Тема 2.4 Работа с СУБД. Тема 2.4 Работа вСУБД. Практическая работа Создание однотабличной базы данных
 Скачать 476 Kb.
|
|
Задание 6. Создайте перекрестный запрос. Допустим, вам нужно подсчитать для экзаменационной ведомости, сколько в группе) занимающейся изучением программы Word; получено «троек», «четверок» и «пятерок». Для подобных целей используется перекрестный запрос. • Порядок работы: Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне. Щелкните мышкой по кнопке Создать. В появившемся диалоговом окне выберите Перекрестный запрос, щелкнув по кнопке ОК. В окне Создание перекрестных запросов выделите таблицу Успеваемость и щелкните по кнопке Далее. Выберите поле, значения которого будут использоваться в качестве заголовков строк, - Учебная группа. Щелкните по кнопке Далее. Выберите поле, значения которого будут использоваться в качестве заголовков столбцов, например Word. Щелкните по кнопке Далее. Выберите функцию, по которой будут вычисляться значения ячеек на пересечении столбцов и строк (в данном случае Count - количество). Здесь вы можете добавить итоговое поле для каждой строки (в данном случае это поле покажет общее количество оценок по каждой группе). Щелкните по кнопке Далее. Задайте имя запроса Word. Щелкните по кнопке Готово. Самостоятельное задание. Составьте аналогичные запросы для оценок, полученных группой по изучению Excel и Access. Предъявите преподавателю: запросы Лицей, Гимназия, Добавление, 10_класс, 9_класс, Удаление, Новая_таблица и Word на экране дисплея. Задание 7. Завершите работу с Access. Порядок работы: Выполните команду Файл - Выход. Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него утвердительно. Практическая работа 7. Создание отчетов Цель работы: научиться создавать отчеты. Ход работы Задание1. Откройте учебную базу данных, созданную на прошлом занятии. Порядок работы: Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню. Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, выделите из списка баз данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно с основными элементами базы данных. Задание 2.Создайте автоотчет в столбец на основании запроса Адрес. Порядок работы: Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне. Щелкните по кнопке Создать. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Автоотчет: в столбец и запрос Адрес. Щелкните по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета. Сохраните отчет с именем Адрес. Закройте отчет. Замечание. Этот отчет составлен на основании запроса. При изменении запроса Адрес изменится и отчет. Это дает возможность, например, распечатать адрес только одного ученика. Откройте закладку Запросы, если находитесь в другом окне. Выделите запрос Адрес. Откройте запрос в режиме Конструктор: щелкните по кнопке Конструктор. Введите условие отбора фамилии: Баранова. Выполните запрос. Сохраните его и закройте. Перейдите на закладку Отчеты. Откройте отчет Адрес. В списке вывода будут находиться данные только одного человека. Распечатайте данный отчет. Для этого подготовьте принтер к печати (подготовка зависит от типа принтера) и щелкните по кнопке с изображением принтера. Задание 3. Создайте ленточный автоотчет на основании запроса Номера телефонов. Порядок работы: Щелкните по кнопке Создать. В появившемся диалоговом Окне Новый отчет выберите Автоотчет: ленточный и запрос Номера телефонов. Щелкните по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета. Закройте страницу просмотра, щелкнув па кнопке Закрыть. Сохраните отчет с именем Номера телефонов. Закройте отчет. Пояснение. Для подобных отчетов удобно использовать Запрос с параметром. Создадим запрос с параметром для запроса Номера телефонов. Откройте закладку Запросы, если находитесь в другом окне. Выделите запрос Номера телефонов. Откройте его в режиме Конструктор: щелкните по кнопке Конструктор. Напечатайте в качестве условия отбора в квадратных скобках фразу: [Введите фамилию]. Эти слова будут появляться каждый раз при выполнении запроса. Выполните запрос.