Практикум Access Учебное пособие Сергиев Посад 2014
 Скачать 2.45 Mb.
|
|
Источник данных формы – таблицы или запросы, на основе которых создается форма. Источником данных формы могут служить несколько таблиц или запросов. Свободная форма – форма, для которой не указан источник данных. Используется для построения управляющих форм. 8 Элемент управления. Объект графического интерфейса пользователя (такой как поле, флажок, полоса прокрутки или кнопка), позволяющий пользователям управлять приложением. Элементы управления используются для отображения данных или параметров, для выполнения действий, либо для упрощения работы с интерфейсом пользователя. Присоединенное поле – текстовое поле в форме, в котором отображается информация из поля текущей записи таблицы или запроса, на основе которых построена форма. Свободное поле – текстовое поле в форме или отчете, которое не присоединено ни к какому источнику данных. В это поле пользователь может вводить свою информацию. Запрос – объект базы данных. Запросы используются для выборки данных из таблиц, для изменения данных в таблицах, для вычислений. Запрос на выборку – средство базы данных, позволяющее выбрать информацию из нескольких таблиц и других запросов в соответствии с условиями отбора. Кроме того, запросы на выборку позволяют производить вычисления. Запрос на обновление – средство обновления устаревших данных в таблице. Запрос на добавление – средство добавления записей из одной таблицу в другую. Таблицы должны иметь поля, с одинаковой по смыслу информацией. Запрос на удаление – средство удаления из таблицы или нескольких таблиц записей, удовлетворяющих заданным условиям. Запрос на создание таблицы – средство создания новой таблицы на основе существующих таблиц. Перекрёстный запрос позволяет произвести вычисления в таблице базы данных и выдать результаты в виде перекрёстной таблицы . Применение перекрёстных таблиц позволяет более компактно и наглядно представить обобщенную информацию, сформированную на основе исходной таблицы базы данных. Запрос с параметром – запрос, после запуска которого запрашивается ввод условий отбора. Чтобы создать запрос с параметром надо в условии отбора набрать в квадратных скобках произвольный поясняющий текст. Запросы с параметром создаются для удобства работы пользователя. Источник данных для запроса – таблицы и другие запросы, включенные в запрос. Вычисляемое поле – поле, определенное в запросе для вычисления выражения для каждой записи с использованием данных из одного или нескольких полей. Построитель выражений – средство, позволяющее автоматизировать построение сложных выражений. Отчет – объект базы данных, обеспечивающий формирование печатных документов на основе информации из базы данных. Приложение – база данных, обеспечивающая удобную среду общения пользователя с базой данных. Это подразумевает работу, в основном, с помощью управляющих форм, без непосредственного обращения к таблицам и запросам. 9 Связь между формой и запросом может быть организована так: 1. В форме создать свободное поле (или поле со списком) 2. В запросе в условии отбора сделать ссылку на это поле 3. В форме сделать кнопку для запуска этого запроса Связь между формой и отчетом можно установить так: 1. Создать отчёт на основе запроса 2. В форме создать свободное поле (или поле со списком) 3. В запросе в условии отбора использовать ссылку на поле (или поле со списком), расположенное в форме 4. В форме создать кнопку для открытия отчета. Постановка задачи на разработку базы данных Наша задача ‒ разработать базу данных для учета семестровой успеваемости студентов. Краткое описание предметной области В учебном заведении формируются группы студентов. Студенты в каждом семестре сдают зачеты и экзамены по учебным дисциплинам в соответствии с учебным планом. Преподаватели экзаменуют студентов и выставляют оценки в соответствии с перечнем возможных оценок. Этапы решения задачи 1. Исходя из анализа предметной области, надо спроектировать таблицы. В таблицах не должно быть дублирования информации. Информация должна вводиться однократно, а использоваться многократно. 