практическое задание риторика. Практическое_занятие_№_6,_преподаватель_Горева_А_А_ (2). Практическое задание 6 Меренок Диана Валерьевна, 236 Специфика официальноделового стиля речи. Жанры делового стиля

• Название: Практическое задание 6 Меренок Диана Валерьевна, 236 Специфика официальноделового стиля речи. Жанры делового стиля
• Анкор: практическое задание риторика
• Дата: 06.12.2022
• Размер: 42.72 Kb.
• Имя файла: Практическое_занятие_№_6,_преподаватель_Горева_А_А_ (2).docx
• Тип: Документы; #831371

Практическое задание №6

Меренок Диана Валерьевна, 8.236


Специфика официально-делового стиля речи. Жанры делового стиля.

1. Преимущества и недостатки письменной коммуникации в официально-деловой сфере.

Существует ряд преимуществ, которыми обладает письменная деловая коммуникация по сравнению с устной. К ним относятся:

1. 
   Время хранения. Информация, зафиксированная в документах (письма и пр.), может храниться достаточно долго в неизменном виде.
   
2. 
   Возможность контроля. Деловая переписка дает возможность вернуться, посмотреть, какое было обсуждение, какие договоренности были достигнуты. Таким образом, письменная коммуникация позволяет проконтролировать выполнение обязательств.
   
3. 
   Возможность подумать. Вы не находитесь в непосредственном контакте с собеседником, есть возможность обдумать, проверить и в случае необходимости откорректировать сообщение.
   
4. 
   Рациональное распределение времени. Полученное сообщение, как правило, не требует мгновенного восприятия и реакции, что обеспечивает более рациональное распределение рабочего времени.
   
5. 
   Уменьшение эмоциональной составляющей. Особенности организации письменной коммуникации предполагают меньше эмоциональных реакций, больше внимания уделяется сознательному восприятию информации.
   
6. 
   Облегчение понимания. Читающему легче понять детали сообщения, особенно если это цифровой материал.
   
7. 
   Возможность возврата к информации. Всегда есть возможность перечитать сложные фрагменты сообщения, трудные для понимания.
   
8. 
   Возможность дублирования. Одно и то же сообщение можно адресовать многим людям: отправить одновременно нескольким собеседникам или сохранить и отправить кому-то дополнительно потом.
   

Однако у письменной коммуникации есть и свои недостатки:

1. 
   Зависимость успеха коммуникации от качества текста. Если текст плохо написан, он может требовать многочисленных письменных или устных разъяснений, а это делает общение долгим и запутанным.
   
2. 
   Ограниченность невербальных средств. Письменная деловая коммуникация не подразумевает использование интонации, мимики, жестов. Нам приходится ориентироваться только на слова и их значение.
   
3. 
   Затраты (временные, финансовые, материальные) на письменную коммуникацию больше, чем на устную. Это связано с необходимостью осуществлять целый цикл операций с сообщением (составление, получение, ознакомление, хранение и др.). Уменьшить эти затраты поможет развитие навыка ведения письменной коммуникации.
   
4. 
   Невозможность контролировать восприятие сообщения. Вы не можете наблюдать, как читающий воспринимает информацию из вашего сообщения, сложнее получить оперативную обратную связь, убедиться в том, что собеседники друг друга верно понимают. Читающий может легко отвлечься от текста, и у вас нет способов воздействия на него.
   
5. 
   Неопределенность адресата. При ведении письменной деловой коммуникации, особенно если вы пишете первое инициирующее письмо в другую организацию, вы не всегда точно знаете, кто будет с ним знакомиться.
   

Учитывая специфику письменной деловой коммуникации, используйте ее в следующих ситуациях:

• 
  Отсутствие срочности. Тот вопрос или проблема, которые нужно обсудить, не требуют срочного и немедленного решения.
  
• 
  Недоступность адресата в данный момент. Вопрос не может быть решен ни в ходе личной встречи, ни по телефону, ни как-либо еще, – по крайней мере, сейчас (например, в связи с временной недоступностью адресата).
  
• 
   Необходимость фиксирования информации. Нужно зафиксировать (для себя и для другого) определенную информацию, чтобы иметь впоследствии возможность сослаться на нее.
  