Появится диалоговое окно Введите значение параметра с просьбой ввести фамилию человека, для которого вы хотите получить информацию. Введите фамилию Корнилова и щелкните по кнопке ОК. Сохраните запрос и закройте его. Перейдите на закладку Отчеты. Откройте отчет Номера телефонов. Появится точно такой же вопрос о фамилии. Введите любую фамилию, например Корнилова. В списке вывода будут данные только одного человека. Задание 4. Внесите изменения в готовые отчеты. Порядок работы: Щелкните по кнопке Вид для перехода в режим Конструктор. Все изменения в отчет можно вводить только в этом режиме. Справочная информация. В окне Конструктор отчетов находится пять областей: Заголовок отчета - все, что находится в этой области, выводится только один раз в начале отчета; Верхний колонтитул - все, что находится в этой области, выводится в верхней части каждой страницы; Область данных - содержит собственно записи; Нижний колонтитул - все, что находится в этой области, выводится в нижней части каждой страницы; Примечание отчета - все, что находится в этой области, выводится только один раз в конце отчета. В окне Конструктор отчетов, в заголовке отчета находится надпись Номера телефонов, в верхнем колонтитуле - заголовки столбцов вывода, в области данных - записи, в нижнем колонтитуле - дата текущего дня. Исправьте заголовок отчета на Номер телефона учащегося. Смените цвет букв, их размер и шрифт. Перейдите в режим предварительного просмотра. Введите фамилию из списка учащихся и посмотрите, что получилось. Закройте отчет, предварительно сохранив его. Задание 5.Создайте отчет Справка с помощью Конструктора. Рассмотрим ситуацию, когда стандартный отчет нас не устраивает. Например, вы хотите сконструировать стандартную справку об обучении и выдавать ее по запросу. Сначала следует создать запрос с параметром Справка, в котором будут только интересующие вас записи, затем следует приступить к созданию отчета. Порядок работы: Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне. Щелкните по кнопке Создать. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите режим Конструктор и запрос Справка. Щелкните по кнопке ОК. Появится Конструктор для создания отчетов и панель с вспомогательными кнопками. Наличие или отсутствие заголовка и примечания отчета выбирается командой Вид - Колонтитулы и Вид - Заголовок/Примечание отчета. При включении соответствующего переключателя появляется соответствующий раздел Конструктора. В поле верхнего колонтитула поместите надпись: КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА СПРАВКА. Для этого щелкните по кнопке надпись, расположенной на дополнительной панели. Укажите мышкой место начала надписи и введите текст с клавиатуры. В конце ввода слов КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА нажмите одновременно комбинацию клавиш [Shift]+ [Enter]. В конце ввода СПРАВКА нажмите клавишу [Enter]. Сделайте надпись размером 18. Выполните команду Формат – Размер - по размеру данных. Расположите надпись симметрично по центру страницы. В области данных напечатайте три строки: Дана настоящая в том, что является учеником (цей) группы Щелкните по кнопке - Список полей. В открывшемся окне выберите все поля, выделяя их мышкой при нажатой клавише [Ctrl], и перетащите их Мышкой в область данных. Удалите названия полей. Оставьте только содержимое записей. Сделайте всю запись размером 12 ирасположите ее в удойном для вас виде. Выделите все элементы области данных при нажатой клавише [Shift]. Выровняйте элементы по левому и по нижнему краю, выполнив соответственно команду Формат - Выровнять - По левому краю и Формат - Выровнять - По нижнему краю. Уберите пустое место в области данных, передвинув границу этой области. Выберите параметры страницы. Поля: верхнее и нижнее - по 20 мм, а правое и левое - по 10 мм. Ориентация: альбомная. В разделе Нижний колонтитул напечатайте подпись: Директор Компьютерной школы. Сохраните макет отчета с именем Справка. В результате вы должны получить изображение. Перейдите в режим предварительного просмотра. Введите из списка фамилию учащегося и посмотрите, что получилось. Закройте отчет, предварительно сохранив его. Предъявите преподавателю: отчеты на экране Адрес, Номер телефона и Справка. Задание 5. Завершите работу с Access. Порядок работы: Выполните команду Файл - Выход. Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него положительно. Работа 8. Создание отчетов (продолжение) Цели работы: закрепить навыки создания отчетов с помощью Конструктора; научиться создавать отчеты с помощью Мастера отчетов; освоить основные приемы изготовления надписей на конвертах и наклейках. Задание 1. Откройте учебную базу данных, созданную на прошлом занятии. Порядок работы: Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню. Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, выделите из списка баз данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно с основными элементами базы данных. В случае их отсутствия импортируйте таблицы из чужой базы данных, например из эталонной базы данных учителя. Задание 2. Создайте с помощью Конструктора отчет Списки учеников. Ставится задача вывести списки учащихся по группам. Для этого их нужно сгруппировать и отсортировать внутри группы по алфавиту. В качестве источника данных возьмем таблицу Список. Порядок работы: Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне. Щелкните по кнопке Создать. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите режим Конструктор и таблицу Список в качестве источника данных. Щелкните по кнопке ОК. Если отсутствует раздел Заголовок отчета, добавьте его с помощью команды Вид - Заголовок/примечание отчета. Щелкните по кнопке - Сортировка и группировка. В появившемся окне выберите поле Учебная группа для группировки. В разделе Свойства группы в заголовке группы включите Да. В результате будет создан заголовок группы. Выберите второе поле для сортировки - Фамилия. У этого поля в заголовке группы значение Нет. Закройте это окно, щелкнув по кнопке в правом верхнем углу экрана. Напечатайте в разделе заголовка отчета: СПИСОК УЧЕНИКОВ КОМПЬЮТЕРНОЙ ШКОЛЫ. Для этого щелкните по кнопке надпись на дополнительной панели. Укажите мышкой место начала надписи и введите текст с клавиатуры. В конце ввода нажмите клавишу [Enter]. Надпись, приведенная в разделе заголовка отчета, будет единственной для всего отчета. Сделайте надпись размером 16. Выполните команду Формат - Размер - по размеру данных. Измените размер окна, если надпись видна не полностью. Напечатайте в разделе Верхний колонтитул надпись СПИСОК УЧЕНИКОВ размером 14. Эта надпись будет появляться на каждой странице. Передвиньте надпись на правый край страницы. Напечатайте в разделе Заголовок группы «Учебная группа» надпись Список учеников, затем поместите поле Учебная группа (удалите подпись поля), а потом -слово «группы». Поместите поля Фамилия, Имя, Отчество, Год рождения в раздел Область данных. Уберите подписи полей. Сделайте размер 12. Выполните команду Формат - Размер - по размеру данных. В разделе Нижний колонтитул поместите номера страниц. Для этого добавьте в область данных пустое поле и перетащив ее мышкой в нужное место. Удалите подпись поля. Выделите пустое поле. Включите кнопку Свойства. Наберите значение = [Page] в строке Данные. Закройте текущее окно. Номера страниц будут появляться в конце каждой страницы. Ниже надписи в разделе Заголовок группы проведите линию. Для этого воспользуйтесь кнопкой панели элементов Линия. Отделите линиями все заголовки. Вы получите вид Конструктора. Замечание. Выбрав режим предварительного просмотра документа, вы увидите его таким, каким он будет напечатан на бумаге. Линии сетки можно убрать (выберите пункт меню Вид и отключите галочку у пункта меню Сетка). Задание 3. Пронумеруйте записи в области данных отчета. Порядок работы: Установите для отчета режим Конструктор. Добавьте в область данных пустое поле и перетащить ее мышкой в область данных в положение перед полем Фамилия. Удалите надпись пустого поля. Выделите поле и щелкните по кнопке Свойства на панели инструментов. Введите в ячейку Данные выражение =1 В ячейке свойства Сумма с накоплением выберите значение Для всего. Во время предварительного просмотра или вывода отчета на печать номер каждой следующей записи будет увеличиваться на 1, т.