2. Нам будет нужно создать в таблицах поля, которые позволят организовать связь между таблицами. Эти поля будем создавать с помощью мастера подстановок. Мастер подстановок создает так называемые поля со списком, которые позволяют использовать данные из одних таблиц в связанных с ними таблицах. Использование полей со списком значительно ускоряет ввод данных и сокращает количество возможных ошибок. 3. Далее создадим схему базы данных, которая наглядно представит взаимосвязи таблиц и позволит нам обеспечить целостность базы данных. 4. На основе созданных таблиц будем создавать необходимые запросы. 5. Для удобства работы создадим формы ввода, изменения и просмотра данных. 6. Потребуется также создание печатных отчетов. 7. В заключение создадим управляющую форму, которая объединит все объекты нашей базы в единое целое и предоставит удобный интерфейс людям, работающим с базой данных. 10 Запуск Microsoft Access После запуска открывается окно программы Microsoft Access с вкладками Главная, Создание, Внешние данные и Работа с базами данных. В области переходов видны объекты Access: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты. Рисунок 1. Вид окна MS Access. Вкладка «Главная». Для создания таблицы надо перейти на вкладку «Создание» и выбрать «Конструктор таблиц». Рисунок 2. Фрагмент окна MS Access. Вкладка «Создание». Таблицы Исходя из анализа предметной области, нам потребуются следующие таблицы: Группы, Дисциплины, Формы контроля, Возможные оценки, Преподаватели, Студенты и Успеваемость. Таблица «Группы» Создадим таблицу «Группы» в режиме «Конструктор» (Создание/Конструктор таблиц). В таблице будет только одно поле (столбец таблицы), в котором будем вести список кодов групп студентов. Примеры кодов групп: 1721, 1761, 2763, СП13Ю-24, СП13Ю-25В, СП13Э-21. Длина кода группы не более 10 знаков. 11 Имя поля: Группа. Тип данных: Текстовый. Размер поля: 10 знаков. Поле – Ключевое. Ключевые поля могут содержать только уникальные непустые значения, что страхует нас от возможных ошибок при вводе данных. Например, мы не сможем ввести дважды один и тот же код группы. Сохраним таблицу, дав ей имя: Группы (рис. 3). Рисунок 3. Таблица «Группы» в режиме «Конструктор». Переключитесь из режима «Конструктор» в «Режим таблицы» (для этого щелкните правой кнопкой мыши по вкладке «Группы» и выберите «Режим таблицы») и введите коды групп, добавьте и свою группу (рис.4). Для добавления своей группы перейдите на последнюю запись в таблице (это запись со звездочкой). Порядок записей в таблице несущественен. Мы всегда можем отсортировать записи (строки) таблицы по своему желанию. Рисунок 4. Таблица «Группы» в режиме таблицы. Таблица «Дисциплины» Создадим таблицу «Дисциплины» в режиме «Конструктор» (Создание/Конструктор таблиц). В таблице будет пока только одно поле (столбец таблицы), в котором мы будем вести список учебных дисциплин. Имя поля: Дисциплина. Тип данных: Текстовый. Размер поля: 100 знаков. Поле – Ключевое. Сохраним таблицу, дав ей имя: Дисциплины (рис. 5). 12 Рисунок 5. Таблица «Дисциплины» в Конструкторе. Переключитесь в режим таблицы и введите учебные дисциплины. Дисциплины Дисциплина Иностранный язык в сфере юриспруденции Информатика История госуд. и права заруб. стран История отеч. государства и права ИТ в юридической деятельности Логика Правоохранительные органы Практикум по освоению ЭВМ Русский язык и культура речи Теория государства и права Философия Экономика Таблица «ФормаКонтроля» Создадим таблицу «ФормаКонтроля» в режиме «Конструктор» (Создание/Конструктор таблиц). В таблице будет пока только одно поле (столбец таблицы), в котором мы будем вести перечень форм контроля. Имя поля: Контроль. Тип данных: Текстовый. Размер поля: 20 знаков. Поле – Ключевое. Сохраним таблицу, дав ей имя: ФормаКонтроля (рис. 6). 13 Рисунок 6. Таблица «ФормаКонтроля» в Конструкторе. Переключитесь в режим таблицы и введите перечень форм контроля. ФормаКонтроля Контроль ДифЗачет Зачет Экзамен Таблица «Оценки» Создадим таблицу «Оценки» в режиме «Конструктор» (Создание/Конструктор таблиц). В таблице будет пока только одно поле (столбец таблицы), в котором мы будем вести перечень возможных оценок. Имя поля: Оценка. Тип данных: Текстовый. Размер поля: 20 знаков. Поле – Ключевое. Сохраним таблицу, дав ей имя: Оценки (рис. 7). Рисунок 7. Таблица «Оценки» в Конструкторе. 