть в каждый момент времени процессор занят ТОЛЬКО ОДНОЙ задачей. В этом случае многозадачный режим реализуется попеременным обращением про цессора то к одной, то к другой задаче [21J.
Второй признак делит ОС на однопользовательские (MS DOS) и мно гопользовательские (Windows).
Командно-файловые оболочки предназначены для организации об легченного взаимодействия пользователя с вычислительной системой в оконном диалоговом режиме.
Системы подготовки текстовых документов предназначены для из готовления различных информационных материалов текстового ха рактера.
Системы обработки финансово-экономической информации пред назначены для обработки числовых данных, характеризующих раз личные производственно-экономические и финансовые явления и объекты, и для составления информационно-аналитических материа лов [33]. Они включают в себя универсальные табличные процессоры, бухгалтерские программы, специализированные программы финансо во-экономического анализа и планирования.
Системы управления базами данных предназначены для создания, хранения и обработки структурированных данных. Системы подготовки презентаций предназначены для подготовки графических и текстовых материалов, используемых для демонстра ции на презентациях, деловых переговорах, конференциях.
Системы управления проектами предназначены для планирования и управления использованием ресурсов различных видов (материаль ными, техническими, финансовыми, кадровыми, информационными) при реализации сложных проектов.
Экспертные системы и системы поддержки принятия решений предназначены для информационного обеспечения управления на ос нове экономико-математического моделирования и принципов искус ственного интеллекта.
Контрольные вопросы
1. Перечислите основные свойства информации.
2. В чем состоит отличие информации от данных?
3. Охарактеризуйте основные подходы для оценки и измерения ко личества информации.
4. Дайте определение информационных ресурсов.
5. Какими свойствами должен обладать объект, чтобы считаться системой?
6. Что позволяет достичь рациональное сочетание элементов цен трализации и децентрализации в системе управления?
7. Что такое обратная связь в системе управления?
8. Перечислите этапы развития информационных систем в России.
9. Почему автоматизированная информационная технология явля ется системой?
10. Перечислите программное обеспечение АИТ.
11. Перечислите средства управления техническим комплексом АИТ.
12. Назовите функции операционной системы.
Глава 4
Использование интегрированных программных пакетов
4.1. Понятие электронного офиса
К офисным задачам можно отнести следующие [22]:
♦ делопроизводство;
♦ контроль исполнения документов;
♦ составление отчетов;
♦ поиск информации;
♦ ввод и обновление информации;
♦ составление расписаний;
♦ обмен информацией между отделами предприятия,
В перечисленных задачах выполняется ряд стандартных типовых процедур:
♦ обработка входящей и исходящей информации;
♦ сбор и последующий анализ данных;
♦ хранение информации. Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс,
предназначенный для обработки документов и автоматизации pa6oты пользователей в системах управления. В состав электронного офиса
входят следующие аппаратные средства [22]:
♦ персональные компьютеры, объединенные в сеть;
♦ печатающие устройства;
♦ средства копирования документов;
♦ сканер;
♦ проекционное оборудование для проведения Презентаций.
В последнее время все большее распространение приобретают элек тронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находить ся в разных помещениях. Необходимость работы с документами. материалами) базами данных предприятия в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуаль ных офисов [22].
Информационные технологии виртуальных офисов основываются:
♦ на возможности круглосуточного доступа к локальной сети офи са через глобальную компьютерную сеть;
♦ на мобильных компьютерных технологиях (ноутбуки, карманные компьютеры, смартфоны).
В виртуальном офисе сотрудники организации, независимо от того, где они находятся, могут обмениваться информацией в режиме реаль ного времени, выполнять СВОИ должностные обязанности, решать офисные задачи.
Выполняются в офисах и экономические, бухгалтерские расчеты, решаются задачи анализа финансового состояния фирм.
Для реализации указанных выше задач целесообразно воспользо ваться не отдельными программами, а интегрированными программ ными пакетами, В интегрированный пакет для электронного офиса входят программные продукты, взаимодействующие между собой на уровне обмена данными.
Главной отличительной чертой программ, составляющих интегри рованный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволя ющий применять одни и те же приемы работы с различными приложениями пакета. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложе ний, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно
ниже, чем суммарная стоимость отдельных приложений [22].
Назначение интегрированных офисных пакетов - обеспечить со трудников офиса и предприятия широким набором средств для по вседневной совместной работы, автоматизировать выполнение рутин ных операций, помочь в комплексном решении задач предприятия.
Примером интегрированного офисного пакета может служить па кет Microsoft Office, который поставляется в нескольких вариантах, включающих разное число приложений. К основным приложениям пакета относятся:
♦ Word — текстовый процессор;
♦ Excel — табличный процессор;
♦ Access — система управления базами данных;
♦ PowerPoint — система подготовки презентаций:
♦ Outlook — менеджер персональной информации;
♦ FrontPage редактор, предназначенный для создания веб-страниц;
♦ PhotoDraw графический редактор для создания деловой гра фики;
♦ Publisher настольная издательская система;
♦ Small Business Tools специализированный инструментарий для
осуществления бизнес-анализа;
♦ Internet Explorer браузер (обозреватель веб-страниц).
Microsoft Word это мощный текстовый процессор, являющийся удобным инструментом для создания сложных текстовых документов, включающих математические формулы, таблицы, рисунки, диаграм мы, а также объекты, подготовленные в других приложениях пакета Microsoft Office.
Microsoft Excel —табличный процессор, предоставляющий мощные средства для создания сложных электронных таблиц и реализующий широкий спектр вычислений. Содержит развитые средства математи ческой и логической обработки данных.
К функциям табличного процессора относятся [12]:
♦ создание и редактирование электронных таблиц;
♦ создание взаимосвязанных табличных документов;
♦ ввод формул, выполняющих математические и логические опера ции над данными, находящимися в ячейках электронных таблиц;
♦ структуризация и организация списков данных в электронных таблицах (по сути, реализация некоторых функций СУБД);
♦ построение диаграмм и графиков различных видов;
♦ создание СВОДНЫХ электронных таблиц, в том числе и с привлече нием информации из внешних баз данных:
♦ разработка макрокоманд управления электронными таблицами;
♦ оформление электронных таблиц, их печать, импорт и экспорт файлов электронных таблиц и др.
С помощью табличного процессора в электронных таблицах можно выполнять различные инженерные, статистические, экономические, бухгалтерские, финансовые расчеты, проводить сложный экономиче ский анализ, моделировать и оптимизировать различные ситуации.
Microsoft Access— система управления базами данных. На сего дняшний день является одним из самых популярных настольных при ложений для работы с базами данных.
Microsoft Outlook— менеджер персональной информации, предо ставляющий следующие возможности:
♦ обработка сообщений электронной почты;
♦ планирование встреч и собраний;
♦ управление контактами и задачами;
♦ доступ к документам, хранящимся в личных папках, и докумен там, размещенным на локальных и сетевых дисках.
Microsoft PowerPoint — система подготовки презентаций. Презен тации могут использоваться в процессе обучения, проведения семи наров, конференций и т. д.
ГАПОУ "Казанский колледж строительства, архитектуры и городского хозяйства"
Реферат
На тему: Понятие информации. Подходы к оценке информации
Выполнил:
Гилманов Раушан
2ТС - 455
Проверила:
г. Казань 2018