Реферат по ЮД. Порядок движения документов в организации
 Скачать 79.58 Kb.
|
|
Зачетная работа (4 семестра) Письменное задание Дисциплина: Юридическое делопроизводство Реферат Тема: Порядок движения документов в организации Выполнил: студент группы Проверил(а): _____________________________ (Ф.И.О. преподавателя) _____________________________ (дата) Томск 2021 Содержание Введение ………………………………..……………………..………….………3 1. Сущность и содержание документооборота……………………………..…..5 2. Прохождение и порядок исполнения входящих документов ………………8 3. Прохождение исходящих документов………………………………………...9 4. Прохождение внутренних документов Учет объема документооборота…10 5. Прием и передача документов. Доставка документов……………………...11 6. Работа с конфиденциальными служебными документами ………………..12 Заключение ………………………………………………...…………….………15 Список используемой литературы……………………….……………………..17 Приложения……………………………………………………………………...19 Введение По определению, документооборот организации – это движение документов в ней с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело (архив). Справедливо будет заметить, исходя из приведенного определения, что для организаций различного масштаба цикл документооборота и его продолжительность будут различны; различными будут также цикл и продолжительность движения в организации документов конкретного вида и конкретного назначения. Современное делопроизводство включает: • обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование); • организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение). Документирование — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт1 определяет документирование как «запись информации на носителе по установленным правилам». Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске. Тенденция изменения социальных, производственных отношений, правовых норм, усовершенствования процессов делопроизводства, документоведения актуализируют выбранную для изучения выбранную тему о порядке движения документов в организации. Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Действительно, в организациях более или менее крупномасштабных, разветвленных, отличающихся иерархической структурой значительное количество документов имеет движение как сверху вниз (приказы, распоряжения и т.д.), так и снизу вверх (доклады, отчеты и т.д.). Очевидно, что в разветвленной организации цикл документооборота будет включать в себя и этапы движения документов по инстанциям, а его продолжительность возрастает по сравнению с продолжительностью документооборота в организации менее сложной структуры. С другой стороны, с учетом того, что конкретные документы различного назначения могут отличаться продолжительностью их действия, т.е. могут быть краткосрочными или долгосрочными, следует принимать во внимание различную продолжительность цикла их движения. Однако как бы ни различались документы по назначению, срокам действия и, следовательно по продолжительности цикла движения, содержание документооборота в обязательном порядке включает получение и регистрацию документов, представление документов руководителю и направление их исполнителям, хранение документов в процессе исполнения, отправку или сдачу документов в дело (архив). В технологию работы с документами входит: прием и первичная обработка документов; их предварительное рассмотрение и распределение; регистрация документов; контроль исполнения документов; информационно-справочная работа; исполнение документов; их отправка. Таким образом, целью работы является рассмотрение основных этапов процесса работы службы делопроизводства. 1. Сущность и содержание документооборота Объективными причинами увеличения объемов документов являются влияние научно-технического прогресса, расширение и усложнение решаемых организациями задач и, как результат, усложнение процессов управления. Растет количество документируемых действий и количество адресатов, которым эти действия направлены, а значит, увеличиваются объемы создаваемых документов. Следовательно, возрастание или сокращение объемов документов зависит, главным образом, от процессов управления и их документирования. Однако существуют и субъективные причины роста объема документооборота. К ним можно отнести: - увеличение количества проверяющих инстанций, контролирующих органов, ущемление и игнорирование законных прав граждан, т.е. бюрократизацию аппарата управления. Это приводит к созданию документов, которые не обусловлены деловой необходимостью; - неквалифицированное документирование управленческой деятельности, приводящее к составлению дополнительных документов, разъясняющих и дополняющих ранее изданные; - незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов, в результате чего создаются документы, не обладающие юридической силой или вызывающие недоверие, что приводит к необходимости составления новых документов; несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств или срыв сроков их исполнения, что порождает потоки документов с просьбами переноса сроков, объяснениями, претензиями и т. д.; - отсутствие у подчиненных организаций или структурных подразделений права решать задачи, входящие в их компетенцию, что требует постоянного обращения в вышестоящие учреждения или к руководству организации за разъяснениями или разрешениями спорных вопросов; - некомпетентность управленческого персонала при решении управленческих задач, отражающаяся на документировании его действий, в результате чего выбираются неверные варианты решений, затем исправляются допущенные ошибки и т. д.; это ведет к появлению новых документов, посвященных одному и тому же вопросу; - отсутствие в аппарате управления регламентации документирования, что приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для реализации одинаковых функций и содержащих идентичную информацию, которая, однако, различается формой представления