• 
  Потребность сделать свои мысли более понятными, если информация, которую нужно передать, достаточно сложна для понимания. Нужно соответствующим образом оформить свои мысли, чтобы придать им более упорядоченный вид и, соответственно, сделать их более ясными и доходчивыми для адресата.
  
• 
  Необходимость предварительной подготовки адресата. Бывает нужно предварительно ввести человека в курс дела, чтобы перед разговором он ознакомился с информацией, сформировал свою точку зрения, продумал свою позицию или просто был осведомлен заранее, в преддверии, например, кратковременной личной встречи.
  

2. Общие функции документа.

Функция документа — это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача.

Документ — полифункциональный объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций.

Весь спектр социальных функций документа можно условно поделить на три группы: 1) главную; 2) общие; 3) специальные.

Главная, наиболее обобщающая функция документа — это хранение и передача (распространение) информации во времени и/или пространстве. Документ создается для обеспечения потребностей общества с помощью размноженной документной информации.

Общие функции — информационная, коммуникативная, кумулятивная — характерны для всех документов, независимо от их типа и вида.

Информационная функция — это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной вдокументе. Существует правило: больше информации в возможно меньшем объеме документа (отчет о НИР — статья — монография — учебник — энциклопедия: документы расположены по степени увеличения информационной емкости). Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и др.

Коммуникативная функция — это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна.

Кумулятивная функция — это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений.

Специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся: управленческая, познавательная (образовательная), правовая, общекультурная, мемориальная, гедоническая и др. функции.

Управленческая или регулятивная функция — выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, постановления, распоряжения, решения, приказы, протоколы, циркуляры, предписания, т.е. официальные и деловые документы).

Познавательная или когнитивная функция — способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процесса обучения (учебник, учебное пособие, практикум, хрестоматия, методические рекомендации и т.п. — т.е. учебные документы), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, автореферат диссертации, патент, отчет о НИР и ОКР, т.е. научные документы).

Правовая функция — это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), а также исторические источники, служащие средством свидетельствования.

Общекультурная функция — способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурной традиции, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание; кинофильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.).

Мемориальная (памятниковая) функция — способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы).

Гедоническая функция (от греч. hedone – «наслаждение»; христианство противопоставляет «аскетизм»)— способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, открытки, кинофильмы, диафильмы, видеофильмы, компакт-диски, грампластинки, магнитные фонограммы и т.п.).

К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.

Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли одной его функции (например: учебник — учебная, указ — правовая, афиша — рекламная).

Знание функций документа позволяет уяснить целевое (для чего, с какой целью создан конкретный документ) и читательское (для кого создан документ — для детей, взрослых, специалистов, студентов и т.д.) назначение документа, с тем, чтобы наиболее эффективно использовать его потенциальные возможности. От целевого и читательского назначения документа зависит характер информации, содержащейся в нем, тип и вид документа.

Знание функций документа позволяет:

определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания;

правильно понять роль документной информации (в отличие от устной, недокументной) в удовлетворении разнообразных читательских потребностей общества;

осуществить научную классификацию и типологию документа (распределение документов по разным признакам на виды и типы);

определить наиболее оптимальные пути и средства его изготовления, переработки, распространения, хранения и использования в библиотеках, органах НТИ, архивах, книжных магазинах и т.п.;

разработать теоретические основы документоведения, сформировать его понятийный аппарат и т.д.

3. Типологии документов.

По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведётся между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной. Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.

По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов. По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.

По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. Обязательного ответа требуют: письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация. Не требуют ответа сопроводительные письма, так как выполняют функцию ярлыка; этикетки, прикладываемой к отправляемым документам. Их цель — фиксировать факт отправки. Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения констатируют свершившийся факт и поэтому также не требуют ответа.

По структурным признакам деловые письма делят на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Составление регламентированных писем осуществляется по определенному образцу. Это предполагает не только соответствие письма стандартным аспектам содержания, но я использование стандартных языковых и синтаксических конструкций. Жесткие требования предъявляются также к формату бумаги, составу реквизитов, оформлению всех элементов письма.

