Практикум Access Учебное пособие Сергиев Посад 2014
 Скачать 2.45 Mb.
|
|
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНДУСТРИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» Филиал ФГБОУ ВПО «МГИУ» в г. Сергиевом Посаде Кафедра прикладной математики и информатики В.А. Кабанов Практикум Access Учебное пособие Сергиев Посад 2014 2 Практикум Access подготовлен к изданию по решению заседания кафедры прикладной математики и информатики филиала ФГБОУ ВПО «МГИУ» в г. Сергиевом Посаде (протокол № 4 от 22 декабря 2014 года). Рецензент: Семенов Геннадий Иванович, доцент, к.ф-м.н, заведующий кафедрой математических и естественнонаучных дисциплин Сергиево Посадского гуманитарного института. Автор: Кабанов Валерий Александрович. Кабанов В.А. Практикум Access: Учебное пособие. – Сергиев Посад, Филиал ФГБОУ ВПО «МГИУ», 2014. – 55 с. В практикуме изложены вопросы разработки учебной базы данных по учету успеваемости студентов с использованием системы управления базами данных Microsoft Access 2010. Практикум рассчитан на 10-12 аудиторных часов. Для студентов очного и заочного обучения при преподавании дисциплин, связанных с информационными системами и технологиями. От студентов требуется умение работать в операционной системе Microsoft Windows, а также в электронных таблицах Microsoft Excel. В результате выполнения практикума студент получит базовые знания и навыки по разработке и использованию баз данных. 3 Оглавление Введение ................................................................................................................................................5 Основные понятия MS Access ................................................................................................................5 Постановка задачи на разработку базы данных ...................................................................................9 Запуск Microsoft Access ........................................................................................................................ 10 Таблицы................................................................................................................................................ 10 Таблица «Группы» ............................................................................................................................ 10 Таблица «Дисциплины» ................................................................................................................... 11 Таблица «ФормаКонтроля» ............................................................................................................. 12 Таблица «Оценки» ........................................................................................................................... 13 Таблица «Преподаватели» .............................................................................................................. 14 Подчиненные (связанные) таблицы ................................................................................................ 15 Подчиненная таблица «Студенты» .................................................................................................. 15 Подчиненная таблица «Успеваемость». Мастер подстановок ....................................................... 17 Сортировка и фильтрация записей в таблицах ............................................................................... 26 Вопросы по теме «Таблицы» ........................................................................................................... 27 Схема данных ....................................................................................................................................... 28 Вопросы по теме «Схема данных» .................................................................................................. 29 Целостность данных ............................................................................................................................ 29 Правила целостности ....................................................................................................................... 30 Каскадное обновление связанных полей........................................................................................ 31 Каскадное удаление связанных записей ......................................................................................... 31 Вопросы по теме «Целостность данных» ........................................................................................ 32 Запросы ................................................................................................................................................ 32 Запрос на выборку ........................................................................................................................... 32 Запрос с параметром ....................................................................................................................... 32 Запрос «без подчиненных» ............................................................................................................. 33 Запрос «повторяющиеся записи» .................................................................................................... 33 Запрос на основе нескольких таблиц .............................................................................................. 34 Перекрестный запрос....................................................................................................................... 34 Вопросы по теме «Запросы» ............................................................................................................ 35 Вычисления в запросах. Построитель выражений. ............................................................................. 35 Запрос с группировкой ..................................................................................................................... 