или составом данных; - широкое распространение копировальной техники и ее бесконтрольное использование в учреждениях, что приводит к созданию огромного количества копий документов, многие из которых не находят применения, т. е. создаются "на всякий случай"; - использование при подготовке документов компьютерных технологий параллельно с традиционными, что привело к значительному увеличению количества документов, так как один и тот же документ может создаваться и в бумажной, и в электронной форме. Таким образом, субъективные причины, влияющие на увеличение документооборота, могут быть связаны как с нарушениями нормативных требований по организации документационного обеспечения управления, так и с деятельностью конкретных работников. Кроме того, новые технологии подготовки документов, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили видовое разнообразие документов и их потоки, но не решили проблему управления этими потоками. Все это свидетельствует о том, что организация документооборота представляет собой как серьезную организационную проблему, так и проблему технологии документационных процессов. В настоящее время при решении вопросов оптимизации документооборота важно учитывать: обеспечение организационно-методического руководства и контроля за соблюдением установленных процедур работы; Основными принципами организации документооборота являются следующие: прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т.д.); каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов. Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки и вытекать из соответствующих организационных и технологических требований; порядок прохождения и процессы обработки и основных видов документов должны быть единообразными. Таким образом, основная задача организации документооборота – прямоточность в движении документов и однократность их обработки. По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами). В качестве примера приведена схема документооборота среднего и крупного предприятий (приложение №1) 2. Прохождение и порядок исполнения входящих документов Документопоток входящих документов составляют: -документы вышестоящих организаций, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т.п., содержащие директивные указания, разъяснения и другие сведения; -документы подведомственных организаций, присылающих первичную отчетно-учетную документацию и различного рода запросы; -документы прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий; жалобы и заявления граждан; Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются: объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря) за год, полугодие или квартал; структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками; Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала службы ДОУ, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами. В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции: - прием входящих документов; - первоначальная (экспедиционная) обработка; - предварительное рассмотрение и распределение; регистрация; - рассмотрение документов руководством; - исполнение документов; - отправка документов. 3. Прохождение исходящих документов К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ, подтверждение на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата. Прохождение исходящего документа включает несколько этапов: - составление проекта документа, его распечатка; - согласование проекта, его визирование в необходимых случаях; - подписание (утверждение) документа; - регистрация и отправка документа. Процесс согласования и визирования можно ускорить, направив копии проекта заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается. Подготовленный проект документа представляется секретарю-референту для проверки правильности оформления, наличия приложений, а также в необходимых случаях материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами секретарем-референтом или в отдельных случаях исполнителем представляются руководителю на подпись. Документы, содержащие решения по важнейшим вопросам деятельности организации, подписываются его руководителями. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются. Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю). В экспедиции (в канцелярии, секретарем) отправляемые документы сортируются по адресам, фальцуются (складываются), их вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости проставляют стоимость отправлений, составляют список на заказную почту и сдают в отделения связи. 4. Прохождение внутренних документов Учет объема документооборота Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов. Приказы, протоколы регистрируются в канцелярии (у секретаря) и подвергаются размножению в копировально-множительном подразделении, а затем копии или выписки из них рассылаются в службы организации. Докладные записки и прочие внутренние документы на имя руководителя после рассмотрения должностным лицом передаются в структурные подразделения или помещаются в дело. Объем документооборота – это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов. Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель – количество экземпляров копий документов. Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз. Систематический подсчет документооборота позволяет определить динамику его роста. Анализ этих данных используется при формировании штатов структурных подразделений, рациональной организации рабочего дня сотрудников. В приложении №2 приведена форма учета документооборота. 