14 Переключитесь в режим таблицы и введите перечень возможных оценок. Оценки оценка 2 3 4 5 зачтено неаттестован незачтено неявка Таблица «Преподаватели» Создадим таблицу «Преподаватели» в режиме «Конструктор» (Создание/Конструктор таблиц). В таблице два поля (столбца таблицы). Поле Код и поле Преподаватель. Поле Код – ключевое поле. Тип данных – Счетчик. При добавлении в таблицу нового преподавателя счетчик автоматически увеличивается на 1. Это избавит нас от необходимости вручную вводить код преподавателя и автоматически обеспечит отсутствие повторений. Поле Преподаватель – текстовое, размер поля – 100 знаков. В поле будем вести список преподавателей (Фамилия, Имя, Отчество). (Рис. 8). Рисунок 8. Таблица «Преподаватели» в Конструкторе. Переключитесь в режим таблицы и введите список преподавателей. Преподаватели Код Преподаватель 1 Кабанов В.А. 2 Ткаченко Л.А. 3 Безгинов А.Н. 4 Качаун Е.Я. 15 Подчиненные (связанные) таблицы Продолжим работу по созданию таблиц. Создадим подчиненные (связанные) таблицы, В нашей базе подчиненных таблиц две: «Студенты» и «Успеваемость». Чтобы иметь возможность связать их с главными таблицами надо предусмотреть в подчиненных таблицах поля для связи. Тип данных связываемых полей будем задавать с помощью Мастера подстановок. Подчиненная таблица «Студенты» Создадим таблицу «Студенты». В таблицу включим следующие поля: №Зачетки – ключевое поле, однозначно идентифицирующее студента, Фамилия, Имя, Отчество, Дата Рождения, Фото. Таблица «Студенты» должна быть подчинена таблице «Группы» (в каждой группе много студентов). Для обеспечения возможности связи этих таблиц надо добавить в таблицу «Студенты» поле «Группа», которое должно иметь такой же тип данных (текстовый), как и поле «Группа» в таблице «Группы». Задайте подходящий тип данных для каждого поля (рис. 9). Рисунок 9. Таблица «Студенты» в Конструкторе. Вкладка Подстановка поля «Группа». Свойства поля «Группа» Выделите поле «Группа». Перейдите на вкладку Подстановка в разделе Свойства поля и убедитесь, что Тип элемента управления – Поле (рис. 9). Для удобства ввода данных в поле «Группа» таблицы «Студенты» нам надо будет изменить это свойство на Поле со списком. Удобно это сделать с помощью Мастера подстановок. Поле со списком «Группа» таблицы «Студенты» Поле «Группа» таблицы «Студенты» преобразуем в Поле со списком с помощью Мастера подстановок. Для этого надо открыть таблицу «Студенты» в режиме Конструктора, выделить поле «Группа», выбрать тип данных "Мастер подстановок". Далее, действуя по инструкциям мастера, надо выбрать таблицу «Группы», а в ней выбрать связываемое поле «Группа». Сделайте это самостоятельно . В результате поле «Группа» таблицы «Студенты» будет преобразовано в поле со списком. Это можно увидеть на вкладке Подстановка раздела Свойства поля (рис. 10). 16 Рисунок 10. Таблица «Студенты» в Конструкторе. Вкладка «Подстановка» поля со списком «Группа». Поясним свойства поля со списком «Группа» таблицы «Студенты»: Свойство поля Значение свойства поля Пояснение Тип элемента управления Поле со списком Можно вернуть значение Поле с помощью кнопки выбора Тип источника строк Таблица или запрос Источник строк SELECT [Группы].[Группа] FROM Группы ORDER BY [Группа Выражение на языке SQL говорит, что источником строк является поле Группа из таблицы Группы. Присоединенный столбец 1 Из таблицы Группы используется первый столбец. Столбцы в таблице нумеруются слева направо. Т.е. используется столбец Группа. Переключитесь в режим таблицы и посмотрите, как работает поле со списком «Группа» в таблице «Студенты». Теперь при вводе данных в поле «Группа» открывается список значений, который берется из поля «Группа» таблицы «Группы». Это значительно облегчает работу по вводу данных и снижает риск ошибок (рис. 11). 17 Рисунок 11. Таблица «Студенты». Использование поля со списком «Группа». Ввод данных в таблицу «Студенты» Заполните подчиненную таблицу «Студенты», связанную с главной таблицей «Группы», данными. Данные нужно вводить построчно (запись за записью), как в реальной жизни. Не надо копировать данные, это может привести к ошибкам. Добавьте в эту таблицу данные о себе. Студенты №Зачетки Фамилия Имя Отчество Дата Рождения Группа Фото 1э/2013 Федоров Федор Федорыч 01.05.1996 1761 1ю/2013 Иванов Иван Иванович 01.01.1995 1721 2ю/2013 Петров Петр Петрович 01.01.1994 1721 Подчиненная таблица «Успеваемость». Мастер подстановок Создадим подчиненную таблицу «Успеваемость». Включим в неё следующие поля: №зачетки, Семестр, Дисциплина, ФормаКонтроля, Оценка, Дата и Преподаватель. В этой таблице не будем задавать ключевые поля (рис. 12). Эта таблица будет связана сразу с несколькими, главными для неё, таблицами. Рисунок 12. Таблица «Успеваемость» в Конструкторе. 