Нерегламентированное деловое письмо, как правило, отражает какую-либо необычную производственную ситуацию либо свидетельствует об особом значении, которое придает письму составитель. В связи с этим текстовая структура нерегламентированного письма является менее жесткой, возможен больший выбор речевых я синтаксических средств, в том числе выразительных. Принцип построения текста в них существенно отличается от жесткой структуры обычных официальных писем, приближаясь то к обычному повествованию (история вопроса, изложение сути дела), то к рассуждению (убеждающая часть), то к описанию (технические характеристики, описания конструкций). Однако язык нерегламентированных писем также содержит элементы стандартизации: этикетные фразы, устойчивые обороты, характерные для официально-деловой речи, стандартизированные термины.

Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал (первый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа.

В последнее время выделяют еще один классификационный признак — форма отправления официально-деловой корреспонденции. Так, наряду е традиционной почтовой пересылкой существуют электронная деловая корреспонденция и факсовые отправления. Однако электронная почта и телефакс используются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значение (договоры, предложения), высылаются обычными почтовыми отправлениями.

Виды служебных документов. Понятие служебный документ отражает две сферы общественной практики: административно-управленческую, где используются служебные документы, и научно-техническую, где применяется научная или техническая документация. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному назначению организационно-распорядительные, информационно-справочные, финансовые в учетные документы, официальные письма

Ядро служебной (учрежденческой) документации составляют организационно-распорядительные документы. Именно но они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются: организационно-правовая документация; плановая документация; распорядительная документация и другие системы документации, включая в те, которые отражают основную деятельность учреждения.

Основная задача распорядительных документов — придание юридической силы тому иди иному действию руководителя. В связи е этим язык и стиль этого типа документации отличается жесткой регламентированностью и стандартизацией языковых модулей. Использование сложившихся формулировок освободить от. занимаемой должности.. создать комиссию в составе... указывает на то, каким именно действиям придается юридический статус.

4. Требования к письменным деловым документам.

Основы составления и оформления деловых бумаг

Официально-деловой стиль– один из книжных стилей современного русского литературного языка, сформировавшийся как средство обслуживания официальных сфер общения: законодательной, дипломатической, служебной. Функциональная природа официально-делового стиля определяет следующие его особенности:

• 
  использование специфической лексики,
  
• 
  повторяемость речевых средств на определенных участках типовых текстов,
  
• 
  особенности синтаксиса,
  
• 
  минимальная эмоциональная окрашенность текста.
  

Цель деловой бумаги – правильно и однозначно передать информацию. Поэтому при составлении официальной бумаги важно знание и учет особенностей языка и стиля современной корреспонденции, а также соблюдение предъявляемых оформительских требований. Невыполнение этих условий затрудняет работу с документами, лишает их юридической и практической значимости.

Особенности формы и содержания документа

Документы – тексты, написанные в канцелярско-деловом подстиле, - занимают в жизни современного человека значительное место, они регулируют его социальную жизнь. Значимость документа, его роли поддерживается на государственном уровне: официальные бумаги подвергаются стандартизации, т. е. требования к составлению документов утверждаются законодательно, через ГОСТ (Государственный стандарт).

Документы описывают самые разнообразные ситуации, возникающие в жизни человека, и для каждого из них существует свой способ описания, свой жанр. Тексты определённого жанра составляются по шаблону, модели, задаваемой этим жанром. Чаще всего автор, создающий документ, не выбирает то или иное языковое средство из ряда синонимичных, а воспроизводит то, которое диктуется ему жанром. Так, для заявления о приёме на работу стандартна фраза Прошу принять меня на работу в качестве…и невозможна –Хочу работать у вас.

Существует два типа документов:

– служебная документация – документы, регламентирующие деятельность учреждений и их работников, органов управления и граждан, им подвластных;

– официально-деловая переписка– документы, фиксирующие отношения между различными учреждениями и их работниками, связанными деловой и коммерческой деятельностью.

В рамках служебной документации выделяют группы жанров, объединяемых по ряду признаков – функциональному, содержательному, временному (по срокам исполнения):

– личные документы (автобиография, анкета, резюме, заявление, доверенность и др.);

– распорядительные документы (постановление, приказ, распоряжение и др.);

– административно-организационные (договор, контракт, отчёт, устав и др.);

– информационно-справочные (акт, выписка, докладная записка, справка и др.).