5. Прием и передача документов. Доставка документов Прием и передача документов на всех этапах их обработки осуществляются, как правило, без расписок. Расписки следует оформлять только при передаче важнейших контролируемых документов, а также документов, связанных с денежной отчетностью. Движение зарегистрированных документов между подразделениями, секретариатом руководства, канцелярией фиксируется в регистрационных формах – карточке, журнале, ПЭВМ. Канцелярия (секретарь-референт) организации должна знать, в каком подразделении, у кого из исполнителей находится документ в любой момент. При этом не обязательно канцелярии и секретарь видеть сам документ, достаточно информации от подразделения или исполнителя о передаче документа другому подразделению или исполнителю. Контрольная служба извещается о передаче контролируемого документа от одного подразделения и исполнителя другому только в том случае, когда меняется ответственное за исполнение лицо. Доставка документов во многом определяет быстроту их обработки и исполнения. Доставку документов внутри организации осуществляют курьерская связь и секретари. В крупных учреждениях целесообразно использовать технические средства – пневмопочту, транспортеры. Для повышения оперативного доставки документов должны быть разработаны рациональные маршруты движения курьера, установлено целесообразное число доставок документов в день, сокращено число операций по приему-передаче документов (отмена расписок и т.д.). Порядок доставки документов фиксируется в графике, устанавливающем время и маршруты курьерской связи. В небольших организациях и в пределах структурного подразделения документы передаются секретарем и нередко вручаются непосредственно исполнителю с приглашением его в канцелярию (к секретарю-референту). 6. Работа с конфиденциальными служебными документами К служебным документам конфиденциального характера относятся документы, содержащие информации закрытого порядка. Перечень сведений конфиденциального характера включает в себя2: - Сведения из частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в порядке, установленном законом. - Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства (определяются федеральным законодательством). - Сведения, составляющие служебную тайну (определяются федеральным законодательством). - Сведения, связанные с профессиональной деятельностью отдельных граждан и составляющие врачебную (адвокатскую, нотариальную и т.п.) - Сведения, составляющие коммерческую тайну (определяются федеральным законодательством). - Сведения о сущности изобретения (открытия) до момента опубликования информации о них в открытой печати. Под служебной (коммерческой) тайной следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею (ч.1 ст. 139 ГК РФ). Конкретные наименования грифов конфиденциальной информации в названном выше Указе Президента не установлены. Используются на практике такие грифы: «для служебного пользования» (ДСП), «конфиденциально», «строго конфиденциально» и пометка типа «лично», «только адресату». С целью защиты конфиденциальных документов от несанкционированного доступа, разглашения их содержания, утраты рекомендуется осуществление в организации следующих мероприятий: -разработать Правила причисления тех или иных сведений (в виде бумажных или электронных документов) к конфиденциальной информации; -разработать Правила, регламентирующие порядок обращения сотрудников организации с конфиденциальными документами; -разработать документ, регламентирующий порядок и правила обращения -сотрудников организации с конфиденциальными документами; -обеспечить необходимые условия для учета, хранения, обращения конфиденциальных документов и повседневной работы с ними. Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов, как правило, на малых предприятиях организуется секретарем-референтом, на средних и крупных - заместителем руководителя службы ДОУ (начальником канцелярии). Ответственность за организацию и ведение соответствующей работы в структурных подразделениях организации, где обращаются конфиденциальные документы, несут руководители подразделений. Для нормальной работы сотрудников с конфиденциальными документами необходимо обеспечить следующие три условия: работа с конфиденциальными документами должна производиться в отдельном, специально для этого оборудованном помещении. Доступ в такие помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников. Работа с конфиденциальными документами, их хранение за пределами соответствующих помещений не допускается; выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под роспись сотрудника; передача документов с грифом «конфиденциально» в другое учреждение (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения соответствующего руководителя. Документы конфиденциального характера учитываются и хранятся отдельно от других документов – в специальных помещениях или в запираемых металлических шкафах. Наиболее важные документы надлежит хранить в запретных и опечатанных несгораемых шкафах или сейфах (в отдельных случаях под охраной и с соответствующей сигнализацией). Документы конфиденциального характера регистрируются в специальном журнале (пример приведен ниже в приложении №3). По окончании рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на хранение. Об утрате таких документов немедленно сообщается ответственному руководителю. Движение конфиденциальных документов секретарем-референтом (другими ответственными лицами) должно тщательно фиксироваться в «Журнале учета выдачи документов конфиденциального характера» (пример приведен в приложении №4). Руководители подразделений должны обучать своих подчиненных правилам обращения с конфиденциальными документами. Вновь принятые на работу сотрудники подписывают «Обязательство о неразглашении служебной тайны» по принятой в организации форме. Все сотрудники предупреждаются о возможной уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законодательством. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Необходимость постоянного совершенствования организации документооборота вызвана рядом причин. В числе основных можно назвать проблему постоянного роста объемов документации в сфере управления, которая характерна для учреждений всего мира, и наша страна не является исключением. Закономерностью документообразования является то, что в связи с научно-техническим прогрессом объемы управленческой документации увеличиваются пропорционально росту объемов информации. Таким образом, одним из важных вопросов организационного обеспечения делопроизводства является создание и развитие службы делопроизводства (документационного обеспечения управления) в организациях различного уровня, статус службы в системе управления, задачи и функции этой службы. Согласно государственному стандарту: «Делопроизводство- документационное обеспечение управления: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами». Это определение делопроизводства приведено для того, чтобы показать место и роль делопроизводства в системе управления организацией и, следовательно, возможности организационного обеспечения этой отрасли деятельности. В организациях, где делопроизводство считается отраслью деятельности, создаются и укрепляются самостоятельные структурные подразделения по управлению делопроизводством и документацией. В противном случае служба делопроизводства находится, как правило, в составе хозяйственного подразделения. Как видно, место и роль службы делопроизводства принципиально различны. Создание служб делопроизводства как самостоятельных структурных подразделений, на мой взгляд, обусловлено многими причинами, из которых отмечу две. Первое, процессами создания и обработки документов надо управлять, аналогично необходимости управления людьми, финансами, ресурсами, снабжением и т.д. В практической деятельности организаций для управления этими процессами необходимо создавать самостоятельное структурное подразделение. Во-вторых, самостоятельность службы делопроизводства, как показывают исследования, прежде всего, влияет на качество составления и обработки документов в организации. В заключении необходимо отметить, что руководство любой организации независимо от организационно-правовой формы характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и соответственно издавать распорядительные документы. Решение проблемы делопроизводства на предприятиях и в организациях в значительной степени зависит от количества и профессионального мастерства штатных работников службы делопроизводства. Безусловно, количество и профессионализм работников играют важную роль. Но их работа должна быть организована. Именно организация работы службы делопроизводства на научной основе позволяет более качественно решать многие вопросы делопроизводства. В этом плане важное значение имеет отношение к делопроизводству первого руководителя организации. Если первый руководитель заинтересован в улучшении работы с документами и предпринимает практические шаги в этом направлении, особенно в организационном плане, то уровень и качество работ в этой сфере значительно повышается. «Игнорирование» же первым руководителем решения актуальных и сложных вопросов организации делопроизводства, особенно в плане создания самостоятельной службы на предприятиях и в организациях, приводит, как правило, к негативным последствиям. СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ Нормативные акты: 1. Гражданский кодекс Российской Федерации 30 ноября 1994 года N 51-ФЗ [http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_5142/]//Правовая справочно информационная система «Консультант Плюс» (01.06.2020); 2. Федеральный закон от 27.12.2002 N 184-ФЗ (ред. от 28.11.2018) "О техническом регулировании".Доступ из справочно-правовой системы «Консультант Плюс» (01.06.2020); 3. Приказ Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст "Об утверждении национального стандарта". Доступ из справочно-правовой системы «Консультант Плюс» (01.06.2020); 4. Приказ Инспекции негосударственных пенсионных фондов при Минтруде РФ от 31.08.2001 N 115"Об утверждении Требований по организации делопроизводства в негосударственных пенсионных фондах" Доступ из справочно-правовой системы «Консультант Плюс» (01.06.2020); 5. ГОСТ Р 7.0.8-2013- Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) {КонсультантПлюс} Литература: 1. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах. 2-е изд., испр. и доп./ Ростов н/Д.: Феникс, 2016- 320 с.; 2. Грозова, О. С. Делопроизводство : учебное пособие / О.С. Грозова ; Поволжский государственный технологический университет ; под ред. Л.С. Журавлевой. - Йошкар-Ола : ПГТУ, 2015. - 124 с.; 3. Основы делопроизводства : учебник / А.Е. Рыбаков. - 3-е изд., испр. - Минск : РИПО, 2016. - 320 с.; 4. Кузнецов, И.Н. Деловое письмо : учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. - 5-е изд. - Москва : Дашков и Ко, 2015. - 196 с. 5. Делопроизводство и составление юридических документов: Метод. реком. / Сост. Е.В. Алтынник. Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2013. 24 с. 6. Документы и делопроизводство: Справоч. пособ. / Под ред. Т.В. Кузнецовой. М.,2001. 7. Статья: « Как начать свое дело. Законодательство. Образцы учредительных документо» в. М.: Российское право, 2019. 8. Кирсанов М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечениеуправления: Учеб. пособ. 2-е изд. М.: ИНФРА-М, 2017- 272 с. 9. Колтунова М.В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю. М.: Дело, 2015. 112 с. 10. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. М.: ИНФРА-М, 2016- 575 с. Приложение №1 Схема документооборота среднего и крупного предприятий  Приложение №2 Объем документооборота организации
Приложение №3 Журнал регистрации документов конфиденциального характера
Приложение №4 Журнал учета выдачи документов
1 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) {КонсультантПлюс} 2 Определен Указом Президента РФ от 06.03.1997 N 188 (ред. от 13.07.2015) "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера" | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||