18 Поставим следующие задачи по организации ввода информации в таблицу «Успеваемость»: 1. Номер зачетки брать из таблицы «Студенты», 2. Номер семестра брать из заранее заготовленного списка значений, 3. Название учебной дисциплины брать из таблицы «Дисциплины», 4. Название формы контроля знаний брать из таблицы «ФормаКонтроля», 5. Название оценки брать из таблицы «Оценки», 6. Код преподавателя брать из таблицы «Преподаватели». Для этого нам потребуется преобразовать соответствующие поля таблицы «Успеваемость» в поля со списком. Такое преобразование удобно делать с помощью Мастера подстановок. Поле со списком «№зачетки» таблицы «Успеваемость». Связь между таблицами «Студенты» и «Успеваемость» организуем по полю «№зачетки» с помощью Мастера подстановок. Откройте таблицу «Успеваемость» в Конструкторе. Для поля «№Зачетки» выберите тип данных «Мастер подстановок». Появится окно «Создание подстановки» (рис. 13). Оставим выбор мастера: Объект «столбец подстановок» будет использовать значения из таблицы или запроса. Рисунок 13. Мастер подстановок. Шаг 1. Выбор способа получения значений. Далее. Появляется второе окно Мастера подстановок. Выбираем таблицу «Студенты» (рис. 14). 19 Рисунок 14. Мастер подстановок. Шаг 2. Выбор таблицы «Студенты». Далее. Появляется третье окно Мастера подстановок. Выбираем поля №Зачетки, Фамилия, Имя, Отчество и Группа из таблицы «Студенты» (рис. 15). Рисунок 15. Мастер подстановок. Шаг 3. Выбор полей таблицы «Студенты». Далее. Появляется четвертое окно Мастера подстановок. Задаем порядок сортировки: вначале по полю Фамилия, затем Имя, затем Отчество (рис. 16). 20 Рисунок 16. Мастер подстановок. Шаг 4. Порядок сортировки. Далее. Появляется пятое окно Мастера подстановок. Задаем ширину столбцов (рис. 17). Обратите внимание, что мастер рекомендует скрыть ключевой столбец. Рисунок 17. Мастер подстановок. Шаг 5. Задание ширины столбцов. 21 Снимаем галочку «Скрыть ключевой столбец», появится столбец №Зачетки. Рисунок 18. Мастер подстановок. Шаг 5. Показан ключевой столбец. Далее. Появляется шестое окно Мастера подстановок. Выбираем поле «№Зачетки» (рис. 19). Таким образом номер зачётки из выбранной строки таблицы «Студенты» мы будем подставлять в поле «№зачетки» выбранной строки таблицы «Успеваемость». Рисунок 19. Мастер подстановок. Шаг 6. Выбор поля, значение которого сохраняется в таблице. 22 Далее. Появляется седьмое окно Мастера подстановок. Задаем подпись №Зачетки (рис. 20). Рисунок 20. Мастер подстановок. Шаг 7. Задание подписи. Готово. Появляется извещение Мастера подстановок о том, что будет создана связь между таблицами (рис. 21). Рисунок 21. Перед созданием связи необходимо сохранить таблицу. Да. Таким образом, с помощью Мастера подстановок создана связь между таблицами «Студенты» и «Успеваемость» по полю «№Зачетки», а также поле со списком «№зачетки» в таблице «Успеваемость». 23 Поясним свойства поля со списком «№Зачетки» таблицы «Успеваемость» (рис. 22) Рисунок 22. Вкладка Подстановка поля со списком «№Зачетки» таблицы» Успеваемость». Свойство поля Значение свойства поля Пояснение Тип элемента управления Поле со списком Тип источника строк Таблица или запрос Источник строк SELECT [Студенты].[№Зачетки], [Студенты].[Фамилия], [Студенты].[Имя], [Студенты].[Отчество], [Студенты].[Группа] FROM Студенты ORDER BY [Фамилия], [Имя], [Отчество]; Выражение на языке SQL говорит, что источником строк являются поля №Зачетки, Фамилия, Имя, Отчество, Группа из таблицы Студенты. Присоединенный столбец 1 Из таблицы Студенты используется первый столбец, т.е. № Зачетки. Столбцы в таблице нумеруются слева направо. Число столбцов 5 Ширина столбцов 1,77см;1,50см;1,19см;1,61см;1,27см Ширина всех столбцов задана. Если бы у нас был скрыт ключевой столбец, то ширина первого столбца была бы равна нулю. |