Жанры официально-деловой переписки определяются в первую очередь целями, которые ставит перед собой составитель: письмо-приглашение содержит информацию о проведении мероприятия и приглашение адресату принять в нём участие, письмо-подтверждение указывает на согласие адресанта с предложениями адресата, в гарантийном письме говорится об обязательствах, которые берёт на себя адресант перед адресатом.

Жанры канцелярско-делового подстиля многообразны, их изучение составляет предмет особой профессиональной отрасли знания – делопроизводства, которому обучаются в специальных учебных заведениях.

Текст любого документа должен отвечать следующим требованиям:

• 
  ясность и понятность,
  
• 
  краткость,
  
• 
  завершенность,
  
• 
  любезность,
  
• 
  грамотность.
  

Ясность и понятность письма обеспечивается однозначным толкованием слов и выражений, правильной расстановкой пунктуационных знаков, рациональным построением предложений, если необходимо –абзацным членением текста. Использование архаизмов, диалектизмов, неологизмов, употребление слов в несвойственных значениях нежелательно, так как усложняет понимание текста.

Краткость (лаконичность)предполагает исключение из содержания письма всех второстепенных деталей, повторов и длинных оборотов речи. Вместе с тем нельзя игнорировать основные факты, относящиеся к делу, как и все те выражения и обороты, которые подчеркивают любезность, сердечность и добрую волю пишущего.

Завершенность (полнота) содержания не должна быть принесена в жертву краткости. Все основные мысли и соображения автора должны быть изложены в письме. Иногда, чтобы не нарушать целостность и логическую стройность текста, делаетсяpostscriptum(P.S.), в котором приводится дополнительная информация, в том числе и не имеющая прямого отношения к содержанию текста.

Любезность (учтивость)– необходимое требование к деловым бумагам. Даже при самых неприятных обстоятельствах в деловых письмах (как и в любом другом виде общения) не допускаются сарказм и оскорбления. Распоряжения сегодня рекомендуется облекать в форму просьбы, вопроса. Не желательно злоупотреблять личным местоимением "я", "мне", чтобы персонифицированная форма не подменяла общественную значимость дела личными потребностями адресанта.

Грамотность, правильность– соответствие речи литературным нормам – является обязательным требованием к документам. Деловая бумага должна быть безупречной с точки зрения языка, с этой целью внимание обращается на следующие аспекты:

1) правильное построение предложений в соответствии с нормами языка;

2) соблюдение орфографических норм;

3) соблюдение пунктуационных норм;

4) написание чисел (числа до десяти пишутся словами, числа свыше десяти – цифрами).

Указанные содержательные особенности характерны для любой деловой бумаги, но без соблюдения оформительских требований бумага не может иметь юридической и практической значимости. Именно поэтому важно знание и учет при составлении деловой бумаги ряда оформительских правил.

Требования к оформлению деловой бумаги

• 
  Объем текста должен быть не больше одной страницы (желательно).
  
• 
  Исполнение текста: печатать на машинке или принтере четким шрифтом черного цвета, без подчисток и исправлений.
  
• 
  Рекомендуемый стандарт формуляра-образца: слева – 35 мм, сверху – 20 мм, справа – 8 мм, снизу для формата А4 – 19 мм, для А5 – 16 мм.
  
• 
  Рекомендуемые интервалы: на бумаге формата А4 текст обычно печатают через 1,5 интервала, А5 – через 1-1,5 интервала; для типографского способа издания – через 2 интервала. Реквизиты, кроме текста, состоящие из нескольких строк, печатают через 1 интервал. Между реквизитами рекомендуется пробел в 2-4 интервала. Если письмо короткое, между словами делаются пробелы в несколько интервалов.
  
• 
  Абзацное членение текста: абзацы печатаются либо с красной строки (начиная с шестого знака), либо сразу от левого края страницы. В последнем случае абзацы отделяются друг от друга пропуском в 1 интервал.
  
• 
  Документ пишется в соответствии с формуляром– жанровой моделью текста с неизменной композицией, включающей в себя в качестве составных элементов тематические блоки –реквизиты. Реквизиты – обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов.
  
• 
  В документах используются клише – языковые формулы, которые не порождаются, а воспроизводятся (довожу до вашего сведения; проживающий по адресу; мы, нижеподписавшиеся…; прошу Вашего разрешения и т.д.)
  