е. будет 1,2,3.... Закройте окно со свойствами полей. Перейдите в режим предварительного просмотра. Просмотрите результат. Закройте отчет, предварительно сохранив его под именем Список учеников. Задание 4. Подсчитайте количество записей в отчете. Порядок работы: Откройте отчет Список учеников в режиме Конструктора. Добавьте область примечания отчета, если ее нет в Конструкторе. Для этого выполните команду Вид - Заголовок/Примечание отчета. Добавьте в область примечания пустое поле и перетащить ее мышкой в область Примечание отчета в положение под полем Фамилия. Убедитесь, что нужное (пустое) поле выбрано, и щелкните по кнопке Свойства на панели инструментов. Введите в ячейку Свойства - Данные вычисляемого поля выражение =Count(*). Это выражение использует функцию Count для подсчета всех записей отчета, включая записи, имеющие пустые значения в некоторых полях. Введите название: Общее количество записей. В режиме предварительного просмотра вы увидите подсчитанным общее количество записей. Сохраните отчет под тем же именем. Закройте отчет. Задание 5. Создайте отчет с помощью Мастера отчетов. Порядок работы: Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне. Щелкните по кнопке Создать. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Мастер отчетов и таблицу Список. Щелкните по кнопке ОК. В появившемся диалоговом окне создания отчета выберите поля Фамилия, Имя, Отчество, Школа и Класс. Щелкните по кнопке Далее. В результате появится новое диалоговое окно, где следует выбрать поля для группировки (объединения по признаку). Например, если требуется напечатать сначала список учеников одной школы, а внутри школы - сначала список учеников 9-го класса, затем 10-го, далее 11-го класса. Добавьте первый уровень - Школа, второй - Класс. Для этого выберите названия этих полей в левом окне. Замечание. С помощью кнопок Уровень можно менять местами уровни группировки. Например, сначала можно сделать группировку по классу, а потом - по школе. Щелкните по кнопке Далее. На этом шаге можно отсортировать данные. Щелкните по кнопке Далее. Выберите вид макета для отчета ступенчатый и щелкните по кнопке Далее. Выберите стиль отчета: Выделенный и щелкните по кнопке Далее. Задайте имя отчета: Отчет1 и щелкните по кнопке Готово. Вы попадете в режим просмотра отчета. Возможно переключение в три режима: Конструктор, Предварительный просмотр и Образец. Закройте отчет, согласившись с сохранением. Самостоятельное задание. 1. Составьте отчеты, выбирая разные макеты: Отчет0-блок; Отчет2 - структура 1; Отчет3 - структура 2; Отчет4 - по левому краю 1; Отчет5 - по левому краю 2. 2. Составьте отчеты, выбирая разные стили: Отчет6 - компактный; Отчет7 - простой; Отчет8 - строгий; Отчет9 - формальный; Отчет10 - черно-белый. Задание 6. Создайте почтовые наклейки. Порядок работы: Откройте закладку Отчеты. Щелкните по кнопке Создать. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Почтовые наклейки и таблицу Список. Щелкните по кнопке ОК. В следующем окне щелкните по кнопке Далее. В следующем окне вновь щелкните по кнопке Далее. В следующем окне создайте прототип наклейки, напечатав нужные слова и выбрав соответствующие поля (переносите поле из правого окна в левое. Щелкните по кнопке Далее. В следующем окне укажите поля для сортировки (например, Фамилия - по алфавиту). Щелкните по кнопке Далее. Введите имя отчета Наклейки и щелкните по кнопке Готово. Предъявите преподавателю: отчеты Список учеников, Отчет1, Отчет2, Отчет3, Отчет4, Отчет5, Отчет6, Отчет7, Отчет8, Отчет9, Отчет10, Наклейки. Задание 7. Завершите работу с программой Access. Порядок работы: Выполните команду Файл - Выход. Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него положительно. |