35 Запрос с условием отбора по полю с типом данных Дата .............................................................. 36 Запрос с вычисляемым полем ......................................................................................................... 36 Построитель выражений.................................................................................................................. 37 Вопросы по теме «Вычисления в запросах» ................................................................................... 40 4 Формы .................................................................................................................................................. 40 Форма «Студенты» ........................................................................................................................... 40 Форма «Успеваемость» .................................................................................................................... 40 Элементы управления в форме ....................................................................................................... 41 Вопросы по теме «Формы» .............................................................................................................. 42 Отчеты .................................................................................................................................................. 43 Отчет Студенты ................................................................................................................................. 43 Отчет «Успеваемость»...................................................................................................................... 46 Вопросы по теме «Отчеты» .............................................................................................................. 47 Управляющая форма............................................................................................................................ 47 Запрос «Студенты группы» .............................................................................................................. 47 Форма «Управляющая» ................................................................................................................... 48 Организация связи управляющей формы с запросом «Студенты группы».................................... 48 Самостоятельная работа .................................................................................................................. 49 Вопросы по теме Управляющая форма ........................................................................................... 49 Контрольные вопросы ......................................................................................................................... 50 Контрольные задания .......................................................................................................................... 50 Заключение .......................................................................................................................................... 52 Учебные ресурсы ................................................................................................................................. 53 Приложения ......................................................................................................................................... 54 Список иллюстраций ........................................................................................................................ 54 5 Введение В практикуме изложены вопросы разработки учебной базы данных по учету успеваемости студентов с использованием системы управления базами данных Microsoft Access 2010. Приведены краткие теоретические сведения по базам данных и практические задания по проектированию таблиц, созданию запросов, форм и отчетов, разработке управляющей формы. Рассмотрены вопросы целостности данных. Практикум снабжен контрольными вопросами и заданиями для самостоятельной работы. От студентов требуется умение работать в операционной системе Microsoft Windows, а также в электронных таблицах Microsoft Excel. Практикум рассчитан на 10-12 аудиторных часов. Практикум может быть использован при преподавании дисциплин, связанных с информационными системами и технологиями. В результате выполнения практикума студент получит базовые знания и навыки по разработке и использованию баз данных. Основные понятия MS Access Система управления базами данных (СУБД) – программа для создания и использования баз данных. База данных (БД) – хранилище данных некой предметной области, организованное для удобного накопления, быстрого поиска и обработки данных. Объекты базы данных Access – таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Таблица – множество строк (записей), содержащих данные, разнесенные по поименованным столбцам (полям). Поле – столбец таблицы. Каждое поле таблицы имеет уникальное имя, характеризуется типом данных и свойствами, зависящими от этого типа. Тип данных – характеристика поля, определяющая тип данных, который может содержать это поле. Существуют следующие типы данных: текстовый, числовой, дата/время, денежный, логический, счетчик, гиперссылка, MEMO, OLE и др. Свойства поля — это набор характеристик, обеспечивающих дополнительные возможности управления хранением, вводом и отображением данных в поле. Перечень доступных свойств зависит от типа данных поля. Например, есть такие свойства, как: Размер поля, Обязательное поле, Условие на значение и др. Ключевое поле (Первичный ключ) – поле с уникальными непустыми значениями, однозначно идентифицирующими каждую запись в таблице. Применяется для связи таблиц. Ключевое поле (Первичный ключ) – одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ должен иметь уникальные непустые значения. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах. Внешний ключ – поле подчиненной таблицы, которое связано с ключевым полем главной таблицы. Если включено обеспечение целостности, то каждое значение внешнего ключа совпадает с одним из существующих значений в связанном ключевом поле. 6 Запись – строка таблицы. Каждая запись таблицы содержит сведения о каком-либо конкретном объекте предметной области. Поле записи – пересечение строки и столбца (ячейка таблицы). Значение поля записи – содержимое соответствующей ячейки таблицы. Поле со списком – элемент управления, который состоит из поля, в которое можно вводить значения, и раскрывающегося списка заранее подготовленных значений, из которого можно выбрать значение и сохранить его в поле. Использование поля со списком делает более удобной работу с базой данных и снижает вероятность ошибок ввода. Свойства подстановки поля со списком: Свойство «Источник строк» содержит имя таблицы, из которой берутся данные для поля со списком. Свойство «Присоединенный столбец» содержит номер столбца указанной таблицы. Столбцы нумеруются слева направо, начиная с единицы. Схема данных – графическое представление структуры базы данных, содержит списки полей таблиц и межтабличные линии связи. Позволяет устанавливать (удалять) межтабличные связи и изменять параметры связи. Связь таблиц. Обычно в базе данных создается несколько таблиц. В одной таблице хранится информация об объектах одного типа, в другой таблице - об объектах другого типа. Если разнотипные объекты реального мира связаны между собой, то и таблицы могут быть связаны для отражения этой связи. Разнотипные объекты могут иметь общее свойство. Информация об этом свойстве хранится в столбце одной таблицы и в столбце другой таблицы. С помощью этих столбцов и осуществляется межтабличная связь. Список полей – окно с перечнем полей таблицы. Ключевые поля выделены специальным значком. Линия связи – линия, соединяющая ключевое поле главной таблицы и внешний ключ подчиненной таблицы. Если включено обеспечение целостности, то у концов линии появляются символы, показывающие тип связи (1 ко многим, или 1:1).Типы межтабличных связей: "один-к-одному", "один- ко-многим", "многие-ко-многим". Связывание таблиц осуществляется способом перетаскивания первичного ключа главной таблицы на внешний ключ подчиненной таблицы в схеме данных. Требования к связываемым полям: связываемые поля должны иметь одинаковую по смыслу информацию и одинаковый тип данных. Главная и подчиненная таблица: если таблицы связаны связью «один-ко-многим», то таблица на стороне «один» называется главной, а на стороне «многие» – подчиненной таблицей. Первичный ключ главной таблицы связан с внешним ключом подчиненной таблицы. Если таблицы связаны связью «один-к-одному», то левая таблица в окне "Изменение связей" называется главной, а правая - подчиненной (связанной) таблицей. Целостность данных – правила, которые СУБД автоматически соблюдает при вводе и удалении значений в связанных полях таблиц. Обеспечение целостности данных можно включить либо отключить при создании связи в схеме данных. Правила целостности: 1. первичный ключ должен содержать уникальные непустые значения, 2. внешний ключ должен содержать только те значения, которые уже имеются среди значений первичного ключа. Из этого следует: 7 нельзя вводить во внешний ключ значения, которых нет в первичном ключе, нельзя изменять значения первичного ключа, для которых имеются совпадающие значения во внешнем ключе (если только не разрешено каскадное обновление связанных полей), нельзя удалять записи в главной таблице, для которых имеются подчиненные записи в подчиненной таблице (если только не разрешено каскадное удаление связанных записей). Каскадное обновление связанных полей: для автоматического обновления значений внешнего ключа в подчиненной таблице при изменении значения первичного ключа в главной таблице, установите флажки «Обеспечение целостности данных» и «Каскадное обновление связанных полей». Для предотвращения изменений значения первичного ключа в главной таблице, если существуют связанные записи в подчиненной таблице, установите флажок «Обеспечение целостности данных» и снимите флажок «Каскадное обновление связанных полей». Каскадное удаление связанных записей: для автоматического удаления связанных записей в подчиненной таблице при удалении записи в главной таблице установите флажки «Обеспечение целостности данных» и «Каскадное удаление связанных записей». Для предотвращения удаления записей из главной таблицы, если имеются связанные записи в подчиненной таблице, установите флажок «Обеспечение целостности данных» и снимите флажок «Каскадное удаление связанных записей». Фильтр – набор условий, применяемых для отбора или сортировки записей. Условие отбора в фильтре – выражение, относящееся к определенному полю таблицы, используемое для отбора записей, удовлетворяющих этому выражению. Выражение – формула, записанная с использованием операторов , констант, функций, имен объектов базы данных. В результате вычисления формулы получается единственное значение. Правила, используемые при записи выражений: Числа вводятся без ограничителей, например, 21 Текст заключается в кавычки, например «Иванов» Даты ограничиваются символами #, например, #10/01/99# Операторы, используемые в выражениях: арифметические: *, +, -, /,^; сравнения: <, <=, >, >=, =, < >; логические: And (И), Not (Нет), Or (Или); Like — для нахождения части значения поля; In - для определения, содержится ли элемент данных в списке значений; Between… And - для выбора значений из определенного интервала. Форма – объект базы данных. Различают формы ввода-вывода и управляющие формы. Форма ввода-вывода представляет собой окно, специально разработанное для удобства ввода и просмотра информации. Управляющая форма представляет собой окно, специально разработанное для удобства работы с базой данных. |