• 
  Автор документа должен уметь точно и кратко излагать свою точку зрения по интересующей его проблеме. в деловом письме разработан целый комплекс языковых средств, выражающих причинно-следственные и другие логические отношения (ввиду, по причине, в целях, в соответствии, в подтверждении, согласно и т.п.)
  
• 
  Следует использовать этикетные формулы приветствия-обращения и прощания (Уважаемый, глубокоуважаемый, с уважением, благодарим вас, будем признательны и т.п.).
  
• 
  Следует избегать фамильярного обращения к адресату (дорогой), навязывания своей точки зрения (прошу решить вопрос положительно), отказа на просьбу без указания причины.
  

5. Характерные особенности официально-делового стиля на следующих уровнях:

• 
  лексика,
  
• 
  грамматика,
  
• 
  синтаксис,
  
• 
  текст.
  

Лексические особенности.  Деловая речь отличается отсутствием в ней слов со значением субъ­ективной оценки, что объясняется свойствами речи, задачей объективного отношения к излагаемым событиям, лишенного эмоциональности и субъективного взгляда на вещи. Конкретность деловой речи требует употребления слов только в прямом значении.

Для лексики официальной речи характерно широкое использование тематически обусловленных специальных слов и терминов (юридических, дипломатических, военных, бухгалтерских, спортивных и т.д.). Лексическая (словарная) система официально-делового стиля, кроме общекнижных и нейтральных слов, включает:

• 
  языковые штампы (канцеляризмы, клише): ставить вопрос, на основании решения, входящие-исходящие документы, контроль за исполнением возложить, по истечении срока;
  
• 
  профессиональную терминологию: недоимка, алиби, черный нал, теневой бизнес;
  
• 
  архаизмы: оным удостоверяю, сей документ.
  

В официально-деловом стиле недопустимо употребление многозначных слов, а также слов в переносных значениях, а синонимы употребляются крайне редко и, как правило, принадлежат одному стилю: снабжение = поставка = обеспечение, платежеспособность = кредитоспособность, износ = амортизация, ассигнование = субсидирование и др.

В официально-деловом стиле из ряда синонимов выбираются такие, которые выражают волю законодателя: разрешить, запретить, воспрещается, обязать, постановить, указать, назначить и т.д. Многие из слов выступают в антонимических парах: права - обязанности, действие - бездействие, оправдательный - обвинительный, правовой - противоправный и др.

Деловые тексты отличаются употреблением слов и выражений, не принятых в иных стилях (вышеуказанный, нижеследующий, вышеперечисленный, надлежащий, воспрещается, мера пресечения, содеянное, наказуемость и т.п.). К ним (вносятся устойчивые словосочетания: кассационная жалоба, акт гражданского (состояния), акт неповиновения, подписка о невыезде и др.). Регулярное употребление таких слов и выражений, не имеющих синонимов, способствует точности речи, исключает инотолкования.

Официально-деловая речь отражает не индивидуальный, а социальный опыт, вследствие чего ее лексика предельно обобщена. В официальном документе предпочтение отдается родовым понятиям, например: прибыть (вместо приехать, прилететь, прийти и т.д.), транспортное средство (вместо автобус, самолет, «Жигули» и т. д.), населенный пункт (вместо деревня, город, село и т.д.) и др.

Вот некоторые слова и словосочетания устойчивого состава (канцеляризмы): уведомить - уведомление, препроводить - препровождаться, настоящий - в значении «этот», истец, протокол, жилищный найм. кассационная жалоба, прокурорский надзор, единовременное пособие и т.д. Среди этих слов и словосочетаний немало принадлежащих профессиональной (юридической и дипломатической) терминологии: акт, полномочия, взимание, юридическое лицо, отозвать, отзыв, пользоваться иммунитетом, подлежать юрисдикции, аккредитующее государство и т. д.

Стремление к краткости обусловливает обращение к аббревиатурам, сложносокращенным наименованиям государственных органов, учреждений, организаций, обществ, партий и т.п. (Совбез, ВДВ, МЧС, ВВС, НИИ, ДЭЗ, ЛДПР, ЯЗ, ЧП, СНГ, ГВМУ МО РФ, Минфин, Минздрав), а также к сокращениям (неликвид, нал (черный), федерал и т.п.). Как видно из примеров, в числе их немало новых слов, эта часть лексики постоянно обновляется, пополняется.

Грамматические особенности языка официально-делового стиля

1. Официально-книжный, усложненный характер деловой речи придают часто используемые двухосновные слова(иногда из разряда терминов):работодатель, нижеподписавшиеся, вышеуказанный, квартиросъемщик, налогообложение, жилищно-эксплуатационный, жизнеобеспечениеи пр.

2. Подобно языку науки, официально-деловой стиль характеризуется книжностью и грамматической усложненностью, что выражается в широком использовании производных отглагольных форм, таких, как:

а) отглагольные существительные на –ие / –ние (устранениеотустранять,подписание– отподписать) ина –ия / –ция (компенсация– откомпенсировать,аккредитация– отаккредитовать); отглагольные существительные составляют значительную часть лексического состава официально-делового текста;

б) причастия (предприятие, осуществляющее поставки; участники совещания, подписавшие договор; товар, реализуемый со склада;договор, подписанный участниками совещания); весьма широко в научных текстах используются конструкции скраткими страдательными причастиями(в ходе совещания принято решение; установлены сроки);

в) деепричастия (заключая договор, предприятие обязуется);

г) глаголы в страдательном залоге (контроль осуществляется со стороны независимых экспертов вместо независимые эксперты осуществляют контроль; оплата гарантируется; подпись заверяется нотариусом).

3. Широко употребляются формы прилагательных, типичные для книжной, письменной речи:

а) краткие формы прилагательных: данный подход малоэффективенвместо данный подход малоэффективный;

б) составная форма сравнительной степени: поставка медицинского оборудования является более важным мероприятием, чем…вместо поставка медицинского оборудования важнее, чем…;

4. Стремление к официальному тону изложения, обобщенности и книжному характеру выражения мыслей ведет к тому, что в официально-деловых текстах используются специфические конструкции, при которых для обозначения одного понятия используется два слова:

а) конструкция [глагол (причастие, деепричастие) + существительное], используемая вместо типичного для разговорной речи глагола в личной форме (либо причастия, деепричастия): произвести ремонт вместо отремонтировать, осуществить разгрузку вместо разгрузить, осуществляющий выплаты вместо выплачивающий; нанеся удар вместо ударив и т. п.;

б) конструкция [прилагательное + существительное], используемая вместо одиночного существительного: денежные средства вместо деньги, ремонтные работы вместо ремонт, проблемная ситуация вместо проблема и т. п.

5. Специфической для официально-делового стиля является конструкция [предлог по + существительное в творительном падеже]: по прибытии, по предоставлении.

6. Весьма характерной чертой официально-деловой речи использование в синтаксических конструкциях сложных отыменных предлогов и предложных сочетаний. Ниже приведены примеры с наиболее распространенными из них с указанием того, в какой падежной форме следует употреблять зависимое слово:

в отношении жалобы (р.п);

в силу сложившихся обстоятельств (р.п.);

в течение указанного срока (р.п.);

ввиду участившихся случаев кражи (р.п.);

во избежание возгорания (р.п.);

вопреки постановлению (д.п.);

впредь до погашения долга (р.п.);

вследствие принятого решения (р.п.);

за счет средств фонда (р.п.);

касательно договора (р.п.);

по мере поступления товара (р.п,).

по причине отбытия главы администрации (р.п.);

с целью оказания материальной помощи (р.п.);

согласно расписанию (д.п.);

сообразно требованиями (д.п.).

К синтаксическим признакам официально-делового стиля относятся:

• 
  употребление простых предложений с однородными членами, причем ряды этих однородных членов могут быть весьма распространенными (до 8-10), например: … «штрафы в качестве меры административного взыскания могут устанавливаться в соответствии с законодательством России за нарушение правил техники безопасности и охраны труда в промышленности, строительстве, на транспорте и в сельском хозяйстве»;
  
• 
  наличие пассивных конструкций (платежи вносятся в указанное время);
  
• 
  нанизывание родительного падежа, т.е. употребление цепочки имен существительных в родительном падеже: результаты деятельности органов налоговой полиции…;
  
• 
  преобладание сложных предложений, в особенности сложноподчиненных, с придаточными условными: При наличии спора о размерах причитающихся уволенному работнику сумм администрация обязана уплатить указанное в настоящей статье возмещение в том случае, если спор решен в пользу работника.
  

Синтаксис официально-делового стиля отражает безличный характер речи (Жалобы подаются прокурору; Перевозка грузов производится). В связи с этим широко применяются страдательные конструкции, которые позволяют абстрагироваться от конкретных исполнителей и сосредоточить внимание на самих действиях (По конкурсу зачислено... Принято 10 больных; Зарегистрировано 120 заявлений; Срок выполнения заказа продлевается при условии...).

Синтаксические конструкции в официальной речи насыщены клишированными оборотами с отыменными предлогами: в целях совершенствования структуры; в связи с указанными осложнениями; по линии сотрудничества и взаимной помощи; на основании принятого решения. Эти синтаксические клише - специфическая черта официально-делового стиля. Употребление подобных синтаксических построений необходимо для выражения типовых ситуаций. Они облегчают и упрощают составление типовых текстов.

Для синтаксиса делового стиля характерен строгий и определенный порядок слов в предложении. Это вызвано требованием логичности, после­довательности, точности изложения мысли в деловых текстах.

Стилистической особенностью деловой речи является также преимущественное использование косвенной речи. К прямой речи в официально-деловом стиле прибегают только в тех случаях, когда необходимо дословное цитирование законодательных актов и других документов.

Морфологические особенности. Официально-деловой стиль носит сугубо именной характер. Поэтому для него характерно преобладание имени над глаголом, широкое употребление отглагольных существительных, а также использование многочисленных именных словосочетаний, которые придают тексту официальную тональность.

• 
  Существительные, обозначающие должности, в деловом стиле, как правило, употребляются только в мужском роде
  
• 
  Необходимость точности и объективности изложения событий в дело­вом документе вызывает преобладание существительных над местоимениями в деловом стиле.
  
• 
  Для деловых текстов характерно частое употребление глаголов в повелительном наклонении и инфинитивов.
  
• 
  Для деловой речи характерно также употребление сложных предлогов.
  

Практические задания

1. Найдите, объясните и исправьте речевые недочеты в деловой речи.

1. Основные причины преступности среди несовершеннолетних — пагубное и отрицательное влияние социальной среды и двора в условиях нехватки наличия координации и согласования в деятельности педагогов, учителей, общественности и милиции. (заменяем большое количество слов на более емкие, понятные и получаем лаконичный деловой текст)

Основные причины преступности несовершеннолетних — отрицательное влияние социальной среды при отсутствии координации деятельности педагогов, общественности и милиции.

2. Ветеран рассказал собственную автобиографию и посоветовал не бояться из-за трудностей на службе. (автобиография уже подразумевает биографию о себе, поэтому убираем «собственную» или «автобиография» меняем на «биография»)

Ветеран рассказал собственную биографию и посоветовал не бояться трудностей на службе.

3. Жители микрорайона говорили о неудовлетворительной организации досуга и свободного времени. (досуг и свободное время – почти одно и тоже, убираем из текста «свободное время»)

Жители микрорайона говорили о неудовлетворительной организации досуга.

4. После бурного собрания домочадцев ЖЭК споро начал ремонт дома и двора. («споро» – недопустимо, заменяем подходящим синонимом «быстро»)

После бурного собрания жильцов ЖЭК быстро начал ремонт дома и двора.

5. Больные, не пришедшие на прием, передаются в архив. (Смысл предложения меняется. Так как должны передаваться карточки больных в архив, а по предложению сами больные передаются

Карточки больных, не пришедших на прием, передаются в архив.

2. Проанализируйте следующий бланк.

Бланк организации, номерной бланк, негербовый бланк

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

федеральное государственное бюджетное образовательное

учреждение высшего профессионального образования

«Уральский государственный педагогический университет»

(УрГПУ) пр. Космонавтов, 26, г. Екатеринбург, 620017.

Тел. [phone], факс [phone]

ИНН 6663009200 КПП 667301001

Управление Федерального казначейства

по Свердловской области г. Екатеринбург

ФГБОУ ВПО «УрГПУ» л/с 20626X30390

р/с No 40501810100002000002ГРКЦ ГУ Банка России

по Свердловской области г. Екатеринбург

БИК 046577001

ОКПО 02080061ОГРН 1036604787603

04.06.2012 No 02-02- 27/ 096748

Произвести на

No 40501810100002000004 от Кащенко Т. И.»